项目档案管理制度

项目档案管理制度项目档案管理制度15篇

在现在的社会生活中，制度对人们来说越来越重要，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。一般制度是怎么制定的呢？以下是我为大家整理的项目档案管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

项目档案管理制度1一、制度目的本制度的目的是规范企业项目档案的收集、整理、保存、利用、处置和管理，提高档案管理的科学性和规范性，保护企业的合法权益，保障企业正常运营。

二、范围本制度适用于本企业内的所有项目档案管理工作。

三、制度制定程序企业管理人员组织项目档案管理工作小组，对项目档案管理的需求、法规、政策等进行调研和分析，制定草案，通过内部审批，最终提交企业领导审批并正式发布并施行。

四、相关法律法规

1、《中华人民共和国档案法》

2、《中华人民共和国劳动合同法》

3、《中华人民共和国劳动法》

4、《中华人民共和国劳动保障监察条例》

5、《行政管理法》

6、《企业档案管理规定》

五、制度内容

1、项目档案的范围：包括项目申请、立项、实施、验收以及存档等全过程所涉及的文件和资料。

2、收集和整理：各部门需及时提供相关文件和资料，并按照规定进行汇总和整理。项目档案的分级保存原则为按照保管期限和重要性进行分类。

3、档案的保存：项目档案应按照档案管理规定进行严格保管、保存和整理，同时分级保存和备份，以避免信息丢失或损坏。

4、档案的利用：项目档案按照规定可以向公司内部和相关部门进行借阅，但需要先准确审核借阅人员的身份，保证文件资料的安全性。

5、档案的处置：项目档案应根据相关规定进行定期清理，对于保管期限已经到期的文件应及时进行销毁。对于项目档案的档案资料备份必须及时保存，以便于万一出现意外情况，备份资料可以保障企业的利益不受损失。

6、责任追究：对于无故丢失、泄露、损毁等行为，相关责任人将承担相应的`法律责任和经济赔偿责任。

六、责任主体1、项目档案管理工作小组负责指导项目档案管理工作。

2、各部门负责项目档案的整理和收集工作，并按时上报项目档案管理工作小组。

3、保管人员负责对项目档案的保管、保存、借阅和处置工作，并遵守相关规定。

4、项目负责人负责保证项目档案的真实性和完整性，并负责项目档案借阅的审核工作。

七、执行程序

1、项目档案管理工作小组将制度及有关规定向各部门宣传和落实。

2、各部门收到文件和资料后，应当及时汇总和整理。

3、项目档案保管人员按照规定进行保管、保存、借阅和处置。

4、项目档案借阅需做好借阅登记手续，特定档案的借阅需审核和批准。

5、对于失误行为的责任人员需承担相应的法律责任。

八、责任追究对于违反本制度的行为，相关责任人员将受到警告、纪律处分，甚至可能涉及到法律责任和经济赔偿责任。

项目档案管理制度2一、编写规章制度的目的

公司的项目档案管理制度是为了规范项目档案的建立、管理、使用和保护，确保项目档案的有效性、完整性和安全性，保护公司的合法权益，保证项目的顺利进行和落地。同时，该制度也是为了遵守国家法律法规和公司内部规章制度，做好档案管理工作，提高工作效率和质量，保证项目的成功。

二、范围

公司的项目档案管理制度适用于公司内部所有项目的档案管理工作，包括项目前期的资料收集、编制项目方案、项目实施的监督、控制和管理，以及项目结束后的归档和保存等所有环节。

三、制度制定程序

1、确定制度的制定需求和目的。在制定制度前，应该确定制度的制定目的'，明确制度制定对象和范围，以及制度的适用性和必要性。

2、组织专家评审和意见征询。在确定制度目的、范围后，应该组织专家对制度内容进行评审和改进，并向公司内部相关部门和人员征询意见，确保制度的合理性和有效性。

3、制定、审批和颁布制度。在进行专家评审和意见征询后，应该对制度进行细致的制定、审批和颁布。

4、实施和监督制度。在制度的颁布之后，应该进行实施和监督，确保制度能够得到扎实的落实，并在实践中不断地进行修订和完善。

四、相关法律法规及公司内部政策规定收集整理1、《劳动合同法》

2、《劳动法》

3、《劳动保障监察条例》

4、《行政管理法》

5、公司内部档案管理相关制度及规定

6、公司内部项目管理相关制度及规定

五、制度的名称、范围、目的、内容、责任主体、执行程序、责任追究等内容

1、制度的名称：公司项目档案管理制度

2、范围：适用于公司内部所有项目的档案管理工作

3、目的：

规范项目档案的建立、管理、使用和保护工作

确保项目档案的有效性、完整性和安全性

保护公司的合法权益

保证项目的顺利进行和落地

4、内容：

档案管理工作的分工和职责

档案材料的收集、整理和归档

档案保管和使用的程序和要求

档案管理工作的监督和检查

档案的销毁和转移

5、责任主体：

项目部门和负责人

档案管理部门和负责人

6、执行程序：

项目成立立项会议时，确定档案管理工作的分工职责

项目实施过程中，及时收集、整理和归档档案资料

档案的使用和保管需经过审批和签字确认

档案管理部门进行定期检查和抽查

档案销毁或转移需得到公司领导的审批

7、责任追究

项目部门和负责人未按规定完成档案管理工作，将按照公司相关规定进行扣分或予以警告、罚款等处理

档案管理部门和负责人未按规定对档案进行保管和使用，将按照公司相关规定进行扣分或予以警告、罚款等处理

档案被损坏或丢失，将按照公司相关规定进行责任追究。

项目档案管理制度3一、制度目的

为了规范公司项目档案管理工作，确保项目档案完整、真实、准确、可靠、便于查阅和使用，提高公司管理效率和服务质量，制定本制度。

二、范围

本制度适用于公司所有项目档案管理工作。

三、制度制定程序

本制度的制定、修改和废止应经公司相关职能部门讨论，由公司领导层审批后实施，并在全公司范围内发布和实施。

四、制度内容

项目档案的定义及分类

1、项目档案是指在工程建设和运行维护中生成的全部文件、资料和资产，包括项目建议书、招标文件、合同书、设计文件、施工图、变更记录、质量检验记录、验收报告、竣工图、保护方案、运行维护手册、费用结算单据等。

2、项目档案按照档案性质可分为基本档案、管理档案和业务档案。

档案管理要求

1、公司各部门应加强内部档案管理，对于文件管理不规范、擅自销毁档案等行为要依法追究责任。

2、档案室应建立档案登记、借阅、归还制度，严格遵循《档案法》和《档案管理条例》的有关规定。

3、每个项目的'档案应建立完整的项目档案，包括基本档案、管理档案和业务档案。所有档案应按照年度顺序编档号、封存标识和存储编制等管理标准进行管理。

4、档案应按照存储标准进行分类、编目、整理和保管，确保档案资料的完整性和可靠性。

5、档案馆应建立技术咨询平台，为公司和相关单位提供服务和咨询。

档案保存期限

1、基本档案保存期限为永久。

2、管理档案保存期限为10年。

3、业务档案保存期限为5年。

档案借阅和使用

1、借阅需出示有效证件，填写借阅登记表。

2、借阅和使用档案应遵循安全、保密、规范的原则。

3、档案室应对借阅和使用档案的人员进行管理和监督。

档案的保密和归档

1、保密档案应按照《保密法》和有关规定进行管理和归档。

2、因档案丢失或被损毁，档案室应在5个工作日内作出说明并报公司安全保卫部门备案。

档案的销毁

1、档案室应对已经过了保存期限、已被电子档案取代或已无文件价值的档案进行销毁。

2、销毁档案应按照《档案法》和有关规定进行，并由档案管理员签字确认。

五、责任主体及责任追究

1、本制度施行后，各部门和相关人员均应严格遵守管理制度，确保项目档案管理工作的顺利开展。

2、对于违反本制度的行为，公司将依据有关法律法规和公司内部规定严肃处理，给予相应的纪律处分或法律责任追究。

六、附则

1、本制度自颁布之日起生效。

2、本制度的解释权归公司领导层所有。法律法规及公司内部政策规定

1、《档案法》

2、《档案管理条例》3、《保密法》

4、《劳动合同法》

5、《劳动法》

6、《劳动保障监察条例》

7、《行政管理法》项目档案管理制度

项目档案管理制度4为加强本公司系统各投资项目的档案管理，特制订本管理办法。

第一条“投资项目”是指：

因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程;

第二条

因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。

第三条

全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现状，设以下四类档案，并将各项目本身作为目：

全资投资项目类;

合资合作投资项目类;

内地投资项目类;

境外投资项目类。

第四条

全资投资项目档案包括的必要文件是：

新上项目预报表和可行性分析报告;

给政府的请求报告和政府批文;

企业章程和董事会决议;

总公司的法人营业执照和工商局批复;

资信证明或资金来源证明;

产权变更有关文件、材料;

项目实际投资金额证明材料;

历年经营业绩。

第五条

合资合作投资项目档案包括的文件是：

新上项目预报表和合资企业可行性分析报告;

外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文;

给政府的申请报告和政府批文;

合资企业合同书;

合资企业章程和董事会决议;

合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书;

合资各方资信证明或资金来源证明;

各方主管单位意见;

合资各方委派的董事名单;

进口设备、办公用品清单;

工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照;

产权、股权变更有关文件、材料;

项目实际投资金额证明材料;

第六条

历年经营业绩。内地投资项目包括的必要文件是：

给政府经济协作办公室的申请报告;

企业去内地兴办工商企业的章程;

合资、合作的联营合同或合资意向书;

企业成立或变更时的政府批文;

企业法人营业执照副本的复印件;

派出负责人的法人授权委托证明书;

会计师事务所的验资报告;

当年或上一年度的财务决算表复印件;

银行开具的资信证明;

企业已经在内地投资的经营效益情况;

政府主管部门批文;

工商局批文;

外出兴办企业当地政府的'批文;

外出兴办企业当地工商局批文;

外出兴办企业工农业执照复印件;

项目实际投资金额证明材料;

第七条

历年经营业绩。境外投资项目档案包括的必要文件是：

给外汇管理局及经发局的申请报告;

可行性研究报告;

海外公司合同、章程;

投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书;

投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩;

外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料;

政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函;

政府主管部门同意成立海外公司的批文;

海外公司在投资国的注册登记证明;

项目实际投资金额证明材料;

第八条

项目档案的收集和保管

投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理，总公司各下属公司应认真配合其工作，主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部，投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室，并保留二套完整复印件;

各项目负责人将项目文件交给建档员时，建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复件、交付人，并由文件交付人签字认可;

文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字，按性质进行编号、归档;

项目档案保管期一般为永久保存。

第九条

项目档案的查阅

总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时，在投资发展部办理相应的查阅或借用手续;

集团内各单位因公需要查阅项目档案时，须出具本单位领导的批准证明。经执委会主任或投资发展部经理同意后，方能由建档员接待查阅;

外单位人员因公需要查阅项目档案时，应持有单位介绍信，经执委会主任同意后，方能由建档员接待查阅，并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由;

项目档案一般不得带出档案室外，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经执委主任批准，由建档员详细登记，借用人签名后才可外借，并限期归还;

查阅人违反借阅规定时，建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。

第十条

所有资料均应放人有锁的柜子里，钥匙由建档员专人保管，建档员因工作失职，使文件丢失或损毁，应追究其责任。

第十一条

由于建档员的变动或机构的改变等，项目档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

项目档案管理制度5一、目的

为了加强对项目档案的管理，规范项目档案的收集、保存、利用和保密，确保项目档案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。

二、范围

适用于本公司各项目实施过程中形成的项目档案的'管理。三、制度制定程序

1、制订初稿由项目管理部门负责人牵头，组织相关人员起草制度初稿。

2、征求意见初稿完成后，邀请公司内部部门、项目组成员和专业人员进行讨论和修改，并征求公司领导的意见。

3、审批公布经公司领导批准后，制度正式公布。四、制度内容

1、项目档案的名称和范围本管理制度适用于公司各项实施中形成的书面资料、图纸、报告、计划等项目档案。

2、项目档案的目的保障项目档案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。

3、项目档案的收集各项目组应按照《劳动合同法》、《劳动法》、《劳动保障监察条例》等相关法律法规要求，制定项目档案管理计划，明确项目档案的收集和维护工作。

4、项目档案的保存项目档案应存放在公司档案库中，并按照项目档案归档分类、编号、注销和保管期限进行管理。

5、项目档案的利用项目档案的利用应遵守相关法律法规和公司内部政策规定，除法律法规规定外，项目档案只能被授权人员查阅和使用。

6、项目档案的保密项目档案应保密，不得向外界泄漏项目的技术、商业和其他机密资料，任何人员不得涂改、删改、挪用项目档案，一旦发现，将依法追究责任。

五、责任主体

1、项目管理部门负责人负责指导和监督项目档案的收集、保存和利用工作。

2、各项目组成员应按规定要求，严格按照规定程序收集和管理项目档案。

3、项目档案保密管理人负责项目档案的保密工作。六、执行程序

1、各项目组应按照《劳动合同法》、《劳动法》、《劳动保障监察条例》等相关法律法规要求，制定项目档案管理计划。

2、项目档案应存放在公司档案库中，按照档案管理标准进行管理。

3、项目档案的利用要经过授权，在授权范围内使用。如有重要的敏感信息，必须经过公司领导批准才能使用。

4、项目档案保密工作应按照公司保密管理制度执行，任何人员不得涂改、删改、挪用项目档案，一旦发现，将依法追究责任。

七、责任追究

任何人员有违反本管理制度规定的，将根据公司有关规定，依法追究责任，承担相应的法律责任。

项目档案管理制度6一、目的：

为了进一步加强部门档案管理，促进部门规范化、标准化管理体系建设，特制订本规定。

二、规程主要内容：

部门均应明确档案管理责任人，按专人管理，人人参与的原则，建立和实施档案的收集、保管、使用的.规范流程。

明确档案分一级、二级、三级的分类管理。

1、一级范围：各类文件、制度、合同、协议、考核表格、账单、帐表、凭证、工程图纸、仓储账目、资产帐表、采购计划等等重要文件资料。

2、二级范围：公用书籍、办公用品、用具；制服；工具等。

3、三级范围：日常各项记录本；点检表；巡查表；普通函件、文字资料等。

上述内容均指部门共享的档案，与个人办公用的其它资料区别分开。

档案柜应在柜面标明部门科室、编号等分组别类。

各柜内应附有档案目录，文件夹等应统一方法标明文件内容，与目录对应。

档案管理责任人要按照档案保管一览表，每年进行二次以上的全面清理、整理。

档案资料管理应注意防潮、防霉、防虫、反腐除锈等防护工作。

档案的借阅、复印等必须经理以上及批准方可办理。

三、本规程自xx年一月一日起实施。

项目档案管理制度7第一章总则

第一条目的

为加强公司项目档案的管理，规范项目档案管理行为，保护公司利益，提高工作效率和档案管理水平，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有涉及项目的档案管理工作，包括但不限于工程项目、市场拓展项目、技术研发项目等。

第三条制度依据

本制度制定依据《劳动合同法》、《劳动法》、《劳动保障监察条例》、《行政管理法》等相关法律法规和公司内部政策规定。

第四条主要内容

本制度主要包括项目档案管理的目的'、范围、责任主体、执行程序、管理要求、责任追究等方面。

第二章目的与管理要求

第五条目的

项目档案管理的目的是规范档案管理行为，保障公司利益，提高工作效率和档案管理水平。

第六条管理要求

1、严格按照公司相关制度规定，规范项目档案管理行为。

2、确保项目档案保密安全可靠，避免遗失、损毁或泄漏。

3、做好归档、整理、检索等工作，确保档案信息及时、准确、完整。

4、发生案件等应急事件时，要做好相关档案保管和处理工作，并及时向上级汇报。

第三章范围与责任主体

第七条范围

公司项目档案管理包括但不限于以下内容：

1、招标文件、方案设计文件、施工图等工程项目档案。

2、市场调研报告、营销方案、推广方案等市场拓展项目档案。

3、科研报告、技术方案、产品设计方案等技术研发项目档案。

第八条责任主体

1、指定专人负责档案管理工作，制定具体管理方案。

2、项目管理人员要协助档案管理人员做好档案整理和归档工作。

3、公司内部审计部门要定期对项目档案进行检查和审计。

第四章执行程序

第九条立卷建档

1、建档前，需审查文件、资料，分别归类处理。

2、建档须注明档案代码、档案名称、文号、年度、保管期限等项目，建立档案目录并编号。

3、项目档案应及时梳理，整理和升级管理，更新且完善档案信息。

第十条档案管理

1、指定专人负责档案管理工作，制定具体管理方案。

2、档案管理员要负责未完成项目的档案管理。

3、项目结束后应及时完成归档，存放在指定的档案库内。

第十一条出入管理

1、出入档案库的人员，需出示有效证件并填写出入登记表。

2、未经许可，禁止私自携带档案出库或带入档案库。

3、档案外借须经过审批，外借

2.2.1公司内部形成的文件材料。

2.2.2公司所属单位和派出机构应报公司的文件材料。

2.2.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。

2.2.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料。

2.2.5公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料

2.2.6公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料。

2.2.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。

2.3归档文件材料载体

归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

2.4归档时间

2.4.1管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

2.4.2科研课题、基建项目、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

2.4.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

2.4.4公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

2.4.5会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。

2.4.6审计档案由审计和纪检部门负责收集整理，在工作结束后的次年6月前向档案室移交归档。

2.4.7合同文件在合同办理完毕后三个月内向档案室移交归档。

2.4.8磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

2.4.9电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致。

2.4.10下列文件材料应随时归档

2.4.10.1变更、修改、补充的文件材料。

2.4.10.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

2.4.10.3公司产权变动过程中形成的文件材料。

2.4.10.4其他临时活动中形成的文件材料。

2.5归档要求

2.5.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

2.5.2归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。

2.5.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

2.5.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

2.5.5归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

2.5.6归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

2.5.7公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。

2.5.8各部门文书人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。

2.5.9交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

3归档文件的分类和定义

公司档案分为：A文书档案、B生产运行档案、C会计档案、D工程建设项目档案、F审计档案、G照片档案、H合同档案、K科研档案、R荣誉、实物档案、S传媒电子档案、X信息化项目档案、Y营销客户档案、Z招投标档案。

3.1文书档案

文书档案是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。

3.2生产运行档案

生产运行档案是指企业在电力生产、调度运行中形成的有保存价值的历史记录。

3.3会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

3.4工程建设项目档案

工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工验收以及运行维护技术改造过程中形成的、具有保存价值的历史记录。

3.5审计档案

审计档案是指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。

3.6照片档案

照片档案是指企业在社会活动中直接形成的以静态图像为主的有保存价值的历史记录。

3.7合同档案

合同档案是指企业在各类活动中与自然人、法人或其它组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程纪录。

3.8科研档案

科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历史记录。

3.9荣誉、实物档案

荣誉、实物档案是指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。

3.10传媒电子档案

传媒电子档案是指企业或者个人在社会活动中形成的、依靠传播媒体展现的、具有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在的.历史记录。

3.11信息化项目档案

信息化项目档案是指电力企业信息化项目建设过程中形成的具有保存价值的资料和文件。

3.12营销客户档案

营销客户档案是指在电力营销过程中形成的具有保存价值的历史记录。

3.13招投标档案

招投标档案是指在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的历史记录。

4归档文件整理

公司各种类档案根据公司分类表进行分类,按照公司档案基础业务作业指导书进行整理。

4.1文书档案的整理

文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类规定进行分类，再按照《归档文件整理规则》DAT/22-20xx的相关规定，以件为单位进行规范整理。

4.2生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收集，保证齐全完整准确后向档案室移交。生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有关规定进行整理。

4.3合同、招投标档案的整理

合同、招投标档案由合同、招投标主管部门负责收集汇总后移交档案室。合同、招投标档案可归入工程的,按照科技档案进行整理。单独归档的按照《归档文件整理规则》DAT/22-20xx相关规定，以件为单位进行整理。

4.4会计档案的整理

会计档案由财务部门按照财政部《会计档案管理办法》的规定整理，保管一年后，连同会计档案移交清册一并向档案室移交。

4.5照片档案的整理

照片档案由各形成的职能部门汇总后向档案室移交，照片档案参照《照片档案管理规范》的相关规定进行整理。

4.6荣誉、实物档案的整理

荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案后向档案室移交。荣誉、实物档案按件为单位整理保管。

4.7审计档案由审计和纪检部门负责收集汇总，在工作结束后的次年6月前向档案室移交，审计档案按《归档文件整理规则》和《纪检监察机关案件管理办法》的相关规定整理。

4.8传媒电子档案由形成部门或个人汇总后统一向档案室移交，按照分类不同分别编号进行整理。

4.9营销客户档案由形成的单位收集、整理、保管。

5档案的保管及利用

5.1公司设立专门的档案库房作为档案的保管场所，档案库房应符合有关规定，达到“八防”要求和温湿度标准，并有专门人员管理，定期检查。

5.2档案库房建立统一的台账，做到账物相符。档案人员应熟悉库藏档案情况，根据利用者需要，通过各种手段积极开发档案信息资源，开展如文件汇编、大事记、组织沿革、深层次编研等各种信息服务工作。

5.3凡本公司的职工，均可在档案室或公司网络上查阅与本部门业务有关的档案信息资料。

5.4查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经部门领导批准，专人负责查阅。会计档案需经财务部门领导批准由财务人员查阅。

5.5公司各种类档案原则上只能在档案室查阅使用，不得外借，如确因工作需要，需经部门领导批准。借出的档案不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道、填字，涂改、损坏档案。

5.6外单位人员查阅档案，一律凭单位介绍信，经部门领导批准方可查阅。

5.7利用档案的人员要填写《档案利用效果登记表》，主动提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。

5.8档案管理纳入办公自动化系统，利用信息化系统和各种现代化手段，做好档案信息资源的开发利用工作，努力实现档案信息资源的共享，为公司各项工作提供高效与便捷的服务。

6档案的鉴定和销毁

6.1根据国家有关部门的规定，公司的各类档案可分为永久、长期、短期三种。会计档案分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。

6.2文件材料一经立卷归档后，未经批准和办理正式手续，任何人不得擅自销毁。

6.3对到期档案的鉴定工作，应在公司分管档案负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，对档案进行鉴定，提出鉴定意见。

6.4经鉴定需要销毁的档案必须填写《销毁档案清册》，由公司领导审查批准后到指定场所由两人以上进行监销签字。销毁会计档案，公司负责人要在《会计档案销毁清册》上签署意见。

7监督指导

7.1制定公司档案管理标准、制度和规定等。

7.2对公司各部门文件材料的归档整理移交工作，进行业务指导。

7.3对公司所属各单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织开展业务协作、交流活动。

7.4组织公司所属各单位的评估工作，促进公司系统档案工作管理水平的提高。

8附则

8.1本制度由公司行政部负责解释。

8.2本制度自颁布之日起施行。

项目档案管理制度131项目部配置档案信息员，由工程管理部技术员兼任，负责工程档案、信息的收集和整理工作。

2档案信息员必须收集各部门需要归档的资料，按照档案管理相关文件要求审查收集的`资料是否符合文件要求，对不符合者退回整改处理。

3档案信息员对收集来的资料按照档案管理相关文件要求进行整理，收集整理工程竣工资料，在项目总工领导下完成竣工资料移交工作。

4档案信息员负责做好对内信息传达工作，并将内部反馈意见及时上达。

5档案信息员负责做好对外信息发布工作，对本单位及时报送《工程简报》、《工程周报》、《质量月报》、《安全月报》等报表，对业主项目部、监理项目部及时报送《工程月报》、《日报》等报表。

6及时联系各物资供货单位，按规定要求审查各单位提供物资质量保证文件，对不合格文件及时退回，并要求提供合格文件。

项目档案管理制度14一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表