汕头市工程竣工档案编制指导手册2009版

汕头市工程竣工档案编制指导手册二00九年四月总说明城建档案工作是城市建设的重要组成部分，为适应我市城市建设和城建档案事业的发展，方便各有关单位了解城建档案编制的要求，依据《档案法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市建设档案案卷质量规定》、《建设工程文件归档整理规范》，特制定本《程竣工档案编制指导手册》。手册中对工程竣工档案的收集范围、组卷方式、整理方法、竣工图的编制等均作了详细的说明。手册中仅对建筑安装工程、市政基础设施工程竣工档案的收集范围作出规定。由于基本建设项目涉及的范围广泛，各种专业工程产生的文件材料不尽相同，因此，各有关单位对于未作出规定的可按工程的实际情况和有关部门的规定，在如实反映工程真实状况的前提下编制竣工档案。如国家规范和有关规定发生变化，本手册再作相应调整修改。总目录TOC\o"1-1"\h\z\u第一部分：建筑安装、市政基础设施工程竣工档案收集范围 4第二部分：工程文件的立卷及归档要求 28第三部分：竣工图编制方法 31附录: 33第一部分：建筑安装、市政基础设施工程竣工档案收集范围(一)说明1、我馆提供的收集范围内容是建筑安装工程及市政基础设施工程产生资料的汇总。2、整理资料时，根据我馆提供的收集范围内容及顺序逐条对照，按实际产生的文件材料打印序号、文件编号、责任者、文件材料名称、日期、页次、备注的内容。具体要求可见本手册的《工程文件的立卷及归档要求》，不明处可向我馆咨询。3、文件材料归档内容按工程实际发生情况报送，文件材料名称有列出而实际未发生的，不需报送，文件材料名称未列出而实际有发生的，须与我馆协商报送内容。报送时按实际发生内容打印卷内目录。4、报送我馆存档的资料要求是原件。(二)建筑安装工程案卷目录卷次案卷名称期限HYPERLINK第三十三卷人防工程战时给排水竣工图（永久）HYPERLINK1"开始编起。(2)页号编写位置:单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。(3)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。(4)竣工图纸加盖档号章后，在件号栏编写件号，不另编写页号。档号章的有关要求见《竣工图编制方法》。2、编制卷内目录卷内目录是案卷内每一份文字材料或每一张图样材料的明细表。竣工图纸一般在编制时就有图纸目录，如内容和顺序没有变化，编目时可利用原有目录，如内容和顺序发生变化，要重新编制目录。文字材料则要编制卷内目录。卷内目录要求用电脑打印，其式样见本手册附录。卷内目录排列在案卷内文件材料的首页之前，主要内容有:(1)序号。以一份文件为单位，用阿拉伯数字从"1"起依次标注。(2)文件编号。填写文件的文号或图样的图号。(3)责任者。填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用"等"代替。(4)文件材料题名。亦称文件标题，填写文件标题的全称，无标题时应根据文件所反映的内容自拟一条标题。(5)日期。填写文件的形成日期。如果有多份文件，则填写多份文件中的起止日期。格式如:2000.01.01-2000.12.30。(6)页次。填写每份文件首页上标注的页号。最后一份文件填写起止页号。(7)备注。填写其他需要说明的问题。1编制案卷封面案卷封面是以一定的格式概要介绍案卷内文件材料内容和形式特征的一种工具。案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，可采用外封面和内封面两种形式，其主要内容有:(1)档号。填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。(2)档案馆(室)代号。填写国家给定的本档案馆(室)的编号。(3)缩微号。填写缩微时给本案卷的编号。上述三项内容由城建档案馆统一填写。(4)案卷题名。案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。工程档案案卷题名一般由三个部分组成:工程地址+工程名称+卷内文件名称。如果是大型工程，工程名称还应包括单位工程名称和分部工程名称。卷内文件名称应高度概括卷内所有文件材料的内容.具体名称请参见《汕头市建筑安装、市政基础设施工程竣工档案收集范围》。例如:汕头市中山路213号建委大楼前期报建文件。(5)编制单位。填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。具体讲工程准备阶段文件和竣工验收文件一般填写建设单位，施工文件和竣工图一般填写施工单位，监理文件一般填写监理单位。(6)编制日期。填写案卷内全部文件材料形成的起止日期。竣工图填写竣工图编制日期。格式如:2000.01.01-2000.12.30。(7)保管期限。分为永久、长期、短期三种，可参照《汕头市建筑安装、市政基础设施工程竣工档案收集范围》填写。永久是指工程档案须永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。(8)密级。依据保密规定填写相应的保密等级。保密等级分为"绝密"、"机密"、"秘密"、"内部"四种。案卷封面的内容应直接打印在案卷封面上，没有条件的可以按规格打印在白纸或与卷皮颜色相近的牛皮纸上，剪裁后贴在案卷封面的相应位置。4、编制卷内备考表。编制时应标明卷内文字材料、图纸、相片的数量，以及立卷单位对案卷内文件材料完整、准确情况的说明。案卷整理人应在备考表上签名，并写上整理日期。备考表排列在案卷内文件的尾页之后。(三)案卷的装订及装盒1、案卷的装订。案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料卷必须装订，图样材料卷可不装订。案卷装订采用线绳三孔左侧装订法(孔距为8cm)，要整齐、牢固，便于保管和利用。案卷装订前，应逐份检查卷内文件，并去除所有金属物。若卷内文字和图样过于贴近或位于装订线内，要另加白纸被糊，使文字和图样位于装订线外，有破损的资料也要用白纸禄糊。案卷装订时不要使用胶水粘贴。2、案卷的装盒。装订好的案卷应装进卷盒保存，并填写卷盒封面的内容。卷盒封面的内容可以按规格打印在白纸或与卷盒颜色相近的牛皮纸上，剪裁后贴在卷盒封面的相应位置。二、工程文件的归档要求1、归档的工程文件应为原件。2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。其内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件必须书写工整、字迹清晰，编绘的竣工图必须图面整洁、线条清楚，签字盖章手续完备。工程文件的书写应采用耐久性强的书写材料，如炭素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等。4、案卷内文字材料的规格尺寸宜为16开或A4幅面(297x210毫米)，图纸宜采用国家标准图幅。同一卷内的文件材料幅画要统一，小于规格的要进行托裱，大于规格的应将外边内折叠成规格尺寸。5、案，卷不宜过厚，文字材料卷立卷厚度一般不超过40mm，图纸卷一般不超过50m6、卷内文件的排列。文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附什不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列;图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。7、如工程项目有多幢建筑物或多个标段，文件材料须分开组卷。共用资料的原件可集中于其中一幢建筑物或一个标段，其它建筑物或标段需注明原件存放处。8、竣工图必须加盖竣工图章和档号章，方法见《竣工图编制方法》。9、归档的声像材料应选用规范的装具(如相片册、相片卡片等)进行整理、装订。相片、底片需标明名称、拍摄时间、拍摄地点和摄影者;录音、录像带要有配套的文字材料一同归档，文字材料内容应准确地揭示摄录的内容、主要人物、录音(像)日期、带长及主要责任者等。第三部分：竣工图编制方法一、竣工图的定义竣工图是施工过程中根据施工现场实际发生的情况而绘制的反映工程建成后实际面貌和构造的图样。它是建筑物、构筑物、道路及管线工程施工结果在图纸上的反映，是最终结果的真实记录。二、编制竣工图的责任者由于施工单位对现场情况最为熟悉，且所有工程设计的变更都必须由施工单位付诸施工才能实现，所以，编制竣工图应由施工单位负责。监理、建设单位应对竣工图的编制进行监督、校对。编制竣工图是一项技术性较强的工作，一般应由较为了解现场情况的工程技术人员负责编制。三、编制竣工图的方法竣工图的编制是以施工图为基础，根据图纸会审记录、设计变更单、工程联系单、隐蔽工程验收记录等在原施工图上修改或重新进行绘制。具体方法如下:1、凡按图施工没有变更的工程，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章，按图章内容填写技术负责人、编制人、编制日期，即可作为竣工图。2、凡在施工中，有一般性的变更，在原施工图上加以修改补充后图纸内容仍清晰可辨的，则不须重新绘制，可在原图上修改后加盖竣工图章，按图章内容填写，即可作为竣工图。修改方法如下:(1)对于少量的文字和数据的修改，可用双实线将被修改部分划去，在其邻近空白位置填写变更后的文字和数据，并注明修改依据(如"此处修改见*年*月*日第*号设计变更单")。(2)对于图形或较多文字、数据的修改，可将要修改的内容画上方框并打"X"，用引出线或标示符号指出修改内容的位置，在附近空白位置绘出修改内容，并注明修改依据(如"此处修改见*年*月*日图纸会审")。3、凡是结构形式改变、工艺改变、平面布置大量改变、项目改变以及有其它重大改变或图纸修改太多，修改后图面混乱，分辨不清的应整图重新绘制。因设计原因造成的，由设计单位重新绘制，因施工原因造成的，由施工单位重新绘制，因其它原因造成的，则由建设单位委托设计单位重新绘制。不论何种情况，最后均由施工单位在新图上加盖竣工图章并附以有关说明和记录，作为竣工图。4、如果实际已进行修改但对修改的内容没有发出"设计变更单"的应由设计单位在实际修改位置加盖图纸修改章或图纸核对章并签上设计人员姓名。四、编制竣工图的其它要求1、在编制竣工图之前应把所有涉及变更的设计文件收集好，所有的图纸会审、设计修改单、工程联系单均应有设计部门盖章，设计人员签名。如设计修改单、工程联系单无编号或编号不统一时应重新进行编号。2、竣工图既必须与实物相符，又必须依据设计变更文件来进行编制，也就是说，竣工图、设计变更文件、工程实物三者必须完全相符。对于实际已变更而没有文件依据的必须在图纸上修改后由设计单位确认。3、所有设计变更文件必须按内容逐条在相关的施工图上进行修改，并不得破坏或遮盖有用的数据、文字及图形。4、修改后的竣工图纸的名称、顺序、编号必须与图纸目录一致。图纸目录也是竣工图的一部分，必须加盖竣工图章。5、利用原施工图进行编制作为竣工图的，必须使用新蓝图。6、必须用不褪色的墨水来修改编制竣工图，要做到规格统一，图面整洁，线条清晰，字迹工整。五、竣工图章的标准规格和要求1、竣工图章的标准规格和尺寸(单位:mm)如下:注:a、编制人指负责把施工图进行修改编制成竣工图的工程技术人员。b、技术负责人指工程现场负责各自施工流程和工艺的工程技术人员。c、审核人指工程现场或总公司施工技术的总负责人。2、竣工图章的使用要求竣工图章应使用不褪色的红色印泥，加盖在蓝图图纸标签附近的空白位置，不得遮盖图形、文字、数据和其它图章，如图标附近无空白位置，可适当挪移到离图标稍远的空白位置，但不得超出图框。3、竣工图的责任问题竣工图章是竣工图的责任依据。施工、监理单位有关人员应勘日盖"竣工图章"及签名之前对竣工图的内容进行核对，确认无误后方可盖章签名，有关人员的签名要求本人亲笔签名。盖章签名后，施工单位及签名人员就是责任单位和责任人，必须对竣工图的真实性负责，如由于竣工图不真实所引起的一切后果，责任单位和责任人须负法律和经济责任。六、编制竣工图的时间编制竣工图-般应在施工过程中编制，不能在竣工后才来编制竣工图。这是因为施工任务一结束，工程技术人员有可能又有了新的施工任务，或者由于施工过程中往往出现工程技术人员的变换，使工程竣工后竣工图的编制工作长期得不到落实;另外，建筑工程的周期较长，如果平时基础工作不做好，竣工后难以编制出准确的竣工图。七、竣工图的整理方法1、按设计变更文件修改好施工图，使之与实物相符。2、按各专业目录对照图纸内容，使目录与图纸在内容和顺序上一致。3、竣工图不须装订，应去掉图纸里的所有图钉及铁件。4、按手风琴式或对折式把图纸折叠成4号图|幅，使图纸标签外露05、对图纸进行压实υ6、所有图纸都要在折叠的正面的空