合同保管及归档方法

合同保管及归档方法合同编号：__________地址：联系人：联系电话：地址：联系人：联系电话：一、合同的保管1.甲乙双方应确保合同文件的完整性、真实性和有效性。合同文件包括但不限于合同文本、附件、补充协议、往来函件、验收报告、发票、付款凭证等相关资料。2.甲乙双方应分别设立专门的合同档案，按照合同的名称、编号、签订日期等进行分类，并建立合同档案目录，便于查询和管理。3.甲乙双方应对合同文件进行加密保管，确保合同文件不被未授权的人员查看、复制或泄露。5.甲乙双方在合同履行过程中产生的合同文件，应及时归档，确保合同文件的完整性。二、合同的归档方法1.甲乙双方应在每个合同履行阶段结束后，对合同文件进行整理、归档。归档内容包括但不限于合同文本、附件、补充协议、往来函件、验收报告、发票、付款凭证等相关资料。2.甲乙双方应按照合同的名称、编号、签订日期等进行分类，并建立电子档案和纸质档案。电子档案应使用专业的档案管理系统进行管理，纸质档案应使用专门的档案盒进行存放。3.甲乙双方应定期对归档的合同文件进行审查，确保合同文件的准确性和有效性。如发现合同文件有遗漏、损坏、篡改等情况，应及时采取措施予以纠正。4.甲乙双方应确保归档的合同文件能够在需要时迅速查找并提供给相关人员。归档文件应按照目录顺序进行排列，便于查找。5.甲乙双方应对归档的合同文件进行备份，确保在合同文件丢失、损坏等情况下的数据恢复。三、合同的查阅与借阅1.甲乙双方应确保合同文件的查阅和借阅符合法律法规和公司内部管理规定。2.甲乙双方如需查阅或借阅合同文件，应向对方提出书面申请，并说明查阅或借阅的目的、时间和范围。对方应在收到申请后五个工作日内予以回复。3.甲乙双方在查阅或借阅合同文件时，应遵守保密原则，不得泄露合同文件中的商业秘密。4.甲乙双方在查阅或借阅合同文件时，应在指定的地点进行，并在规定的时间内归还。四、合同的销毁1.甲乙双方应按照法律法规和公司内部管理规定，对不再需要的合同文件进行销毁。2.甲乙双方在销毁合同文件前，应进行审查，确保销毁的合同文件不再具有法律效力，且不会泄露甲乙双方的商业秘密。3.甲乙双方应采用安全的销毁方法，确保合同文件无法被恢复。五、违约责任1.如甲乙双方违反本协议的规定，导致合同文件保管不善、泄露、损坏等情况，应承担相应的违约责任。2.甲乙双方应按照法律法规和公司内部管理规定，对违约行为进行处理，并承担相应的法律责任。六、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.甲乙双方在履行本协议过程中发生的争议，应通过友好协商解决；如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。七、其他约定1.本协议一式两份，甲乙双方各执一份。2.本协议自甲乙双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年，自协议生效之日起计算。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：一、附件列表：1.合同文本2.合同附件3.补充协议4.往来函件5.验收报告6.发票7.付款凭证8.合同档案目录9.电子档案管理系统使用说明10.纸质档案存放规范二、违约行为及认定：1.未按照约定保管合同文件，导致合同文件丢失、损坏或泄露。2.未按照约定归档合同文件，导致归档不完整或不及时。3.未按照约定查阅或借阅合同文件，导致合同文件泄露或损坏。4.未按照约定销毁不再需要的合同文件，导致合同文件被未授权人员获取。三、法律名词及解释：1.合同保管：指甲乙双方对合同文件的保存、管理、查阅和借阅等活动。2.归档：指将合同文件按照一定顺序和标准进行分类、整理、存放和备份。3.违约行为：指甲乙双方在合同履行过程中，违反合同约定或法律法规的行为。4.商业秘密：指不为公众所知悉，具有商业价值并经甲乙双方采取保密措施的信息。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：合同文件丢失或损坏。解决办法：立即进行查找，如无法找回，根据备份恢复合同文件，并对责任人进行追责。2.问题：合同文件泄露。解决办法：立即采取措施限制泄露范围，对泄露人员进行追责，并及时通知对方。3.问题：归档不完整或不及时。解决办法：对归档人员进行培训，加强归档管理，确保归档的及时性和完整性。4.问题：查阅或借阅合同文件不符合规定。解决办法：加强查阅和借阅管理，对违规人员进行教育或处罚，确保合同文件的安全。5.问题：销毁合同文件不彻底。解决办法：使用专业的销毁设备和方法，对合同文件进行销毁，并对销毁过程进行记录。五、所有应用场景：1.企业间合作项目合同管理。2.