地产会议管理作业指引

会议管理作业指引第一章总则第一条为规避决策风险，实现公司内部有效沟通并形成运营会议决策成果。规范公司在项目开发过程中关于项目运营决策类会议的召开标准。通过指引性的文字说明，明确各类会议的议题目的、召开时间、组织部门、参与部门、上会资料、输出成果等要素，指导相关会议的召开，保障项目开发的有序推进。第二条本指引适用于公司经营管理工作会议、项目运营决策会议和其他类会议的组织、召开、跟进管理工作。第三条会议分类（一）项目运营决策会议：聚焦项目决策，着眼项目开发流程上的关键点，完成项目开发思路、重大运营方案等的成果确认，以便落实推进项目整体运营效率，确保项目计划和总体目标的达成。如：工程策划会、开盘策划会、开盘后评估会、交楼后评估会、精装修策划会等。（二）定期运营会议：聚焦项目进程，整体经营相关事项的综合性会议，通过定期召开公司运营会议，汇报、分析并解决公司项目在实际运行中存在的问题，确保项目的正常运营。包括总经理办公会，半年度/年度经营分析会。（三）专项会议：聚焦实际需要，着眼项目开发流程上的关键点，完成项目开发思路、重大运营方案等工作成果确认，以便落实推进项目整体运营效率，保证项目计划和总体目标达成。第二章管理职责第四条计划运营部（一）负责经营管理工作会议及项目运营决策会议的体系规划、标准制定等工作。（二）负责公司层面经营管理工作会议的准备、召集、组织、记录、纪要（含决议）的整理与发布、决议事项跟踪落实等工作。（三）负责对各部门拟召开的决策会议申请进行规范性审查（关注：召开的必要性、及时性、充分性等）并及时备案。（四）负责监控公司项目运营决策会议的召开以及决议执行情况，并及时备案。（五）负责公司层面经营管理工作会议的会议纪要和会议档案保管工作，负责对各部门报送的决策会议纪要和相关档案（副本）进行统一管理。第五条综合管理部1） 会议保障：会议室调度、会场安排与布置、会前硬件准备（如会议系统、投影仪、白板等）。2） 会议服务：会场秩序维护（如会议登记）、会议消耗品（茶水、订餐）配备、会场管理工作。第六条会议组织部门（一）提出会议申请，认真做好会议召集、组织、记录等工作。（二）当会议不能按计划或规定如期召开时，及时发起延期或调整申请。（三）在会议规范性审查通过后，负责会议资料的准备、人员召集、会前准备、会议记录等工作。（四）当会议由本部门主持时，相关人员负责会议的主持与议程控制。（五）在会后及时整理和报送会议纪要、决议执行情况和档案副本。第三章会议体系名录第七条会议体系名录会议体系会议体系专项专题会议定期经营管理会议项目运营决策会议专项专题会议定期经营管理会议项目运营决策会议投资决策会定位策划会项目启动会投资决策会定位策划会项目启动会开盘策划会开盘后评估会装修策划会交付策划会交付后评估会成本后评估会项目后评估会年度经营分析会半年度经营分析会总经理办公会概念方案评审会报建策划会整体营销方案评审会规划方案成果评审会成本策划会示范区方案设计成果评审会方案设计交底会工程策划会施工图设计评审会施工图图纸会审景观方案评审会示范区开放验收会精装方案陪你过神会精装施工图评审会景观施工图评审会第四章会议通用要求第八条会议申请各类会议的组织部门根据工作计划和工作进展情况，于会议前发起会议召开申请。明确会议拟召开日期，并提交计划运营部审核后由会议组织部门分管领导签发，发送会议通知至参会人员。第九条会前准备（一）会议申请审核通过后，会议组织部门组织完成会前的各项准备工作。如会议室申请、各参会部门协调、明确到会人员、会议资料收集。（二）会议组织部门最迟于会议召开日期至少2个工作日前以书面形式发出会议通知，并电话跟进。明确会议主持人、参会人员、准备资料、会议召开时间、会议室安排等内容。（三）会议汇报材料由责任部门提交至会议组织部门，并备案至计划运营部。汇报材料需列明相关资料和会议拟讨论议题间的关系。会议组织部门应由专人负责完整收集参会相关资料，尤其是会议讨论所用的资料及电子演示文稿。会议召开前一天，会议组织部门应将所有会议资料收集完毕，以会议通知附件形式发出，并在会议通知中加以明确，各参会单位应在会前组织阅读并在规定时间前反馈意见。各类资料要求如下：1.对文字类资料，会议组织部门应及时打印、分发各与会领导和参会部门负责人。2.对多媒体资料，会议组织部门应在会议召开当天将其拷贝入使用电脑，并确认相关软件能够正常使用。3.对图片资料及其它实物资料，会议组织部门应妥善存放并于会议召开前携带至会议室。4.各类会议资料的分发，应遵循公司相关保密要求。（四）会议若需召开多轮，自第二轮起，每次会议召开前，会议组织部门应将准备资料中与此前版本的差异与调整之处进行详细说明。第九条会议过程管理（一）会议召开前，会议组织部门汇同综合管理部做好会议前各项准备工作。（二）会议组织部门应准备好《会议签到表》，参会人员到会时应签到。（三）会议应按时召开，会议进行过程中，会议主持人组织会议。会议组织部门负责会议记录，并应协助主持人掌握会议议程；各参会人员应充分发挥能动性，积极参与各议题的讨论与审议；会务保障部门负责会议中的勤务保障工作。（四）会议中针对相关议题应达成决议，对一次会议不能达成最终决议的（如设计阶段的各项评审决策会）,会议应明确后续跟进措施、责任部门/岗位、解决时间等，对多部门配合事项应达成明确承诺。此类决议性内容应在会议纪要中明确反映。（五）会议结束后，会议组织部门进行会场清理工作，对遗漏在会议室，关乎机密决策的文件资料，应逐一整理带离或组织销毁。第十条会议后续工作（一）会议纪要1.会议组织部门指定专人编制会议纪要。2.组织部门应在会后2个工作日内形成会议纪要并报会议主持领导审阅后签发，至所有指定部门及个人。3.会议纪要原则上仅可在公司内部组织学习，不得外传；机密性会议纪要仅可在参会人员及指定人员范围内传阅，不得外传。（二）会议后资料归档1.会议结束后，会议组织部门应收集各类会议资料，包括：会议通知、会议议程、会议前各类准备资料（电子版）、会议纪要（定稿电子版）等。2.会议结束后2个工作日内，会议组织部门应整理相关会议资料，以书面及电子文档形式分别编号存档。对会议档案和会议纪要的处理。3.对会议前汇报部门提交的，且在会后工作过程中仍需使用的各类准备资料，组织部门应及时保存，并将原资料归还提交部门。第十一条会议任务跟进（一）计划运营部负责本指引中列明的运营类会议（包含项目决策类会议、定期运营会议、专项专题会议）决议进行工作督办，对会议决议的组织和执行情况进行跟进，并及时向参会主要领导汇报。（二）非运营类会议由综合管理部负责会议决议执行情况跟进，并及时向参会主要领导汇报。（三）每次会议前，组织人应将前次相关会议安排工作的执行情况汇总提交主持人；对于计划完成但实际未