办公用品设备管理办法

XXX有限公司资料来源于网络整理办公用品设备管理办法第一章：前言为进一步规范管理各单位办公用品设备的申购及发放，防止办公用品设备的重复性、浪费型购买，有效控制公司经费开支、降低成本，特制定本管理办法。本标准规定了办公用品及设备的管理范围、发放原则和配备标准。适用于各单位办公用品设备的申购发放。第二章：定义第一条：办公用品：指日常工作中使用的笔记本、签字笔、中性笔、复印纸、计算器等常用及公用办公物资。主要包括办公文具、信封、信笺、档案袋、牌匾、接待用品、名片等。第二条办公文具：笔类、纸类、文件管理类、裁纸刀等辅助工具等。第三条：办公设备：指与日常办公有关的家具类、电器类设施。1.家具类：办公用桌、椅、凳、柜、普通白板等。2.电器类：电扇、饮水机、空调、碎纸机等。第三章：职责第一条：行政人事部负责办公用品设备的统一申购、使用管理、监督检查。第二条：各单位应严格按照时间节点提交办公用品计划，按季度指标执行申购计划。第三条：采购部负责根据公司下月办公用品设备申购计划，在规定时间内按质按价按期按量采购。第四条：各单位对超出购买标准的办公用品、设备，必须做出使用计划，严格履行审批手续，经单位领导、公司高层批准后，方可购置。第四章：办公用品的申购第一条：行政人事部每季度负责统计各单位办公用品库存及管理人员需求情况，汇总季度内办公用品申购计划。申购计划按标准执行，特殊耗材计划需经单位领导签字（或邮件答复）认可后于每季度第一个月10日前提交行政人事部，逾期不报计划，视为自动放弃领用该季度办公用品。各单位办公用品申购计划中必须注明物品名称、型号规格、品质要求、物资编码、单位（必须以常用单位的最小单位）申购数量等，各单位人员办公用品的申购标准，按制定的标准执行。第二条：行政人事部审核各单位办公用品申购计划是否超标，其申购物品的种类与数量是否超出申购范围。对各单位计划进行汇总，制定季度办公用品用具申购计划，通过公司高层审批后，于每季度第一个月15日前交采购部，并同时发送一份申购计划给物流部。第三条：采购部于每季度最后一个月25日前把办公用品用具采购到位。第四条：办公用品购回入库时，物流部仓管员须核对其数量是否与行政人事部的申购计划数量一致。如有差异，必须向行政人事部申购人反馈情况，数据准确后方能入库。第五条：办公用品购回入库后，由各单位凭留底申购单在一周内将所申购的办公用品用具从物流部领出，物流部需严格按照申购计划进行发料。第六条：各单位的办公用品自行指定人员保存，管理人员有需要时再到单位指定人员处领取办公用品，未用完不得领取。第七条：各单位指定人员在发放低值非易耗办公用品时必须要求领用人填写《低值非易耗办公用品用具登记表》进行严格的登记。该表中所列办公用品用具在员工离开公司时应退还。第五章：办公设备管理第一条：办公设备的申购由申请单位按照《附属固定资产管理办法》执行。行政人事部结合现有资产，对资产申购的必要性、申购资产的型号规格、配置、通用性及档次等进行审批，各办公家电家具需要配套申购，不可单独申购（例：屏风卡位和职员转椅配套、洽谈台和洽谈椅配套、会议桌和会议椅配套等等）。办公家电家具由行政人事部统筹规划、调配、管理，并建立管理台帐。各部门必须设立兼职家具管理员，负责对本部门家具的盘点和本部门家具的使用进行监督以及台帐的日常维护。第二条：各部门兼职家具管理员（名单需报行政人事部备案），对部门家具需建立台帐，落实每件家具的责任人，并负责对本部门家具盘点（每季度组织对部门内部的家具进行盘点，将盘点情况于盘点的次日用邮件的方式发给行政人事部汇总、通报），使用过程中的监督，以及报废的登记。配合行政人事部进行不定期检查。第三条：拆迁办公家具前必须先报行政人事部审核，由行政人事部统筹安排，各部门不得私自拆迁办公家具。第四条：借用办公家具（含接待室、会议室等公共区域家具），需填写《家具借用登记表》，经行政人事部审批。借用家具在使用过程中损坏的，由借用部门原价赔偿。第五条：家电/家具损坏的，由所在部门报行政人事部，由行政人事部统一安排维修，在保修期内，由采购部联系供货厂家进行维修。第六条：办公家电家具损坏后，确认无法维修的方可予以报废，由各部门兼职家具管理员填写报废申请单、登记，具体流程按《附属固定资产管理法》执行。第七条：各类办公家电家具报废折旧必须按照家电家具的使用年限，确定每年和每月的折旧费用；对于报废率最高的易损家电家具使用年限一般为3年；普通家电家具使用年限为4-8年；600元以上的高值或特殊材质等家电家具使用年限为9-15年。第八条：各类办公家电家具报废必须进行折旧，而尚未计提折旧部分由使用人或部门承担，属使用报废的家具，按该家具折旧后价进行赔偿，对于未满一个月的，按一月计算。第六章：名片申购第一条：各部门人员如需印制名片填写《宣传品制作申请表》，经单位领导及相关单位审批批准后，交由行政人事部审核，审核通过后行政人事部按照宣传品制作流程处理。第二条：原则上，技术部门、生产部门、各车间不印制名片（如个别有特殊对外业务需求必须印制名片，须经公司高层审批同意）。第三条：各部门名片印制的费用计入各部门费用；公司高层名片印制由行政人事部负责填写申请单，经行政人事部负责人签字确认即可。第四条：各部门每人每次申请的名片数量，不超过2盒。行政人事部负责将《宣传品制作申请表》与费用情况一起提交财务部进行报账。第五条：名片印制正常周期为1周，如需要申请加急，请在申请表上注明加急申请原因，二天内通知领取。第七章：办公设备的申购、领用、转移、报废由申请单位按照《附属固定资产管理办法》中具体流程执行。

第八章：急用办公用品、设备申购：各单位属计划外急用的办公用品、设备，可按照《零星采购管理办法》的相关流程执行。第九章：办公用品配备及申购原则第一条：部分车间，因生产需要申购的办公用品费用，不计入月度办公用品标准内。包含有：大小记号笔（各色）、橡皮筋、油画笔及印油。第二条：部分低值易耗品如签字笔管理人员2支/月/人，笔芯1支/月/人；生产类用圆珠笔2支/季/人，笔芯2支/季/人；其他非易耗品1个/季/人；个别单位特殊易耗品另核。第三条：耐用品要求除办公用品指定管理人员使用一套之外，每办公室（人数小于等于10人）公用一套，大于10人的办公室按公用品套数：人数=1:10进行配置（计算器领用量视各岗位具体工作内容而定）。第四条：各单位因人员新增、减少需改动办公用品用具数量，各部门应及时调整。管理类新员工的办公用品用具按《新员工办公用品配置单》进行初始配置，单位间人员调动时，被调动人员将所属个人办公用品用具带入新单位，公司不再另行配置；外聘入职管理人员、非管理人员（含辅助管理人员）聘为管理人员的办公用品用具根据实际使用情况公司给予初始配置，管理人员岗位调换不在本范围内，各单位应根据新入职人员的工作性质、工作内容在本范围内进行计划配置。第五条：所有打印纸、复印纸、油印纸、传真纸、信签、便签等，能够双面使用的，必须双面使用；中性笔在笔筒完好的情况下应更换笔芯，部分办公文具（计算器、测量工具、订书机、剪刀、裁纸刀、打孔机等）尽量公用，申领时须以旧换新，不能使用的办公文具由行政人事部统一报废；办公用品申购时，严格按照配置标准，提交详细的需求理由。对不提出或如实提出申请理由的，一律驳回。第十章：管理方法及要求第一条：入库的办公用品、设备，相关负责人要清点数量，验收质量、规格，对不符合要求的物品要拒绝验收，验收后的物品，要摆放整齐、上帐，做到帐物一致。

第二条：物流部应建立物资领用发放台帐、原始记录等。第三条：员工离开公司，必须交回办公用具（如计算器、测量工具等），否则，不予办理离厂手续。第四条：原则上要求设备、产品说明书不予复印，需复印的应由行政人事部复印并做好登记备案；第五条：外来应聘人员需复印证件应由人力