档案工作人员分工及岗位责任制VIP

档案工作人员分工及岗位责任制

一、工作人员分工

分管领导：韦松译

办公室主任：唐兵

档案管理员：韦美耐

兼职档案员：周海洋

二、各成员职责

（-）分管档案工作领导责任制

1、领导本机关的档案管理工作。

2、审定本机关档案管理各项制度，并监督贯彻执行。

3、解决档案工作中的实际问题。

（二）主管档案工作办公室主任责任制

1、—制定档案管理制度，并认真执行。

2、抓好本机关档案建设与管理工作。

3、定期—档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提

高档案管理人员的业务技能。

（三）档案管理员岗位责任制

1、对机关各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工

作进行监督和指导。

2、负责集中统一管理本机关各种门类和载体的档案以及有关资料。

3、为党和国家积累档案财富，按规定将具有长远保存价值的档案向县档

案馆移交。

4、贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的

各项规章制度。

5、对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为全乡各

项工作服务。

6、办理领导交办的其他档案业务工作。

（四）兼职档案员责任制

1、协助档案管理员做好本机关各种文件材料的收集、整理、立卷、归档

工作。

2、负责档案信息微机录入及信息化管理工作。

3、办理领导交办的其他档案业务工作。

档案室工作职责

一、贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项

规章制度，制定本单位档案工作的相应制度，并—实施。

二、贯彻执行党和国家关于保守党和国家—的规定，认真做好档案的安

全、保密和保护工作。

三、制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。

四、按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定

工作，并按各自要求及时归档。

五、对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；

熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。

六、准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。

七、严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，

为有关部门提供档案的有关情况。

八、负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要求，保证档案库

房的安全和卫生。

九、加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成政府领导交办的

其他有关档案业务工作。

档案室管理制度

一、认真贯彻《一档案》和其他有关档案工作的规定。

二、档案案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。

三、各种档案须科学管理，存放有序，查找方便。

四、各办公室、村、部门单位借阅档案须经主管领导同意，并办理借阅登

记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

五、严格保密制度做好档案安全保密工作。未经批准，不得将档案带出档

案室，档案内容不得私自抄摘、复印和随意传播。

六、外单位借阅利用档案，须持有单位介绍信，注明利用目的，经主管业

务领导同意，才能借阅。

七、经常检查档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。

八、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防高温等工作，

定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

九、档案管理人员要模范遵守党和国家的（范本）保密制度规定，严守—O

在调换工作时，对所管的档案要办理移交手续，离职后对所了解的—情况，不

得泄露。

十、档案管理工作人员，对工作认真负责。

档案收集和整理制度

一、档案收集。要按照国家、政府的有关规定，把党委、人大、政府、政

协及各办公室分散的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于档案室统一管理。

任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。

1、依法按章。档案的收集必须依法按章。要求政府的全体机关干部职工都

要明了档案管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，

明确工作性档案资料与个人资料的区别，个人不能把应当归档的工作资料占为已

有而拒不归档。

2、完善机制。档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围、对象、时

限等有明确的要求，建立必要的工作制度和考核制度。

3、建立网络。由于政府的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料

的收集要建立必要的—网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节

都要有具体的责任人。

二、档案整理。是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本

的分类的组合和编目，使其系统化、科学化，有利于档案的保管和使用。

1、科学分类。随着改革的不断发展，改革实践中形成的资料也必然会超出

上级文件规定的分类范围。因此，在改革实践与时俱进的新时期，相关的档案资

料分类规则也必然不断发展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须

及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是。

2、保持结构完整性。政府档案的整理，要按照党群、行政、财务和经营管

理活动过程中所形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性。

3、保持整体系统性。政府档案的整理，还要按照政府档案的来源、时间、

内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性。

文书档案立卷归档制度

档案是本单位在工作活动中形成的保存备查的原始记录。为了归档文件材

料的齐全完整，提高归档案卷的质量，结合实际制定本制度。

（一）凡是各项工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件及其他材料,

均属于接收范围。具体包括重要的收发文件、会议文件、内_文件、__、调查

报告、会议记录、工作计划总结、重要信访件、统计报表、财务报表、电报、电

话记录、本单位编印的刊物、声像材料以及图表、簿册等。以上应立卷归档的文

件材料，由各办公室文书管理人员负责—整理、立卷，并按期向档案室移交，

任何人不得私自拆取和销毁文件材料，也不得据为己有。

（-）文件立卷工作实行谁办理谁立卷的原则，即由哪个办公室办理的文

件材料，就由哪个办公室立卷归档。

（三）归档的文件材料要按规定进行分类，每份文件的页数及卷内目录、

备考表应齐全完整，每一案卷一般不得超过200页。

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、

请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起组卷。

（五）不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。跨年度—请示与批复，

放在复文年份立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的总结放在针对的最

后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

（六）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依

序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定

稿在后。

（七）卷内文件材料应按照排列顺序，依次对文字的每面材料编写页号，

正面页号编在右上角，背面页号编在左上角。编写页号一律用黑色铅笔，并做到

不重复、不漏页。号码一律用—伯数字。

（八）归档的案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录和备考表，填写的

字迹要工整、清晰，一律用毛笔或钢笔书写，钢笔要求用炭素墨水或蓝黑墨水,

禁用纯蓝墨水。卷内文件目录放在卷首，备考表应置卷尾。

（九）卷宗内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊，理顺取

齐，案卷采用三孔一线的方法装订，孔距7公分。

（十）案卷标题要简明，准确反映卷内文件材料内容，要用钢笔书写或微

机打印，字迹要工整、清晰，标题末尾不用句号，保管期限栏内必须填明保管

期限。

（十一）归档。每年月底以前，各部门必须将上年度的文件材料及相关

资料整理立卷，向档案室移交归档。归档时，交接双方核对案卷，并在档案移交

登记表上签字。

档案利用制度

一、档案室档案，主要是供各办公室及上级领导机关利用。

二、档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，根据—工作的需要，编制必要

的检索工具，充分利用档案信息资源，为全局工作服务。

三、凡利用档案资料者必须确保档案的安全，不得遗失、涂改、勾画、批

注、剪裁、拆卷和折叠。

四、利用档案工作结束后，利用者须如实填写《档案利用效果登记表》，

及时交档案室存查。

五、归还档案时，档案管理人员必须当面严格检查核对，如发现与原卷不

符或其他问题，应及时报告。

六、档案管理人员要注意收集档案利用效果的反馈意见，不断总结经验，

做好档案开发利用工作。

档案保密制度

一、档案管理人员必须认真学习贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》,

增强保密意识，正确认识和处理新形势下的保密工作，对党和国家—具有高度

责任感，无论在任何情况下，都要以确保国家—安全为重，确保保密档案的安

全。

二、保密档案的保管和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密

的法律和行政法规办理。

三、保密档案要严格限制查阅利用范围，查阅利用须经领导批准。利用保

密档案，严禁复印、摘抄、涂改、伪造、圈划、抽换、批注、褶皱，如发现此类

情况，应及时追查并报告领导。

四、保密档案要专人管理，定期检查。严格执行保密纪律，对失密、—

事件要及时报告并认真查处，情节严重者要追究法律责任。

五、档案管理人员要严守—，不得将保密档案私自带出档案室，不得将—

文件材料带进公共场所，不得向无关人员泄露档案收藏情况，不得在办公室与非

工作人员谈论档案—，不得在公用电话、—电报、普通邮局办理—事项。

档案保管制度

一、档案室（库）由专人管理，未经工作人员许可，不得擅自进入档案室

（库

二、严格执行档案查阅、借阅、归还登记制度，个人不得私自保存档案。

三、档案保管工作要做到四不。不散、不乱、不丢、不坏。

四、档案阅览室及档案室（库）内严禁吸烟，严禁在其周围堆放易燃—

物品。

五、档案室（库）要保持卫生清洁，做到八防。防潮、防尘、防光、防火、

防高温、防盗、防虫、防鼠，确保档案的安全。

六、随时检查档案室消防设备、电器电源及门窗等设施设备的安全情况，

发现问题要立即向领导报告，并采取有效措施及时解决。

档案查阅、借阅制度

一、查阅档案，必须在档案室进行。政府机关各办公室查阅档案须与档案

管理人员联系，并履行审批登记手续。外单位查阅档案，必须持单位介绍信，经

局档案管理领导批准，并办理登记手续后方可进行。

二、查阅档案，如需复印或摘抄，需经档案管理领导同意。复印材料由档

案管理人员负责办理，摘抄的材料，由档案管理人员认真—核对无误后加盖印

章，以资证明。

三、档案一般不外借，如有特殊情况需借阅时，可持单位介绍信，说明原

因，经政府档案管理领导批准，履行借阅手续。

四、借阅档案时间最长为一个月，如不能按时归还，应办理续借手续。借

阅的档案必须妥善保管，不得_、遗失或转借他人，更不得在材料上涂改、污

损或作任何标记。

五、归还档案时，档案管理人员必须详细检查档案材料是否完整无损，并

在借阅登记簿上注明归还时间。

档案鉴定和销毁制度

一、政府档案鉴定小组负责对本局保存的档案进行鉴定。

二、政府档案鉴定小组每年年初对各办公室交回的案卷进行鉴定，对不符

合要求的案卷退回重新整理。每年年终根据《档案保管期限表》的规定，对超过

保管期限的档案进行鉴定，决定销毁确无利用价值的档案。

三、销毁档案需逐卷登记造册，经政府档案管理领导签字批准，在指定地

点销毁。销毁时必须由两人以上监销。监销人员要认真负责，防止在销毁过程中

遗失材料，保证绝对安全。

档案统计制度

一、档案统计工作由档案管理员负责。

二、档案统计要实事求是，如实反映客观情况，做到准确、及时、完整、

系统。

三、统计内容主要有。档案机构人员情况，保存档案、资料状况，档案资

料收进和移出数量，档案利用情况，档案库房、设备情况以及上级机关和档案部

门要求统计的其他内容。

四、上级机关和档案部门要求报送的各种统计报表、资料，必须按照要求

统计、填写，经领导审批后方可报出。

五、各种档案统计报表、资料、情况分析均应存档。

本制度从印发之日起执行。

档案工作人员岗位责任制

一、认真学习和贯彻执行《_档案法》、《—省档案管理条例》及党和国

家有关档案工作的方针、政策，不断提高法制观念，严格依法治档。

二、热爱本职工作，钻研业务知识，努力提高业务水平，忠于职守，严格

遵守档案工作的各项规章制度。

三、负责本乡（镇）党委、政府、人大主席团、群团等单位形成的各种门

类、各种载体的档案及有关资料的收集、整理、鉴定、保管和提供利用等工作，

并指导、统计辖区内各村民委的档案管理工作。

四、认真做好档案的安全防范工作，确保档案的完整与安全。

五、建立、完善档案工作的管理和检索体系，开展档案编研工作，积极开

发档案信息资源，做好档案服务工作。

六、做好档案保密、查借阅登记等各项工作。

七、积极完成领导交办的各项工作任务。

档案保管制度

一、本乡（镇）建设工作职能活动中形成的各种门类、不同载体的档案资

料，应按档案法规有关规定，实行集中统一管理。

二、档案要有专人管理，有存放档案的专用库房、档案箱柜、装具，并定

期进行检查，发现问题要采取有效措施及时处理。

三、做好档案的安全防范工作，档案保管要做到防高温、防潮、防尘、防

盗、防鼠、防虫、防光、防火，确保档案的安全。

四、档案库房内严禁吸烟，严禁存放易燃—物品和各种杂物，保持库房

内整齐清洁。

五、档案要按不同门类、载体、保管期限分别排列存放。

六、要开展档案的统计、编研工作，建立全宗卷，完善档案管理和检索体

系。

七、档案工作人员要严格执行工作制度，档案出入柜应清点无误，不允许

擅自借出档案和随意携带档案外出。

八、档案工作人员工作调动或离开本工作岗位时，要严格办理档案移交手

续。

档案查借阅利用制度

一、查借阅档案，需经分管档案工作的领导批准，并填写《档案查借阅登

记表》。

二、档案一般不外借，因特殊情况需外借的，必须经分管档案工作的领导

批准。档案不得转借他人，不得遗失，用后按时归还，借出时间均不得超过一个

星期，确需继续借阅时要办理续借手续。

三、利用者必须注意保护档案，妥善保管，不得遗失，并负有对其内容保

密的责任，不得污损、拆散、撕毁案卷，更不允许涂改、圈点、划杠、批注和抽

页。禁止在查阅档案资料时吸烟、喝水。

四、查借阅档案人员，必须遵守本制度，违者档案管理人员有权拒绝查借

阅。如有损坏，遗失和泄露档案一现象，要依法追究当事人的责任。

档案保密制度

一、档案工作人员必须执行《__档案法》、《——保守国家—法》及有关保

密规章制度，自觉遵守保密纪律，采取一切积极措施，保守档案—o不该说的

绝对不说；不该问的不问；不该看的不看；不该记的不记；不在私人通讯

中涉及—;不在公共场所和家属、朋友谈一；不在不利于保密的地方存放档案;

不在普通邮局、普通电话、明码电报中传达—事项；不携带档案浏览、参观、

探亲、访友和出入公共场所。

二、利用档案者必须说明利用的目的和范围，不得要求查阅与利用目的、

范围无关的档案。

三、严格执行档案文件的翻印、复印规定。必须复印者需经有关领导批准,

并按有关规定执行。

四、销毁保管期满档案和不归档文件材料要进行鉴定，并按规定办理档案

销毁手续。

五、对泄露档案—者，要依据《保密法》严肃处理。

立卷归档制度

1、为了确保各项文件材料完整无缺，提高案卷质量，根据本乡镇实际，

制定本制度。

2、本乡镇各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种文件材料，均属

于立卷归档的范围。具体范围按档案管理办法的有关规定执行。

3、应当立卷归档的文件材料，须交统一保管，任何个人不得据为己有。

4、立卷整理的文件材料一般在第二年内（一般一月底前）向档案室归档。

5、归档的案卷必须符合质量要求。

6、归档的案卷必须编制移交目录，交接双方根据移交目录，清点核对并

履行签字手续。

档案工作人员岗位责任制

一、分管档案工作的村领导职责

1.加强对村委会档案工作的领导，把档案工作纳入村委会的整体发展规

划，列入村议事日程，督促分管部门按上级和村委会档案室要求做好档案管理

工作。

2.关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持,

及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与村委会的各

项工作协调发展。

二、分管档案工作的各系、处部门领导职责

1.配备具有较好政治、业务素质的兼职档案人员，并保持相对的稳定。

2.将档案工作纳入本部门的议事日程（每学期研究一次档案工作），帮助

兼职档案人员解决工作中的实际困难。

3.—本部门人员学习档案法规，执行村委会档案工作的规章制度。

4.疏通渠道，严格制度，督促本部门有关人员注意平时各类文件材料的形

成积累，积极配合兼职档案人员的立卷、归档工作。

5.协同档案室监督、检查本部门文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的

全过程，保证本部门归档的及时和案卷的质量。

6.负责检查本部门兼职档案人员履行档案岗位职责的情况。

三、各立卷部门兼职档案人员职责

1.坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成特征和村委会预立卷

类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

2.负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归

档文件材料完整、准确、系统。

3.归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题

简明扼要。

4.主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室归档。

5.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

档案人员岗位责任制

一、认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的

方针、政策与规定，热爱本职工作、刻苦学习档案专业知识、

搞好档案管理，充分发挥档案的作用。

二、参加档案在职培训和继续教育，提高综合能力。

三、负责本单位档案的收集、整理、保管、利用统计工作。

四、坚持文件收发登记和平时立卷制度，在文件收集完整齐全的基

础上，于次年完成上年文件材料的整理归档任务。

五、认真执行《保密法》，严格保守档案—每年对档案进行一次

核对工作，维护档案的完整与安全，屐行应有的法定职责。

六、切实搞好对档案保护的各项措施，最大限度地延长档案寿命，

认真负责档案的鉴定工作，按规定销毁已过期无保存价值的档

案。

七、热情接待档案利用者的查询、借阅工作，认真做好档案利用登

记，加强责任心、积极提高档案利用工作，为本单位各项工作

服务，为经济建设服务，为水利建设服务。

八、严格按《档案法》、《保密法》及有关制度办事，发现违法事

件及时向档案行政管理部门—