公司办公文件数据管理制度模板

发发行章列管文件文件文件/数据管理制度文件编号：管规009版本：第2版发行日期：99年12月28日拟案单位：管理部文件修订统计序日期修订部门核准部门申请单编号备注1管理部总经理室无(尚无申请制度)2管理部总经理室3456核准审核拟案曾璟煜曾璟煜傅殿伟朱郁乔※除本封面因管理之需要，得加盖相关印章及相关人员之签章外，任何人不得对文件之内容进行涂改或作记号，（如有修改之必需时，应按《文件/数据管理制度》之相关要求办理之）。目录主旨．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 3适用范围．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 3发行．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 3修订．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 3文件/数据管理制度概述．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 3文件/数据作业管理措施．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 4分类．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4证件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 4文件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 4协议．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 5技术数据．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 5人事资料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 5计算机数据．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5其它数据．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 5编号说明．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 6责权部门代码．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 6文件类别代码．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 6非质量体系文件编号方法．．．．．．．．．．．．．．．．．． 7编号管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 8保管权责．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 9证件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 9文件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 9协议．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 9技术数据．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 9人事资料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 9外来文件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 9其它文檔．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 9文件制作格式要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 10文件制作格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 10窗体制作格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 11统计制作格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 12文件作业程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 12文件制订、修订．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 12审核、核准、分发．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 12废止、回收、销毁．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 13归档作业．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 13借阅、补发．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 14翻印．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 15计算机作业管理措施．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 15网络维护及相关要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 15文件变更．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 16文件备份．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 16文件删除．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 16载体及程序系统管理要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 16附则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 17附件一：企业档案管理人员组织图．．．．．．．．．．．．．． 17档案文件数据管理制度文件类别通常文件密级机密极机密版本：2拟稿朱郁乔文件编号管规009发行日期99年12月28日共页核准主旨：为有系统妥善管理本企业之各类档案及相关数据(含各类文件)．特制订本措施实施之。适用范围：凡本企业内之各类档案、文件、数据，均适用本措施．发行：本措施经实施长核准后公布实施。修订：本措施如有未尽事宜时，得由管理部加以补强并呈总经理审核、实施长核准后修订之。壹、文件／数据管理制度概述文件／数据管制是指对企业内全部档案、文件及数据（包含现行运转文件、存盘文件、余存文件和准备销毁文件）存放、调阅和销毁等进行管理之工作．由各部门助理担任日常档案、文件及数据管理工作，在进行各项文管作业时，应遵照以下三个基础标准：(一).集中管理标准．具体情况包含：1.凡企业接收之外来函件、资料等，一律应由相关部门之文管人员负责接收、登记和分发处理，如文管人员不在时，应确定临时接收人员；如文管人员离职时间较长，应立即指定人员代为办理．2.以本企业名义对外下发或上报之文件，应由承接部门文管助理统一登记、编号，并视文件之等级加盖公章及经权限主管核准后发放，并将存盘文件、余件归档进行妥善保管．3.企业接收全部文件、数据全部应由各相关权责部门文管助理集中保管．各业务职能部门承接文件、数据，承接完成后必需交回，不得长久保留于个人处．(二).科学管理标准．之要求年限进行保留，方便为归档立卷发明条件．(三).严格保密标准．凡企业职员因职务及工作之关系，于文件数据之制订、审核、分发、传阅、归档及销毁等作业步骤中包含企业之机密均应负有保密责任．(参考文件:《人事行政管理规章》相关职员对于本身职务所包含之企业机密应负有保密责任之相关要求)贰、文件/数据作业管理措施一、分类：(一)企业档案数据分：证件、文件、协议、技术数据、人事数据及其它文文件数据等六类，方便分别进行管理：1.证件：如企业营业执照、税务登记证、IC卡……，证件类均由总经理室列管之。2.文件(包含以下)：第一阶：手册第一阶：手册第二阶：程序文件第二阶：程序文件(1)ISO9002质量体系文件第三阶：作业指导书第三阶：作业指导书第四阶：窗体/第四阶：窗体/统计填写式窗体/统计注:上述非质量体系文件中之“统计”填写式窗体/统计(2)非质量体系文件(2)非质量体系文件非填写式窗体/统计非填写式窗体/统计管理措施类文件管理措施类文件各部门相关事务文件企业内部公文各部门相关事务文件企业内部公文(如人事命令、公告)政府公函政府公函(3)外来文件(3)外来文件社会机关、组织信函业主信函业主信函其它类协议小包协议业主协议其它类协议小包协议业主协议3.合同注:各类协议之编号及管理，请另参阅《协议管理措施》之说明．4.技术数据生产技术资料产品及程序设计技术数据仪器、设备相关数据工程设计技术数据内部基础建设数据5.人事资料:如:人事数据表奖惩统计、考勤表、职员考绩表6.计算机数据:各类计算机档案7.其它数据如各类书刊、照片‧(二)上述各类文件/数据依关键程度及保管方法又可分为：(1)(1)通常文件(2)列管文件密级文件(2)列管文件密级文件机密级文件机密级文件极机密级文件注:1.列管文件系指包含企业生产经营或内部管理运作方面机密或较为关键之各类文文件数据（如生产统计数据、规章制度、财务报表、研发资料等），对于列管文件之复印、修改或发放、借阅等，均须由权责部门进行管制之．2.协议及技术数据类、财务报表类文件一律列为列管文件．3.ISO9002质量体系范围内之全部文件均为列管文件．(三)上述各类文件/数据依存盘方法共分为:(1)书面资料(2)计算机档案数据二、编号方法说明：1.编号第一位字符为该份文件/数据之权责部门代码(部门代号说明以下)：(1)「董」：董事会；(2)「执」：实施长室；(3)「总」：总经理室；(4)「财」：财务部；(5)「管」：管理部；(6)「品」：管理部品保课；(7)「生」：管理部生管课；(8)「务」：管理部总务课；(9)「采」：管理部采购课；(10)「人」：管理部人事课；(11)「资」：信息部；(12)「业」：业务部；(13)「营」：营服部；(14)「工」：工务部；(15)「厂」：厂务部；(16)「卷」：卷门部；2.．(1)“证”指各类证件;(2)“表S”指各类制式填写式窗体;(3)“表P”指各类制式非填写式窗体(4)“质”指各类质量体系之文件(5)“外”指各类外来文件(政府机关之公函除外)(6)“政”指各类政府机关所发之公函(7)“公”指各类企业内部所发之公文、行政命令等(如人事命令、公告等)(8)“规”指各类规章、制度及管理措施(9)“技”指各类技术数据(10)“事”指各部门承接事务之相关文件(11)“人”指各类人事资料(12)“图”指各类图面资料(13)“书”指各类书刊3.(1)非质量体系之文件/数据:非质量体系之文件/数据之编号第三位起为该文件/数据之流水编号‧范例:管理部制订第一份管理措施类文件之具体编号方法以下:100规管100规管流水编号流水编号管理措施类文件代码管理措施类文件代码权责部门代码权责部门代码试实施阶段中文件/窗体/数据，应于上述编号之第三码前加一代码“试”，原流水编号为三码则缩减为2码。10管10管试规试规试实施阶段中规章制度类文件流水编号(试实施阶段中规章制度类文件流水编号(第一份)试实施阶段之代码试实施阶段之代码规章制度类文件代码规章制度类文件代码权责部门代码权责部门代码(2).质量体系范围内之文件/数据：编号之第三位代码“1”为第一阶质量文件代码，即指质量手册；“2”为第二阶质量文件代码，指各类程序文件；“3”为第三阶质量文件代码，指各类作业标准书、管理措施；“4”为第四阶质量文件代码，指各类质量统计窗体；文件编号第四位~第六位为目前文件在ISO9002质量体系中所对应要素编号，从401~420.(参考文件:附件质量体系要素一览表)文件编号中最终两位(第七、八位)代码为所对应要素下窗体或文件之流水编号．注:质量体系中之文件/数据编号之第三码及第六码后应加“－”号分隔。品范例：“质量2-410-01”代表为:由品保课主导“进料检验程序”（为二阶质量文件，质量体系编号第410要素下之第一份文件）。’品质2410质24104.10要素下第一份程序书014.10要素下第一份程序书01本文件所对应质量体系要素为4.10本文件所对应质量体系要素为4.10二阶程序文件代码二阶程序文件代码质量文件代码质量文件代码权责部门权责部门(品保课)之代码质量体系文件中统计窗体之编号方法请参阅非质量体系统计窗体编号方法。4.若文件或窗体内容同属于质量体系和非质量体系范筹时，均作为非质量体系文件进行编号。三、文件编号管理：1.文件、窗体编号由各部门文管人员依据本措施进行统一编制；2.各部门须建立本部门内全部文件数据编号对照表；每有新文件产生时，应实时登录其流水号码以备查找；3.对于本部门之文件档案编号，各部门文管助理应每个月进行一次查对；发觉异常情况后，应立即进行更正并交管理部立案．4.各类编号之流水号，不管原为二码（二位数最大值为99）或三码(最大值为999)，如额满后即自动上升一码．5.各类文件(含窗体)如有更新版本时，新版本之文件（或窗体）应注明为第二版或第×版。四、各类档案保管权责：(一)企业各类证件：除各权责部门专用、常见且关键性较低之证件(如手机之IC卡)得由权责部门保管外，其它较关键之证件一律由总经理室列管．(二)各类文件：1.ISO质量体系文件及其它各类规章、措施类文件、企业各类空白窗体等均由管理部及各权责部门列管之．2.各部门内部使用统计文件、窗体，由各权责部门保管之．(三)合同：由财务部协议管理员参考企业《协议管理措施》进行管理存档．(四)技术数据：1.各类生产技术数据、仪器设备数据、工程技术数据等由各权责部门主管保管．2.内部基础建设档案数据由工程部门列管之．3.企业内部规范之技术数据由总经理室列管之．4.各类程序设计数据由信息部门列管之．(五)人事资料：包含人事档案及各部门人员转证测评试卷，由企业人事部门按机密文件进行列管．(六)外来文件、信函：1.由警卫室接收，送至总务助理处登记、分发；2.登记内容须包含：邮递方法．如：挂号、EMS、包裹等；分发部门（即收函单位）及日期．(七)各部门须自行备妥一套窗体，如须新增及修改时，应通知信息部统一进行制作之。(八)其它类文文件数据：1.企业各类图书：由管理部总务课进行保留和借阅管理．2.各类工程照片：统一由信息部按相关管理措施进行列管．3.各类公告、人事命令均由人事部门负责列管。4.五、文件格式制作要求：(一)文字文件制作格式要求：文件制作格式一律套用同类文件之固定模板形式，文字内容标准上均采取从左至右横向书写之方法制作；(必需以直式书写之特殊文件格式须呈管理部核准后始得进行制作)文件格式之．具体制作要求以下：1.页首：a.均须有企业商标(一律为蓝色)及“长诚浪板（昆山）”之蓝色字样．b.企业抬头置于文件上中央，字体为22号、新细明体加粗，长诚标志应为字两倍大小．2.标题：a.均须有文件标题名称．字体为18号、新细明体加粗．b.如为管理措施类文件（含质量体系手册）须于标题下方附表格(以下)，并须对对应内容给予标示．文件类别通常文件密级机密极机密版本：拟稿文件编号发行日期共页核准3.内容排序及文字大小：内容排序及文字大小一律按下列标准进行制作:壹:号新细明体一:号新细明体(一):号新细明体1:号新细明体(1):号新细明体:号新细明体a:号新细明体4.页尾：凡二页以上文件，均应于页尾中央处标注页码，各类文件/数据页码之标示方法及注意事项以下:各类窗体之页码:一律以“共页第页”(页码之总数不应包含窗体使用说明之页数)之方法标注。文件之页码:a.对于总页数10页以下之页码可按上述窗体页码之编码方法进行编码(如:第1页共10页)b.对于总页数超出10页以上之页码可于页尾中央直接标示页码符号(如:“第一页”)，但须于页首处标明总页数。c.对于各部门规章、管理措施类等总页数及章节较多之文件/数据应按各章节进行页码之编码。(如第一章之第二页编号方法:1/2)(二)窗体制作格式要求：1.凡本企业之窗体于页首处均须有企业商标及“长诚浪板（昆山）”之字样(视窗体之格式，置于左上角或中央．2.表”．3.必需于窗体之右上角处注明窗体编号、版本及制订日期.4.窗体按格式之不一样，于合适位置处预留装订位置，视实际需要以虚线划出并注明“装订线”．5.窗体预留空间：左2公分、上、下边界1.5公分；右边界1公分距离．6.标题注意事项：(1)企业标题：列高60，字形为24号字加粗，储存格靠下方．(2)内容标题：列高40，字形22号字加粗，储存格靠下方．(3)文件编号：列高同内容文件，字形12号字加粗，储存格靠下方．7.窗体按格式及用途之不一样，须于合适位置（通常于窗体右或页尾处）注明窗体使用注意事项及窗体步骤(如：附注：本窗体于会签后送交协议管理员存档；)8.如须各部门会签之窗体，均须于窗体合适位置处备有会签栏(会签字段之大小，直式文件最少应为2cm(高)2.5cm(宽)，横式文件最少应为3.5cm(高)3cm(宽)为标准)．9.窗体格式之制作，应采取合适字体及字型百分比，努力争取整齐、美观、便于填写．(三)计算机制作之统计，文件编号相关要求：1.凡计算机打印窗体统计，均须在原空白窗体编号下，再加入一项统计编号，编号方法请参考前述．2.所打印统计在计算机中存盘时，须确保将统计存于所属部门目录下同一窗体名称数据夹中．六、文件作业程序：(一)文件制订、修订1.文件制订：由提案部门指定人员以各类档案标准格式拟案，并要填写《文件制订、修订／废止申请单》．对于新制订之窗体，同时还应制作一份空白窗体填写格式范例及窗体功效使用步骤说明等，一并送审．2.文件修订：文件若有不合使用需给予修改、增订者，由申请单位填具《文件制订、修订／废止申请单》，提出变更原因，由原拟案单位议定修改．文件修改后，版本号亦应随之变更．原版本应列入修订统计中由管理部进行存档之．(二)文件之审查、核准、分发1.文件之审查作业：由拟案人员将草案或《文件制订、修订／废止申请单》等送直属主管审查，并圈选相关会签部门，草案经审查会签后呈送权限主管核准．2.文件之核准作业：(1)各拟案部门内部使用(不包含对外或跨部门会签)之文件或窗体，由直属部门主管进行核准；各部门制订之跨部门使用之窗体或文件，须呈总经理室核准．(2)各部门、单位包含本企业章程、制度、考评等方面要求、条例、措施等文件，均须参考企业统一颁布之制度进行制订，并经管理部核稿、总经理室核准并敬会实施长同意后始得生效．3.分发作业：(1)由拟案部门依据文件传达范围，对文件资料进行复印、分发，并由接收人员给予签收‧(2)对内发行文件若为列管文件时，应加盖“列管文件”章，并依据其机密性注明“严禁复印”及机密等级；(3)各部门新增制订(修订)窗体、会议统计及制度方面文件均须送交管理部一份立案之‧(4)进行文件分发时，须填制《文件发放／回收统计》，请各收文单位主管或文管助理署名接收．(三)档案废止、回收、销毁1.档案废止：由申请废止单位填具《文件制订、修订／废止申请单》，提出废止原因．经核准后，于文件上用红笔注记，退出实施过程．并按对照所要求废止文件保留期限进行保留，到期销毁之．2.旧资料回收：对已确定失效或因有误须重新修正之文件，拟案部门提出《文件制订、修订／废止申请单》，由文管中心人员对照《文件发放／回收统计》将下发文件全部收回，并请各单位经手人签字确定．3.文件销毁：(1)对于收回之作废文件或超出保留期限之档案数据，经核准后进行统一销毁．(2)档案销毁须实施双人监销之标准．(3)《文件数据销毁统计》应给予存盘、备查‧(四)归档作业1.保留期限：企业各类文件/数据之保留年限详见《档案数据保留年限一览表》.2.归档时间：每十二个月度12月中、下旬；或对于常见窗体，每三个月进行一次归档．3.归档责任人：各部门、单位文管人员．4.文件/数据保管之相关要求及要求：文件管理被纳为内部稽核项目之一，定时实施稽核检验，以确保数据之正确使用．在文件保管中应做到：(1)不得于原件上书写不相关之文字、符号或擅加标识．(2)文件、质量统计之计算机档案由专员负责管制，不得任意拷贝．(3)文件保管应注意其安全性，并要防毒、防潮．(4)归档文件应尽可能为原件，并按同一文件只存盘一份之标准‧(5)文管中心须于每一档案册建目录索引，其中应包含文件编号、文件名称、版次、归档日期等要项．(6)文件/数据之存盘位置应正确并符合分类要求．(五)文件/数据借阅、补发1.借阅范围及审核权限:(1)档案数据仅限本企业职员在文管处借阅，如因抄录或复印需带出文管处者，必需办理登记手续‧(2)借阅本人业务范围内通常文件时，不需进行审批程序‧(3)借阅密级或机密级文件者，由部门主管审核后，须转至管理部核准‧(4)极机密级文件之借阅须进行书面申请，写明借阅用途及借阅期限后，按部门主管→管理部→总经理室之次序进行签核‧2.登记:借阅文件必需推行登记手续．文管和借阅人员必需当面查点所借文件类别、份数，并在借阅簿上登记签字；退还文件时，文管人员要依据借阅登记簿检验查对所借文件，确定无误后给予销帐．并推行签字手续．3.催退:借出去文件应限定借阅时限．过期不还者，应立即催退回收，以免文件散失或影响她人借阅．对确需延长借阅时间，须重新办理借阅手续．4.借阅人员须注意问题：(1)对借阅件要加强保密和保管工作，如需复印或抄录者，须经权限主管核准．(2)借阅文件只限本人阅读，不得转借她人，并按时退还，严禁拍照、抽页、剪裁和涂改．5.文件补发是指收文单位将原文件丢失，并要求再次补发．补发文件须视文件机密性，提交补发申请以说明原因，经权限主管核准后，文管中心始得重新打印，并做好统计．(六)文件翻印1.拟案部门翻印文件时，对于列管性文件要严格控制翻印份数，不得随意扩大阅读和传达范围，并须做到：(1)复印文件须经发文单位同意，未经许可，任何单位和个人不得私自复印．(2)复印文件要确保正确无误，并对翻印时间、份数及发放范围等给予立案．2.对于非列管性文件，可视实际需要进行复印．3.文件翻印需由经管理部核准进行复印工作之人员确实根据文件复印相关要求及要求进行复印之．参、计算机档案作业管理措施一、企业信息网络由信息部统一进行设计、计划、管理和维护事宜．二、各部门均经过本部门微机操作人员专用网络密码登录上网，并将文件档案存入服务器中本部门子目录下．存于服务器中较关键之实施生效文件，应设为只读文件．四、信息部应每个月不定时对企业全部计算机进行抽查,是否有未按要求操作之情况，并给予要求改善．五、属于企业列管文件计算机档案之变更、调用、打印，一律须经权责部门权限主管核准后，由信息部帮助完成．六、其它相关要求：各部门自行制作之文件(一)文件制订并经核准使