沟通计划模版

沟通计划模版思考一下这些沟通计划模版：i.一个你沟通目标的储存库；ii.你会怎样实现那些目标；iii.在怎样的时间框及努力中参与满足兑现那些目的；以及最后，iv.不管你是否成功的量度标准。在使用你的沟通计划模版之时，有时会比其它的更好。例如，如果你工作在一个有着很多资源、供货商、管理者、等等的大型项目中，你就会想有一套较为架构性的沟通方式，这个就是你要确保每个人都需都能达成的方式。非正规沟通的需要，对于项目的成功亦是至为重要的。考虑到那些可以与这沟通计划模版同样有用的工具也是很明智的，这就需要有一条线路，让你能记得与团队成员、持份者、以及甚至供货商作出非正规交谈。2.怎样利用这个沟通计划模版现在你应该已经下载了这沟通计划卓越的模版，这是把它用在你项目上的时候了。虽然这份档最理想是用在大型项目中，（作为沟通在小型项目中会少了些复杂性）即使你工作在小型项目中，当你最终会管理大型项目的时候，这在处理怎样整理及运作沟通上，还是很好的。要开始，先填上模版中以下的部份：a.背景这部份要求你描述一下你的沟通计划，以获得持份者及团队成员两者的认同，你要在这里解决这些事情：i.愿景及目标要很清晰为甚么要有沟通计划，这或许有多个理由的—它们是些甚么？要确实注意到那沟通的目标和目的，所以这从一开始就很清楚的了。ii.目的及时间框架在你详细说明目的时，你亦想要把它们放在某段时间框架中，没有限期就甚么事都做不成的。iii.沟通的人员及工具为了让沟通可行，这就需要有一个拥有行为所有权的人或者小组。他们会是谁呢，同时他们会使用甚么工具来分发那些信件、电邮、短信等等呢？iv.回顾有效性如果你没有量度成果，这就没有方法了解到你的沟通事实上是否通过了。要有一套到位的量度标准来看看，你的沟通计划做得有多好，并且为历史的范例保持这些数据。v.制作计划如果你不说你必须要有计划，那就所有都不必说了，但这或许还是应该要清楚及明确说出来的。你一开始没有作出计划，你就不会开始项目的了，所以要跟随你自己的意见，在建立沟通行为之前，先制定计划。vi.记录成果作为你量度行为的一部份，在项目结束之后，要花些时间去看看这个沟通计划整体的效果怎样。你会学到非常多的：下次会重复些甚么，以及有甚么会改变。b.情况分析在这里你会谈论在沟通计划中内在的强项、弱点、机会、以及威胁。强项包括你团队在善于沟通的地方，然而弱点就指出沟通不良的地方。对于机会，它们就是你找出可以改善的范围，威胁就是可以把整个沟通行为搞跨的问题。要确保你清楚这4个范围，并且在这里件细的记录它们。c.学到的教训现在是时候草拟出在你公司中的沟通历史，以了解趋势的景像，以及怎样支持正面的，同时摆脱负面的，以列出那些早已发生的基本沟通来开始。这些沟通是怎样出现，以及它们的成功达到了甚么程度呢？最后，把在这个调查中所学到的教训记录下来。d.目标你已经把背景概括出来了，现在你想转移到未来中去，并且陈述通过这个沟通计划，你会达成甚么。以你顶端3件对象的简单列表来开始，要确保这些都是十分具体（Specific）、可量度（Measurable）、可执行（Actionable）、相关（Relevant）、以及有时限（Timely）的，你可以通过缩写S.M.A.R.T.来记住这些准则。e.指引现在你有对象了，接着你会怎样实现它们呢？帮助了解你沟通的指引是很有帮助的。制作出一份你想怎样把讯息传播出来的列表，那可以包括常规的反馈或者会议、在发送之前通过了审批、只沟通相关的讯息、等等。f.持份者根据他们的角色，然后是他们需要知道的数据，来制作一份项目中关键人物名字的清单。在这之后，你就可以指出应该与他们沟鱊的频率了。让这份清单上的人来审批，以确保你能正确得到他们想要的，以及何时他们想要。g.讯息你的关键讯息是甚么？对于项目有些常规的沟通包括：项目状况、项目事件、项目风险、项目交付物、以及项目资源，这些标记都会包括在你大部份沟通讯息中。h.交付管道你会通过甚么机制来散播你要沟通的呢？甚么是你目标受众的偏好管道呢？这或许会是电邮、或者短讯、或者甚至是印刷品，但要找出这究竟是甚么，并且要利用这个事实上会到达你读者处的接触点。i.资料收集一旦你决定了管道，你就会想要建立起一份文件，收集那些你会通过这管道发送的资料。写上管道的名字、所要求的数据、谁是数据提供者、以及时间框架。j.沟通安排现在你已经准备好以日程来开始的沟通计划了，你可以在线条图上建立起一份日程，可视化沟通的频率，包括会议、新闻稿、小区动态、会议、研讨会、提醒、等等。k.沟通事项最后，你想要详细描述出在你沟通日程中的事项，以帮助团队成员能按时完成这些事项。所以，把事项编号、为它们命名、描述它们、写下它们的目的、频率、然后就是日期。3.完成你沟通计划的模版沟通计划会触及差不多你项目的每个方面，你沟通得越好，你就更有可能带出成功的交付物。要进一步推动你的沟通计划，检查一下那免费的项目管理模版吧。你会找到有助于你在项目中每个阶段的工具。这里就是一些能协助你的沟通计划的东西。a.项目计划模版这免费的项目计划模版，会有助于你把所有你项目计划的部份放在一起，包括列出任务、资源、以及沟通的行为。沟通就是你怎样把计划交付给你的团队，这样他们就会知道怎样去执行—而且这对于你的持份者亦至为重要。他们在计划中有着概得的利益，同时需要保持了解情况（keepintheloop）。b.RACI图沟通是目标，你可以清晰的在你的措词中表达出来，但交付给了错误的一方，讯息就没有用了，又或者甚至引起混乱。要知道谁要得到甚么，你就需要利用免费RACI图的模版了。通过项目中定义为RACI的，或者负责人、咨询人、知情人，它会有助于你确定谁需要听到甚么。这模版列出了所有项目的人员，以及他们的部门，然后把他们的需要通过利用RACI图的彩色编码，使你的沟通更为精确。c.状况报告状况报告在一段特定时间中捕