合同保管及归档制度

合同保管及归档制度一、总则本制度旨在规范合同保管及归档工作，确保合同资料的安全、完整和可追溯性，为公司经营管理和法律风险防控提供有力支持。二、适用范围本制度适用于公司所有合同的保管及归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、合作协议等。三、职责分工1.合同管理部门：负责合同保管及归档制度的制定、执行和监督，组织合同归档工作，并对归档情况进行检查。2.各部门：负责本部门合同的签订、履行和归档工作，确保合同资料的真实、完整和及时。四、合同保管要求1.合同原件应存放于专用合同档案柜中，确保防火、防盗、防潮、防虫等安全措施到位。2.合同档案柜应设置专人管理，负责合同资料的日常保管、借阅和归还工作。3.合同管理人员应定期对合同档案柜进行检查，确保合同资料无丢失、损坏现象。五、合同归档流程1.合同签订后，各部门应及时将合同原件及相关资料整理齐全，填写合同归档清单。2.合同归档清单应包括合同名称、编号、签订日期、对方单位、合同金额、归档部门、归档日期等信息。3.各部门将合同原件、归档清单及相关资料一并提交给合同管理部门进行归档。4.合同管理部门对提交的合同资料进行审查，确保资料完整、真实，并按照归档要求进行整理、编号和存放。六、合同借阅与归还1.合同借阅需经合同管理部门负责人审批，并办理借阅手续。借阅人应妥善保管合同资料，不得私自复制、涂改或损坏。2.合同归还时，合同管理人员应检查合同资料是否完整、无损，并办理归还手续。七、合同销毁1.合同销毁应遵循相关法律法规和公司规定，确保合同资料的安全和保密。2.合同销毁前，应进行清单核对，确保销毁的合同资料准确无误。3.合同销毁应由合同管理部门组织，采取物理销毁或数字销毁方式，并保留销毁记录。八、监督检查与责任追究1.公司将定期对合同保管及归档工作进行检查，确保制度执行到位。2.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，并追究相关人员的责任。九、附则1.本制度自发布之日起执行，由合同管理部门负责解释。2.本制度如需修改或补充，应由合同管理部门提出，经公司领导审批后执行。本制度的制定和执行，将有助于规范公司合同管理工作，提高合同资料的安全性和可追溯性，为公司的稳定发展提供有力保障。合同保管及归档制度（1）一、总则1.为规范公司合同管理，确保合同的安全、完整与有效利用，特制定本《合同保管及归档制度》。2.本制度适用于公司所有业务部门和管理部门在业务活动中涉及的各类合同的保管与归档工作。二、合同保管1.合同原件应由公司指定的专人进行保管，确保合同不被损坏、丢失或泄露。2.合同保管人员应设立专门的合同保管柜或保管室，并确保其安全、干燥、通风，防止合同受潮、霉变。3.合同保管人员应对每份合同进行编号，建立合同台账，详细记录合同的名称、编号、签订日期、对方单位、合同金额、履行情况等关键信息。4.合同保管人员应定期对合同进行盘点，确保合同数量与台账记录一致，如发现合同缺失或损坏，应及时报告并处理。三、合同归档1.合同归档应遵循分类管理、便于查找的原则。2.合同归档前，应确保合同内容完整、无涂改，并按规定加盖公司合同专用章。3.合同归档时，应根据合同的性质、签订时间、对方单位等因素进行分类，并编制归档目录，便于日后查阅。4.归档合同应放入专用档案盒或档案袋中，标明合同名称、编号及归档日期，并放置在指定的档案柜或档案室中。四、合同借阅与复制1.合同借阅和复制应经过公司主管领导批准，并办理相关手续。2.借阅合同的人员应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等，经审批同意后方可借阅。3.借阅合同的人员应妥善保管合同，不得涂改、损坏或丢失，并在规定的期限内归还。4.合同复制应经过公司主管领导同意，并在复制件上加盖“复制件”章，注明复制日期及用途。五、保密与安全管理1.合同保管及归档工作应严格遵守公司的保密规定，确保合同内容不被泄露。2.合同保管人员应定期对合同保管场所进行安全检查，确保防火、防盗等安全措施到位。3.对于涉及公司商业秘密或国家秘密的合同，应采取更加严格的保密措施，如加密存储、限制借阅范围等。六、附则1.本制度自发布之日起执行，由公司行政管理部门负责解释和修订。2.如有违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。本《合同保管及归档制度》旨在规范公司合同管理流程，确保合同的安全、完整与有效利用。各部门应严格执行本制度，共同维护公司的合法权益。合同保管及归档制度（2）一、总则为了规范公司合同管理，确保合同文件的安全、完整和可追溯性，提高合同管理的效率和水平，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所有业务领域的合同管理，包括但不限于销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。三、职责分工1.合同管理部门：负责合同的审核、签订、履行和归档等全流程管理。2.相关部门：负责本部门合同的起草、执行和日常保管。3.档案管理部门：负责合同档案的接收、分类、保管和利用。四、合同保管1.合同原件应由合同管理部门统一保管，不得私自留存或外借。2.合同管理部门应设立专门的合同保管区域，确保合同存放环境的安全、整洁和有序。3.合同保管区域应配备防火、防盗、防潮等安全设施，并定期检查和维护。4.合同管理部门应建立合同借阅登记制度，记录借阅人、借阅时间、借阅目的和归还时间等信息。五、合同归档1.合同归档应遵循分类、编号、整理、装订和入库等程序。2.合同管理部门应在合同签署完成后及时整理合同文件，包括合同正本、附件、变更协议等。3.合同文件应按照业务领域、签订时间或合同编号等方式进行分类和编号。4.合同文件应装订成册，并在封面注明合同名称、编号、签订日期等基本信息。5.合同管理部门应定期将整理好的合同档案移交档案管理部门，办理入库手续。六、档案利用1.档案管理部门应建立合同档案查询和利用制度，方便公司内部人员查阅和使用合同档案。2.查询合同档案需经相关部门负责人审批，并填写查询申请单。3.合同档案不得私自复制或外借，如需复制或外借，需经公司领导审批。七、监督与考核1.合同管理部门应定期对合同保管和归档情况进行检查和评估，确保制度的有效执行。2.公司领导应定期对合同管理工作进行监督和考核，对存在的问题及时提出整改意见。八、附则1.本制度自发布之日起执行，由合同管理部门负责解释。2.本制度如需修改或废止，应经公司领导审批后公布实施。九、附件1.合同借阅登记表2.合同归档清单3.合同档案查询申请单合同保管及归档制度（3）第一章总则第一条为规范公司合同管理，确保合同档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类合同档案的管理。第三条合同档案的管理应遵循集中统一管理、确保档案完整、安全和便于利用的原则。第二章合同档案的归档第四条合同档案归档范围包括但不限于：合同正本、副本、附件、补充协议、变更协议、履行过程中的相关文件、审批文件等。第五条合同档案归档要求：1.合同档案应在合同签订完成后及时归档；2.归档材料应齐全、完整，字迹清晰，签署、盖章手续完备；3.归档材料应按年度、类别、顺序进行整理、编号，并填写档案目录。第六条合同档案归档流程：1.合同归档前，经办人应对合同档案进行初步整理；2.初步整理完成后，经办人应将合同档案提交至档案管理部门；3.档案管理部门对提交的合同档案进行审核，符合归档要求的，办理归档手续；4.归档后的合同档案应放入专用档案柜，按编号顺序存放。第三章合同档案的保管第七条合同档案的保管应确保档案的安全、完整、有序。第八条档案管理部门应定期对合同档案进行清查，发现档案遗失、损坏等问题，应及时报告并处理。第九条档案管理部门应建立健全合同档案借阅制度，规范借阅流程，确保档案在借阅过程中的安全。第十条合同档案的保管期限应根据合同的重要性和价值进行确定，期满后应按照公司规定进行销毁或移交。第四章合同档案的利用第十一条合同档案是公司的重要信息资源，应充分利用以提高工作效率和决策水平。第十二条各部门可根据工作需要，向档案管理部门申请查阅、借阅合同档案。第十三条档案管理部门应提供合同档案的查询、复制等服务，以满足公司各部门的需要。第五章附则第十四条本制度由公司档案管理部门负责解释和修订。第十五条本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。合同保管及归档制度（4）一、总则1.为规范公司合同保管及归档工作，确保合同文件的安全、完整和可追溯性，特制定本制度。2.本制度适用于公司各部门涉及合同保管及归档的相关工作。二、合同保管1.合同文件应由专人负责保管，确保合同文件的完整性和安全性。2.合同文件应存放在干燥、通风、防火、防盗的专用档案柜中，防止合同文件受潮、损坏或丢失。3.合同保管人员应定期对合同文件进行检查，确保合同文件的完好无损。三、合同归档1.合同归档应遵循分类、编号、登记、装订、入库等程序，确保合同文件的规范、有序和易于查找。2.合同归档前，应对合同文件进行整理，包括合同文本、附件、审批文件等相关资料的齐全性检查。3.合同归档时应按照合同类型、签订时间等要素进行分类编号，并编制合同归档目录，方便查阅和管理。4.合同归档后，应在合同归档登记簿上进行登记，记录合同名称、编号、归档时间等信息。四、合同借阅与复制1.合同文件一般不得外借，如需借阅或复制合同文件，应经相关部门负责人批准，并办理借阅或复制手续。2.借阅或复制合同文件时，应登记借阅或复制人姓名、部门、借阅或复制时间、合同名称、编号等信息。3.合同文件借阅后应及时归还，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。五、合同保管及归档的保密工作1.合同保管及归档人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露合同内容及相关信息。2.涉及公司商业秘密的合同文件，应采取更加严格的保密措施，如加密存储、限制借阅等。六、罚则1.对于违反本制度规定，导致合同文件丢失、损坏或泄露的行为，将依法追究相关人员的责任。2.对于故意损坏或销毁合同文件的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分或法律追究。七、附则1.本制度由公司行政部负责解释和修订。2.本制度自发布之日起执行，原有相关制度与本制度不符的，以本制度为准。合同保管及归档制度（5）一、总则1.为规范公司合同管理，确保合同资料的安全、完整和有效利用，特制定本《合同保管及归档制度》。2.本制度适用于公司所有部门及员工，涉及合同的签订、履行、保管、归档及利用等各个环节。二、合同保管1.合同签订后，应由合同管理部门统一编号、登记，并加盖合同专用章。2.合同原件应交由合同管理部门指定专人保管，确保合同资料的安全、完整。3.合同管理部门应建立合同台账，记录合同编号、名称、签订日期、履行情况等信息，方便查询和管理。三、合同归档1.合同履行完毕后，合同管理部门应组织相关人员对合同进行归档。归档资料包括合同原件、附件、履行过程中的相关文件及资料等。2.归档资料应按照合同编号、签订日期等顺序进行整理，确保归档资料的有序、规范。3.归档资料应存放于专用的合同档案柜中，确保防火、防潮、防虫等安全措施得到落实。四、合同利用1.各部门因工作需要查阅或利用合同资料时，应向合同管理部门提出申请，经审批后方可查阅或利用。2.合同管理部门应建立合同查阅和利用登记制度，记录查阅或利用人、时间、目的等信息，确保合同资料的安全和合规使用。五、监督与检查1.公司应定期对合同保管及归档工作进行监督和检查，确保各项制度得到有效执行。2.对违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，直至追究法律责任。六、附则1.本制度自发布之日起执行，由合同管理部门负责解释和修订。2.本制度如有与相关法律法规及公司其他制度相抵触之处，以相关法律法规及公司其他制度为准。通过本《合同保管及归档制度》的实施，旨在规范公司合同管理流程，确保合同资料的安全、完整和有效利用。同时，也有助于提升公司的合规意识和管理水平，为公司的稳定发展提供有力保障。合同保管及归档制度（6）第一章总则第一条为规范公司合同保管及归档工作，确保合同资料的安全、完整和易于检索，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有合同的保管及归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、劳动合同、租赁合同等。第三条合同保管及归档工作应遵循安全、保密、完整、易检索的原则。第二章合同保管第四条合同原件应由专人负责保管，确保合同资料不丢失、不损坏。第五条合同保管人员应定期对合同资料进行清点和检查，发现缺失或损坏应及时报告并采取措施进行补救。第六条合同保管人员应建立合同借阅登记制度，记录合同借阅时间、借阅人、借阅目的等信息，确保合同资料不被滥用。第三章合同归档第七条合同归档工作应按照分类、编号、装订、归档的顺序进行。第八条合同应按照合同类型、签订时间等要素进行分类，并编制目录以便于检索。第九条合同归档前应进行编号，编号应唯一且易于识