如何做好招标文件解读

如何做好招标文件解读雷启威中石化中原油建工程有限公司国际工程事业部前言随着中国经济的快速发展、全球经济一体化进程的加快和国内市场趋于饱和，越来越多的中国公司为了实现自身可持续发展和参与全球竞争，在积极拓展国际业务，参与国际工程建设。石油工程建设行业在这方面走在国内施工公司的前列。拓展国际业务的一个重要手段就是参加国际项目招标，这是一个公正、安全和有效的途径。投标后能否中标，不仅取决于投标公司实力的强弱，还取决于投标人对招标文件的理解程度和对招标人需求的把握程度。国际项目招标一般用外语写成，大多数情况下是英语。因此可以说对招标文件的熟悉程度在某种意义上决定了投标方案和报价编制是否合理、是否有竞争力。因此招标文件解读是投标过程中很关键的一步。本文对如何有效地解读招标文件进行了探讨。招标文件组成国际项目招标文件一般有许多文件，少的有数十个，多则达上百个，不过比较规范系统。一般来说，国际石油地面工程项目招标文件包括以下内容：投标须知（InstructionstoBidders）；工作范围（ScopeofWork）；合同协议（ContractAgreement）；合同条款（ContractTerms），包括通用条款（GeneralTermsandConditions）和专用条款（SpecialTermsandConditions）；技术要求（技术规格书）（TechnicalSpecification）；QA/QC要求文件；HSE要求文件；工程量清单（BOQ）或MTO；图纸；适用标准；其它文件。例如，沙特阿美公司（SaudiAramco）的招标文件一般可达800多个，有当地化用工、采购等要求文件。标书解读目的一般来说，招标文件解读主要是了解招标人的需求，其主要目的如下：了解项目性质、工期计划、截标日期、各类保函要求等关键事项；明确投标人的责任、工作范围和报价要求；明确投标书编制内容及要求；理解项目的技术要求，以制订合理的施工方案；了解工程中拟采用的材料和设备，以便进行市场询价；发现招标文件中的错误、含糊不清或相互矛盾之处，提请招标人澄清；发现招标文件（合同、技术文件等）中暗藏的风险和不利隐私，以便做出合理的应对措施；找出合同中含有的不合理规定或投标人要承担风险的条款，以便采取相应的对策，标书解读也是风险管理中重要的一步，通过解读来发现和识别招标文件中存在的风险，引起投标团队的重视，做好应对工作。招标文件的解读和准确把握是编制合格的技术标书和商务标书的前提，也是投标团队开始投标的第一步和关键一步，因此必须高度重视。标书解读要求国际石油工程项目招标时间一般在一个月，有的可能一个半月，在这短短的招标期间，要完成所有的投标工作（考察、解读、采办询价、工期计划编制、工作量汇总和计算、人力设备资源计划编制、各类施工方案编制、质量方案和HSE方案编制、商务报价以及各种商务文件的准备以及后期标书装订递交等）殊非易事，因此必须在尽可能短的时间内完成标书解读。因此要控制好标书解读的时间，留给一个月时间内对于投标时间在一个月左右的项目，一般应在收到招标文件后5~7个工作日内完成解读，接着召开标书解读会。标书解读原则上越细致越好。投标人员解读时应将阅读招标文件时发现的问题、重点、难点、不明确或含混不清或模棱两可的地方，要清楚各自负责解读的章节或专业，作好记录，写下自己的理解。有条理，有顺序。这样有利于编写方案、人力设备资源计划和报价。标书解读内容投标人员要全面熟悉招标文件的内容，不要忽视任何一个细节。对招标文件的熟悉程度不够、对合同条件理解错误都可能给自己带来错误的判断，进而造成项目执行时的经济损失。在研究招标文件过程中发现招标文件有问题或者内容含糊的地方，应该以书面形式或在标前投标负责人或其指定人员简要介绍项目背景、性质和工程量等情况；商务合同人员介绍解读商务合同文件后的所得，存在的重要风险和问题；专业技术人员介绍各专业的工作量和技术要求，指出难点和要点，说明工程量不清晰或重复的地方，工程的技术难度，以及解决方案等；最后就一些关键的商务、合同和技术问题展开讨论，提出应对方法。投标负责人安排专人负责会议记录，会后编写会议纪要，将投标成员的解读文件汇在一起，作为纪要的附件，与会议纪要一起上传到内网由投标人员共享，用作投标方案编制的参考。标书解读会的结束并非意味着标书解读完成，投标人员应随着投标工作的进展深入阅读招标文件，及时发现和解决问题。标书解读不良案例项目不同，项目所在国不同，标书内容也不同，标书要求也不同，商务合同和技术方面都会有所不同，即使项目性质类似或规模相当，标书的内容也不会完全相同。因此，不能应为有了同类或类似项目经验，就可以不阅读、不细读表述的具体内同，想当然地认为没什么差别。同样的项目有时因为项目地点不同、所在国法律法规的变化、技术标准的进步、气候环境的不同、环境保护要求而大相迥异。我们历史上曾经出现不少因没有熟读标书导致报价失误，中标后产生巨大风险的事例。下面就此列出几个案例，目的是希望投标人员足够重视标书解读。我方承包的沙特阿美公司Manifa井场和管线施工项目，工作包括井场管线和井场设施的施工。由于投标人员没有注意到工作量是按订单形式下放的，误以为整个工程全有我方施工，采取了不平衡报价策略。结果有三家单位中标，业主将报价低的工作下放给我方，导致工程出现重大亏损。具体内容如下：在招标文件“Specific_Instuctions_to_Bidders”的A.INTRODUCTION第2段写道：“…SAUDIARAMCOhastherighttoissueReleasePurchaseOrders(ReleasePO)onanyworkingareatoone(1)bidderormore.”(翻译：沙特阿美公司有权将某个区域工程的批准采购单下达给一个或多个竞标人。)在合同ScheduleA“GENERALTERMSANDCONDITIONS”多次提到了“ReleasePO”，例如：“7. SAUDIARAMCO'SGENERALOBLIGATIONS SAUDIARAMCOshall,inaccordancewithandsubjecttothetermsandconditionsofthisContract: 7.1 IssueReleasePOs.”（翻译：7.沙特阿美公司基本义务沙特阿美公司应依据并且遵守本合同条款：7.1下发批准PO。）注意：这里PO后面加了s，表明该项目有多个PO。充分说明了这个项目的具体工程可能授予不同的承包商。但是在招标阶段没人注意到这一点，以为只有一家中标人执行整个项目，因而作出了不平衡报价，对人力资源和设备计划考虑不周，结果是Manifa项目有多家公司中标，阿美公司将报价低的工程授予了我公司，导致项目严重亏损。沙特阿美陆上井场升级改造项目，工作内容主要是对现有井场进行升级改造，井场分布极为分散，从沙特首都利雅得附近一直到沙特南部，而且也是采用订单形式下放工作。投标人员没有认识到这一点，以为是一个全新项目，最后将报价削减了约一半左右（还有一些其它因素），中标了。合同签署后准备开始执行，现场人员到各个现场考察后发现了这个问题，认为如果坚持执行合同会产生巨大亏损的风险，建议取消合同。最后在沙分公司和国工的努力下，与阿美公司协商，取消了该合同。虽然阿美公司对我方的信任度降低，但是避免了巨大的经营风险。（注：项目招标文件遗失，无法列出具体内容）沙特农业部净化水输送项目：由于技术规格书阅读不全面，甚至可能了漏看了管沟开挖、回填以及试压方面的要求：“Thelengthoftrenchtobeleftopenpriortolayingshallnotbemorethan200metresandnotrenchshallbeleftopenformorethan20daysunlesstheContractorhasobtainedthewrittenconsentoftheEngineer”(翻译：开挖且待铺设管子的管沟长度不得超过200米，管沟应在20天内铺管和回填，有得到工程师同意的除外)；和“Unlessotherwisestatedoragreedtestingshallbecarriedoutinlengthsnotexceeding1000meters.Thewholesystemshallbetestedandchlorinatedbeforethefinalconnectionsaremade.”(翻译：除非另行同意，试压管段不得超过1000米。整个系统在试压和通氯气清洗后才能进行最后连接。)“Pipeslaidwithinwadisandinchannelbedsshalleitherbeencasedinconcreteorshallbebackfil1edwithcementstabilizedsoilorbothasdirectedbytheEngineer.ThebackfillingshallbedoneasdescribedinSpecificationsexceptforthelast750mmwhichshallbefilledwithcementstabilizedsoilcompactedinlayerseach250mmthick.”（翻译：铺设在干谷或河床中的管子应按照工程师的指示安装在混凝土套管中或用固化土回填或同时采用两种方法。除最后的750mm外，回填应按照规格书的要求进行，最后750mm应用水泥固化土填满，每250mm一层进行压实。）