采购供应部产品采购作业规程3

采购供应部产品采购作业规程3作业文件（C）海南呀诺达雨林文化旅游区采购供应部产品采购作业规程编制审核批准日期日期日期1.目的与适用范围为了确保采购产品质量及过程符合国家有关规定要求，特制定本文件。本文件适用于本部门对采购过程的控制。2.引用文件和术语采购信息/文件（自定义）：包括采购产品清单、采购合同。3.职责3.1经理对使用部门填写的产品采购清单和质量要求进行审核，采购合同进行审核并报公司主管领导审批；3.2采购主管根据产品采购清单和质量要求，编制采购合同并报经理审核，同时对采购员的采购活动进行监督检查；3.3采购员根据采购合同实施采购，对采购过程和产品的质量负责。4.控制要求4.1采购产品的分类根据采购产品可能给服务、游客利益以及对景区环境产生影响的程度，本部门将采购产品分为两类进行管理：4.1.1重要采购产品（见《采购供应部供方评定准则》文件）4.1.2一般采购产品指除重要采购产品之外的其它采购产品；4.2采购信息的控制采购信息是确保采购产品质量等各方面的依据，应严格进行控制。4.2.1对采购清单和产品质量要求的控制；4.2.2部门经理根据使用部门填写的产品采购单和产品质量要求进行审核；4.2.3经与仓库存量核对后，确认必须采购产品的品种和数量，由部门经理签字后方可进行采购。5.采购合同的签订采购合同应包括供方提供产品的范围、价格、质量及环保要求、运输方式、付款方式、出现问题后的责任归属等要素。5.1对各使用部门的采购清单、产品及外包服务质量控制要求及环境控制程序和要求进行检查汇总编制采购合同初稿，经与合格供方协商，本部门经理审核后，报公司主管领导审批，方可办理采购合同签订手续。5.2如使用部门提出采购产品要在供方现场验证，采购部门应在采购合同中规定验证活动的安排。5.3采购信息由资料员保管，以提供采购过程受控的证据。6.采购准备6.1当部门接到使用部门申购清单时,首先由经理对其进行审核，从而确认需购物品的名称、型号、规格、数量以及质量要求等方面的内容。6.2采购员对所需物品进行询价，并根据市场行情与供应商议价，选择质优价廉的物品报价作为选定建议价并报主管审核后报部门经理；6.3如遇到紧急采购任务或需采购非常备物资且金额较大时，需征得公司主管领导对使用部门的书面批示或口头指示，并认真审核其递交的采购申请单，进行询价、报价，并在取得使用部门确认后，方可采购。6.4凡需到异地采购的物品，应事先用电话、网络或者其它方式联系，确认物品名称、规格、价格、质量、产地无误后，确定付款方式、运输方式及到货时间。7.采购过程中的工作7.1检查并保存好商品的原有标志：应包括生产厂家名称和地址、品名、规格型号、内外包装、生产日期、有效期等。7.2根据清单对商品进行品名、数量、价格、质量要求等方面的核对，在各项检查完毕后，与供应商办理采购手续，采购员按照协议的付款方式付款，并要求供应商出具采购产品的清单与发票。7.3急需又不能从合格供方中选择的可采取以下措施:7.3.1先试用，并做好标识；7.3.2控制采购数量，不能造成压库；7.3.3加严入库验证；7.4要检查新供方的质量和环境保证能力材料（如质量体系认证或产品认证书、营业执照、产品合格证，卫生许可证等），按照《采购供应部供方评定准则》文件进行考核；7.5危险化学品的采购及运输应严格按照国家的法律法规执行，应严格遵守车辆安全状况和安全性能合格、应急处理准备充分、装载货物要注意细节、精心驾驶，平稳行车、行车途中勤检查、小心卸货，防止污染的原则。7.6在运输过程中如果发生泄漏现象应马上采取措施，防止污染环境；严重时应马上通知相关部门处理。8.采购产品的验证8.1将所购回的物资送待检库并通知检验员验证，并协助仓库管理员办理入库手续；8.2如在供方现场验证，必须在采购合同中规定验证活动的安排，并经验证合格后，方可办理发货手续。9.记录 （1）附录A：ZH.C.201.A重要采购产品采购信息表（2）附录BZH.C.201.B采购合同/合作协议记录表更改记录页次更改单号更改标记更改人/日期附录A：重要采购产品采购信息表ZH.C.201.A编号：序号申购日期申购部门申购物品质量要求备注01020304050607080910111213141516171819制表：记录：附录B采购合同/合作协议记录表ZH.C.201.B