工程管理-文件资料管理实施细则

工程管理一文件资料管理实施细则

目录

1.目的和范围...................................................................2

2.文件分类.....................................................................2

3.职责.........................................................................2

4.文件资料管理的内容..........................................................3

5.文件资料形成移交流程........................................................5

6.文件资料的废止..............................................................6

7.管理流程图及附表............................................................6

附表一项目资料责任总表..........................................................6

附表二收发文登记记录表..........................................................6

附表三设计文件收发登记表........................................................6

附表四收文处理专用纸............................................................7

附表五文件借用登记台账..........................................................7

附表六文件资料复印登记表........................................................7

附表七废止图样登记台账..........................................................7

附表八文件回收与销毁清单........................................................7

附表一..........................................................................11

附表二..........................................................................25

附表三..........................................................................27

附表四..........................................................................28

附表五..........................................................................29

附表六..........................................................................30

附表七..........................................................................31

附表八..........................................................................32

文件资料管理实施细则

1.目的和范围

LL为规范项目部文件资料的管理工作，指导工程过程的顺利展开，保证竣工结

算和工程交工验收的顺利进行，特制定本管理实施细则。

1.2.适用于项目部各部门及分包单位的文件资料管理。

1.3.文件资料的管理由项目部质量技术部牵头组织，各部门配合参与管理。

2.文件分类

项目部文件资料分类主要有：管理文件资料、施工技术资料、质量资料、物

资资料、和经济文件资料。

2.1.管理文件资料是规范项目管理的各类要求文件资料。包括项目部外部政府部

门、集团、业主、监理下达的以及内部形成的管理要求等。

2.2.施工技术文件资料是指在施工活动全过程中形成的为保证和反映工程技术

特征的各项措施、方法和要求文件资料。包括设计图纸、技术方案、标准规范等。

2.3.质量文件资料是指在施工活动过程中形成的反映工程实务满足设计要求和

国家强制性条文程度的文件资料。工程过程质检以及交竣工质保资料等。

2.4.物资资料是指为保证工程质量对物资生产、供应、验收和使用等环节予以质

量保证的资料，材质检验报告、合格证等。

2.5.经济文件资料是指与建设工程有关的涉及到成本、效益的文件资料。包括:

合同、协议、过程预结算资料等。

3.职责

项目部设资料室，配资料员负责文件资料的收集整理、立卷归档。质量技术

文件资料由质量技术部整理归档；施工文件资料由工程管理部负责；安全资料由

安全管理部负责；物资资料由物资管理部负责；经济类文件资料由合同预算部负

责；资料在形成和过程使用中，均由各部门负责资料的管理，需归档的各类资料，

按要求由资料员统一归档。用于竣工验收归档的施工资料各部门应明确资料管理

的责任人，实时动态管理。

4.文件资料管理的内容

4.1.文件资料收集的管理

4.LL收集原则：及时性、真实性、完整性、有效性、保密性原则。

4.1.2.收集渠道：文件资料收集的渠道是多方面的，一般有上级下发、工程项目

相关方传递、项目部内部各部门移交、购买等。

a）上级下发：是指主管项目各政府机关、各部委办、集团公司等发出传递

到项目部的文件资料，包括正式文件、通知等。

b）工程项目相关方传递：是指建设单位（业主）、监理单位、勘察设计单位、

各分包单位、物资供应单位、工程项目所在地街道办事处、居委会等与工程建设

相关单位传递到项目部的文件资料。

c）项目部内部各部门移交：是指项目部内部形成管理资料或施工资料传递

到资料员手中归档的各类文件资料、记录。

d）购买：是指因工程建设和管理需要，从书店或发行单位购买的书籍、资

料，包括技术标准规范、质量验收规范、标准图集及电子光盘等。由各部门提出

申请，项目经理审批后各部门负责购买，购买清单及资料一并转交资料员统一管

理。

4.1.3.文件资料收集的具体方法：本项目采用随时收集与分段收集相结合的方法,

与各部门日常工作紧密结合，当文件资料完整产生时立即向资料员进行移交，并

留好移交记录。电子文本收集与书面文本同时收集，电子文本必须有备份。

每一份施工资料管理项目部应明确责任人，资料员向责任人收集或责任人把

完成的施工资料交资料员。详见《项目资料责任总表》分工要求。

4.2.文件资料的办理

4.2.1.文件行文程序

a）文件的起草：根据项目部管理的要求，按职能分工，由项目部各部门起

草各类文件，文件格式参宝冶集团文件。

b）文件的审稿核稿：形成的文件，经部门文件会签后，送交项目分管领导

审稿，并提出修改意见，经承办部门修改完成后，提交项目经理审批。

c）文件的签发：文件由项目经理签发，发文稿纸格式见宝冶集团发文稿纸

格式。

4.2.2.收发文办理

a）收发文登记：无论是外来文件还是内部形成的文件，均应进行收文登记。

无论是收到文件后的发文还是行文后的发文，均应进行发文登记。

b）登记方法：为了登记方便，减少记录表或台账的数量和重复记录的工作

量，方便检索和使用，我项目部采用收文和发文复试登记记录法。表格见附表lo

c）控制方法：受控文件均有受控标识，受控标识由企业统一规定，采用受

控章的方式实施；当分发的数量不够时，可以进行复印；当发生文件资料复印时，

应在收发文登记记录表备注中注明复印份数；文件资料的实际发放数量包括原件

和复印件；如果原件为资料员保存，资料员必须在发文登记记录表中签收，以保

证文件资料收发数量一致。

4.3.工程图纸收发办理

4.3.1.工程图纸收发登记：无论是设计单位发来的图纸还是内部形成的详（翻样）

图纸，无论是用于施工的图纸还是竣工图均应进行收图登记。

4.3.2.登记的范围：工程图样、标准图集、修改图样、修改通知单、技术核定单。

4.3.3.准备的工作

a）检查图样的图签章、建委出图章。

b）清点图样的套数和张数，防止缺套少张。

c）加盖受控章并进行标识。

4.3.4.登记的方式和方法：本项目采用图纸收发复试登记台账，见附表20

4.3.5.修改图、修改通知和技术核定单的发放

a）范围：修改图样包括设计单位修改图、变更通知单以及项目部经设计单

位认可的技术核定单等。

b）要求：修改图必须按原图发放范围发放。修改图套数（张数）不够时，

应按项目经理重新确定的范围发放。当必须按原图发放范围全部发到时，应按文

件资料复印办法处理。

c）注意事项图登记台账时，按原图登记方法一样操作。收到修改图时，备

注栏中注明相应原图登记台账的所在页码和原图图号。同时在原图登记页中的备

注栏中，注明修改图的图号和修改图登记所在的页码，以便双向检索，具有可追

溯性。

4.4.传阅处理

4.4.L传阅拟办：对收到外来文件，各部门及时转交资料员，由资料员进行拟办，

附收文处理专用纸（格式见附表3）呈项目经理阅。

4.4.2.传阅批示：项目经理在批示栏中进行批示，明确传阅的部门和其他主管领

导。

4.4.3.传阅实施：资料员按照项目经理批示的范围进入文件传阅处理程序。短文

件，资料员复印文件原件分发承办部门，长文件用原件传阅。

4.4.4.传阅承办：承办部门接文后，应当抓紧办理并及时向项目经理答复办理结

果，需几个部门联合承办的，几个部门间协商一致意见后向项目经理回复，不得

延误、推诿。文件在一个部门停留不超过一天。办理完毕的文件由最后传阅的部

门及时送回给资料员归档。

4.5.文件资料的借阅

4.5.L借阅文件资料的范围：在收发文登记台账中记录的文件资料，在工程图纸

收发登记台账中记录的文件资料，项目部购买的文件资料。

4.5.2.登记的方法：文件借用登记台账，表格见附表4o

4.6.文件资料的复印

4.6.1.复印控制的目的：为了保持所使用的文件资料的有效性，当原文件资料发

生修改、废止或替代情况时，可以追溯到所有发出的文件（包括原件和复印件）

进行处理，这样才能保证各层面均为有效性版本，防止在使用过程中产生偏差。

4.6.2.复印控制的方法：复印签必须填写复印登记表，注明复印理由、份数、使

用部门等并经项目经理签字，具体的表格见附表5。

4.6.3.文件资料的发放：所有受控文件资料的复印件均应按文件收发办理的要求

实施。

5.文件资料形成移交流程

5.1.管理文件资料由资料员统一签收并逐一登记台账，资料员根据资料内容下发

责任部门及责任人形成传阅流程，需要回复的资料员要根据情况限期要求责任部

门和责任人回复，递交有资料员负责，要求文件下发单位和部门签收，最终形成

闭合文件并可追溯。

5.2.施工技术文件资料（包括项目资料责任总表内责任部门为质量技术部负责的

一切内容），A-0〜A-4资料质量技术部起草完成后，加入工程项目实施策划文件

审核单，进入项目部主要人员和部门审核流程（重要的文件方案进入公司审核流

程和专家审核流程），审核完毕交与资料员管理，由资料员报监签字下发归档。

BT1〜B-32-2、C、D册项目资料责任总表内责任部门工程管理部负责的一切内

容，单位工程名称、分部名称、分项名称部位填写准确无误，需要填写材料复检

编号和数量到物资部查阅，检查内容必须真实反映工程实体情况，并且施工员自

检合格（不合格禁止上报检查）签字完成，交与质量员与工程实体同步检查验收

（如果没有资料质量员有权拒绝工程验收，并停止下道工序进行施工，所耽误工

期项目部将追究其部门及责任人责任，进行处罚），质量员专检合格，交与监理

检查验收签字完成后（监理不能当时签字的有质量员和资料员追回），有质量员

递交资料员整理归档。施工日志按单位工程分册填写，填写完一本施工日志及时

交资料室归档。

5.3.质量资料（除项目资料责任总表内责任部门质量技术部负责的一切内容，还

包括工程管理部转交的部分），质量员根据检查分工完成自己分区内所有检查资

料填写上报工作，质量员检查验收完成填报验收记录，要求单位工程、分部工程、

分项工程、部位必须填写正确无误，交与监理检查验收签字完成（监理不能当时

签字的有质量员和资料员追回），有质量员递交资料员，配合资料员完成设计、

地勘、建设单位及政府部门签字盖章，资料员整理归档。质量资料不得影响下道

工序施工，耽误工期项目部将追究其部门及责任人责任，并进行处罚。

5.4.物资管理部门指派专人负责物资资料的整理，根据工程进度将物资资料复印

三份报监理审批，审批签字完成后还回物资部，物资管理部将原件存放资料室,

如有些复检资料使用多个单位工程，那么另外单位工程要有复印件并加盖原件存

放章，材料复验单要准确填写单位工程名称、使用部位、数量，使用部位要根据

复验数量合理填写，使材料使用具有可追溯，如资料较乱拒不改正者项目部将追

究部门及其个人责任，依照项目管理条例处罚。

6.文件资料的废止

文件资料的废止主要是指图纸废止和文件废止。

6.1.登记方式：废止图纸和文件必须登记使用废止图样登记台账和文件回收销毁

清单，表格见附录7、附录8。登记废止图纸文件的同时，应在图纸文件收发登

记台账上收到该图及文件记录备注栏中标明废止字样和废止日期。

6.2.注意事项

6.2.1.废止图纸文件必须按发出的套数（张数）全部收回。

6.2.2.回收的废止图样文件应加盖“废止章

6.2.3.当发生缺损时，应有当事人的书面报告并经项目经理批准，并保留批准报

告。用缺损图样的报告来弥补缺损图样的数量。

6.2.4.保存废止图样，如废止图样移交建设单位时，应保留有建设单位收到签证

的移交清单和证明文件。

7.管理流程图及附表

7.1.管理流程图

附图一文件管理资料流程

附图二质量资料管理流程

附图三质保书、合格证归档流程

附图四检测、实验报告归档流程

7.2.附表

附表一项目资料责任总表

附表二收发文登记记录表

附表三设计文件收发登记表

附表四收文处理专用纸

附表五文件借用登记台账

附表六文件资料复印登记表

附表七废止图样登记台账

附表八文件回收与销毁清单

附图一

文件管理资料流程（一）

附图二

质量资料管理流程（二）

附图三

质保书、合格证归档流程（三）

附图四

检测、实验报告归档流程（四）

附表一

项目资料责任总表

一、文字资料：

按单位工程分A、B、C、D册建立；

A册：施工组织设计、施工方案、质量计划资料

形成责任

序号资料・名称

时间部门

单位工

A-0施工组织设计、质量计划资料目录程完工

质量

后

质量技术部

A-1施工组织设计（质量计划）审批表开工前

A-2施工组织设计修改审批表开工前

施工组织设计（质量计划）（土建、结构专业）工程概况

质量、安全、文明施工的工作目标

现场管理人员组织架构及人员组成

工程难点、关键工序的确定及相应技术保障措施

工程总体施工安排、总进度计划表

分部分项工程施工方案

质量保证措施

安全保证措施

文明保证措施

季节施工措施

模板及支架设计书（包括脚手架）质量

开工前

施工现场临时用电、用水计算书质量技术部

工程技术复核计划表

A-3隐蔽工程验收计划

混凝土、砂浆试块制作计划

主要机械设备计划表

原材料、成品、半成品设备检验计划

质量检测计量器具配备一栏表

计量、测量仪器强制性鉴定、校验计划

各施工阶段劳动组织表

施工工人预算表

施工总平面布置图

施工组织设计（质量计划）（建筑安装专业工程概况

主要工程实物量及货币工作量

质量

施工组织部署及施工总进度计划开工前

质量技术部

隐蔽工程验收计划、主要施工方法及技术措施

保证工程质量的措施

B册：施芋工技术管理资料

责任

序号资料名称形成时间

部门

B-0施工技术管理资料目录完工后资料室

B-l建筑工程施工图审查备案证书开工前

B-2建设工程质量人员从业资格审查表开工前

B-3建设工程特殊工种人员上岗证审查表开工前

B-4工程地质勘察报告开工前

B-5建设工程开工报告开工前

B-6建设工程复工报告复工前

B-7建设工程竣工报告竣工后

B-8图纸会审、设计交底纪要过程中质量

B-9技术核定单过程中质量技

B-10施工图设计修改通知单过程中术部

B-ll地基验槽记录验槽后

B-12技术质量交底记录过程中

B-13建（构）筑物测量复核单过程中

B-14建（构）筑物沉降观测成果过程中

B-15建筑物垂直测量记录表过程中

B-16隐蔽工程验收单过程中

B-17工程技术复核单过程中

质量技

B-18施工现场质量管理检查记录开工前

术部

B-19混凝土浇灌令浇灌前

B-20泼水检查记录表过程中

B-21楼地面管道盛水记录表过程中

B-22屋面天沟蓄水、四周淋水检查记录表过程中

B-23住宅垂直集中排烟气系统检查表过程中

B-24工程质量一般事故报告过程中质量

B-25工程质量重大事故报告过程中质量技

B-26工程质量保修书竣工后术部

B-27施工日志过程中

B-28竣工图（含设计修改通知）完工后

B-29给排水安装检查记录过程中

B-30电气安装检查记录过程中

B-31通风与空调安装检查记录过程中

B-32其他资料过程中各部门

B-32-1地下室防水效果检查记录过程中

B-32-2有防水要求的地（楼）面蓄水试验记录过程中质量

B-32-3建筑物层高、全高抽测记录表过程中质量技

B-32-4节能、保温测试记录表过程中术部

B-32-5混凝土结构子分部工程结构实体混凝土强度验收记录过程中

B-32-6同条件养护混凝土试件原始资料记录表（试块员记录）过程中

c册：工程质量保证资料

土建、结构专业：

序号资料名称形成时间形成时间责任部门

C-0工程质量保证资料目录完工后资料室

C-1砂浆试块抗压强度试验报告汇总表完工后资料室

C-2砂浆试块抗压强度试验报告过程中质量

C-3砂浆试块抗压强度统计评定表使用前质量技术

C-4商品砂浆质量证明书完工后部

物资管理

部

C-5混凝土试块抗压强度试验报告汇总表完工后资料室

C-6混凝土试块抗压强度试验报告过程中质量

C-7混凝土试块数理统计评定表-r*F—质量技术

C-8混凝土试块非数理统计评定表完工后部

C-9混凝土试块抗压强度试验报告（同条件养护）完工后资料室

C-10混凝土同条件养护试块抗压报告汇总表过程中

质量技术

C-11混凝土同条件养护试块数理统计评定表完工后

部

C-12混凝土同条件养护试块数理统计评定表完工后

C-13混凝土抗渗试验报告汇总表完工后资料室

C-14混凝土抗渗试验报告过程中质量技术

C-15混凝土非破损检测报告过程中部

C-16混凝土配合比通知汇总表完工后资料室

C-17混凝土配合比通知单浇灌前物资管理

部

物资管理

C-18混凝土质量证明书汇总表完工后

部

C-19商品混凝土质量证明书（含准用证）浇灌前物资管理

部

C-20

混凝土坍落度测试记录过程中质量技术

部

物资管理

C-21混凝土构件质量证明书汇总表完工后

部

C-22混凝土构件产品合格证进场时

质里技术

C-23砂垫层试验报告过程中

部

C-24回填土试验报告过程中

C-25钢材质量证明书、复试报告汇总表完工后

C-26钢材质量证明书（含准用证）进场时

物资管理

C-27钢材试验报告过程中

部

C-28钢材化学成分分析试验报告过程中

C-29钢筋焊接试验报告汇总表完工后

C-30钢材焊接试验报告过程中

C-31钢筋机械连接拧紧扭矩值测定记录过程中

C-32水泥质量证明书、复试报告汇总完工后

序号资料名称形成时间形成时间责任部门

C-33水泥质量证明书（含准用证）进场时

C-34水泥检验报告过程中

C-35砌体质量证明书、复试报告汇总表完工后

C-36砌体材料质量证明书（含准用证）进场时

C-37砌体材料检验报告过程中

C-38粗骨料质量证明书、复试报告汇总表完工后

C-39粗骨料质量证明书（含准用证）进场时

C-40粗骨料检验报告过程中

C-41细骨料质量证明书、复试报告汇总表完工后

C-42细骨料质量证明书（含准用证）进场时

C-43细骨料检验报告过程中

C-44木制品质量证明书进场时

C-45门窗质量证明书进场时

C-46门窗性能检测试验报告过程中

C-47金属构件质量证明书、复试报告汇总表完工后

C-48金属构件质量证明书（含准用证）进场时

C-49防水材料质量证明书、复试报告汇总表完工后

C-50防水材料质量证明书（含准用证）进场时

C-51防水材料检验报告过程中

C-52烟道质量证明书汇总表完工后

C-53烟道质量证明书进场时

C-54焊接材料质量证明书汇总表完工后

C-55焊接材料质量证明书进场时

C-56玻璃质量证明书汇总表完工后

C-57玻璃质量证明书进场时

C-58饰面材料质量证明书汇总表完工后

C-59饰面材料质量证明书进场时

C-60饰面材料检验报告过程中

C-61预应力钢材质量证明书、复试报告汇总表完工后

物资管理

C-62预应力钢材质量证明书进场时

部

C-63预应力钢材质量复试报告过程中

C-64预应力钢筋锚具、夹具质量证明书、复试报告汇总完工后

C-65预应力钢筋锚具、、夹具质量证明书进场时

C-66预应力钢筋锚具、、夹具质量证明书过程中

C-67预应力张拉记录表过程中

C-68外墙、屋面保温隔热材料质量证明书、复试报告汇总表完工后

C-69外墙、屋面保温隔热材料质量证明书（含准用证）进场时

C-70室内环境检测报告完工后

C-71其他资料完工后各部门

D册：工程质量验收资料

土建专业

责任

序号资料名称形成时间

部门

单位工程

D-0工程质量验收资料目录

验收后

单位工程

D-1单位（子单位）工程质量竣工验收记录表

验收后

资料室

单位工程

D-2单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

验收后

单位工程

D-3单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

验收后

单位工程

D-4单位（子单位）工程观感质量检查记录

验收后

分项

D-5分项、分部工程质量验收证明书

验收后

分项

D-6地基与基础分部（子分部）工程验收记录

验收后

分项

D-7主体结构分部（子分部）工程质量验收记录

验收后

分项

D-8建筑装饰装修分部（子分部）工程验收记录

验收后

分项

D-9建筑屋面分部（子分部）工程验收记录

验收后

质里技术

分项

D-10分项工程质量验收记录表部

验收后

基础分部工程所含分项工程质量验收记录表

010601基础模板安装、拆除分项工程质量验收记录表

010602基础钢筋加工、安装分项工程质量验收记录表

010603基础混凝土施工分项工程质量验收记录表

分项

010604基础混凝土现浇结构外观尺寸偏差分项工程质量验收记录

验收后

表

D-10-1010705基础填充墙砌体分项工程质量验收记录表

010101土方开挖分项工程质量验收记录表

010102土方回填分项工程质量验收记录表

主体结构工程分部工程所含分项工程质量验收记录表分项

020101主体模板安装、拆除分项工程质量验收记录表验收后

020102主体钢筋加工、安装分项工程质量验收记录表

D-10-2020103主体混凝土施工分项工程质量验收记录表

020105主体现浇结构外观及尺寸偏差分项工程质量验收记录表

020304主体填充墙砌体分项工程质量验收记录表

责任

序号资料名称形成时间

部门

装饰装修分部工程所含分项工程质量验收记录表

030201（室外）一般抹灰分项工程质量验收记录表

030201（室内）一般抹灰分项工程质量验收记录表

030102水泥混凝土面层分项工程质量验收记录表

030118水泥砂浆面层分项工程质量验收记录表

030801水性涂料涂刷分项工程质量验收记录表（室外）

030801水性涂料涂刷分项工程质量验收记录表（室内）

031003门窗套制作与安装分项工程质量验收记录表（木

套）

031003门窗套制作与安装分项工程质量验收记录表（彩塑

分项

D-10-3钢门窗套）质量技术部

验收后

030301木门窗制作安装分项工程质量验收记录表

030802溶剂型涂料涂饰分项工程质量验收记录表

030302金属门窗安装分项工程质量验收记录表

030303塑料门窗安装分项工程质量验收记录表

030305门窗玻璃安装分项工程质量验收记录表

030602饰面砖粘贴分项工程质量验收记录表

030401龙骨吊顶分项工程质量验收记录表

030401骨架隔断分项工程质量验收记录表

030601饰面板安装分项工程质量验收记录

031004护栏和扶手制作与安装分项工程质量验收记录表

屋面分部工程所含分项工程质量验收记录表

040101屋面保温层分项工程质量验收记录表

040102屋面找平层分项工程质量验收记录表

分项

D-10-4040303屋面细石混凝土防水层分项工程质量验收记录表质量技术部

验收后

040302刚性屋面密封材料嵌缝分项工程质量验收记录表

040203涂膜防水层分项工程质量验收记录表

040401平瓦屋面分项工程质量验收记录表

D-11检验批质量验收记录表

责任

序号资料名称形成时间

部门

基础分部工程所含检验批质量验收记录表

010601-1模板安装工程检验批质量验收记录表

010601-3模板拆除工程检验批质量验收记录表

010602-1钢筋加工检验批质量验收记录表

010602-2钢筋安装工程检验批质量验收记录表

检验批

010603-2混凝土施工检验批质量验收记录表

验收后

010603-1现浇结构外观及尺寸偏差检验批质量验收记录

表

D-ll-1

010705填充墙砌体工程检验批质量验收记录表

010101土方开挖工程检验批质量验收记录表