归档和文件保管制度

归档和文件保管制度1.总则为保证企业内部文件的整理、归档和保管工作的规范化和高效性，提高企业管理效率和信息安全性，订立本《归档和文件保管制度》（以下简称“本制度”）。2.适用范围本制度适用于企业内全部部门的文件归档和保管工作。3.文件归档3.1归档要求依照文件类型和内容，将文件进行分类，并在文件上标明文件类别、文件编号、文件名称和归档时间；归档文件应进行电子备份，并在备份数据上注明备份时间和操作人员；归档文件要求尽量减少使用纸质文件，优先使用电子文件形式并加密保护。3.2归档程序部门负责人应负责订立和审批本部门文件归档计划，并明确归档负责人；归档负责人负责对文件进行归档，确保文件的正确性和完整性；归档文件应依照归档计划进行整理、装订，并记录归档信息；归档信息包含文件类别、文件编号、文件名称、归档时间、归档人员和归档位置；归档信息应及时录入电子数据库，并进行备份。3.3归档管理归档文件应妥当保管，防止文件遗失、损坏和泄露；归档文件应存放在特地的文件柜或文件库中，分类存放并做好标识；归档文件柜或文件库应定期进行清理和整理，确保文件的有序性和完整性；归档文件的存放位置和管理情况应定期进行检查和盘点，并记录检查结果。4.文件保管4.1文件归档与保管的关系文件归档是文件保管的前提，只有归档后的文件才略进行保管工作。4.2保管责任部门负责人应指定专人负责文件保管工作，并明确保管人员的责任和权限；文件保管人员应具备保密意识和责任感，严格遵守相关法律法规和保密规定；文件保管人员应确保文件安全，并避开未经授权的人员接触和使用文件。4.3文件保管措施文件保管人员应对文件进行编号，并建立相应的登记制度；文件保管区域应设有安全防护设施，如安全门、监控设备等；文件保管区域应定期清理和消毒，确保文件的安全和卫生；紧要文件应进行备份，并保管在不同的物理位置，确保备份文件的可用性。4.4文件移交和借阅文件移交应按程序进行，移交单应明确移交人、接收人、移交文件及其他相关信息；文件移交应记录移交时间、移交人员和接收人员，并归档移交单；文件借阅应填写借阅单，明确借阅人、借阅文件、借阅时间和归还时间；文件借阅时间应限定，超期借阅需及时与保管人员协商并延期。4.5文件销毁文件的保管期限到期后，应及时依照规定进行销毁；文件销毁应通过合法渠道进行，确保文件的安全和环保；文件销毁应记录销毁时间、销毁方式和销毁人员，并归档销毁记录。5.文件安全和保密5.1文件安全文件保管区域应设有防火、防水等安全设施，并定期进行检查和维护；文件传输应加密传送，防止信息泄露和窜改；文件电子备份应存储在安全可靠的服务器上，并进行定期备份和恢复测试。5.2文件保密文件保密应依据文件内容和等级进行分类，订立相应的保密措施；保密文件应设定访问权限，只有经授权人员才略查看和使用；文件保密期限到期后应进行销毁，严禁泄露。6.监督与管理6.1监督机构企业内设立文件管理监督机构，负责文件归档和保管工作的监督和管理。6.2监督措施监督人员应定期进行文件的抽查和抄核，确保文件的完整性和归档规范；监督人员应收集和整理文件管理工作中的问题和不足，并提出改进措施；监督人员应定期组织文件管理工作的培训和考核，提高文件管理人员的专业素养。7.出口与实施本制度自颁布之日起生