公司公文管理制度

PAGE公文管理制度一、目的

为了使公司公文处理程序合理、安全、标准，结合公司的实际，特制定本规定。二、定义是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。三、公文的种类公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式具体见附件。四、总则序号类别包含适用范围1红头文件决定、章程、制度、规定主要用于印发公司制度、规定，重要工作计划、部门机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司行政人事部，公司二级及以下部门不得印发红头文件。（注：一级部门：总经办；二级部门：财务部、行政人事部、半导体事业部、信息产品事业部）2内部通告公告、通知、通报、请示（申请）主要用于公司内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。3会议纪要会议纪要（公司内、外部会议）主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。4工作报告工作月报、年度工作报告主要用于下级向上级定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。五、公文密级公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。六、公文处理程序公文的处理程序一般分为公文草拟、公文签发、公文分送发布、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。公文签发流程图如下：公文草拟公文草拟公文签发部门经理审核后，总经理审批（一级公文需由董事长审批）公文的分送发布公司名义的公文加盖公章公司内部公文签发后及时发布公文反馈与跟踪公文清理、存档和销毁1、公文草拟公文草拟者需结合公司实际需求来制定拟写公文。2、公文签发（1）签发权限：公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文。（2）各部门公文经行政人事部审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。（3）签发方式：以公司名义行文的公文，经审签后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。3、公文分送发布（1）公司主要采用递送、传真、邮寄、电子邮件等公文分送方式。一般情况下，分送公文应采取签收方式（对公司机密、上级公文、人事资料等重要文件还需用信封封口专人专送）。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。（2）相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。4、公文反馈与跟踪公文在发送后，行政人事部接到公司领导批示后的公文，应尽快将批示内容反馈给拟办部门（同时保存好批示件）。5、公文清理、存档和销毁各部门文员或相关工作人员应对收发的公文定期进行一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。七、公文流转、传达、归档的检查1、各单位的公文流转、传达、归档均应按制度要求进行管理。对于制度执行情况进行不定期的检查，检查内容包括文件拟定是否按规范要求文件签批是否按规定层级文件流传是否按规定流程文件管理是否按规范管理如查有以上违规情况综合行政管理部门将做出通报，并对违规人员视情况提出处理意见。七、附则1、本制度自颁布之日起执行，由行政人事部负责解释和修改。2、附件：《红头文件》、《内部通告》、《会议纪要模板》、《工作计划》XXXXXXXXXXXX文件大小根据实际情况XX字【20XX】XX号题目标题用二号小标宋字体XX部门：主送某部门三号仿宋顶格冒号用全角XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三号仿宋特此通知安徽易联星通外包服务有限公司20XX.X.X成文日期三号仿宋右空四个字的距离主题词三号黑体主题词目三号小标宋主题词：请购流程通知抄报：X总抄送：公司各部门抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋眉首：(文头，红色反线以上部分）内部通告模板通知/公告黑体、二号正文宋体四号字主题词：通知、公告抄送：各部门负责人公示位置：公司文化墙/公司动态安徽易联星通外包服务有限公司年月日印主题词、抄送、公式位置、公司名称、日期用黑体四号字会议纪要模板制定日:年月日制定人：会议名日期场所会议文件列会者项目决定事项措施日抄送部门编号：TX-HYJY-0000页数：**年*月工作计划编制单位:***序号工作内容及完