会议室使用管理制度（五篇）

第3页共3页会议室使用管理制度一、目的为加强对公司会议室的规范化管理，充分发挥作用，提高利用率，增强公司各部门工作的计划性和协调性，进一步节约公司资源，确保会议室的文明、有效使用。特制定本制度：（一）公司会议室是公司专门用于召开会议和接待客人的场所，未经允许，不得挪作他用。会议室由人事行政部统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等。（二）为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室提前一个月申请，特殊情况至少提前一天通知人事行政部，并填写《会议室使用申请表》，以便统一安排。（三）填写《会议室使用申请表》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要人事行政部协办的事项需提前注明，以便根据情况做好相关协调安排。（四）正常工作日，各部门提前到人事行政部填写申请单，并到前台进行登记备案，即可使用会议室。没有办理报批手续的，一律不得使用会议室。经过批准后，人事行政部将派工作人员于会议召开前十分钟开门，会议所需用水、手提电脑请各部门自行准备（总经办接待贵宾除外）。若周六日使用，需提前____天到人事行政部填《会议室使用申请表》，领用会议室钥匙备用，并于会议结束后及时归还。（五）会议室使用需遵循领导、使用视频部门优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知人事行政部负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。（六）部门会议及接待如与高管会议及接待发生使用冲突时，必须保证高管优先使用。各部门使用会议室按登记时间先后依次使用，如发生冲突，则由人事行政部安排协调使用其他会议室或调整使用时间。（七）调音台、投影仪等设备由专人调试，未经允许不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知人事行政部工作人员进行处理。（八）各部门须在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过____分钟未到达会议室的，人事行政部有权对会议室的使用权另作安排。（九）如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。（十）为了不影响下一个会议室的使用，各部门须按预约的时间内使用完毕若超时使用，会议预约负责任人处以每____分钟____元罚款。二、适用范围：本制度适用于公司会议室的管理与使用。三、适用对象：本制度适用于本公司各部门。四、注意事项：（一）使用会议室等各类场所时，爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，不得改变设备、家具的位置，不得将场所内的物品携出室外。音响、话筒等设备不得擅自动用，如需调整使用应事先征求人事行政部工作人员的同意，派专人进行调试；（二）爱护会议室的设施，保持会议室清洁。开会期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是电脑、投影仪等贵重物品。开会人员要自觉维护环境卫生，做到不在会议室抽烟，更不能乱扔烟头、纸屑和杂物，不随地吐痰，违反者处以____元罚款。（三）会议结束后，将《会议记录登记表》交人事行政部前台。将会议室的使用部门应切断会议室电灯、空调等电器设备的电源，并配合工作人员检查设施是否完好，如有损坏，照价赔偿；卫生不合格的，使用部门要对会议室进行清扫和整理，并处以____元罚款。使用部门工作人员离开时，应确认会议室门窗是否锁好。否则若造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应责任。（四）未经人事行政部允许，任何部门和个人不得将会议室内的所有设施设备，未经允许不能带出会议室，一经发现，必须立即将所带出物品归还，并将其处以____元罚款。上述要求，请自觉遵守，人事行政部将作为是否继续借用会议室的必要条件。五、附则（一）本制度的修订、解释权由公司公司人事行政部所有。（二）此制度自发布之日起实行。会议室使用管理制度（二）第一章总则为了规范公司的会议管理，加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好，提高会议管理工作效率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开，特制定本管理办法。第二章适用范围第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第三章会议的类型及使用原则第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。第四条会议室使用原则：一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况；二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室；涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写《会议接待需求表》；三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际情况协调会议室使用，事后补办有关登记；四、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排；五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。第四章会议准备第五条会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写《会议接待需求表》，经行政部审批。第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行。第七条会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容：一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要；二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项；三、会议通知由会议组织方或人员发布。第八条行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需要准备以下内容：一、应于会议前____分钟，准备好茶水、茶歇（水果、点心）、会场布置（包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等）工作；二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。第五章会中服务和会议要求第九条会场服务会场服务主要由行政部负责。一、引导座位：会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位名牌，可引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和重要贵宾人员的座次位置；二、茶水服务：会议开始后，人力行政人员应指定前台工作人员，每隔____分钟添加茶水，根据与会人员饮水情况，自行调整添加茶水间隔时间；三、维护会场秩序：保证会场内外安静，注意会场周围无关人员大声喧哗或闯入会场内，影响会议正常进行；四、内外联系、传递信息。做好内外联系及信息传递工作，包括会议进行中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排及接待等事项。第十条会议要求一、请与会人员严格遵守会议时间，切勿迟到或无故早退；二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员；三、会中，与会人员应及时关闭手机铃声，打开震动；请勿随意打断他人发言；急需接听电话，须到场外接听。第六章会后工作第十一条会议结束后，各部门应做好收尾工作。一、会场清理。各部门使用后要及时关闭投影仪，视频等设备，椅子及时归位。行政部会后检查并整理会场，保持会场清洁。清点会场设备，保证会场内设备完好。会议室使用完毕后，随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源，其实做好防火、防盗及其他安全工作；二、会议纪要：由会议组织部门指定人员做好会议纪要，并成文由与会人员签字确认；三、贵宾接待工作。涉及会后接待用餐或接待用车，由责任部门陪同，行政部协助安排用餐及行程用车，直至接待工作结束。第七章会议室的管理第十二条会议室由行政部指定专人管理，各部门在使用会议室过程中，要保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。会议室内的设备、工具、办公用品未征得公司同意，任何人不得随意拿出会议室或挪作他用。第十三条会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫，要做好日常清洁工作。为保持公司形象，公司员工切勿将私人物品摆放于会议室。第十四条如遇下班或节假日，会议室管理人员应做到门窗关闭、电源关闭，遥控器等小件物品应及时收纳，做好防火、防盗安全工作。第八章附则第十五条本制度由行政部指定，经区域总经理审批，报批集团通过后生效。第十六条本办法的解释权和修改权归行政部所有。第十七条其他内容附件一：《会议室预约使用登记表》附件二：《会议接待需求表》会议室使用管理制度（三）1、学校会议室由办公室责管理、使用登记与调度、设备维护等相关事宜，未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。2、会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，相关人员（部门）使用会议室，须提前____天通知办公室，办公室进行会议登记，以便统一安排。临时召开的紧急会议需用会议室时，要及时向办公室提出申请并在会后补办相关登记。办公室负责在会议开始前提前将会议室门、空调打开。3、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加会议人数等，如有需办公室协办的事项请提前注明，办公室可根据实际情况做好相关工作的的准备工作。如需使用会议室的设备，应提前向办公室说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。4、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，学校会议优先于部门会议，部门会议之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。5、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时整理：检查安全（电源），关好窗、空调，锁好门。6、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，尽量保持室内清洁。7、会议结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗。相关人员及时整理会议场地，如发现设备故障或公务损坏及时报至办公室，及时维修，确保其他会议的准时进行。安全责任人为申请者所属部门负责人。8、与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他用。9、平时卫生由所在楼宇的保洁员负责每天早晨打扫。会议室活动结束后，由使用部门人员对会议室进行清扫和整理，将移动的桌椅及时放回原位（必要时可请办公室协助帮忙），以方便其他部门继续使用。10、本规定由办公室制定，自颁布之日起执行。会议室使用管理制度（四）一、百里中学学校会议室的组成。大会议室、小会议室。二、各会议室的主要用途1、大会议室。各处室召开的相关教职工会议，支部党员大会，年段教师会议，教研组教师会议，中型专题会议等。2、小会议室。学校行政会议，党政工联席会议，支部委员会议，外事接待会议，小型专题会议等。三、会议室的管理。1、大、小会议室由办公室管理。2、平时卫生由学校卫生员每天早晨负责打扫。3、部门或个人需使用会议室，请提前半天向办公室提出申请，由办公室统一安排。4、教师要自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑。5、当组织活动时，由活动的组织者临时负责会议室卫生及设备安全。任课教师使用会议室，要安排学生课后做卫生。年段、教研组组织活动时，由年段长、教研组长负责。6、填写好“会议室使用登记表”。四、本规定自公布之日起执行。百里中学学校会议室使用管理制度（五）1.全校性集会事先要按照《大型活动报批制度》向校长请示，经签字同意后方可召开。2.在学校会议室召开的会议，会前要做好《疏散预案》。集会正式开始前要向与会人员提示疏散通道位置。3.会议室财产期初由学校总务处统一配备清点，制定财产统计表统计后由会议室负责人核实签字认可，并在期末复查盘点，列入工作考评。4.会议室财产由负责人统一负责保管，使用老师应协助负责人做好使用保管工作。5.负责人平时应做好会议室内各类物品、设施的规范摆放、卫生管理、电器和用电线路管理及