费用管理制度

PAGEPAGE4费用管理制度第一章总则第一条为进一步强化财务管理，严格控制费用开支范围及标准，依据集团公司《财务管理制度》的规定，结合集团各公司实际情况，特制定费用管理制度（以下简称“制度”）。第二条本制度所称费用的范围包括：销售费用、管理费用、财务费用、营业外支出、公司开办费用等。第三条费用支出实行分级审批的原则，除专门规定外，均须按权限经主管领导批准后方可报销。本条所称“主管领导”指集团公司董事长、集团公司总经理、集团财务总监、区域总经理（含主持工作的副总经理）、各公司经理（含主持工作的副经理）。本条所称“专门规定”是指本制度中的专门条款的规定、分章的规定和其他集团公司制定或批准的专门制度中的规定。第四条本制度适用于集团所属各公司、各部门的费用管理。第二章费用审批、审核的权限和程序第五条费用报销审批权限除专门规定外，单项开支在1万元以上（含1万元）的由集团总经理批准；单项开支在3000元（含3000元）以上、1万元以下的由区域总经理批准，单项开支在3000元以下的各公司主管领导审批。其中：集团各部室的费用经财务部部长审核签字后，由集团财务总监签字审批；区域公司的支出由区域总经理签字审批；各公司的支出由公司经理审批。本条所称“区域公司”指区域管理机构，区域管理机构与实体公司合为一体的按“各公司”规定执行。本条所称“各公司”指具有独立法人资格的公司及不具有法人资格但独立核算的分公司。第六条实行事先审批制度除本制度第九条、第十条规定的费用和实行定额控制且在标准内的费用外，凡需要报销的费用支出，必须事先提出申请，按规定权限经有关领导事先批准后方可办理，否则不予报销。须经集团领导批准的支出，由主管领导请示有关领导同意后方可办理，费用审批单上注明“已报集团批准”字样。报告人和批准人均要做好书面记录，双方记录不一致的，除非有其他被采信的证据，均按未批准处理。本制度要求制定标准或预算的，各公司必须按规定在每一年度目标责任制指标中确定，否则不得报销。第七条可控费用实行定额控制制度可控费用实行定额控制制度，暂对固定电话费、移动电话费、网络使用费、业务招待费实行定额控制。在定额内的，按月度标准，凭发票经主管会计审核后报销。参考标准：1、固定电话费、网络使用费：固定电话单机费用和网络使用费不超过上年实际；人可以在发票的右下角签字。主管领导经办的业务，可以由办公室负责整理，但是主管领导必须在发票背面签字。谁经办的发票必须由谁签署经办人，不得代签。2、主管领导在发票（差旅费、定额招待费、过桥费等可以在汇总凭证上签字）右上角签字并标注签字日期。3、主管会计在发票右下角签字，并标注审核日期。第十二条财务审核一、主管会计审核的内容如下：1、取得的票据是否真实合法；2、填写内容是否完整、清晰，大小写金额是否一致；3、购买实物的票据，是否附有购物清单及实物管理人员签字的入库验收单。4、费用是否符合规定的支出范围和标准，凡超过规定权限、范围和标准的费用支出，审核时一律剔除。5、经办人签字是否符合规定。二、出纳报销前的审核内容1、主管会计审核的内容。2、主管会计和主管领导是否审核签字并标注了审核日期。第三章差旅费和交通费第十三条因公出差必须事先经领导批准。一般员工出差由部门负责人提请分管领导同意后批准；部门负责人、副经理出差由经理批准；经理（一把手）及以上人员出差由集团领导批准。第十四条差旅费报销的范围和标准：1、差旅费报销的范围：①直接交通费用：包括车票、随票保险费、订票费、行李费；经批准的船票、机票和机票的相关费用；因安排或批准改变行程发生的退票费；②其他费用：包括必须的通讯、打印、复印等费用。2、火车票报销的限制标准：限报D字头二等座、Z字头车票和其他列车的硬卧及以下车票（按本制度第八条特批的除外），超标准乘车部分自负。3、住宿费报销的限制标准：公司部门负责人以下人员，每人每天不得超过100元；公司副经理、区域部门负责人及以上级别人员，每人每天不得超过160元。两人及以上同时出差的不得超标单人包房，超标准部分自负（经集团领导特批的除外）。4、非公司所在地（指本县市不能每天回家的）员工，每月可报销一次回家往返长途车票。各公司应当每月集中一次办理报销手续。5、经批准享受探亲假的员工，探亲往返车票凭探亲假条可以申请报销，标准同上（探亲假必须是不能利用节假日和公休日回家的外地远程员工才能申请，必须符合国家和集团公司的规定）。6、职工上下班的市内必要公车交车票可以报销，但必须合理，一月集中报一次。7、上班期间因公业务的公交车票，和事先请示的出租车票，可以报销，但必须先由本部门负责人签字。第十五条到集团内部其他公司出差的，原则上在公司内安排住宿。公司没有住宿条件的，出差人自行参照以上标准在外住宿。第十六条员工因公出差，不能在工作单位或返回就餐，确实需要在外就餐的，根据实际误餐天数，按以下标准领取误餐补助费：1、市、县（区）及以下级别地区，每人每天补助40元；2、省会城市、计划单列市，每人每天补助50元3、直辖市、深圳特区，每人每天补助60元4、本地加班误餐补助每餐补助10元（加班必须报告经理批准）第十七条参加活动由举办方承担餐费的，不得报销误餐补助。报销招待费的，每一次招待费用减少误餐补助20元。统一安排住宿的，期间不得报销误餐补助。第十八条差旅费票据必须符合合理性原则，主管会计应当重点审查出差路线同票据的相关性、票据本身的合理性，特别是对连号票据应当一一核实。对弄虚作假的应当取消当次全部报销费用。经上级部门查出票据不合规的，已经报销的由主管会计承担。第十九条差旅费票据由出差人按财务部门的规定标准粘贴并填写清楚，经出差批准人审核签字后，再按第十一条规定审批报销。第四章电话费第二十条公司固定电话费和网络使用费，由行政办公室按月交纳，按定额标准当月控制，超支部分由责任人交纳，节约部分年终按50%奖励。第二十一条移动通讯费，实行“标准内据实报销，超标自费”的原则，按月控制，节约部分不转下月也不奖励个人。第二十二条所有电话费报销必须凭实际费用发票，不得使用预付费发票和收据。预付费票据只能记作“其他应收款”。第二十三条符合移动电话费报销范围的，有职务的工作人员必须按任职文件确定标准，无职务的工作人员按主要岗位确定标准。第二十四条凡因工作需要，特殊情况下超标准的通讯费用，须作出说明，单独请示集团批准后报销。第五章办公用品第二十五条办公用品由行政办公室统一购置，采购前应当根据日常需要，书面报告公司主管领导批准。应当建账管理办公用品，使用人领用时必须办理领用登记手续。各公司也可以根据实际情况制定办公用品消耗定额进行管理。第二十六条下列用品可以由使用部门单独申请购买或印刷：1、财务部门可以购买或印刷会计账簿、凭证、报表、发票、收据、出入库凭证、算盘、电算化用品等财会用品，会计档案用品等。2、销售、经营部门可以办理合同文本的印制或购买。3、技术部门可以办理描图、晒图等技术部门专业用品的购置。第二十七条办公用品符合本制度第十章规定的支出，按第十章规定执行。第六章业务招待费第二十八条业务招待费是指在从事生产经营过程中发生的必要的招待内外客人的费用，包括：用餐、烟、酒、饮料、水果等。业务招待费的开支必须有利于业务活动的开展，有利于拓宽企业的业务范围，有利于促进企业与业务关系单位和职能管理部门之间的正常交往。本着“需要、合理、节约”的原则从严掌握。业务招待费不得用于个人补助或奖励，更不得用于支付营业性歌舞厅夜总会等娱乐活动费用。第二十九条一般标准公司招待客人应尽量在食堂安排用餐；确需在外用餐的应根据不同的对象确定不同的用餐标准：招待政府及职能管理部门客人：每人每餐（含烟酒）不得超过60元；招待业务关系单位客人：每人每餐（含烟酒）不得超过40元；招待集团内部人员：每人每餐（含烟酒）不得超过30元，公司无法安排就餐时，出差人应当自行在外就餐，不得在公司外部招待集团内部人员。特殊客人，确需超标准招待的，须请示费用定额承包的领导批准办理。第三十条业务招待由对口业务部门或领导统一安排，没有对口部门或分管领导的，由行政办公室请示主管领导后安排，相关人员作陪，但陪同人员数量不得超过客人的数量，严禁不相关人员参加陪客。第三十一条公司的业务招待费支出，原则上要“一次一清”，严禁“合并”或“拆分”报销。报销时，应标注招待对象及就餐人数。报销审核时，招待费报销发票后必须附当次招待支出清单，清单必须加盖饭店的公章。否则不得审核报销。清单由财务部门单独存档备查。第七章车辆相关费用第三十二条公司所有机动车辆均应由行政办公室指定专人负责管理，实行一车一驾驶员（配给个人的车辆，车辆使用人即驾驶员）方式管理，并建立出车、收车登记手续，同时，公司财务部设立单车核算，按月进行检查与考核。有条件的公司应当建立车队专门管理车辆及费用，鼓励采用单车费用定额管理办法。公司负担费用的个人车辆必须纳入公司车辆费用管理范围，否则不予报销费用。第三十三条车辆耗油要根据《出车登记表》载明的往返路程，按里程表反映的实际行程以及不同车型的设计耗油量计算。单车百公里耗油量超出正常值5%以上的，驾驶员要做出合理说明，理由不充分或无法说明的，超出部分应从驾驶员的工资中扣除。驾驶员报销时应持加油发票，并详细填写《加油纪录明细表》。加油发票必须一车一开。采用先付费后持卡加油方式管理的，必须一车一卡，不得一卡多车使用。可以同加油站签订合同采取油票方式，一车一次加油一张油票方式控制。车辆较多的公司可以购置加油设备，统一采购，加油时开具出库单。车辆有关费用应当制定预算进行管理。第三十四条通行费及停车费，必须根据《出车登记表》载明的行驶路线合理计算，并在支出票据上载明日期，按顺序排列后填写报销凭证，多出票据，公司不予报销。 第三十五条因违犯交通法规或不按交通管理部门规定的缴费时间交费所造成的各类罚款，公司不予报销。第三十六条车辆修理费和装饰，必须请示行政办公室主任或车队队长，并填写《费用审批单》；报销时，凭维修发票、清单和《费用审批单》审核、审批。第三十七条车辆保险费由区域公司统一办理，按规定交纳后，费用在车辆使用单位报销。第三十八条所有车辆费用，在报主管会计审核前，必须先经行政办公室（或车队队长）审核、登记车辆费用台账。第八章广告、宣传、展览费支出第三十九条广告、宣传、展览活动应当由集团领导统一安排或批准，内容必须经集团公司办公室把关后方可对外公布。应当制定年度费用预算进行管理。第四十条需要外部制作的“宣传品”应当签订合同，费用标准由集团领导批准。使用公司物资的，结算时凭出库单或清单从总价中扣除。第九章会议费用第四十一条内部会议的费用，除集团公司举行的会议由集团领导决定费用预算标准外，其他内容会议费用由主管领导批准，但是会议直接费用外的支出必须经集团领导批准。本条所称会议直接费是指：会议室租用费、会议材料费、会议茶水费、水果费、会标费、录音录像费、照相费及工作餐支出等。第四十二条集团公司安排的由各公司承办的会议，费用预算由集团公司批准，报销的票据必须经集团财务部审核认定方可作为集团的费用。第十章行政机关的工具、物料消耗支出第四十三条工具、物料消耗性费用由主管领导批准，行政办公室统一办理领用手续。应当制定年度费用预算进行管理。第四十四条下列物品实行以旧换新：1、非一次性卫生清理用品、废纸篓、痰盂、脸盆，非一次性的餐饮用品、用具、茶具（易碎的除外）；2、各种测量工具、绘图工具、文件筐、装订机、计算器、算盘；3、灯具及电料；钳子、螺丝刀、锤子、电笔等工具；4、各公司认为其他需要以旧换新的。第十一章房屋建筑物的后续维修装修支出第四十五条一万元以上的房屋装修、改造支出须事先报告集团领导批准。日常维修，由公司主管领导批准后办理。第四十六条装修改造超过1万元以上的，必须做预算说明，并签订书面合同。报销时必须凭发票、验收合格报告；领用本公司物资的，结算时凭清单或出库单从总价款中扣除。第十二章中介机构费用第四十七条拟定企业验资、资产评估、会计报表审计的承办机构前，须事先报区域领导决定或批准。税务代理、法律咨询业务的办理，须事先报集团领导批准。报告的内容包括业务内容、服务期间、费用标准、利弊分析等。考察单位不得少于两家。洽谈中介服务的人员如果有利益关系必须回避。本条所称利益关系包括：对方重要人员是家庭密切关系成员，曾经是同事、同学、战友等关系，相互拥有经济利益（如股份、合作经营、供销等），曾经在对方工作过等。对此类业务，拥有利益关系的人员可以进行前期介绍，但不得参与洽谈、合同评审等实质工作。否则费用不得报销。第四十八条中介费用必须签订合同，支付时按合同办理。第四十九条税务机关或发放贷款银行指定中介机构的，应当商定费用标准并签订合同，同时报集团公司备案。第十三章报刊杂志支出第五十条公司内部各部门因工作需要订阅报刊杂志的，应当于每年的订阅时间报告行政办公室，不得订阅娱乐性报刊杂志。第五十一条行政办公室负责汇总，报主管领导批准后统一办理订阅，并由收发员负责收发。临时增加的报刊杂志，必须单独报主管领导批准。第十四章职工教育培训支出第五十二条各级单位的职工培训计划应当列入年度工作计划，需要的费用预算由主管部门提报，经主管领导批准。费用预算应当包括教材费、文印费、笔记本、笔、场地费、照相费、住宿费、讲课费、外部培训费等。交通费计入差旅费。人事部门应当制定政策鼓励员工参加各类社会学习培训，提高员工的综合知识、操作水平。第五十三条除第五十三条规定外，培训费用由主管领导审批后报销。但是本部门职责内的培训，不得支付讲课人员补助费用。讲课补助为每天（按六小时计算）600元，即一小时100元。第五十四条需要聘请外部人员的讲课费用及没有列入年度计划内的内部人员讲课补助，报集团领导批准。第十五章其他支出第五十五条劳动保护费劳动保护费包括工作服、劳动保护用品等，各公司应当根据实际情况制定年度预算进行管理，其中：后勤管理服务人员每两年换发一次工作服，生产人员的工作服装原则上每次换发时间不低于一年，各公司行政办公室建立每一工作人员的发放时间和件数等记录。第五十六条环境绿化费用环境绿化费用包括厂区花草树木培植、办公室内花木盆景的购置等支出，各公司应当制定年度费用预算，不得超过预算，也不得调整预算。第五十七条水电费各公司应当制定措施加强水电费的管理，加强用电安全管理。第五十八条其他支出按第二章规定办理。第二章没有规定的，按“一事一报”的原则办理。第五十九条属于个人违反法律、法规产生的罚款支出由当事人个人承担。第十六章一般纳税人企业的特别规定第六十条在一般纳税人企业报销的自来水费、电费、车辆加油、车辆维修等费用，应当取得增值税专用发票。车辆加油、车辆维修费用，自2009年1月1日起，不能取得增值税专用发票的，按扣除应当承担的增值税后的余额报销。自来水费、电费，自2009年二季度起，如果不能取得增值税专用发票的，应当承担的增值税由经理个人承担，从当月工资中减除。第六十一条运输费用发票应当取得运费发票，自2009年1月1日起，不能取得运费发票的，按扣除应当承担的