老年活动策划与组织流程

活动调研阶段确定调研专题制定调研计划实施调研计划撰写调查报告活动调研是一种有计划、有组织的策划活动，必须遵照一定的工作程序。准确的市场调研有助于减少风险。活动开始前的市场调研做得越好，越能达到组织者的期待。制定调研专题找出关键性问题，回答5个W，确定调研的专题。Why为什么要举办这个活动，设计一系列能够表明举办本次活动的重要性等方面的原因。Who本次活动的利益相关者是谁，包括内部管理者、外部媒体、上级政府及参加活动的相关人(老年人、亲属、监护者、邻居、朋友等)。When必须要判断对相应规模的活动而言，现有的调查时间是否可行。Where充分了解举办地的优缺点。What举办一次什么样的活动和活动定位，这要取决于收集的调查信息决定的活动参与对象和潜在对象的要求：活动规模，活动的参加单位数量，参加的观众，活动的场馆面积。制定调研计划调研计划主要包括调研渠道和调查方法。调研渠道事先向相关政府管理部门，如民政部门、街道社区、老干部局等了解历史性的活动或同类活动的举办情况。向各类老年社团、老年协会、老干部之家、老干部大学、老干部活动中心、退休职工活动中心、各老年艺术团体、文化艺术机构等获悉可利用的活动人力、物力、课程、技术等资源。到涉老网站、广播、报纸期刊、电视栏目、微信公众号等探索可行的宣传途径。123制定调研计划调研计划主要包括调研渠道和调查方法。调查方法1.典型调查是指从调查对象的总体中选取一个或几个具有代表性的单位，如个人、群体、组织、社区等，进行全面、深入的调查。目的：通过直接地、深人地调查研究个别典型。来认识同类事物的一般属性和规律。

2.重点调查是通过对重点样本的调查来大致地掌握总体的基本数量情况的调查方式。所谓“重点”。是指总体中那些在某一或某些数量指标上占有较大比重的单位或个体。3.抽样调查是指从调查对象的总体中抽取一些个人或单位作为样本，通过对样本的调查研究来推论总体的状况。抽样调查的调查对象一般要求采取随机抽样的方法确定。随机样本的代表性较少受到抽样者主观因素的影响，其代表性是由随机抽样方法来保证的。实施调研计划实施调研计划是收集信息、加工信息和分析信息的过程。为了便于以后的加工、贮存和传递，在进行信息收集以前，要按照信息收集的目的和要求设计出合理的收集提纲和表格，编制调查问卷和调查表。提纲是搜集资料的依据。调查过程中有时提纲要不断修改，提纲编写好后，要根据提纲要求设计必要的调查表和问卷。最后以调查报告、资料摘编、数据图表等形式把获得的信息整理出来，并将这些信息资料与收集计划进行对比分析，如不符合要求，还要进行补充收集。1.前言撰写调研报告调查报告是将调查数据分析结果书面化的形式，也是对整个调查工作的总结。调查报告一般由标题和正文两部分组成。(一)标题规范化的标题格式，即“发文主题”加“文种”。自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。(二)正文（2）写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来;（3）直接概括出调查的结果。如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。（1）写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法。以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来;2.主体撰写调研报告是调查报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。3.结尾（1）提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议;（2）总结全文的主要观点，进一步深化主题;或提出问题，引发人们的进一步思考。小结确定调研专题01制定调研计划02实施调研计划03撰写调研报告04活动主题策划CONTENTS目录活动主题1子主题活动设计2主题环境设计3活动主题PART01活动主题(一)主题突出明确在策划老年活动主题时，工作人员往往会根据时间性进行策划。春天到来，老年的团体活动主题可以与春天紧密相关，如“春游”“春季养生”“春之园艺”“风筝涂色”“树叶贴画”等主题。遇到节庆日，活动主题则一般围绕着节庆主题来展开。比如七月一日党主题活动，重阳节的重阳主题活动，老年人集体生日的生日主题活动等。活动主题紧扣时间性的好处，是为了让老年人紧跟时代步伐，获得生活上的节奏感。除去重大重要的节日之外，可以在活动调研阶段发现老年人的需要，了解他们关心的话题，结合时下热点，发现其他的活动主题并且进行合理的设计。比如怀旧主题、保健主题、红歌主题、棋牌主题等都是老年人活动中喜闻乐见的主题类型。活动主题(二)关联主题物品尤其是大型活动一般应有与活动主题相吻合的具体实物。潍坊风筝节的“风筝”，大连国际服装文化节的“服装”，青岛啤酒节的“啤酒”，余姚杨梅节的“杨梅”等，这些物品就是主题物品，它们是整个活动的灵魂和载体，承载着大型活动的主题内容。活动主题(三)引用主题典故无论是节假日还是其他节庆，都有自己的典故。根据活动的主题，挖掘出相关的典故与趣闻，有利于烘托整个活动的主题，提升活动的文化品位，增强活动的吸引力。如中国特有的七夕情人节，其典故就妙趣横生，充满了人文色彩和美好情趣。如果在老年活动中将这些典故整理成为一个个完整的故事，形象地展示出来，可以烘托活动主题的文化品位，可以满足活动参与对象的求知心理，更好地达到活动的举办目的。子活动主题设计主题是一个系统，是贯穿活动内容和项目的一条主线，由许多子主题活动构成。子主题活动设计时，不能随意安排，每个子活动一定是围绕主题开展的，不应安排与主题无关的，或关联度不高的子活动。考虑到老年活动单次时间一般最多不超过2小时，通常为1～1.5小时为宜。或者开展主题活动月，分散在一个月份内的多个日子举办。也可以在一次活动中，设计若干个子活动。或者穿插一些游戏，每个子活动的时间以30分钟为宜，整体活动时间依然不超过2小时，避免老年人过度劳累。围绕主题开展主题活动周，分布在一周内的多个时间段兴办;主题环境设计活动的主题性表现于活动氛围的营造，即基于某种文化理念而营造出来的场面特色，包括活动场地的基调、音乐音响和装饰色调、香氛等。对于烘托活动的现场气氛、影响公众的欢快心态，具有重要的作用。主题环境设计1.听觉环境设计音响系统和音响效果是制造活动良好听觉环境的基本要素，听觉环境包括背景音乐、主题音乐和演讲扩音效果，应该与活动的主题协调一致，产生独特和强烈的听觉感染效果。2.视觉环境设计视觉环境主要包括各种标牌、标语和标识，能够引导活动参与者体验和感受活动主题，灯光能增添兴趣的气氛，营造出戏剧效果和浪漫色彩。3.触觉环境设计触觉环境设计由可触摸感觉的物质材料系统所构成，主要包括活动节目单、宣传单、桌布、餐巾、餐具、纪念品等，引导活动参与者感受活动的规格和风格，烘托主题。主题环境设计4.嗅觉环境设计嗅觉环境由人造或自然气味来营造，在活动的不同阶段和不同场合，嗅觉环境应有所变化。香水和蜡烛的使用有助于营造心理交谈的私密，植物和花卉的使用有助于营造原生态。水果和巧克力香料有助于营造宴会氛围。5.味觉环境设计味觉环境主要由食品和饮料系列构成。食品和饮料的选择既要满足活动参与者尝鲜的需要与饮食习惯的需要，又要反映活动的主题与背景特征。主题环境设计环境设计要符合并烘托活动主题，运用环境设计的五种感觉手段时，注意彼此的协调和最终的综合效果。活动参与者因文化、年龄、性别等方面的差异对五种感觉的反应各有不同，要求活动设计者针对具体活动人群进行调查，确定主体感觉手段，围绕主体感觉手段协调次要感觉手段，最终实现最佳的综合感觉效果。小结主题的选取01子主题的设计02主题的环境设计03活动地点安排CONTENTS目录发挥想象力1了解活动地点2其他注意事项3发挥想象力生活中接触到的老年活动大多放在居委会、社区，或者礼堂、会议室等墨守成规的地方，往往使得参加活动的老年人感受不到新意，没有动力去参加活动。发挥想象力，活动可选择的地点就不限于饭店、会议室、老年活动中心、操场、会议室也许可以租用高级餐馆、当地风景名胜、溜冰场、室内排球场，可以借用校园操场、博物馆、历史遗址、公共绿地等。烘托一些活动主题和特点：租用幼儿园、学校、水族馆等举行怀旧主题、童趣主题、隔代抚养主题的活动：勾起老年人的童年往事，与老年人怀旧的心理特征暗合。租用一些时髦的老年服饰用品店，举行老年与时装美的主题活动，活动结束后就地举行一场老年人时装表演。高级餐馆：举行老年人对现代生活体验的主题活动。举办自然、历史与艺术主题的活动：艺术剧院、历史遗址、当地风景名胜能增加老年人对自然和历史气息的投人。了解活动地点活动地点的特征，往往与季节性紧密相关。(一)掌握活动地点的特征冰雪主题的活动自然要选择在冬季的度假胜地水上活动最好选择在夏季的度假胜地泡温泉活动最好选择在除夏季之外的其他季节在策划时，根据地点的季节性来选择活动地点，设计不同的活动。了解活动地点(二)熟知活动场所的容量老年聚餐活动中，让9个人坐10个人桌并且留出休息区是较好的选择，确保桌与桌之间有足够的距离，让人们能够轻松地出入其间不能在一个大厅里寥寥地摆上几桌，这样也会影响活动的气氛。要做到空间疏密适度、气氛热烈活泼。选择活动地点：根据活动规模，参加活动的大致人数来考察活动具体场所的容量。考察活动地点：询问并了解每一个场地的容量并遵守规定是很重要的一项准备工作。了解活动地点

(三)检查活动的场所设备为老年人组织的活动时——从安全性出发，无障碍设施和场地的细节要求比较高。当选择地点时——要对活动的全过程进行全面规划。确定室内是否有足够的无障碍设施，是否有良好的卫生间设备，地面是否防滑，桌椅是否能移动，空间动线应如何设计，可以避免拥堵碰擦。活动前，要认真检查室内场所的每个地方，减少安全隐患。活动场所——有无残疾人专用通道，人口处有没有障碍，门是否足够宽，是否可以通过轮椅，门是全自动还是使用按钮。了解活动地点

(三)检查活动的场所设备所有需要有电源插座的地方，确定如果所有电器同时工作，场地的电量是否够用。活动中考虑安排视听活动，需特别注意观众的视线范围有没有被大柱子或从天花板垂落下来的东西挡住视线。离活动场所最近的停车场在哪里?路线怎么走?附近街道是否能停车?能停放多少车?是否需要提供停车引导服务?能否开辟专门的停车区域、预留车位?活动期间大致的容量是多少?这些细节都需要工作人员事无巨细，并且实地考察。其他注意事项(一)了解活动对象的需求和状况在举办活动，尤其是外出活动时，要充分考虑老年人的年龄与活动地点的匹配程度。考虑的首要因素是老年人的年龄和身体健康状况，在策划时则以安全性为主。社区中有一个组织多年的远足俱乐部，低龄老年人的身体状况都非常好，经常有外出行动，可以将活动地点定为有一定运动量和难度的山。如果社区老年人多在70岁以上，日常并没有锻炼的习惯，在策划时则以安全性为主，活动地点宜选择容易上下，并且高度和坡度都较小的有山的公园，便于劳逸结合地安排外出活动。其他注意事项(二)了解活动地点的限制性规定在活动举办前，要弄清楚该地点什么事能做，什么事不能做。举办腰鼓演出活动，场所位于居民区，那么可能会有限制噪音的规定，这一点会影响到活动可以进行到多晚，音乐在哪里可以播放，音量可以开到多大。租用室内场地，如美术馆、历史遗址等，可能不允许吸烟，不能在墙上挂东西，可以看不能摸，不能使用闪光灯拍照等；知道如果增加些卫生间设施会对场地的消防产生什么影响，哪些门必须保持通畅、不可锁牢，以备火灾时疏散人群。其他注意事项(三)了解活动地点的综合情况了解在活动的前后该场地安排活动的情况，开始布置和装饰会场的时间在合同上必须明确规定，如果要在此地举办活动，要提前知道该场地的安排，以确保有足够的过渡时间。在定夺活动地点前，工作人员应全面了解该活动地点的历史接待情况，是否举办过类似规模的活动，活动的效果和过程如何?小结发挥想象力01了解活动地点02其他注意事项03活动时间管理CONTENTS目录活动时间策划1制定活动进度表2活动时间策划(一)活动的开放时间活动时间有三个方面的含义，包括活动的开放时间、活动的筹备时间、活动的撤除时间。活动获得成功的一个重要条件是挑选一个合适的时间，保证大多数人能出席并且出席的质量较高。地点的季节性因素，是时间策划与地点策划紧密相扣的点，要高度关注活动时间的季节因素归纳起来，在工作人员最后确定活动日期之前，应该拿出日历仔细研究一下多个因素，看看它们是否对此次活动有所影响。一天中具体哪个时间更合适呢?那就需要工作人员经过充分调研后，了解活动对象的时间，排除活动对象繁忙或休息的时间段，方能进行合理安排。如老年旅游的目的地是否正处于一年当中雷雨和山洪的多发期?路面交通如何?如何让老年人的活动避开酷暑和冰天雪地，选择目的地最有魅力的季节?同时关注节假日因素:计划的活动时间是否与某些重要的节假日发生冲突?活动时间策划(二)活动的筹备时间活动时间有三个方面的含义，包括活动的开放时间、活动的筹备时间、活动的撤除时间。有条不紊和注重细节是成功举办活动的两个关键，工作人员在活动中为了确保所有事情不出纰漏，必须要有充足的活动筹备时间。活动筹备时间的长短受活动规模、工作人员的组织经验、活动资源获取的能力和行政管理程序等多方面因素控制。活动时间策划

(三)活动的撤除时间活动时间有三个方面的含义，包括活动的开放时间、活动的筹备时间、活动的撤除时间。在现场活动结束后，活动并没有完全结束。撤场打扫、归还租用设备、写通讯稿、媒体(网站、微信公众号等)发布、清理账目、鸣谢相关组织单位、给捐助人寄发收据和感谢信、激励志愿者、对活动进行评估并写出评估报告等。一系列的工作都需要在现场活动结束后，紧锣密鼓地开展,最短时间内完成所有收尾工作，有足够的精力投入下一场工作或活动中去。制定活动进度表1.确定活动任务活动时间进度表的制订就是根据活动的组织目标，按照时间线索、关键任务的时间节点，对活动组织的各种要素进行合理调度与配置，以保证活动的各项任务如期进行。一些任务是明显的，完成活动所必需的工作，另一些则具有一定的院蔽性，所以要以工作组的经验为基础。确保不任何环节遗漏，将所有活动列成一个明确的活动清单。将整体工作进程分解为更小，易管理的任务，这些小的活动任务是能够保障活动完成的可实施的详细任务。组织若干个骨干参加的小组，在各小组中开展头脑风暴式讨论会，讨论组织某项活动所必须进行的各项工作，尤其是关键性任务。把各小组的讨论结果进行对比与汇总。制定活动进度表2.活动任务排序在活动清单的基础上，要找出任务之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系工作顺序，考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系，考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成活动所要做的一些相关工作。3.活动工期估算确定活动工期，规划出每个任务要占用的时间，是活动计划中的一个重要问题。活动工期估算是根据活动范围、资源状况计划、实践经验值等列出活动所需要的工期。估算的工期应该现实、有效并能保证质量。在估算工期时要充分考虑活动清单、合理的资源需求人员的能力因素以及环境因素对项目工期的影响。在对每项活动的工期估算中应充分考虑风险因素对工期的影响，要充分估计各项工作所需时间，在时间安排上应适当“留有余地”一般认为应该按估计时间的120%安排工作时间，即预留20%的工作时间。在规定时间内提前完成某项工作，不会给活动组织带来太大的负面影响，但是如果不能在规定时间内完成某项任务。则必然会影响活动的顺利进行。制定活动进度表4.安排进度表明确每项任务的开始和结束日期，这是一个反复确认的过程，根据估算的活动工期、资源共享情况、工作日历、活动特征等统一考虑。①明确每项任务的负责人，进度表必须让工作组的每一一个成员能够清楚有多少工作需要处理。每一项关键任务都必须指定专人负责，须注明各项工作由一人单独还是多人合作承担。有些工作相对独立，有些工作则彼此关联。对于相互关联的工作，必须明确其先后顺序，并使先期工作的组织者了解其工作对后续工作的影响。②小结活动时间策划01制定活动进度表02组织人员管理CONTENTS目录运行组织1形式组织机构2运行组织1.组织委员会活动的运行组织是负责项目运行的实际组织指挥系统，它一般表现为活动组织委员会形式。对于规模较大、时间较长的活动，还在组委会下设置若干专门委员会。活动一旦立项，即交由临时组建的组织委员会负责运行，统筹组织和实施项目计划。活动的组织委员会是组织、管理、实施活动项目的临时性专门机构。主要由主办单位和承办单位指定的代表构成，同时也吸收少量协办和赞助单位代表参加。运行组织专门委员会一般是大型的活动组委会下设的专业职能机构，负责制订和组织实施特定专项业务的具体实施方案。专门委员会的数量取决于活动的性质、规模、时间跨度和组织工作的复杂程度，其主要工作类型和职能可以概括为宣传、财务、餐饮、接待、票务、设计、人力资源等专门委员会。2.专门委员会(职能部门)运行组织

2.专门委员会(职能部门)宣传委员会：负责制订和执行宣传与市场促销实施方案组织各种公众宣传和商业广告起草活动各类文件提供活动举办地信息设计活动标识、图片、海报、招贴画、传单等发布活动新闻和公告制订礼仪规范、组织翻译设计和印刷活动日程和节目单起草、印刷和寄送感谢信等运行组织

2.专门委员会(职能部门)财务委员会：负责起草和执行预算监督和控制收费与支出记账支付劳务报酬筹集资金收取并转存支票制作财务报告招徕赞助商和展览商运行组织

2.专门委员会(职能部门)餐饮委员会：负责制订和执行活动中的餐饮服务实施方案设计菜单采购食品组织菜肴制作与供应租用和安排餐饮设施与设备运行组织

2.专门委员会(职能部门)接待委员会：负责制订和执行接待服务实施方案设计和组织实施活动评奖活动与评奖方案选择定点饭店接待来宾并安排住宿安排活动期间的社交活动、交通出行方式、庆典形式运行组织

2.专门委员会(职能部门)票务委员会：负责制订和执行门票销售、分配计划门票需求预测门票设计门票订制售票和座位控制运行组织

2.专门委员会(职能部门)设计委员会：负责制订和实施活动主题设计方案开发和细化主题筛选并确定子主题根据主题进行舞台的布置、场地的安排运行组织

2.专门委员会(职能部门)人力资源委员会：负责制订和组织实施活动中所需的人力资源计划志愿者、实习生、各组织机构的工作人员协调形式组织机构1.主办单位形式组织结构上一般设立主办单位、协办单位，承办单位、赞助单位等，在组织实施过程中产生复杂的协调关系。主办单位指项目、活动的发起单位，在法理上应当是计划项目的主要策划、制订和实施者，对活动的实施承担主要权利和义务，并承担举办活动的主要责任。在活动实践中，主办单位的角色多数由相应级别政府或政府主管部门担当政府同时扮演了活动项目的宏观行政管理和企业微观管理双重角色形式组织机构2.协办单位协办单位指活动、项目的实施过程中提供协助的单位。一般协办单位是为活动提供政策、咨询、技术、组织等支持的政府相关管理部门、相关行业组织和承办单位的业务合作伙伴。一般不承担财务责任，不承担活动的主要服务和营销工作形式组织机构3.承办单位承办单位指受主办单位委托具体执行和实施计划项目的机构，可以独家承办，也可多家合作承办。承办单位通常是活动真正的策划、制订和实施者。在老年活动中，一般为社工机构、养老机构、文化公司居家养老服务中心、社区服务中心等单位和社会组织担任承办单位形式组织机构4.赞助单位赞助已经成为活动营销的一种普遍形式，是老年活动中很重要的一个收入渠道。赞助单位要求提供的活动经费全额用于老年人的某次或某类专项活动。对于活动的赞助单位来说，赞助是一个绝佳的投资与营销机会，通过赞助过程可以获得潜在的商机和利润，运用标志、促销手段和媒体策略等向尽可能多的潜在服务对象宣传企业或者产品，并将品牌和观众等服务对象最喜欢的活动相联系，建立、提升或者改变品牌的形象和名誉小结运行组织01组织机构02编制活动预算编制活动预算编制活动预算是管理者在活动目标的指导下，对未来活动和相应的财务结果进行充分、全面的预测与筹划，以帮助活动管理者更有效地管理活动和最大程度实现活动目标编制活动预算资源计划要完成一项活动，首要的工作是在活动目标明确的前提下获取开展活动所需要的资源。活动组织者：尽可能考虑所能获得的活动资源平衡协调各种资源降低资源使用不当导致的成本增加活动资源计划书的编制是确定完成活动所需要的物质资源及需求量资源计划资源计划编制主要依据下列因素：1.活动任务分解活动任务分解：把一项活动按一定的原则分解成每一小的任务，再将任务分解成每一项工作，直到分解不下去为止。比如，针对养老机构举办的老年人活动机构负责人负责项目的引进及批示;综合管理办公室负责活动组织与实施的总体监控;策划部负责活动策划、落实与开展;后勤部联系物品采购、后勤保障等;宣传部要负责宣传广告的