标准化文档管理制度

标准化文档管理制度1.前言本制度的订立旨在规范企业内部文档的管理和使用，提高文档管理的效率和质量，确保文档的全都性和可追溯性。通过合理的文档管理制度的建立和执行，既能保护企业信息的安全性，也能提高工作效率，减少重复劳动和资源的挥霍。2.适用范围本制度适用于公司内部全部文档的管理，包含但不限于企业政策、流程、模板、合同、报告、方案、规范等。3.文档编写规范3.1文档命名规范：—文档名称应简明扼要，反映文档内容的关键词，用英文命名。—文档名称中不得包含符号、空格或特殊字符。—文档名称应遵从肯定的层次结构，由多个单词构成，各单词之间使用连字符“—”进行连接。3.2文档格式规范：—文档格式应统一，使用常见的文档格式，如doc、docx、pdf等，便于查阅和共享。—文档内容应具有良好的排版和格式，确保清楚易读，使用标题、段落、标点符号等来分隔和标识内容。3.3文档语言规范：—文档应使用简明扼要的语言，避开使用专业术语或难懂的词汇。—使用准确、规范的语法和拼写，注意语句的连贯性和全都性。—避开使用过多的缩写词和缩略语，如有必需使用缩写词时，需供应词汇解释。3.4文档编写流程规范：—文档编写前需提出编写申请，经主管部门批准后方可进行。—编写人员应对相关内容进行充分了解和调研，确保文档准确、完整、权威。—文档编写完成后，需进行内部审查和审核，确保文档的质量和准确性。4.文档存储与备份4.1文档存储规范：—文档应存储在公司统一的文档管理系统中，不得存储在个人电脑或其他移动存储介质上。—全部文档需进行分类和归档，建立相应的文件夹和目录结构，方便查找和管理。4.2文档备份规范：—全部文档需要进行定期备份，确保文档的安全性和可恢复性。—备份介质应存放在安全的地方，禁止随便带出公司。4.3文档权限管理：—文档权限应依据不同岗位的职责和需求进行分级管理，确定不同人员的查看、编辑、下载权限。—文档权限的调整需经过相应主管部门的批准和授权，确保权限调配的准确性和合理性。4.4文档版本管理：—对于常常需要更新的文档，应建立版本掌控制度，每次更新需记录版本号和更新内容，方便管理和追溯。—老版本的文档应妥当存储和归档，避开对当前使用版本造成混淆和错误。5.文档使用与传递规范5.1文档使用规范：—使用文档时，应先查阅文档管理系统，确保使用的是最新版本的文档。—文档使用过程中产生的修订或修改看法，应及时反馈给文档编写人员，并进行相应记录和处理。5.2文档传递规范：—文档传递应使用公司内部指定的电子邮件或文档管理系统进行，禁止使用个人邮箱或其他通讯工具进行文档传递。—对于涉密或敏感文档的传递，应采用加密方式或通过专用渠道进行。6.文档审核与废止6.1文档审核：—对于紧要的文档，应设立特地的审核岗位，审查文档的准确性、合规性和完整性。—审核人员应对文档进行全面和认真的审核，并在文档中标注审核结果和看法。6.2文档废止：—对于已经过时或不再适用的文档，应进行废止处理。废止的文档需进行标识，并在文档管理系统中明确说明原因和废止日期。7.文档培训与宣贯7.1文档培训：—新进员工应接受文档管理的相关培训，了解文档管理流程和规范，提高对文档管理的重视程度。—不定期对员工进行文档管理的培训和考核，确保员工的文档管理本领和意识。7.2文档宣贯：—定期向全体员工宣传和强调文档管理的紧要性和意义，加强员工的文档管理意识和自发性。—建立文档管理相关的宣传栏、通知栏等，方便员工了解和取得相关信息。8.法律责任与违规处理8.1法律责任：—违反本制度的行为可能构成违法行为，一经发现，将依法追责；—同时，依据公司相关规定，对违反文档管理规定的员工，将予以相应的纪律处分。9.监督与改进9.1监督：—公司内设监督岗位，负责文档管理制度的执行情况监督，及时发现和处理违规行为。—员工可通过监督渠道举报文档管理违规行为，公司将严厉处理并保护举报人的合法权益。9.2改进：—定期对文档管理制度进行评估和改进，依据实践情况和反馈看法，及时修改和完善制度内容和流程。—公司将通过员工调研、管理评审等方式，不绝提高文档管理的效率和质量。10.附则10.1本制度由公司负责人负责解释和管理，并依据实际情况进行调整和增补。10.2本制度自颁布之日起生效，废止以前的相关规定。10.3本制度的修改和增补需经公司负责人批准和公告后方可生