深圳市万佳百货公司行政办公管理规定样本

深圳市万佳百货股份行政办公管理要求

一、公文流转程序

为深入加强企业公文流转处理规范化和制度化，提升总经理办公室公文处理工作效率和质量，确保企业各项工作正常、顺利开展，特在原《公文处理工作制度》基础上对企业公文流转程序制订本要求。

总则

第一条企业各级领导必需对公文处理工作给高度重视。总经理办公室对上、下级公文处理工作负有承接、督办及催办责任。

第二条公文统一由总办负责收发、等级、分办、传输、用印、立卷和归档，公文处理必需做到正确、立即、安全。

第三条总办相关既要人员及全体职员对公文要求做到不该看不看，不该问不问，不该记得不记，不该说不说。

办件、阅件流转处理程序

第四条各部室、各分店轻视、汇报可经过书面形式或电子邮件形式，分店亦可经过传真形式传输、呈报汇报必需经由所属部门（分店）经理审核。

第五条请示汇报等呈批文件必需经由总办秘书接收、登记、传输呈办。

第六条来文由总办按办件、阅件进行分类。

1、办件通常包含上级单位向本企业下达指示、通知；企业各部室、分店请示、汇报、“供给商知会”等呈批文件；同级单位（无隶属关系）商请本企业办理相关事项公文。

2、阅件通常包含抄送文件、简报、资料和其它参阅文件。

3、办件和阅件一律由总办秘书签收、拆封、登记，并依据类别加附《文件呈办笺》或《文件传阅笺》，各部室、各分店不许可私自加附。电子邮件形式传输汇报由总办秘书打印后办理。

第七条秘书应依据公文密级、紧急程度、公文内容和领导分管范围按以下程序办理：

1、秘书收取登记后→总办主任加注呈办意见→相关部门加附处理意见→副总经理→总经理→董事长→按领导指示印发或知会相关部门办理。

2、秘书传输相关文件后，应依据紧急程度对承接人进行催办。特急件要求在4小时内批复（其中每人在接收文件起半小时内批复），缓件在三日内批复。相关领导出差在外时可由上一级领导或指派委托人批办。

3、传阅文件、资料，秘书应在传阅笺上注明每人传阅时间，特急件每人在接收文件起半小时内阅毕，急件每人在接收文件后1小时内阅毕，缓件每人在接收文件后一天内阅毕。传阅人必需在要求时间内阅毕并按时返回秘书。

4、各级领导批办公文时要认真、仔细，指示意见要明确、具体，批办完成后要完善署名级批办日期。领导人之间不易直接横向传输，以防积压或传失。

5、文件审批和印发实施过程出现遗失，由相关人员负担责任。

第八条文件批复后，由文秘主管加注印发（或知会）部门，秘书将复印件传至相关部门签收办理，原件由总办负责归档、被查。各部室、分店文件签收人应立即通知本部门经理或相关人员按企业领导指示办理。驻店人员由所属部室负责口头通知；如有必需，由总办秘书通知分店行政文员负责印发书面批复。

第九条凡经过传真形式传输文件、资料，必需在传真件上注明收件人、收件单位（部门）、发件人、发件单位（部门）和文件总页数，或直接使用图文传真笺书写汇报，以确保文件正确、立即传输至收件人处。

凡传真机管理部门（总经理办公室、采购部、各分店）必需指明专门责任人负责管理，对接收到传真件（指公文性质文件）必需登记，注明文件管理内容、收件人（部门）、发件人（部门）、收件时间。

第十条凡以电子邮件形式传输文件、资料必需经过所在部室、

分店经理或指定责任人邮箱传输至总办秘书，以上人员邮箱密码仅限本人使用。部门审批意见应批注于汇报最上端附言位置。

发文处理程序

第十一条发文处理包含：拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

1、企业签发公文或各部室需要以企业名义上报或下发例行公文以内部文件拟稿，首页应使用企业统一发文稿纸。

2、各部室、分店上报下发文件处理程序：

总办秘书收取登记其它相关部门责任人审核会签副总经理

总经理董事长秘书按审签意见办剪发文手续。

企业上报或下发公文，发文前由总办秘书统一编号：分别用深佳字[X年]X号，深佳董字[X年]X号，其它部室或分店发文用深佳X字[X年]X号。

制度、要求、决议、纪要、任命等关键文件采取红头文件笺打印，其它文件用企业信笺或A4复印纸打印。

对外呈递申请、汇报、公函必需按统一发文格式上报或下发。封发需要回执文件时，送件人必需完善收文单位或个人签收回执手续。

内部文件采取印发、传真或电子邮件形式下发，要求相关部室、分店接收人在“文件送达记录表“上签字。

巡场会议纪要、人事调整、规章制度、企业通报等公文和《市场快讯》、《保安监察简报》等资料在书面印发同时还应投递至企业内部网“公用文件夹“，通知、知会等文件可采取电子邮件形式发送。凡设置有个人邮箱人员应天天查阅邮箱，立即了解企业最新管理要求和信息。

协议、协议审批步骤

第十二条非商品采购其它协议、协议由总办秘书收取登记并加附《订约审批程序》笺，按订约审批程序传复核人、技术责任人、财务责任人、法律责任人审核后，依次按副总经理、总经理、董事长终审签发。

第十三条协议（协议）经企业领导终审签发，并由企业指定代表或主办部门责任人签署后，总办秘书应依据协议（协议）类别编排协议编号，加盖协议专用章或公章。

第十四条签约双方完善协议（协议）签定手续后，依据协议（协议）要求由企业留存协议（协议）正本交由总办存档，总办秘书负责将协议（协议）印发主办部门及财务部。

二、职员宿舍管理要求

（一）入住、调房、退房

1、入住：总办依据上报住房申请（申请单位在分店行政口领取）。每个月8日、22日下发住房通知单至分店，房租、水电自住房通知单下发之日起计算；寝室长依据住房通知单上指定床位及床号安排职员住宿并将钥匙交给入住者配置；住房押金从工资中扣除，押金单由总办每个月下发到分店。

2、调房：由分店行政自行调配，每个月25日前将本月调房清单传至总办行政方便立即计收水、电、房费。

3、退房：住宿职员凭退房或辞工申请经分店领导签字同时收回寝室钥匙和住房押金单，到总办行政物业办理退房或辞工手续。退房及住房押金退还手续（每个月15日、28日办理）

（二）留宿：

各寝室如有亲朋好友留宿，寝室长需作好统计，由分店行政汇总于当月25日前交总办行政物业计算留宿费。

（三）维修：

小维修能够由电工负责，如：更换水龙头、灯管、灯泡保险丝、修理门锁、窗、桌椅等等其材料购置由职员自行处理或由电工代买，费用由职员分摊；大维修如线路改装、水管爆裂、隔房等等由企业派人修理，其费用由企业负担。

（四）财产保管：

床、桌、椅、电视机、门、窗、热水器如有损坏照价赔偿，如属有意损坏按公物价值150%赔偿。

（五）安全：

严禁使用自制电热管或瓦数较大电器。

（六）宿舍规章制度：

严格实施企业制订各项宿舍规章制度，严禁在宿舍内打麻将，晚间1：00时必需入寝。

（七）奖罚制度

为了加强宿舍管理，确保职员有一个良好生活环境，特制订本要求：

1、职员必需珍惜公物，不得损坏公共财产，如有损坏，根据公物价值100%赔偿，如属损坏者，将按公物价值150%赔偿。

2、不准在宿舍内进行多种违法活动或聚众赌博（打麻将），酗酒闹事、吵架、打架等；如有违反其中一项给50--100元罚款。

3、保持宿舍整齐、清洁、卫生，在寝室长安排下天天对宿舍进行打扫，寻于连续三次被评为文明卫生寝室给通报企业表彰或奖励；对于有意逃避做清洁、事前没请假者或敷衍了事做清洁者，给50--100元罚款；对于屡教不改者给取消住房资格。

4、职员住宿，必需按住房通知书上指定床号及床位住宿。如有特殊情况需换房调床者，需本人申请，寝室长核实，经分店领导同意，统一安排，如未经同意私自调和换给50--100元罚款。

5、非万佳职员不准在宿舍内留宿，如职员亲属来深探亲需要留宿者，应事先提出书面申请，寝室长核实，经分店领导同意后方能留宿；留宿其间住房费用按每人每日20元收取；如有私自留宿者给100--至200元罚款。

6、对于超时晚归、大声喧哗影响她人休息给50--100元罚款。

7、宿舍内严禁使用自制电热水管或瓦数较大电器，如有发觉第一次警告，第二次没收，第三次罚款50--100元。

全体住宿职员必需遵守企业制订各项规章制度，团结友爱，为发明良好生活环境共同努力。

（八）集团宿舍入住合约

经企业同意，我入住企业宿舍，为了珍爱这次机会，我自愿遵守企业制订各项规章制度。服从统一调配，不随意和她人调换房屋、床位，珍惜公共设施，如有损坏照价赔偿，根据要求缴纳房租、水电、管理费、清洁费等，不在宿舍内进行违法乱纪活动，在寝室长安排下自觉打扫卫生，如违反以上要求，我自愿接收企业处罚。

署名：

年月日

（九）寝室长职责

1、依据住房通知单上指定床位及床号安排职员住宿，并将钥匙交给入住者配置，做好留宿统计，并于每个月24日汇总给分店行政。

2、寝室长应严格实施集团宿舍管理制度，督促、安排、检验本房间住宿人员天天轮番值班（电视机房）并打扫卫生情况，部署每个月进行一次卫生大扫除。

3、督促外来人员按时离开房间，按时关闭电视机、收录机、音响等，并阻止其它喧华行为，确保职员得到平静舒适休息。

4、寝室长应加强防火，防盗意识，阻止超负荷用电及私自乱搭乱接电源线，安全使用煤气和电器。

5、寝室长应加强对本房间人员治安管理，严禁在房间内打麻将、赌博、酗酒闹事和人事其它违法乱纪活动。

6、参与寝室长例会，反应住宿职员意见和要求，认真落实企业对宿舍加强管理指示和方法。

7、帮助分店领导搞好宿舍管理，提出合理化提议。

三、物料用具管理制度

（一）物料用具分类

1、通常一次性正常消耗，价值在500元以下物品称物料用具，如电工材料、办公用具、电脑用具等。

2、物料用具分类

（1）防盗标签（2）汽车配件（3）印刷品（4）包装物（5）电工材料（6）办公用具（7）电脑用具（8）服装类（9）其它类（10）购物袋类

（二）物料用具采购

1、申报：使用部门依据实际需要填制“申购单“报总办审核，企业领导审批后，（名片再次印刷由总办主任审批即可）由总办统一采购。

2、采购：总办经办人依据审批后申购单，确定商场或外购。

（1）商场调拨按企业行政调拨程序进行调拨。

（2）外购物品须本着节省、实用标准采购，必需时财务人员随同前往，并索取增值税等有效发票。

（3）固定送货上门供给商，可进行月结，每个月末送一次有效发票。

3、验收：全部物品调拨和采购后一律经过申购部门所在地（总部或分店）物料库验收。物料库实物责任人凭“已审批申购单““有效发票“或“万佳百货调拨单“和“实物“进行验收。

验收后开具收料单一式三联，一联存根，一联财务联随同发票或调拨单财务联和申购单传财务做账。一联留库，实物责任人据此登记数量、金额明细账。并在收料单上注明供给商和商店及经办人。

4、报销：经办人采购物品经验收入库后，凭申购单、有效发票或调拨单及收料单到总部财务报账。对月结供给商每次凭送货单验收、入库。月底凭有效发票到财务结账。

（三）物料用具领用及调拨

各部门依据工作需要领用物料用具，由各部门责任人审核，物料库实物责任人填制领料单一式四联（一联存根、一联交财务、一联留存物料库、一联交领用部门），经领用部门责任人签字后发货。领料单财务联由物料库责任人于月末汇总传财务部作费用核实。

物料用具调拨视同物料用具领用，需填制领料单。

寄存配送中心物料用具需整件寄存，由总办登记明细帐。

（四）物料用具盘存

各物料实物责任人应即时登记数量、金额明细帐、结存帐面余额，并于次月二日前将全部财务单据传财务部。

物料库每三个月盘点一次，由物料库实物责任人进行实物盘点，财务部派人监盘，填写盘点表一式两份，仓库一份、财务一份。

财务部审核盘点表并和财务帐进行查对，出现差异应立即查明原因，人为原因造成盘亏由实物责任人赔偿。

物料用具库实物责任人更换，应由财务部派人参与进行实物盘点、交接，方便分清责任。

（五）物料用具管理则

物料用具按统一分级建立物料库、实物负责管理标准，即在总部、各分店建立物料用具库，由专员进行实物负责，并建数量、金额明细帐，建帐按财务部要求。

四、图书管理规章制度

企业图书包含企业各部（室）购置书籍、资料，企业订阅杂志、《万佳通讯》、《万科周刊》等。

全部企业图书，在总办办理完入库和登记后方可借阅。

各部（室）需购置图书资料，须按企业相关申购程序报企业领导审批。所购置图书资料统一交总办物料库办理入库，再由图书管理员领出，统一登记入册。

总办设置专员负责企业图书管理，并建立图书台帐、图书目录和电脑网络资料库。

凡万佳职员均可借阅图书室图书。

企业职员借阅企业图书，均到管理员处办理借阅手续，包含在借阅登记本上填写所借书名、借书人、借书日期。

每次借阅图书不得超出两本，每本图书借阅时间不得超出30天。如有必需，可续借一周并到图书管理员处办理借阅手续。

还书须由管理员在借书登记本上登记还书日期，并在“经办人“一栏署名方有效。

企业图书是企业财产，如有损坏或丢失，照价赔偿。

五、车辆管理暂行措施

（一）标准和授权

1、企业车辆使用管理以确保企业业务开展和正常动作为中心标准。

2、企业授权总经理办公室（以下简称总办）对企业车辆实施统一管理；总办下设车队，由车队长负责车辆调配、维修保养及司机管理等车队日常工作。

（二）车辆使用及管理

1、企业车辆关键供以下四种用途：

（1）业务用车：包含进货、调货、售后服务用车；

（2）职员上下班用车；

（3）行政用车：包含企业领导用车，各职能部门用车；

（4）其它用途用车。

2、上述四种用途用车中，以确保业务用车和职员上下班用车为首要前提，总办车队应充足利用现有车辆尽可能满足企业业务开展需要。

3、行政用车标准上在企业部门以上管理人员公务外出时方予派车；其它用途用车，按企业领导和总办主任安排实施。

4、车辆使用通常申请程序以下：

用车人填写“用车审批单“--所在部门责任人审批（若使用车辆超出一日或需出市区时须经总办主任审核）--车队调度人员安排车辆和司机--司机出车。（若企业对单类用车有特殊要求，按企业要求实施）。

5、企业领导所用车辆，在确保领导用车外，由车队统一调配，投入其它方面使用；车队同时应考虑到领导临时用车情况，预留后备车辆。

6、企业摩托车由车队统一管理，并由驾车人专一负责；总办车队有权随时检验车辆；摩托车年审、路费、保修、油料、维修事务均由总办车队负责统一管理；未经企业领导同意，摩托车使用者不得将车随意转借她人使用。

7、企业车辆过夜必需安全停放，并采取对应防盗方法，预防车辆被盗或损坏。

8、凡早晚或节假日没有安排任务车辆，由总办车队负责于要求地点停放，司机和其它人员不得私自动用。

9、企业全部车辆标准上不得外借，确因工作原因需外借，由企业分管副总以上领导同意并办理外借手续，注明借用人、交还时间、地还地点后方予报销。

10、车队应建立明确值班制度并设置调度员，在车队长指导下，负责日常车辆和司机安排，方便合理调配人力，确保企业用车。

11、车队应在司机中建立岗位责任制，加强对司机监督管理，提升职业技术和服务质量。

（三）维修、保养管理

1、总办车队负责为企业车辆建立车辆档案，对每辆车维修保养情况、费用使用情况、*作驾驶特点等进行具体统计。

2、出现车辆故障时，司机应立即给予排除，无法排除应立即报车队，经安全员检验确定并报车队队长复查后，报总办主任。

3、车辆送修配厂检修前，司机需填写维修单，维修完成后，应给予验收，对收费情况进行审核，并经队长和安全员确定后方可在维修单上签字。

4、企业全部车辆必需定点维修，定点修配厂无法维修需经分管副总经理同意方可转换维修点。

5、车辆行驶满以下要求里程后，需更换机油及汽车风格：

小车：5000km中巴：5000km

大货车：5000km大巴：5000km

6、企业车辆除大货车外，每行驶一万企业均须做二级保养一次。

7、大货车每三个月做二级保养一次。

（四）费用核实及报销管理

按财务部相关要求实施

（五）人员培训管理

1、对新入企业司机，由总办车队负责按“新司机上岗前培训计划“进行培训。

2、总办车队负责拟订季度培训方案，经总办同意后实施。

3、总办车队应做好对司机日常安全教育工作，增强司机安全行车意识。

（六）交通违章处理

1、司机因违章被交通部门处罚，均由个人负责，被处拘留，拘留期间扣发工资和各项补助，司机被处吊扣驾驶证，扣证期间临时安排其它工作，发给基础工资，未安排其它工作，做停职处理。

2、司机违章被电子监控中心查处，除接收交警处理外，总办车队对当事人罚款200元，十二个月内超出三次做解聘处理。

3、司机遇交通事故时，应立即通知交警处理，并立即汇报车队，私自了结，企业不负担任何责任。

4、凡司机负有直接责任碰刮事故，如维修赔偿事故费总额不超出1000元，由司机负担总额80%；超出1000元，由车队视具体情况拟订处理意见报企业审批；如司机负间接责任，由司机负担总额50%。

5、凡司机因声音肇事被交警裁决，如裁决结果为司机负全部责任，罚款总额在1000元以下，由司机全额负担，在1000元以上，由车队视具体情况拟订处理意见报企业审批；如裁决结果为司机负间接责任，司机本人负担罚款30%，其中，若违章原因不在司机，由车队报总办视具体情况作对应处理。

6、如司机因不慎造成车辆丢失，除保险企业赔偿部分外，由总办决定余额赔偿措施。

六、车队工作责任制

（一）队长

队长受总办主任直接领导并对其负责，关键职责为：

1、指挥全队日常工作，确保车队正常调度和运行，立即时组织全体司机完成车队各项工作任务；

2、定时安排司机做好车辆例行保养工作，确保车辆无故障出车；

3、负责企业车辆多种管理费用、年审及证件办理工作；

4、立即处理因司机过失及渎职造成多种事故（包含车辆故障、车队各项职能不能正常发挥），组织其它人员及车辆确保企业业务正常开展。

5、加强对司机行车安全教育，搞高车队整体安全行车水平。

6、月末负责对本月车辆行驶使用情况和各项费用发生情况进行审核、汇总并报总办主任。

（二）安全员

1、帮助车队长监督、检验司机行车情况及车辆维修审批是否规范。

2、监督检验修配厂对车辆维修情况及费用收取合理性。

3、常常对汽车修理、配件市场进行调查，建立多种车辆配件和维修价格信息档案。

4、协肋车队长对多种分店车辆进行检验。

（三）司机

1、严格遵守《中国道路交通管理条例》及深圳市交通管理相关要求，并遵守企业各项规章制度。

2、服从总办责任人及队长调配，按派车单按时抵达出车位；

3、严格“三查”制度，作到出车前查、途中查、回场查。做好班车交接工作，确保车况良好；

4、了解所驾驶车辆性能，发生故障时需立即检修不了应立即检修、做到小故障不过夜、大故障立即修。如临时检修不了应立即汇报管理人员，方便车辆调整运行，并提出具体维修意见，未经同意不得私自将车辆送厂维修。

5、珍惜车辆，雨后、跑长途及日常使用后应立即清洁，以保持车容车貌洁净；

6、车辆加油必需出车前或回场后进行，没有特殊情况不得利用出车途中或临时出车加油；

7、车辆所携油卡应妥善保管，不得转借或转卖，更不得私用，每次加油在行驶卡上填好如油数量及日期；

8、对自己所驾驶车辆有效证件必需随身携带、正确对待交通管理部门枪查；

9、如因司机本人世间原因发生事故或经企业造成损失，应服从企业处理；

10、不得将自己所保管车辆转交她人驾驶、练车或私用，不得驾驶和执照不符车型；

11、车内严禁吸烟、吃零食、不开英雄车、情绪车、人情车、无派车单私自出车按用私车处理；

12、随车工具必需妥善保管，如有丢失应照价赔偿；

13、车辆进厂维修必需两人以上进行，未经同意擅作主张费用自理；购置零配件发票、单据经审核后按企业所要求时间性报销；

14、职员班车必需准点，如碰到交通堵塞或车辆突发故障应立即通知管理人员，事后说明原因。

15、对工作上安排，司机必需无条件服从、不准借故推延或拒不出车，对工作安排如有意见，事后向领导反应；

16、上班时未被派车司机，应在司机室随时等候出车任务，不得随便动，如因故需临时离开应提前通知管理人员、严禁上班时间进