老年活动策划与组织实施-老年活动统筹管理

活动财务管理活动财务管理包括从活动筹备期的经费筹措到服务阶段的预算管理、成本控制，再到结束阶段完成经费报销。一、经费筹措企业赞助专项基金公益众筹个人资助活动筹资二、活动预算活动预算是活动工作者在活动目标的指导下，对未来活动和相应的财务结果进行充分、全面的预测与筹划，以帮助活动管理者更有效地管理活动和最大程度实现活动目标。020103资源计划确定每一活动环节需要的资源(人力、设备、材料等)；制订预算依据估算的资源成本分配到活动的各环节成本评估对资源计划中所需要的资源成本进行估算编制活动预算的环节资源计划活动任务分解历史参考活动范围说明资源的取得方式说明资源使用期限估计01例：资源种类表成本预估根据资源需求计划及各资源价格，估算活动各环节成本的工作。02例：举办一个大型老年活动的成本费用

一般包括:第一，场地费用，包括场地租金、设施(灯光、音响等)、场地布置等费用；

第二，宣传推广费，包括资料印制费、宣传广告费用等；

第三，管理费，包括办公费用、人员经费、志愿者补贴等；第四，交通费；第五，材料费、食品费和礼品费；第六，税费；第七，其他不可预见费，一般为预算总额的10%-15%。编制预算预估成本分配到活动各环节具体工作中，从而确定活动实际情况的基准。预算的目的是通过一系列分析计算，对活动各环节的资源需求情况进行预计，将估算的费用进行分配，从而得到活动预算表。03例：活动预算表任务四：活动进度管理

活动进度管理是指在活动实施过程中，对各项任务的进展程度和最终期限进行管理。在执行活动进度表的时候，经常要检查实际进度是否按计划要求进行，若出现偏差，便要及时找出原因，采取必要的补救措施或调整、修改原计划，直至完成活动目标。{确定活动任务}{活动任务排序}{明确负责人}一、明确任务清单123步骤1【确定活动任务】将整体工作进程分解为更小、更易管理的任务。骨干小组讨论组织活动所必须的各项工作，尤其是关键性任务。将所有活动列成一个明确的活动清单。专家审定过程。活动范围资源状况参与人员风险因素3【活动工期估算】

2要找出任务之间的依赖关系和工作顺序。既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系，也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成活动所要做的一些相关工作。设立活动里程碑事件是排序工作中很重要的一部分。【活动任务排序】二、编制进度表工作任务负责人工作时间设计邀请函TANG7月28日——8月1日一审邀请函TANG8月1日——8月3日二审邀请函TANG8月3日——8月5日印刷邀请函TANG8月6日——8月10日邀请函寄给名单A的活动嘉宾WANG8月11日——8月13日在回复期内确认名单A上的活动嘉宾WANG8月14日——8月30日邀请函寄给名单B上的活动嘉宾WANG8月31日——9月1日在回复期内确认名单B上的活动嘉宾WANG9月2日——9月15日

案例：邀请会活动（关键任务）

活动进度表任务二活动进度管理

活动进度管理是指在活动实施过程中，对各项任务的进展程度和最终期限进行管理。在执行活动进度表的时候，经常要检查实际进度是否按计划要求进行，若出现偏差，便要及时找出原因，采取必要的补救措施或调整、修改原计划，直至完成活动目标。{确定活动任务}{活动任务排序}{明确负责人}一、明确任务清单123步骤1【确定活动任务】将整体工作进程分解为更小、更易管理的任务。骨干小组讨论组织活动所必须的各项工作，尤其是关键性任务。将所有活动列成一个明确的活动清单。专家审定过程。活动范围资源状况参与人员风险因素3【活动工期估算】

2要找出任务之间的依赖关系和工作顺序。既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系，也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成活动所要做的一些相关工作。设立活动里程碑事件是排序工作中很重要的一部分。【活动任务排序】二、编制进度表工作任务负责人工作时间设计邀请函TANG7月28日——8月1日一审邀请函TANG8月1日——8月3日二审邀请函TANG8月3日——8月5日印刷邀请函TANG8月6日——8月10日邀请函寄给名单A的活动嘉宾WANG8月11日——8月13日在回复期内确认名单A上的活动嘉宾WANG8月14日——8月30日邀请函寄给名单B上的活动嘉宾WANG8月31日——9月1日在回复期内确认名单B上的活动嘉宾WANG9月2日——9月15日

案例：邀请会活动（关键任务）

活动进度表

任务五

活动现场组织一场成功的老年活动，从精心的策划到实施环节的周密配合，很多的工作都是在幕后完成的，而现场活动的焦点往往是活动主持人。活动开始后，大家的目光都聚焦在主持人身上，作为气氛的营造者、程序的串连者、活动的带领者、场面的掌控者等多重角色于一身的主持人影响着整个活动的效果。一、气氛的营造者（一）情绪1.把握活动定位2.情绪真挚适度（二）语言1.吐字清晰2.语速适中3.音量起伏（三）体态1.表情2.姿势3.手势二、程序的连接者（一）熟悉活动主持人要与多人联系；必须熟悉活动的过程，提前背熟主持串词；了解活动策划者的要求，熟悉各类活动的特点；提前熟悉活动座位安排、嘉宾单位和姓名；最好对活动对象比较熟悉。（二）巧于连接根据“起、承、转、合”把整个活动连缀成一个有机的整体。三、活动的带领者

（一）讲解法运用清晰的语言，通俗易懂的表达方式对老年人进行活动背景、目的介绍，对重难点步骤进行操作说明、具体辅导。（二）示范法在示范过程中，可以根据动作难易程度分类示范。对于易于掌握的动作和操作，按照正常速度示范，对于重点难点动作和操作，可以分解后以较慢的速度示范，便于老人同时模仿。四、场面的掌控者

（一）引导节奏主持人在领会策划者意图之后，要能够掌控活动方向，把握活动节奏。（二）应变有术主持一场活动，难免会遇到临时性、突发性、变动性的情况，对此主持人应培养处事不惊的能力，沉着应对。

活动人员管理活动管理的人员特征复合型人才沟通能力市场的开拓和应变能力组织能力和协调能力一、志愿者参与动机分析志愿者是指不为物质报酬，基于良知、信念和责任，自愿为社会和他人提供服务和帮助的人。（1）组织认可的选择。（2）志愿者自我实现的需要。

（3）“以恩报恩”文化底蕴的支撑。

二、志愿者的管理流程计划招募定位与培训配置与协调激励监督与评估（1）志愿者的计划志愿者计划是根据活动的整体规划，分析和预测活动对志愿者的需求和志愿者的供给情况，采用多种手段使志愿者资源与活动筹办需求相适应的综合性发展计划。目标体系的建立既要符合大型活动的要求，还要反映志愿者个体的要求。要把志愿者已具有的一定需要进行专门化分类，并在此分类的基础上，明确志愿者在整个大型活动管理组织体系的位置和隶属关系。活动服务岗位分析是志愿者招募的前提，主要估算所需志愿者的类型、数量和应具备的条件。（2）志愿者的招募志愿者招募就是大型活动通过发布大型活动志愿者需求信息、按要求选拔录用合乎要求的志愿者的活动过程。志愿者为大型活动提供服务有两种组织形式：一种是集体志愿者，一种是个体志愿者。从有效协调的角度来看，集体志愿者是最理想的组织形式。由于我国大量的志愿者隶属于各级团组织的青年志愿者协会，因此可以通过团组织代为招募。志愿者招募选择方式一般经过以下程序：资格条件审查笔试面试……（3）志愿者的培训志愿者培训就是通过对志愿者进行有关大型活动的相关知识和能力培养，使其获得为大型活动服务所需的知识和技能的活动过程。志愿者素质培训：包括待人接物的礼仪、社会公众责任心的加强、组织归属感的培养、注重精神层次的培养。岗前定位培训：了解大型活动志愿者服务的政策、程序，以及可能面临的日常事务的处理，使志愿者尽快、尽可能多地了解大型活动，以适应大型活动的要求。分类培训:根据志愿者所从事的具体服务工作的不同，进行的不同内容的培训。志愿者服务水平的高低往往是评价一个大型活动成功与否的重要指标，这与培训水平的高低密切相关。（4）志愿者的配置与协调根据大型活动举办工作的需求以及志愿者的供给状况，将志愿者分配到各个岗位上，并随时根据大型活动的实际工作需求，对不同大型活动岗位的志愿者进行重新分配使用，以保证各项活动顺利开展。处理合作与协调关系：志愿者与正式员工之间不同部门的志愿者之间统一部门的志愿者之间志愿者岗位配置柔性化，留有适当的弹性空间。（5）志愿者的激励志愿者的激励就是要设法让志愿者将个人需要与活动需要、社会需要联系在一起，使其处于一种互动状态，在这种状态下所付出的努力不仅可以满足志愿者的个人需要，同时也可以满足大型活动的需要并实现大型活动的总体目标。福利保障：虽然志愿服务是无偿的服务活动，但必要的福利有助于保障志愿者的积极参与。一般以交通补贴、餐饮补贴为主。西方国家对于志愿者的福利保障做得比较好。如法国，规定志愿服务者有一定的补贴，且高于服兵役者，其中包括住房和交通补贴。（6）志愿者的监督与评估对不良工作表现要给予建设性的批评。如果某些志愿者确实不胜任，应委婉予以解职。其他注意事项：1.平等对待志愿者。2.为每一位志愿者设立一个档案，注明其姓名、通讯地址、家庭电话、志愿工作的日期、感兴趣的工作以及工作时间段。3.正确认识志愿者的服务有限性，不能对志愿者提出过分要求。4.为每一位志愿者提供一份工作任务书，包括工作描述、具体职责、上级主管、相关委员会、活动发言人等信息。5.为志愿者提供便于识别的服装或饰品，如工作服和标示饰物等。例：活动预算表任务四：活动进度管理

活动进度管理是指在活动实施过程中，对各项任务的进展程度和最终期限进行管理。在执行活动进度表的时候，经常要检查实际进度是否按计划要求进行，若出现偏差，便要及时找出原因，采取必要的补救措施或调整、修改原计划，直至完成活动目标。{确定活动任务}{活动任务排序}{明确负责人}一、明确任务清单123步骤1【确定活动任务】将整体工作进程分解为更小、更易管理的任务。骨干小组讨论组织活动所必须的各项工作，尤其是关键性任务。将所有活动列成一个明确的活动清单。专家审定过程。活动范围资源状况参与人员风险因素3【活动工期估算】

2要找出任务之间的依赖关系和工作顺序。既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系，也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成活动所要做的一些相关工作。设立活动里程碑事件是排序工作中很重要的一部分。【活动任务排序】二、编制进度表工作任务负责人工作时间设计邀请函TANG7月28日——8月1日一审邀请函TANG8月1日——8月3日二审邀请函TANG8月3日——8月5日印刷邀请函TANG8月6日——8月10日邀请函寄给名单A的活动嘉宾WANG8月11日——8月13日在回复期内确认名单A上的活动嘉宾WANG8月14日——8月30日邀请函寄给名单B上的活动嘉宾WANG8月31日——9月1日在回复期内确认名单B上的活动嘉宾WANG9月2日——9月15日

案例：邀请会活动（关键任务）

活动进度表

任务五

活动现场组织一场成功的老年活动，从精心的策划到实施环节的周密配合，很多的工作都是在幕后完成的，而现场活动的焦点往往是活动主持人。活动开始后，大家的目光都聚焦在主持人身上，作为气氛的营造者、程序的串连者、活动的带领者、场面的掌控者等多重角色于一身的主持人影响着整个活动的效果。一、气氛的营造者（一）情绪1.把握活动定位2.情绪真挚适度（二）语言1.吐字清晰2.语速适中3.音量起伏（三）体态1.表情2.姿势3.手势二、程序的连接者（一）熟悉活动主持人要与多人联系；必须熟悉活动的过程，提前背熟主持串词；了解活动策划者的要求，熟悉各类活动的特点；提前熟悉活动座位安排、嘉宾单位和姓名；最好对活动对象比较熟悉。（二）巧于连接根据“起、承、转、合”把整个活动连缀成一个有机的整体。三、活动的带领者

（一）讲解法运用清晰的语言，通俗易懂的表达方式对老年人进行活动背景、目的介绍，对重难点步骤进行操作说明、具体辅导。（二）示范法在示范过程中，可以根据动作难易程度分类示范。对于易于掌握的动作和操作，按照正常速度示范，对于重点难点动作和操作，可以分解后以较慢的速度示范，便于老人同时模仿。四、场面的掌控者

（一）引导节奏主持人在领会策划者意图之后，要能够掌控活动方向，把握活动节奏。（二）应变有术主持一场活动，难免会遇到临时性、突发性、变动性的情况，对此主持人应培养处事不惊的能力，沉着应对。

任务六

活动评估总结一、活动评估的定义活动评估是指运用科学的研究方法和技术，系统地评估活动过程和结果，考查活动的效果是否达到了预期目的与目标的过程。活动评估具有持续性、互动性、逐步深入等特点。二、活动评估的意义（一）监督工作进度起到督促、提醒活动工作者注意工作方向和进度的作用。（二）巩固活动成果通过活动评估，可以帮助活动组织者和活动参与对象回顾活动的过程，帮助活动参与对象总结参与活动中的愉快经历，增强今后继续参与活动的动力。（三）进行社会交代活动评估是活动组织者向社会、公众、上级主管部门、赞助单位等，交代其在多大程度上实现了活动目标和它的社会功能的过程，说明社会资源的使用情况和效益，接受社会公众的监督。三、活动评估的方法活动评估可从以下四方面开展：1.活动准备工作评估2.活动执