GB∕T 43425-2023 经济贸易展览会 境外举办指南（正式版）

经济贸易展览会境外举办指南2023-11-27发布国家标准化管理委员会I前言 l2规范性引用文件 13术语和定义 14总体原则 l4.1差异性 4.2系统性 5要素管理 25.1政府许可 25.2外事签证 25.3涉外财务 25.4海关商检 25.5保险保障 25.6知识产权 25.7风险管理 36流程管理 36.1展览立项 36.2展览筹备 36.3展览实施 46.4展后工作 57评价与改进 5ⅢGB/T43425—2023本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由全国会展业标准化技术委员会(SAC/TC348)提出并归口。本文件起草单位：中国国际贸易促进委员会纺织行业分会、中国邮电器材集团有限公司、中国对外贸易中心集团有限公司、厦门会展金泓信展览有限公司、上海市国际展览(集团)有限公司、励展华博展览(深圳)有限公司、长城国际展览有限责任公司、北京华毅东方展览有限公司、云南省商务厅。1经济贸易展览会境外举办指南1范围本文件确立了境外举办经济贸易展览会总体原则，提供了要素管理及流程管理方面的建议。本文件适用于指导展览主办方在境外举办经济贸易展览会，帮助展览会服务商优化境外经济贸易展览会相关服务流程。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T19012质量管理顾客满意组织处理投诉指南GB/T26165经济贸易展览会术语GB/T30521经济贸易展览会数据统计3术语和定义GB/T26165界定的以及下列术语和定义适用于本文件。在境外由国内展览主办方举办并拥有展览会品牌等相关知识产权的国际展览会。协助国内展览主办方在境外举办经济贸易展览会的境外公司或机构。地方展团regionalpavilion由各级地方政府、区域性商协会组织企业集中参展的展览团。4总体原则4.1差异性充分认识到在境外与境内举办经济贸易展览会之间的差异是十分必要的，特别是在外事签证、涉外财务、风险管理、跨国项目管理等方面的特殊要求。宜建立参展商服务体系、专业观众服务体系和相关活动组织体系，统筹协调，合理配置资源，制定整体战略。25要素管理5.1政府许可5.1.1依规履行境外举办经济贸易展览会国内审批程序是至关重要的。5.1.2履行举办地国家(地区)政府或工会、商协会的相关程序是十分必要的。5.2外事签证5.2.1宜协助境内持因公证照出境参展人员办理因公出国外事手续和签证。5.2.2宜为境内持因私证照出境参展人员提供签证邀请信和参展证明，签证申请指导，与国外驻华使(领)馆签证处沟通等支持。5.2.3宜协调境外协办单位为非中国参展商和专业观众申请展览会举办地国家(地区)签证提供支持。5.3涉外财务5.3.1具备外汇风险意识和管理能力是十分必要的。5.3.2展览会项目预算可以人民币或指定外币作为计价货币。在制定项目预算时，宜根据主要成本支出外币确定预算的计价币种，但宜合理确定与人民币折算汇率并考虑汇率波动因素。5.3.3展位费可以人民币或指定外币定价。如以外币定价，国内以人民币收款时可以采用固定汇率折算，也可采用收款日外汇指定银行中间价折算。5.3.4宜在外汇指定银行的指导下制定外汇付款计划。5.3.5宜密切关注中国税务机关针对境外举办展览会的政策，并及时进行有关申报。5.3.6宜在地方展团、国家展团参展合同中包含收取预付款条款。5.4海关商检5.4.1与境外协办单位及展览会物流服务供应商充分评估举办地海关及商检规则，对海运或空运展品通关时间留足余量，并依此制定项目管理进度表是十分必要的。5.4.2宜协助境内参展商使用《货物暂准进口单证册》(ATA单证)办理展品出口报关和复运进口报关。5.4.3对自行携带展品参展的参展商，宜给予准确清晰的指导，确保参展商对展品进行符合举办地海关及商检要求的技术性处理，并携带必要的文件通关。5.4.4展览会布展和开展期间，可请举办地海关工作人员驻场提供咨询服务。5.4.5宜协调展览会物流服务供应商做好展品回运服务和复运进口报关。5.4.6宜提示参展商举办地海关对展品留购的规定。5.5保险保障5.5.1宜与境外协办单位分别或共同为展览会购买必要的保险。5.5.2宜提示参展商购买需要的保险。5.5.3宜为展览场所以外的展览会相关活动购买所需保险。5.6知识产权5.6.1宜在知识产权专业机构或人员的指导下，制定和实施展览会知识产权保护工作方案。向参展商提供知识产权咨询服务，并在开展前与参展商签订知识产权保护承诺书是至关重要的。5.6.2具有境外自办展自有知识产权保护意识是十分必要的。境外自办展知识产权包括且不限于：3a)展览会中英文名称；b)展览会中英文简称；c)展览会商标；d)展览会专用图形设计；e)展览会主域名及防御性域名。5.6.3每年定期举办的境外自办展，可委托知识产权专业机构在中国以及境外相关国家进行有关知识产权登记注册。5.7风险管理5.7.1密切关注展览会举办地国家(地区)及其他可能对展览会正常举办产生影响的政治、经济和社会事件，实时评估展览会安全风险，并制定延期或取消展览会的应急预案是十分必要的。5.7.2开展前宜与中国驻外使(领)馆保持沟通，了解是否有针对中国参展商的潜在安全风险，制定参展人员及工作人员安全保障应急预案，并与境外协办单位共同制定现场突发事件处置预案。5.7.3宜与展览会招展代理及展览会服务商共同制定相关应急预案的实施细则。6流程管理6.1展览立项6.1.1宜在立项前进行可行性研究，考虑的因素包括但不限于以下方面：a)政策导向；b)拟举办地展览业准入条件及展览场馆条件和配套服务能力；c)拟举办地安全形势及风险评估；d)市场需求；e)企业问卷调研；f)征求拟举办地国家(地区)中国驻外使(领)馆或中国国际贸易促进委员会代表处意见；g)交通及民航通航条件；h)定价策略及财务预测；i)律师意见与建议；j)寻找境外协办单位6.1.2宜在完成尽职调查程序后，与选定的境外协办单位签订合作协议。6.1.3宜按照国际展览会办展要求组建项目团队，团队中宜有法律专业人员。合规意识、风险意识及展览会项目运营工作经验是选聘项目经理的重要因素。6.1.4宜制定展览会项目管理计划及项目预算，并在考虑展览会拟举办地公共假期与风俗后制定项目管理进度表，共同作为展览会项目管理运营的基础文件。6.2展览筹备6.2.1依规为审批类境外经济贸易展览会项目申请展览批文。6.2.2可独立或与境外协办单位共同与展览场馆签订租馆合同。6.2.3制定中文和外文参展合同，明确为参展商提供的参展服务内容和参展规则。6.2.4宜尽早开通展览会中外文网站，以及社交媒体账号。6.2.5使用财政性资金支持的展览会项目，履行政府采购要求的招投标程序是十分必要的。6.2.6宜与境外相关商协会等沟通联络，获取支持。6.2.7可独立或与境外协办单位共同选定展览服务商及招展代理并签订服务协议，考虑的因素包括但4不限于以下方面：a)展览主场服务商及承建商；b)展览会物流服务供应商；c)展览会现场专业观众登记系统服务供应商；d)展览会商旅服务供应商；e)展览会数字化服务供应商；f)展览会现场保安及保洁服务供应商；g)展览会现场餐饮服务供应商；h)展览会市场推广及公共关系服务供应商；i)展览会招展代理。6.2.8与境外展览服务商签订的协议与合同，宜使用中国国际经济贸易仲裁委员会标准仲裁条款。6.2.9宜对展览服务商建立动态评估管理体系。6.3展览实施6.3.1.1确定展览会展位平面图后按时履行举办地的消防、市政等审批程序是十分必要的。6.3.1.2宜与展览场馆及其他展览会主办方(如展览场馆同期举办其他展览会)协调落实现场人流引6.3.1.3宜在展览会现场设立新闻中心，为媒体和记者采访及发稿提供便利条件。6.3.1.4宜由知识产权专业机构或人员在展览会现场提供知识产权咨询服务。6.3.1.5可按需在现场设立独立的宗教活动处所。6.3.1.6可邀请中外贵宾出席展览会及相关活动。6.3.2.1宜提供中外文展商手册和会刊。6.3.2.2宜对出境参展人员进行外事纪律、涉外商务礼仪、参展技巧、风俗禁忌及安全须知培训。6.3.2.3宜督促展览主场服务商及承建商按时完成标准展台和展览会相关服务设施的搭建工作，并在现场设置中外双语服务台。6.3.2.4宜督促展览会物流服务供应商将展品按时就位。6.3.2.5宜向自行携带展品的参展商提供现场空箱储存服务。6.3.2.6提示参展商严格遵守对外发布的展览会开闭幕及每天开闭馆时间是十分必要的。6.3.3专业观众服务6.3.3.1宜在开展前将包括但不限于展览会信息、相关活动、参展商及展品信息等发送至专业观众，并开通服务渠道，提供专业咨询。6.3.3.2宜在展览会期间配备服务设施(包括无障碍设施)与人员，为专业观众参观展览会和相关活动提供便利。6.3.4.1可为国家展团、地方展团、参展商举行专场新闻发布会。6.3.4.2可在展览会期间举办专题论坛，或同意其他机构组织主题与展览会相关的平行论坛。6.3.4.3参展商或展团举办技术研讨会或技术交流会，宜对专业观众和媒体开放。6.3.4.4可组织或参与同展览会主题相关的技术类或趋势类展示及展演。6.3.4.5可为特定品类展品或者参展商举行商务配对。6.3.4.6举办酒会和开幕晚宴，宜综合考虑成本、民俗宗教、食品安全等因素。6.4.1宜在展览会结束后一个月内向参展商和专业观众发布展会报告，并向国内有关部门及中国驻外使(领)馆提交总结报告。6.4.2宜按照GB/T30521要求，完善展览会数据统计工作。6.4.3宜通过网站或移动端应用程序为