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文档简介

公司内部邮件及文件管理制度第一章总则为了规范公司内部的邮件和文件管理，提高工作效率，保障信息安全，特订立本规章制度。本制度适用于公司全体员工，包含全职员工和兼职员工。全部员工都应当严格遵守本制度的要求。第二章邮件管理第一节邮件使用范围公司供应的企业邮箱仅限于处理公司工作相关事务，不得用于个人目的或发送垃圾邮件等欠妥行为。使用公司邮箱发送的邮件内容应当符合法律法规，不得包含淫秽、贬低、诽谤、侵害他人隐私等违法违规内容。第二节邮件发送规范在发送邮件前，请先确认收件人是否正确，避开将邮件发送给错误的人。邮件标题应当简明扼要、准确描述邮件主题，避开使用夸张语言或不相关的标题。邮件正文应当清楚明白，内容要点突出，避开冗长废话。假如需要发送大附件，请先与网络管理部门联系，避开对邮箱系统造成不必需的压力。第三节邮件接收与处理邮件应当及时查看和回复，避开拖延或无视他人催赶。对于较紧要的邮件，应当采取适当的措施进行备份，以保障数据的安全性。假如发现收到的邮件与个人工作无关，可以婉拒或转发给相关人员，并予以适当反馈。第四节邮件保密与存档邮件内容涉及公司机密或不宜公开的事项时，应当采取必需的保密措施，并在发送时进行加密处理。公司邮箱的邮件存档由网络管理部门负责，员工可将紧要邮件自行备份存储，但不得私自删除或窜改系统存档。第三章文件管理第一节文件分类与命名公司文件应当依据内容和属性进行分类，并依照肯定的命名规定命名，以便于查找和管理。文件名应当简洁明白，包含关键信息，避开使用特殊字符或过长的文件名。第二节文件存储与备份公司文件应当存储在指定的网络共享目录中，确保文件安全和便捷访问。紧要文件或数据应当及时进行备份，并存储在安全可靠的位置。第三节文件权限管理对于涉及机密或紧要的文件，应当设置访问权限，只有有关人员才略够访问或编辑。未经许可，任何人不得随便更改或删除他人的文件。第四节文件归档与销毁对于不再使用的文件，应当及时进行归档或销毁，以节省空间和资源。敏感信息和涉及隐私的文件应当通过特地的方式进行销毁，确保不被他人取得。第四章监督与惩罚对于严重违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行相应的纪律处分，包含但不限于警告、记过、降职、辞退等处理措施。对于情节严重的违法行为，将移交相关部门进行处理，并依法追究法律责任。第五章附则本制度的解释权归公司全部，公司有权对所涉及的规定进行调整和修改。相关人员对本制度

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