会计电算化档案管理制度设计问题分析

会计电算化档案管理制度设计问题分析PAGE1-会计电算化档案管理制度设计问题分析【摘要】会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。因此,电算化会计档案收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。所以，进一步加强会计档案管理势在必行。关键字：电算化；档案管理；会计会计档案是企业在经济管理活动中产生的并作为历史记录保存的会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，它既是企业生产经营成果的历史记录，也是企业科学决策和实时管理的依据。会计档案信息无疑会对企业的生产经营和各项管理产生重大影响。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。一、数据安全控制制度会计数据的安全维护是为了确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，主要内容包括：必须经常进行备份工作，以避免意外和人为错误造成数据的丢失,每日必须对计算机内的会计资料在计算机硬盘中进行备份，数据保存要实行双备份。系统维护一般由系统维护员或指定的专人负责，数据录入员、系统操作员等其他人员不得进行维护操作。另外，应制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护制度，以解决因发生意外事故而使数据混乱或丢失的问题。（一）对重要资料进行备份为了维护会计数据的安全，必须对重要资料进行备份。防止因各种软硬件故障、病毒入侵和黑客破坏等原因导致系统崩溃，造成重大损失。因此，当天的资料分两处备份，一份备份到服务器上，一份备份在自己机器上的逻辑硬盘上。（二）防病毒安全计算机病毒对计算机网络的影响是灾难性的，计算机网络病毒的主要来源有两种：一种来自文件的下载，这些被浏览的或是通过Internet下载的文件中可能存在病毒，而这些病毒就会感科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。（二）数据备份管理1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。2、在日常工作中，准备两个移动硬盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。4、机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月分别使用两个移动硬盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方，妥为保管。（三）会计档案管理1、会计档案立卷打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

2、会计档案的存放管理会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。装订成册的所有会计档案都必须造册登记，分门别类地建立目录并编号保管。会计档案应存放在安全、防火、防水、防潮、防尘的地点妥善保管。存储在外存储介质上的会计档案，还应注意防磁、防压。重要的数据应复制两份以上分别存放在不同的地点。会计档案在规定保管期间不得丢失、损毁、非法抄录和复制。随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份硬盘，作为会计档案保管。采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查、定期进行复制、防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。3、会计档案的借阅各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签字盖章，如果对备份硬盘的操作可能危及该备份硬盘的完整性，应制作该备份硬盘的复制件，使用复制件进行操作。会计档案的借阅会计档案反映单位经济活动状况，具有很高的利用价值，应为本单位积极提供利用。因此，必须严格规定档案借阅权限，认真办理档案借阅手续。原则上本单位内部人员只能借阅与其工作有关的档案。会计档案一般不能对外借阅，如特殊情况，应由单位负责人批准方可。磁介质档案文件非本系统工作人员一律不得借阅。会计档案借阅手续:应建立会计档案借阅登记簿，借阅会计档案时，必须由档案员登记，注明借阅时间、借阅人姓名、借阅的文件名称及编号，并由借阅人签字。收回档案时，档案员要仔细检查其完好性，如有损坏、失密等现象，应追究借阅人责任。4、会计档案的归档移交。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计档案在向单位档案部门移交时，应由会计档案管理员按归档要求认真填写“会计档案移交清册”，并分类按序将会计档案转移给单位档案部门，档案部门在核收无误后应立即在移交清册上签收。档案部门接收保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别确需拆封重新装订整理的，应会同财会部门和会计档案管理员共同进行，以分清责任。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案部门保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。5、规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

结论：只有充分重视会计信息在企业管理中的地位和作用，规范会计档案信息的管理行为，优化会计和档案工作从业人员知识构成，才能保证提供高质量的会计档案信息为企业经营管理服务，为合规的利用者提供规范的会