船代外勤操作手册

中国常熟外轮代理公司—船务部—外勤业务员岗位工作指导书目录编号：PCHS/WI/SD03版本号：1305发布日期：2001年8月15日修订次数：3页码:5/18~批准页（共18页）~船务部外勤操作手册编号：PCHS/WI/SD03

版本号：1305副本号：审核人：（质量经理）批准人：（总经理）发布日期：2001年8月编号：PCHS/WI/SD03版本号：1305发布日期：2001年8月15日修订次数：3页码：4/18操作手册1.0登轮准备工作1.1接到外勤科科长分船通知后，从计划调度处取出代理船舶的资料、函电，详细阅读《单船计划》和来往函电，了解船舶规范、来港任务、引水、靠泊安排以及其它委办事项，并填写《单船作业卡》(函电阅后仍归回计划调度)。并在《单船计划》上签知，不明事项询问计划调度或值班调度。签收由计划调度转来的交船方的函电、信件、邮件等。1.2向值班调度了解船舶作业计划安排。装货船舶了解备货及通关情况。卸货船舶了解接货准备情况。1.3向商务岗位了解船舶港口使费到帐情况，特别应注意正常港口使费外的其它费用到帐情况。1.4准备办理船舶进口手续所需的各种表格（见2.2表1），整理好转交船方的各类函电、信件、邮件及货物单证。5接受调度交办的事项。2.0船舶进口岸手续办理船舶进口岸手续的几种情形:1.1在检疫锚地办理进口岸手续卫检要求在检疫锚地实施进口岸检疫的船舶或特殊情形需在检疫锚地办理进口岸手续的船舶，与卫检、边检等共同登轮，办理船舶进口岸手续。外勤应了解卫检对从疫区来的船舶压舱水、生活用水及生活区检查消毒处理情况。1.2在港内泊位办理进口岸手续及时掌握船舶动态，陪同卫检、边检等登轮，办理船舶进口岸手续。2单证准备应协助船长填写下列单证:表1单证海关边防海事处国检合计备注总申报单11114货物申报单1113船用物品申报单112船员物品申报单112船员名单12115外代至少留底一份2)船舶靠泊或锚地作业时，每天至少登轮二次，锚泊船舶每天定时用VHFCHANNEL20或其它通讯工具联系，必要时登轮掌握作业进度，核对船舶作业时间记录，了解影响作业的各种情况，督促港口作业部门，加快装卸作业进度，并在《单船作业卡》上作记录。3)港方要求船舶移动或因装卸需要移泊时，应向值班调度了解移泊的安排情况，通知船方提前作好准备，并在《单船作业卡》上作记录。3.3应及时向计划调度报告以下事项，但不限于此：a）船员遣返、接班情况；b）借支；c）备件上船日期、备件出运情况；d）重大事件，如船员住院动手术、伤亡事故等；e）供油；f)其它委办事项。4.0船舶装卸业务卸货船舶1.1进口单证的核查认真核查船方或委托方或有关方提供的舱单记载内容是否完整、正确，包括装货港、卸货港、船舶航次号、提单号、货物名称、重量、数量等，若发现有错误或不符处，应请船长更正，签字盖章后，将舱单两份交海关。4.1.2船方有随船单证转交收货人时，应带回转交计划调度并与计划调度签收。委托方或船长坚持要求凭正本提单卸货时，应立即通知计划调度联系收货人或其代理人。取得正本提单后立即交船长确认，再带回交计划调度。如船长要求保留正本提单，应立即与计划调度联系并确认，则请船长在正本提单的复印件上注明已收到正本提单日期，并签字加盖船章，将复印件带回交计划调度并签收。4.1.3卸危险货物、液体化工品时，取得“准卸单”4.1.4船舶卸重大件货物或设备时，向装卸作业公司了解卸货安排，作好记录，并通知船方作好相应准备，掌握卸货情况,4.1.54.1.6卸货中，若发生混票、困难作业、熏蒸等特殊情况增加费用时，如需船方付费，则请船长写出委托，报告部门经理及值班调度，并计算出额外费用，通知计划调度1.7“理货单”，“货物残损单”和“货物溢短卸单”如卸货时有理货公司理货，卸货结束后，应向理货公司索取“理货单”和“货物残损单”、“货物溢短卸单”各一份报委托方后留底。装货船舶4.2.1从调度处取得装船单证（包括装货单、舱单等），重大件、危险品应单独列出，在办妥进口手续后交船方（船长或大副），并请船方估计装完货后的吃水，报值班调度。装货结束后，向船方要回签好的舱单（至少三份）、大副收据一联，配载图一份。4.2.2船方申请安排铺垫、加固、绑扎、分隔物料等，应通知计划调度和值班调度，作好记录。2.3水尺计算4.2.3.1船舶到港后，如船方申请安排水尺计量(公估)、容量计重、货物损坏检验鉴定、货舱封舱或开舱、取样、船舱清洁检验、干舱检验等项目时，应由委托方或船方出具书面申请，通知计划调度，在费用落实后通知检验单位检验。4.2.3.2检验结束后，应在开航前向检验部门索取证书交船长，并请船长签收。如在船舶开航前不能取得证书,应在取得证书后邮寄委托方或其指定的地址。4.2.4船舶装动植物产品、法定检验货物时，应向检验单位了解检验结果。如动植检认为需对船舱进行熏蒸等特殊处理时，应通知船长作相应准备和安排，并报告部门经理、值班调度,在《单船作业卡》上记录。装危险货物、液体化工品时，应先联系值班调度，取得“准装单”后通知船方/港方装货；如海事处要登轮检查，应请值班调度催促海事处尽早登轮检查，签发“准装单”。4.2.6积载图船舶装大宗散、杂货时，向理货公司索取完货后的积载图。提单向发货人或其代理人索取提单副本或正本提单复印件，交船方或邮寄/传真委托方，一份留存。船长/委托方委托外代签发提单，应征得部门经理同意后才能接受，将委托书交计划调度并留底一份，作好记录。5.0委办事项及其安排外勤应对委办事项及其办理结果在《单船作业卡》上作记录。另外，证书的交接须船长签收，有关船方重要的“申请书”留底一份。对于船方委办事项产生的额外费用，应通知计划调度追索费用，会签计划调度的追索电(船长付现金的除外)。委办事项如由供方完成，应及时联系供方完成。船舶吨税申请协助船方填写“船舶吨税申报单”,吨税有效期一般申请三十天，如船方申请九十天，则需征得计划调度确认。5.1.2持“船舶吨税申报单”到海关办理船舶吨税申请手续，领取船舶吨税执照交船方签收。将吨税税单交航次结算员。5.1.3船方持有效吨税执照，淡水供应根据船方申请，通知值班调度供水数量、供应时间等，由值班调度安排。伙食、船用物料的供应船方或委托方申请我司安排伙食、船用物料，由部门经理指定供方，外勤负责具体实施。燃油供应船方需供应燃油，通知值班调度，由其具体负责落实。协助船方填写“加油申请表”一式二份。到海事局办理手续。协助船方填写“上下物料申请单”一式二份到海关办理手续，得到批准后通知船方。5.5邮件、信件及函电转发5.5.1船方若申请我司发送邮件,应由船长签署《邮寄申请单》(PCHS/SDF/029)，明确邮资承担方，将邮件寄出并作记录，将《邮寄申请单》交结算员。5.5.2若有电传、电报、传真需转发，则应及时发送，并在《单船作业卡》（PCHS/SDF/009）上记录。如船方需要发送结果，则将发送凭证交船长。5.6船舶航修委托方申请我司安排船舶航修或临时修理，外勤应从调度处了解修理范围及项目，并负责落实。5.7船舶备件5.7.1接到计划调度转来的船舶备件及资料后，若需要则先办理海关、边防手续，再送上船，与船方作好交接记录。将船方签收的回执（若需要）交海关查验后一份交计划调度，一份留底。5.7.2船方或委托方要求将备件转运国外或国内其它港口或其它船舶，应请船长出具书面申请，并提供发票和装箱单等，单证齐全且核对无误后交计划调度，由其办理海关转关手续。5.8污油水的处理船方申请处理污油水，外勤通知值班调度，并负责落实。5.9绑扎、加固、扫舱本港装卸结束后若需要绑扎、加固、扫舱，应提前落实费用，并根据船长的书面申请进行安排。5.10明火作业申请外勤协助船方填写“船舶明火作业申请书”一式两份，交海事局，批准后，交船方一份。若不批准，将原因通知船方。若船方需在机舱、油舱及油气或爆炸性气体聚集处进行明火作业，必须由海事局认可的部门进行测爆，海事处核准后通知船方。5.11检修主机船方申请主机等的吊缸检修，外勤应了解恢复动力时间，在征得港方同意后，向海事局申报,海事局核准后通知港方、值班调度、船方。5.12船员就医5.12.1船方要求安排船员就医，船长应提交船方申请或填写《就医申请》一式两份，一份交航次结算员，一份存档，并陪同就医(指定的供方)，将医生诊断书交船方。5.12.2船员因病需特殊治疗或住院治疗，外勤应通知船长、值班调度，经船方同意并落实费用后安排（特殊情况经部门经理同意），并办理相应的边防手续，住院期间每星期至少探视一次或电话与医院联系，并将住院情况报告船方。5.12.3船员需要接受手术治疗时，应通知船长/委托方。手术前医院要求签字，应由病人本人或船长签字。5.12.4船舶抵港前或尚未办妥进口检疫手续时，如船上有病员需抢救，应经卫检和边防同意，方可接病员离船。5.12.5病员病情影响船舶开航，应报告船长和委托方，同时报告部门经理。5.13船员死亡及善后处理接到委托方/船长发来的船舶在来港途中或在港口发生船员死亡的通知后，立即报告部门经理，向船方索取死亡原因(病死、意外死亡)的书面报告，并通知卫检，意外死亡应通知边防、公安局。根据有关当局要求或船长/委托方申请，安排法医鉴定死亡原因。船员死亡的情况，都应报告其国家的驻华使/领馆，以及外代总公司船务部。5.13.2根据委托方的指示和有关当局规定，安排死亡船员遗体火化或运回故国，注意尊重死者国家的民族习惯。5.13.3遗体的转运回国与骨灰的邮寄a)遗体转运，一般委托分承包方办理，需备妥下列文件:1)法医鉴定证明书；2)公证书或使/领馆证明；3)卫检出具的灵柩转运证明；4)海关关封(异地转运出境的)；5)死亡船员海员证/护照。b)骨灰的邮寄：交办公室用EMS或DHL邮寄。5.14船员遣返及船员交接班安排5.14.1船员遣返接到委托方/船长关于船员遣返的申请后，索取被遣返船员护照或海员证，备妥“签证申请书”，填妥“签证申请表”,整理好后交值班调度（互免签证除外）。收到办妥签证的护照或海员证后，到边防办理遣返船员入境手续。根据委托方/船长遣返的具体安排情况，由值班调度安排。5.14.2船员交接班5.14.2.1根据委托方关于接班船员的抵达通知，仔细核对船员名单和注意事项。5.14.2.2根据值班调度的安排，外籍船员由外勤带领去边防办理出境手续，中国籍的外派船员接班，应持有外派授权单位介绍信，边防出境证明及有效证件，由外勤协助办理边防，海关手续，并安排上船。5.15去美国港口的船员签证船方或委托方申请我司代办去美国港口登陆的船员签证,应取得船方提供的船员名单及申请书，委托外代总公司到美国驻北京大使馆办理，或委托上海外代到美国驻上海领事馆办理，若所需费用较大，则应通知备用金索汇员追索费用。5.16船长借支借支款到帐后，根据船长申请及委托方指示，通知财务部到银行取款。外勤从财务部领取款项及借据并签收后交船长时，请船长在一式四份的《借据》上签名并加盖船章，交船长一联。《借据》一联交财务部，一联交航次结算员，一联存档。5.17船方申办或更新“卫生证书”和“除鼠/免于除鼠证书”，应请船长填写“(卫生检疫)申请书”，签字盖章后交卫检，并与卫检商定登轮检查时间，报告船长做好准备，船舶开航前去卫检取得证书，交船长并签收（卫检现场签发的除外）。5.18船员体检和预防接种外勤应了解船员具体人数和接种的项目，通知调度，明确费用。及时联系卫检登轮办理或安排船员去卫检体检和接种。请船长填写“(卫生检疫)申请书”，签字盖章后交卫检。船舶证书的年检或更新一般由委托方直接通过船级社安排船检。若委托我司办理则在费用落实的情况下安排船检上船检验，在开航前取得证书交船长签收(船检现场签发证书的除外)。期租船的交船及还船根据委托方的委托，联系安排船检上船进行测量油水或船舶状况检验。根据船舶的检验报告缮制《交船证书》或《还船证书》一式六份，内容至少包括:(1)船名；(2)国籍；(3)船东名称；(4)租船人全称；(5)交/还船时间；(6)交/还船地点；(7)交/还船时剩油数量。如有要求，可加上船方提供的剩水数量；交/还船时的状况。《交船证书》/《还船证书》应准确，清楚，无涂改，并与租船方、船长确认在长江口还是在宝山交船。检查无误后(代表租船方)与船长(代表船东)共同签署,并加盖船章，留船两份，带回邮寄或传真给委托方，并留底两份。船员旅游外籍船员旅游，首先征求公安局、边防意见，经公安局、边防同意后准备相应单证，交值班调度到公安局签证。签证后到边防办理入境手续，旅游结束后再到边防办理出境手续。签证延期船方或委托方申请我司办理签证延期，首先登轮核对签证有效期，询问需在境内逗留时间，确需签证延期的，由船长提出申请，填写“外国人签证证件延期申请表”,连同护照/海员证复印件装订成两份交值班调度办理。5.23机票若船方或委托方申请购买机票，则通知值班调度，由其负责落实。5.24电话记录及租借移动电话若船方要求使用我司电话机，则在其填妥《长途电话计算单》后,即可使用，通话结束后，填上通话时间。若船方要求租借移动电话，则需经过委托方同意，且船长或机务书面申请，方可租给其使用。6.0海事处理6.1一旦接到船方、港方、海事局和调度等船舶发生海事的信息，应查明下列情况。海事发生的地点；是否有人员伤亡；是否因碰撞而使船舶搁浅或触礁出现油污染；是否因碰撞而使船舶、码头、货物损坏及其大致情况；是否需要修理人员登轮抢修。6.2将查明的情况向部门经理直至总经理汇报，并报告委托方。如有人员伤亡，应立即组织有关方抢救。6.3接受船长递交的救助委托和海事处理报告。6.4若有关方要求提供现金/银行/信用担保时，则立即报告委托方，并协助处理担保事宜。6.5应委托方的书面要求，参与事故有关方的协商和海事处主持的调解，并将协商情况和调解结果告船长和委托方。6.6海事处理的全过程应在《单船作业卡》上作好详细记录。6.7以上事项由部门经理协调处理。7.0海事申明，延伸海事申明与海事报告7.1应提醒船长海事申明或海事报告应在船舶抵港后的24小时内或装卸货以前通过外代递交海事处。7.2海事申明或海事报告应一式三份，内容至少包括事故发生的时间、地点、详细经过、原因和损坏情况、两名以上现场船员的证明资料等。递交时，还须附上航海日志和机舱日志摘抄等有关资料。7.3海事申明或海事报告应在海事处加盖准予备查章、海事签证章和骑缝章后退还船方，如有可能可留一份副本存档。7.4海事申明，延伸海事申明与海事报告的全过程应在《单船作业卡》上作好详细记录。8.0法院扣船应取得海事法院协助执行令，并将此事传真或电传给委托方，说明船舶被扣的时间、地点、原因、并要求委托方告之其态度。立即报告部门经理，并会同备用金索汇员框算已收到的港口使费和已发生及保证装/卸货结束所需费用是否足够，不足部分应通知备用金索汇员即刻发电向委托方索汇。对委托方汇款把握不大或金额较大的，应汇报部门经理,可考虑采取停止作业以防拖欠费用扩大，不主动安排引水和拖轮为船舶移泊等，除非获得法院书面的费用承诺。书面通知各查验单位和为委托方/船方提供服务的各单位，包括港方、供油/供水公司、外轮供应公司、拖轮公司等，说明该船已进入扣船阶段，有关费用可能进入法院的清算程序。立即与海事法院经办人员联系，若船东不再汇款给我司,由其明确维持船舶正常状况和船员的生活所需加油、加水、伙食、交通、通讯等费用的支付方，在未明确费用支付方之前，一般不予安排和支付。在获得海事法院书面承诺，确保我司垫付的资金能被全部偿还，并经公司经理批准，方可安排和支付费用。在船东未弃船和委托人仍然支付相关费用时，按收到的费用办理船方所需办的事项。在扣船期间，应与船方保持密切联系，在可能的范围内,尽量安排好船员的生活。若发现船方和船员有异常情况，应立即汇报部门经理，根据指令进行工作。得到法院扣船的信息后，应立即与海事处联系。确定法院已扣船后立即通知各查验单位、各有关方及部门经理。了解和掌握扣船过程中当事人及海事法院的进展情况，并汇报部门经理。9.0单证制作9.1《装卸准备就绪通知书》(通常一式两份)9.1.1《装卸准备就绪通知书》可以使用船方的，如船方同意,也可以使用外代格式的通知书。外勤应坚持在船舶满足以下条件后才能接受通知书:1.船舶抵达契约规定的地点；2.船舶进口检疫已通过；3.船舶在以下各方面具备装卸条件；1)如由船舶设备装卸货物，则船舶装卸设备状态良好并已备妥；2)货舱合格；3)船方负责的铺垫、隔舱基本就绪后，方视为具备装货条件。4.在契约规定的时间内。1)契约有具体时间规定时，则按契约规定办理。2)无契约，则批注按契约规定办理。外勤可以下列身份签署《装卸准备就绪通知书》：代表港方接受(与港方签有长期或单船速遣协议的情况下)；代表买方或卖方接受(买卖合同对船期，交货期，装卸率有奖罚规定，其中一方又委托我司做代理或作为第二委托方，在这种情况下，通知书上不能有“按租船合同条款办理”的字样)；代表程租船的租船人接受；仅以船舶代理人的身份接受或收到。签署后的《装卸准备就绪通知书》交船长一份，其余带回留底、传真或转寄委托方。特殊情况的处理9.1.4.1发货人/收货人原因不能装/卸货，不影响《装卸准备就绪通知书》的递交接受，应在《装卸时间事实记录》(PCHS/SDF/028)上作记录。9.1.4.2船舶在港卸完货物后又装货物时，应分别办理《装卸准备就绪通知书》。装卸多票货物或装卸不同发货人/收货人货物时，根据委托方和船方的要求，也应分别办理。9.1.4.3《装卸准备就绪通知书》应尽量避免批注。下列批注不能接受:A)SUBJECTTOOWNER’SAPPROVALB)UNDERPROTESTC)INDISPUTE《装卸时间事实记录》9.2.1根据委托方或其它与船舶运输有关方的要求，按照有关契约的规定，外勤在货物装卸结束后缮制《装卸时间事实记录》。9.2.2船舶在港期间(特别在装卸作业中)，外勤应与船方、港口作业部门、理货等单位详细核对,填写《单船作业记录》中的装卸时间记录。9.2.3《装卸时间事实记录》有如下常规内容：船名、装卸货物名称、重量(卸货以进口舱单为准)。一般应包括下列内容(视船舶的实际情况，可以作增减):船舶抵达长江口下锚时间；船舶起锚离开长江口时间；上海引水登轮时间；船舶抵达宝山锚地时间；长江引水登轮时间；船舶从长江口到常熟途中因故下锚时间、地点及原因；船舶抵港靠泊、系浮筒时间和地点及原因；船舶通过检疫或联检时间；装卸《装卸准备就绪通知书》递交时间和接受时间；船舶移泊及前后移动时间及等侯准备时间；卫检等单位的检验货物时间及对货物进行熏蒸处理时间；等侯货物通关时间；等候信用证时间；等候正本提单或保函、担保时间；等候装船时间；等候货物备妥时间；等候码头、靠泊时间；验舱时间；商检进行水尺计量或测空距时间；油轮、化工品船等船舶的接管时间和拆管扫线时间；装卸开始时间、连续作业时间、完成装卸时间；由于天气而影响装/卸的时间；等候作业、办公、检验、检测时间。外勤签署《装卸时间事实记录》的身份同《装卸准备就绪通知书》,《装卸时间事实记录》由外勤和船长共同签署。留船方一份，其余带回传真、或邮寄委托方及留底。应注意的若干问题:时间记录应连贯，中间不能间断；装卸货完毕后的扫地脚时间、公估时间，不属作业时间,船方不要求可以不记录；船方原因造成的停工应记录,若只是个别舱或时间短可作备注说明；困难作业和特殊平舱、绑扎、加固或拆加固等应作记录；卸货完成后装货的船舶，多票货物不同发货人或收货人的情况,《装卸时间事实记录》可以按不同的货物或不同的发货人/收货人分别缮制。情况复杂的可请示部门经理以后缮制；完成装卸后，如因熏蒸、等港口使费、处理海事等情况，应委托方等要求，可以单独制作《装卸时间事实记录》；船方签署了我方的《装卸时间事实记录》后，又要求外勤签署船方的“装卸时间事实记录”，原则上如果记录内容、时间等与我方的记录一致或基本一致，则可以按ASAGENTONLY签署；如果记录内容、时间等与我方记录有矛盾、或有不符合事实的则不应签署。船方批注的处理《装卸时间事实记录》应尽量避免批注。但由于船长在签署时，对某些记录提出异议或船东、租船人另有指示，船长则可能进行批注。外勤应根据批注内容，依照9.2.2-9.2.5所列原则处理，如与船长看法不一致，报告部门经理作出处理。ALLTERMS,CONDITIONSANDEXCEPTIONSASPERC/P.对结算无甚影响,可接受，但在买卖合同项下应考虑补充上:AND/ORRELEVANTCONTRACT；SUBJECTTOOWNER’SANDCHARTERER’SAPPROVAL如船方坚持，或外代只作为船舶代理人而不代表承、租任何一方，则考虑接受；有些批注会影响《装卸时间事实记录》的作用,则不可接受,如:UNDERPROTEST;INDISPUTE;SUBJECTTOOWNER’SAPPROVAL外勤应向船长讲清事实和道理，如船长仍坚持加批注，则应报告部门经理作出处理。10.0船舶出口岸手续及船舶开航向船方、港口作业部门了解掌握船舶预计装卸或修理完毕时间，通知调度。在船舶开航前，外勤应核查船方各项委办事项是否办妥，尚未办妥的应加紧督促有关方办理，特别是加油水、伙食供应、船舶修理等影响船舶开航的事项。船舶开航前，检查是否有船方电传、传真及邮件等尚未转交。出口单证的准备协助船长填写下列单证:表2单证海关边防海事处卫检合计备注总申报单11114货物申报单1113船用物品申报单船员名单12115无变动仅给边防2份旅客名单12115无变动可免出口载货舱单22仅为装货船（留底）出口无货舱单22装货船可免船舶出境健康申报表11到国内港口去可免合计75452110.5 办妥海关、卫检、动植检、边防手续后应让他们签署“船舶出口岸手续联系单”。海关10.5.1.1到境外(含港澳台地区)港口去的外国籍船舶交海关表2海关栏单证；到境外(含港澳台地区)港口去的中国籍船舶交海关表2海关栏单证，持船方填写好的船长已签名并加盖船名章的“船舶进出境(港)海关监管簿”交海关查验并签署盖章，并将海关的“出境日期证明”带交船方。10.5.1.2到境内港口去的外国籍船舶交海关表2海关栏单证，其中总申报单和货物申报单各一份，领取海关关封；到境内港口去的中国籍船舶交海关表2海关栏单证，持船方填写好的船长已签名并加盖船名章的“船舶进出境(港)海关监管簿”10.5.1.3对在常熟装货的船舶，外勤应及时送交海关《出口载货运费清单》,若在船舶开航前《出口载货运费清单》无法送交海关时，经海关同意，可在24小时内补交。卫检10.5.2.1到境外(含港澳台地区)去的船舶，交卫检表2卫检栏内单证，和船长已签署并加盖船名章“船舶卫生检疫签证收费通知书”。卫检签署“船舶出境检疫证”，若卫检出口不登轮，则由外勤带交船长。10.5.2.2到境内去的船舶递交表2卫检栏内单证。10.5.3动植检10.5.3.1到境外(含港澳台地区)去的船舶，交动植检表2动植栏单证，如上港为国内港口，另需向船方索要上港的动植物检疫合格证交动植检。10.5.3.2到境