成本档案管理作业指引

成本档案管理作业指引第第1页共7页第一章总则第一条目的与意义成本档案管理是及时跟进项目进度、反映项目合约日常业务的动态管理，可以减少因人员流动及线下资料丢失等因素对合约工作的影响；有利于总部合约管理部门与项目合约工作的对接，减少不必要繁琐的资料对接流程，有利于工作的快速推进；同时是丰富、完善成本数据库的重要环节，对后续项目合约工作的开展具有重要的指导意义。为更好地规范成本档案管理工作，保证成本档案资料归档的及时性、完整性、合规性，特制定本指引。第二条适用范围本指引适用于XX集团有限公司地产开发事业部所有项目（联合操盘合作方主控成本、招采的项目除外）的成本档案管理工作。第三条术语与定义成本档案：指各项目在开发过程中形成的与合约管理相关且有保存价值的目标成本、招投标、工程合同、设计/工程变更及现场签证、工程预结算及相关图纸、台账等应归档保存的各种纸质资料、电子文档以及其它与合约管理有关的图表、照片、音像等资料的总称。成本档案分类：分为纸质资料和电子文档，纸质版资料由大区公司合约规划部进行线下归档整理，电子版资料统一上传至网盘。成本档案管理：以项目分期为单位进行管理，包括成本档案的收集、整理、保管、统计、提供利用及鉴定、销毁等工作环节。第二章管理范围及权责第四条职责与权限专职/兼职成本档案人员：大区公司合约规划部指定一名专职或兼职成本档案人员为大区管理员，统筹大区成本档案的日常管理；同时每个片区指定一名片区合约为片区管理员，负责片区内各项目成本档案的日常管理。大区管理员负责线上成本档案管理，督促片区及时上传及分类整理，负责上传平台共享文件、重要通知等；保管期间负责对所接收的成本档案资料进行规范性检查、整理和保管，同时做好与外部单位之间文件往来的收文发文登记，以及后期与行政做好档案移交；项目合约：项目合约负责收集项目成本档案资料，定期提交给片区管理员，由片区管理员统一负责片区内各项目电子版资料的上传、整理及存档工作；合约规划中心：负责对各大区成本档案管理情况定期进行监督、检查与考核，成本档案人员及片区合约需要给予配合，包括线上档案、线下档案（移交前）；集团办公室：项目结算完成满足线下档案移交条件后，线下档案移交归入大区行政档案统一管理，集团办公室定期监督、检查与考核。第三章线上档案归档细则第五条线上档案归档流程合约规划中心负责统一搭建及管理网盘，用于中心及大区的线上档案管理。大区按照模板建立项目文件夹，做好平台、片区及项目线上档案的上传、整理及存档。网盘权限分查阅、编辑两级权限，具体权限开通情况详见表1。其他合约人员如需开通/关闭网盘权限，需通过大区合约规划部邮件向中心申请。表1网盘权限设置部门岗位合约规划中心所在/管辖大区其他大区共享盘查询编辑查询编辑查询编辑查询编辑合约规划中心总经理√√√√二级部门总经理√√√√管理员√√√√区域对接人√√√其他人员√√大区合约规划部合约总√√成本条线负责人√√招采条线负责人√√大区管理员√√片区负责人√√片区管理员√√其他人员√√项目成本档案线上归档具体操作流程如下：第一步：合约相关工作完成后，项目合约负责收集工作过程全套资料并对照清单核查资料的完整性以及合规性，并做相关登记，同时将电子版资料移交片区管理员进行存档；第二步：片区管理员对资料完整性进行复核，按照命名标准对电子资料进行命名，在上传时限内存入对应的网盘文件夹中。线上档案归档要求线上档案主要包括七大类，具体类型、命名、内容及时效要求详见表2。表2线上档案分类表序号档案类型命名标准资料内容上传时限1成本深度调研报告项目+分期+成本深度调研报告包含当地的建筑构造做法、设计规范及施工规范、当地成本信息及相关成本指标、水暖电等垄断性行业的成本相关信息当月2目标成本2.1可研版项目+分期+可研版目标成本土地出让文件及可研版目标成本测算Excel版当月2.2开策版/上线版项目+分期+开策版/上线版目标成本目标成本管理作业指引要求附件当月2.3考核版项目+分期+考核版动态成本半年度/年度动态成本评审附件6月/12月3招标管理（按合同建立文件夹，3.1-3.3项内容放在一个文件夹内）3.1定标清单项目+分期+标段+XX工程定标清单Excel版（在线清单无需上传）当月3.2合同交底项目+分期+标段+XX工程合同交底表及范围见采购管理办法及其附件当月4过程管理4.1落位图项目+分期+专业落位图土建（墙体）、机电（智能化、消防、空调、桥架）落位图当月4.2成本巡检日期+项目+分期+成本巡检报告项目月度成本巡检报告每月4.3航拍照片日期+项目分期+照片命名每月不少于2张现场航拍图每月4.4成本后评估项目+分期+成本后评估报告示范区开放、项目首开成本后评估1个月内商业开业、住宅交付成本后评估3个月内5预结算管理5.1预算日期+项目+分期+标段+XX工程预算包括但不限于预算清单Excel版、建筑做法、界面划分、广联达/算王或Excel底稿、预算图CAD版当月5.2结算日期+项目+分期+标段+XX工程结算包括但不限于结算清单Excel版、建筑做法、界面划分、广联达/算王或Excel底稿、竣工图CAD版当月6争议索赔日期+项目+分期+标段+XX工程争议索赔包括争议索赔相关的往来盖章函件、诉求文件、项目记录资料、测算、签字或盖章的洽谈记录等每月7日常报表时间+报表名称签证月清台账、商管调改费用台账（如有）、无效成本、区域人材机调研等当月第四章线下档案归档细则第七条线下档案归档流程表3合约与行政线下档案管理权责部门权责内容存放地址移交界限大区-合约规划部负责电子档案的收集、整理、上传及管理；负责纸质档案（移交前）的及时存档、调取管理项目纸质档案由大区成本档案管理员统一安排存放，不得分散在项目或片区项目分期通过动态下线审批前大区-人力行政部-行政管理条线负责纸质档案（移交后）的存档及调取管理纸质档案存放至行政档案室项目分期通过动态下线审批后特别的，对于重资产项目成本分期未拆分的情况，成本档案移交前不需要通过整期动态下线审批，而是由项目合约线下梳理运营分期对应的合同结算完成率，当满足结算完成率90%要求，邮件报合约规划中心，凭邮件回复记录即可逐期进行成本档案移交。在项目开发过程中形成的与成本有关的纸质文件资料均需统一归档、立卷（归档范围详见附件1），以合同为主线，一卷装成一个档案盒。每卷成本档案由部门统一拟定编号方案，各类档案必须固定存放在成本档案室档案柜内，并上锁保管，档案盒脊背应粘贴档案文件盒标识，盒内制作目标清单，资料排列有序；同时建立成本档案台帐，方便查阅。项目成本档案线下归档具体操作流程如下：（1）第一步：原则上相关工作完成7天内，项目合约负责收集工作过程全套资料并对照清单核查资料的完整性以及合规性，并做相关登记，同时将纸质版资料移交成本档案人员进行存档；（2）第二步：成本档案人员对资料完整性进行复核，按要求进行扫描保存后，装入相应的档案盒中存档；（3）第三步：项目分期通过动态下线审批后，成本档案人员需制作移交清单，参照归档范围备注缺项，与行政档案员逐盒清点，签字移交行政档案室保管。移交行政后，由行政档案室负责移交档案的保管与提供利用。第八条线下档案归档要求（一）计划管控线下档案移交纳入项目分期的主项计划节点“项目结算完成”进行管控，完成标准包括：（1）通过动态成本下线审批或合约规划中心邮件回复，（2）成本档案移交至大区档案室（移交至行政）。关于“项目结算完成”计划节点设定，如相近两个运营分期的交付时间不超过6个月，项目结算完成时间可按较晚交付分期的节点设定为1个节点，超过6个月则设定为2个节点。项目结算完成时间如需延期调整，每个季度末最后一周提前梳理下一季度计划节点到期的项目，如需延期调整，需在季度末完成调整审批。根据是否存在大额合同诉讼、是否允许分阶段结算，判定是否同意延期调整，一般延期调整控制在6个月内为宜。每季度末，大区成本档案管理员负责梳理下一季档案移交项目清单，如需调整，参考上述规则允许有条件调整，及时通知项目发起计划节点调整；每月末，大区成本档案管理员应与大区行政档案管理员共同确认次月档案移交项目清单，如无法达成需提前沟通，否则均严格纳入考核。（二）线下归档整编要求1、案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容，命名标准按“项目+分期+标段+XX工程（预）结算；2、卷内目录包括结算资料（甲方出具）、送审资料（乙方提交）两部分，送审资料叠放在结算资料下面。结算资料目录参照《地产开发事业部预结算管理作业指引》“附件6XX结算单格式”的“0.资料面单”（不区分华诚界面内、华诚界面外），主要填写要求包括：填写各项资料具体份数（一式几份）、页数，其中一式三份的资料（如审定表、结算汇总表），成本联必须进行归档移交，财务联、施工单位联不做强制；如不涉及，份数填“0”；如有其他补充资料，可自行添加，顺序增加序号、名称、份数；纸质资料按照“0.资料面单”包含的资料顺序叠放（序号1置顶，其余资料顺序往下叠放）。送审资料目录分为华诚界面外、华诚界面内两类，华诚界面外送审资料目录参照“附件4华诚界面外分包类结算送审资料”的“附件4-2、工程结算申请书（★送审资料目录）”，华诚界面内送审资料目录参照“附件5-土建/机电/装饰-预结算送审资料目录”，主要填写要求包括：每项“是否提交”必须勾选是或否，不允许空白；将序号1的资料置顶、图纸置底叠放，其余勾选“是”的资料顺序往下叠放。（三）归档移交每月根据集团办发布的月度档案移交计划清单，落实成本档案移交；纸质档案按成本档案规范整理组卷，并完成档案系统入库管理。线下档案需移交归档的文件为预结算资料，包括但不限于预结算用印资料、预结算明细、会签资料、施工蓝图、竣工蓝图、变更签证（带二维码）、设计变更台账、变更台账、反签台账、甲供材扣款台账、合同调差审批单等预结算全套资料。集团办公室将对各大区成本档案移交的计划达成、完成质量等进行月度、年度通报，建议将成本档案管理的及时性、规范性、完整性纳入成本档案管理员的绩效考核。第五章档案的查询、借阅和鉴定销毁第九条成本档案的查询或借阅（一）电