财务管理制度

Cw-2015-0014/13广州市冠昕尔贸易有限公司财务管理制度目的：为了规范公司财务管理，提高工作效率，经董事会研究讨论通过，特制定本制度：一、应收帐款的管理1、应收帐款是指本企业因销售产品、提供劳务等业务应向购货或接受劳务单位收取的款项。2、财务部须于每月8日前，做好催款明细报表董事长及部门相关人员。3、财务部在次月的21日出具上月应收款回款率明细，把应收账款回款率以邮件形式发送到董事长及其它相关部门负责人。4、财务部按照会计制度的规定，按年末应收帐款借方余额提取千分之三的坏帐准备金，用于冲销无法收回的坏帐和３年以上的呆帐。5、对分期收款的销售业务实行专人负责制，业务部门实行谁销售、谁清欠的管理制度。财务部对欠款单位（包括分期付款单位）定期核对帐目，及反馈到相关部门人员。6、建立奖罚条例，对收回呆帐的当事人给予一定比例的奖励；对于造成公司坏帐损失的责任人给予相应的处罚。7、对３年以上确属收不回的应收帐款，由财务部及时列出清单，说明原因，报总经理，经批准后进行核销。二、逾期应收账款管理制度1、欠款到追收。对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位。原则上采取大区总监负责制，再由大区总监落实到五、现金管理1、现金收入：任何现金收入必须全额开具收据。2、现金支出：支付个人款项，一般以银行转账形式支付（支付到个人银行卡内），确需现金支付的，经财务审核，请示总经理后方可支付现金。3、出纳从银行提取现金，需事先填写《现金领用单》，并写明用途和金额，由财务经理复核董事长审批后方可提取，严禁私自提取。4、员工因工作需要借用现金，需填写借款单，经财务审核，由董事长或总裁批准后方可借支；5、出纳人员要建立健全现金账目，逐笔记载现金收支，每天账目要当日结清，做到日清月结，账实相符。6、每天6会计需盘点出纳库存现金，是否与账面上的金额属实，并不定期抽查。7、出纳必须建立每天的现金流水账的支出及收入明细给到董事长。六、银行管理1、出纳人员每天必须及时登记银行存款收付日记账。2、妥善保管银行支票，并设置备查登记簿，登记其收入、发出和注销情况。3、每天及时与银行对账，领取银行回单，查询银行余额，填制银行余额调节表，如有未到款项，要及时查明原因并交主管人员确认。4、每月银行账出纳与会计必须核对签字确认。5、每天将银行余额发至董事长邮箱七、收付款流程1、凡一切到财务部交款的事项，必须先在会计处开具收款收据，凭会计开出的收据（记账联、收款人存联）到出纳处交款，出纳收款签名并盖上收讫章后，一联给交款人备查，一联财务留存记账。2、凡一切到财务支款的事项，首先由经办人凭工作安排表“费用开支申请单”或物资“请购单”填制好付款凭证（费用报销单或借款单），部门相关人签字后—副总裁签字确认-交由财务部会计主管复核--再由财务经理审批—董事长批准后，出纳方可办理付款。如若公司领导不能及时审批的，经财务负责人请示同意后可先行支付，再由领导补签。3、对审批程序不完备的票据，严禁付款。4、付款流程严格按报销相关制度执行。运营部/行政部的采购行为，均应预先填制“请购单”，由部门相关人员签字，交由行政经理审核后购买。5、所购物资，应将购货发票连同送货单、入库单一并交财务部报账，发票、收据要写清楚对方经办人的电话号码，验明清楚后再行报销。6、收据、发票要分开张贴，各项费用支出必须分类张贴报销，招待费必须在发票背后详细注明招待人数、事由、地点等实际情况。7、财务管理部门加强对备用金和预付款项的管理和规定：公司预付款项，必须根据合同或协议办理付款手续经财务经理审核并按分子公司流程办理付款。8、备用金和预付款的使用，必须有规定的用途，期限和限额；在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销；用现金及支票进行零星采购的3天内报销，通过银行汇款进行预付款的5天内报销。对各项借支原则上要前款不清，后款不借。9、对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。对无正当理由超过规定期限，未能报销而又没有还款的备用金（借款），若超期时间在1个月的，收取资金占用费日息万分之五，并在超期次月的工资中扣回本息。票面整洁，单位、日期、项目填写清楚，金额准确，背面还必须注明经手人、证明人，缺一不可，否则财务不予报销付款。公司各项业务开支制定标准如下：包干出差标准：（不含长途交通费）职务一线城市二线城市三线城市员工主管经理总监总经理总裁、副总裁省会城市为一、地级城市为二线城市、地县级城市为三线城市。业务不能接受客户提供的住宿招待，一经发现，扣除补贴并罚款1000元交通费开支标准：总监可乘坐火车软、硬卧、（乘坐飞机、高铁）需像上一级申请同意才可执行，原则上不得随意乘坐出租车。经理及经理以下可乘坐火车硬卧及2小时以内的高铁，不得乘坐出租车。员工在本市内出差，只报销公交车票，公交车票非两人或多人同行不得连号，无特殊情况不得报销出租车票。八、员工差旅费报销规定：住宿、交通费按规定标准执行，超过自付。注：如公司两个一同出差同一个地方住宿费只报一人费用、生活补贴50元1、费用开支需要提前申请。(费用借款金额不得超出本人月工资金额)员工出差返回后于3个工作日内报销，未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的款项，报销必须提供原始单据。2、非出差员工费用报销需在一周内报销完毕，报销必须提供原始单据。超过以上规定的出差单据，假票据或不符合规定的票据，财务部一律不予以报销。3、驻外人员报销必须按当月借款次月报销原则，未按规定时间报销财务部门应于从员工工资里面扣除，驻外租金报销由部门负责人全全负责，业务经理寄收据给到负责人，由负责人代报销。4、财务部有权就出差费用向员工及相关人员直接查询，如有虚假行为，公司将按情节轻重予以处罚。所有的出差人员需发票才可报销，日期与出差时间必须一致。5、餐饮标准员工及经理每人每天报销标准元。九、借款流程1、出差借款：出差人员必须要一份出差计划有上级的签字附在借款单后面，审批后的借款单按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。2、其他临时借款，如业务费、零星周转金等，借款人员应在3天内报销，其他借款5个工作日内报销，不允许跨月借支。3、各项借款金额不得超过个人的月工资金额，应提前一天通知财务部备款。4、借款人按规定填写借款单，注明借款事由、期限和借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）注明转账或现金。5、审批流程：借款申请人→部门领导审核签字→部门的负责人审核（如电商需吴总的签名）→会计复核→总经理审批。6、财务付款：借款凭审批后的借支单到财务部出纳处办理领款手续7、财务执行“前款未清后款不借”制度8、超过预计还款日期及超信用额度未核销的，财务将转为个人借款，从工资、提成、奖金中扣回。9、不准个人代垫市场费用十、预算管理全面预算管理是企业进行成本控制的重要手段，是企业规范化管理必须的过程，是需要企业全员参与。各级用款部门和个人，必须于每月26日前将次月详细的费用开支预算编制完成交财务部，27日财务部会同董事长及用款部门和个人共同对开支预算进行质询、审定。对专项开支，用款人必须提前3天编制本次费用预算并上报批准，董事长特批用款项目可先支付后补预算手续。凡是未预先编制预算报批的费用开支，需申请费用由相关部门签字、副总裁批准、财务签字、董事长签字方可支出费用。各级用款部门和个人，必须按规定的要求编制预算，财务负责应积极进行指导。各级财务部门必须认真对待日常预算管理工作，严格执行总公司预算部门管理制度。“坚决杜绝无预算、不按预算支付费用的现象发生。如审计时发现存在此类现象，将追究相关财务主管的责任”。各级财务部应根据本单位的年度预算制定每月预算，于27日前报集团公司财务审核，“所有支出严格按预算支付，否则追究当事人的责任”。对超预算的费用，必须严格审查，查明原因，并进行相应的处理。各纳入预算管理的部门和个人，必须积极完全配合、服从财务部对编织预算的要求和安排。十一、查询货款管理及要求1、业务登款时必须凭银行水单进行查款，无水单不给于查款，特殊情况除外。2、准确登记：汇款日期、客户名、区域、汇入行、金额3、客户名一定要与下单客户名称一致4、登记银行名称时必须与实际汇入银行名称相符合5、登记金额与到账金额一致6、登帐人签名特别注意：所有客户汇款手续费由客户承担十二、固定资产管理固定资产的管理，实行统一领导，专业归口，分级管理的原则。在集团公司财务中心统一指导下，建立由各分子公司总经理负责的固定资产实物管理体系，以及由财务主管负责的固定资产核算管理体系。各下属公司和使用部门的主管领导，应对授予其使用管理的固定资产的安全完整负完全责任。严禁擅自占有、拆卸、损坏和处置企业的财产。对违反本规定造成企业财产损失者，视其情节轻重追究部门领导及当事者的经济责任。构成固定资产的标准是：凡设备设施单价在1000元以上，使用期在一年以上，不易损坏相对稳定的但价值低于1000元的家具、用具。不同时具备以上所列各项标准及条件的，一般列为低值易耗品。固定资产目录及低值易耗品目录制定由集团公司财务部负责。本制度规定的固定资产管理范围包括：固定资产的购建，拆迁、调入、调出、内部转移、盘盈盘亏、报废清理、变价处理、租赁等。凡未经集团公司财务部批准和按规定办理手续的，任何部门、单位或个人，都无权擅自处理授予其使用管理的固定资产。公司财务部对固定资产核算监督管理的主要职责是：建立和健全固定资产总分类核算和明细分类核算的台账、卡片，并做到账、卡、物一致。如实反映和监督固定资产的增减转移、内部移动（转移）、清理报废、变价处理、租赁、保管和使用等情况，合理地进行会计核算，保护公司财产的安全完整。及时正确地提取折旧基金和大修理基金。按时、准确、真实地编制有关固定资产的报表。会同审计部门检查监督各部室和各下属公司，遵守和执行集团公司的有关固定资产管理方面的制度、规定。固定资产的财产保险和保险费交纳工作，由集团公司财务部负责依法签订财产保险合同，按时交纳保险费。固定资产的内部转移，经使用部门申请，财务部审查，总经理批准，凭“固定资产内部转移通知单”，调拨固定