物业服务领域：保亿物业企业组织架构及部门职责

保亿物业企业组织架构及部门职责（所属领域：物业服务）2022年7月

目 录一、组织架构 3二、主要部门职责 4(一) 市场拓展部 4(二) 项目管理中心 4(三) 品质督察部 5(四) 人事行政部 6(五) 财务管理部 7附件：主要运营流程 71、物业管理服务流程 82、前期介入管理流程 93、物业移交与接管验收流程 10

保亿物业企业组织架构及部门职责一、组织架构

二、主要部门职责市场拓展部（1）掌握物业市场行业的动态，对公司的战略方针、发展方向提出合理建议；（2）根据公司发展战略，通过市场调查制定合理的拓展计划；（3）制定市场拓展源流程以及相关相审批制度文件等；（4）及时有效地提供市场信息，进行市场宣传、市场拓展，确保年度任务的完成；（5）收集和掌握各地区物业行业法律法规，确保公司业务拓展合法合规定；（6）协助和指导各项目市场信息的挖掘和拓展，有效地进行资源整合。项目管理中心（1）对体系进行梳理，强调服务，侧重现场管理痕迹及记录质量；（2）强调服务中心可操作性，分业态制作指导书，配套表格，督察并反馈服务中心执行情况;（3）根据业务需要更新管理体系、组织培训、执行实施并督察反馈执行情况；（4）全面负责各服务中心主管以上层面管理人员的管理技能、体系的培训工作；（5）国家新出台涉及物业行业的法律法规、国家相关物业条例的培训工作；（6）定期收集行业类的新闻动态、有教育意义的物业案例，并进行培训；（7）培训服务中心管理人员的创优思路、要求、内容质量记录的梳理，并进行督察管理；（8）建立公司案例库及业务培训教案库；（9）各类突发事件预案的制订及培训；（10）按公司要求考察服务的满意度，销售配合暗访抽查、入住项目服务及时性抽查、抽查24小时、节假日服务标准同质性；（11）根据公司的管理原则和管理理念，审核公司的工程线管理制度；（12）全面负责小区从工程规划、设计、验收等物业前期介入阶段的工程指导及管理工作；（13）新项目的接管验收，工程资料移交监交工作；（14）负责组织制定和实施工程质量管理体系，及时了解和监督工程质量管理体系的执行情况，提出修订方案；（15）接收项目业主投诉、表扬等信息，并反馈整理向领导汇报；（16）远程抽查业主需求，对形成记录的调查进行分析；（17）强化项目风险管理，对存在的风险提出意见，并协助解决；（18）完善软件管理、更新软件数据、完善软件覆盖模块等；（19）业务外包协议参考意见，包括考核、服务标准、外包单位主管培训公司体系要求、记录等；（20）完成上级领导交办的其他任务。品质督察部（1）熟悉了解物业管理行业的最新动态和相关法律法规，熟悉运用公司各项管理制度和质量管理体系文件；（2）严格按照公司领导安排的各项工作任务、会议决议事项的完成时间节点要求对物业公司下属各单位的工作质量进行检查、监督；（3）严格按照公司各项管理制度、作业指导书要求及相关物业法律法规对物业集团属下各单位的管理质量进行检查、监督，及时发现项目问题，分析原因，并提出纠正/改进建议；（4）做好各项目质量督查管理工作,及时掌握各类信息上报总经理,包括各楼盘的工作动向、业主的重大投诉、员工的思想动态、员工的工作氛围以及各类违章违纪等；（5）负责对投诉事宜中投诉事项完成情况的验证工作；（6）对各项目存在的管理服务质量问题进行专题检查，作出专题检查报告；（7）负责对属下各管理单元管理质量、工作质量和服务质量进行月度考评；（8）对检查、督查结果运用的跟进工作；（9）做好督查文件和相关记录的保密和归档工作；（10）完成上级领导交办的其他任务。人事行政部1、制订、完善和组织执行公司人力资源管理制度、行政和后勤管理制及相关流程并组织实施；2、根据公司整体发展战略编制和执行公司人力资源规划；3、根据业务需要，提出设置或调整组织架构建议和定岗定编方案；4、编制和实施年度招聘计划；5、负责公司管理层员工的招聘、异动，协助指导各服务中心操作层员工的招聘、异动；6、根据公司战略发展需要，提出制定、调整薪酬的合理化建议及方案，完善公司薪酬福利体系并组织实施；7、建立和完善绩效考核体系，并组织实施，审核、督察绩效考核结果；8、建立和完善公司培训体系，制定和实施培训计划，组织、指导、督察各部门、各服务中心培训工作的开展；9、开展员工职业生涯规划，负责人才梯队培养工作；10、建立和完善人力资源数据库系统，督查、指导各服务中心人事、行政工作；11、负责处理员工劳动争议和劳动纠纷；12、负责总部的日常行政管理工作；13、负责上级命令的上传下达和监察工作，负责对内部投诉进行调查分析；14、负责公司文件、制度和档案的汇集、编号、整理、归档、流转、借阅、销毁等日常管理；15、制定公司品牌管理策略，负责出版发行公司各种内刊、对外宣传工作，包括协调对外新闻发布和媒体接待等；16、负责公司各种经营资质的管理，包括工商执照、企业代码证、开发资质等；17、负责公司印信管理；18、负责公司的网络及信息化建设，包括办公系统和计算机网络设备的运行和维护、网站建设管理等工作；19、负责公司法律事务管理；20、负责审核拟签订的合同或者协议书中的法律内容，参与并监督公司合并、破产、投资、资产转让等重要经济活动；21、完成上级领导交办的其他任务。财务管理部（1）负责制定和完善公司各项财务管理制度及相关流程；（2）负责组织编制公司及下属公司、服务中心的年度财务预算；（3）定期组织预算执行分析会，对预算执行情况进行监控，对重大预算偏差进行审核和调整；（4）负责公司财务决算工作；（5）负责公司的会计核算、报表编制和现金管理工作；（6）按照公司有关规定，对各项支出进行审核；（7）参与公司项目可行性研究和项目评估中的财务分析工作；（8）定期进行成本分析，组织制定成本控制措施，实现成本控制目标；（9）定期进行财务分析，提交分析报告供高层决策参考；（10）配合外部财务审计工作；（11）负责公司的资金平衡、运用、融通等管理工作；（12）提出融资方案，编制融资计划，开展各项融资工作；（13）与银行和其他投资者建立和保持良好的合作关系；（14）负责公司税务筹划，合理降低公司税费成本；（15）负责公司总部财务档案资料的整理、分卷、归档和保管等工作；（16）制订会计资料的使用办法及管理规定；（17）指导和督察下属公司、服务中心财务工作；（18）完成上级领导交办的其他任务。附件：主要运营流程1、物业管理服务流程（1）公司通过多渠道（政府招标网站、业内信息获取、同行信息收集、报纸媒体相关招标信息等）获得市场信息，通过实地考察或相关信息收集评估，确定跟进项目。（2）公司对跟进项目进行实地走访，评价项目现场质量和潜在服务的风险，预测项目服务成本及可行性。（3）对具有可行性且无需招标的项目，公司与项目业委会或业主进行协商沟通，双方协商后签订《物业服务合同》；对具有可行性但需要招标的项目，公司会积极参与相关招投标工作，在提送标书评审中标后与客户签订《物业服务合同》，合同期限通常为一年以上，并依照约定组建服务中心、编制物业管理执行方案、收支出预算、备料、入场、提供服务等。（4）公司建立了以客户服务中心为重点的物业管理服务体系，客户服务中心是公司的指挥调度中心及信息枢纽，保证所有服务需求及投诉建议均可及时汇总、处理。公司所需要的管理服务信息亦通过客户服务中心反馈给业主、客户。2、前期介入管理流程（1）立项决策阶段的实施：公司对项目的市场定位、潜在业主的构成以及消费水平、周边物业服务概况以及日后的物业服务内容、标准及成本、利润测算等方面提出意见和建议。（2）规划设计阶段的实施：物业服务区域规划布局与配套设施的完善方面主要从物业服务用房的配置（包括办公用房、员工宿舍、食堂、业主活动、业委会办公室、秩序维护、绿化、保洁、维修用房等）、物业使用功能便捷度、配套设施设备及管线配置和布线、安全保卫系统的设置和环境保洁等方面提出建议。（3）施工安装阶段的实施1）监督工程质量：公司督促施工单位把好质量关，监督施工单位按照规划设计要求进行施工建设；参与设备安装验收，使某些影响物业使用功能的问题能及时发现、及时解决，亦便于日后维修。2）掌握物业的全部情况：熟悉物业的房屋结构、隐蔽工程，附属设备设施的装配情况以及各类设备设施的品牌、产地、构造、性能、使用时的注意事项及当地售后服务资料；水、电、气、热管道线路及阀门位置等；参与设备的安装调试，了解设备运行情况，收集设备生产厂家资料等。3）督促物业服务所需设施的落实：主要是督促物业服务用房、安全保卫和环境保洁、设备设施、综合经营服务硬件条件建设的落实。（4）接管准备阶段的实施1）组织验收小组：由物业公司总部牵头，组织工程部和客服部的素质好、业务精、对工作认真负责的客服人员和维修人员参加验收工作。2）明确验收标准及责任：物业的接管验收应依照自1991年7月1日起实施的《中华人民共和国行业标准——房屋接管验收标准》(ZBP30001-90)，结合物业的规划设计方案进行；参加验收人员应仔细按照验收表所列项目查验，对漏查项目要按相关规定追究验收人责任。3）确定验收方案：公司与建设单位协商制定物业接管验收方案，商定物业交接的具体事项，如交接验收内容、交接日期、交接注意事项、保修责任等。4）拟订物业服务方案和管理制度。5）准备验收资料：主要准备接管验收所需的各种文件、表格及验收所备各种器材和工具。6）参与竣工验收：由物业公司、监理单位、施工单位、开发商四个单位组成验收小组，按照一式两份表格内容填写验收结果，各参与单位代表须在验收单上签字确认。协助开发商把好工程质量验收关，以维护业主的权益。3、物业移交与接管验收流程（1）接到开发商验收通知单：项目管理中心接到开发商验收通知单，根据验收项目确定所属验收部门，及时将通知单内容向相关领导及部门传递，将验收通知单复印转交验收项目所属分公司或项目部。（2）组成验收工作小组：以项目管理中心为牵头部门，验收人员分为主验人员和助验人员，主验人员由维修人员组成，助验人员由竣工项目所属分公司的客服经理组成。（3）验收资料、器材：验收小组在验收前须准备好各类验收表格和必备的验收器材。验收器材包括：投线仪、测距仪、塔尺、水平检测尺、钢卷尺、角尺、人字梯、手锤、手电、万用表、兆欧表、测电插头、水平尺、尺杆、压力泵等。（4）竣工验收：竣工验收小组应对当天所验项目验收完毕后