浅析高校干部人事档案全覆盖专项审核工作中出现的问题与对策

2018年11月28日，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）第一章第二条指出：干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料[1]。不言而喻，高校干部人事档案掌握着高校教职工的各类信息，作为高校内部考察和选拔人才的重要信息来源和理论依据，是极其重要的环节。自2019年下半年以来，根据中组部的统一部署，全国各省市陆续开展高校干部人事档案全覆盖专项审核工作。2019年12月，中共江苏省委组织部组织召开了“全省干部人事档案工作会议暨专项审核业务培训班”，以贯彻全国干部人事档案工作会议精神为主线，做好新时代干部人事档案管理工作，全面推动干部档案专项审核工作进程，各高校根据省委组织部会议精神陆续开展干部人事档案专项审核工作。一、高校干部人事档案全覆盖专项审核工作中存在的问题（一）干部人事档案材料不齐全。在全覆盖审核过程中发现，档案材料不全主要体现在以下几个方面：第一，学籍材料。档案材料普遍缺少各个学历阶段的学历学位证书，很大可能是在毕业前夕学历学位证书发放较晚，材料收集者还未来得及将其放入档案中。与此同时，报考攻读硕士、博士学位的研究生登记表以及考博专家推荐书也不全。部分高校干部在职期间攻读的学历学位，其学籍材料并没有因为毕业而随之寄出，又或者单独寄出后档案管理员未及时整理等原因导致学籍材料缺失。在国外攻读学历学位的学籍材料就更少了，有的甚至只有学历认证材料而无学位认证。第二，工作经历材料。工作时间较早的员工，工作后未填写干部履历表，多以刚进校填写的老版干部履历表为主。由于组织人事部门未及时将干部职务任免、职称晋升的相关文件移交至档案管理人员，导致干部任职、聘任的文件材料缺少，工资变动审批表的更新时间有所滞后，未及时更新入库。第三，党团材料。入团志愿书、入团申请书缺失较多，且因为入团的时间大多在干部的初中时期，材料较难找回，造成的永久性缺失，对专项审核工作造成困难。（二）干部人事档案材料真实性存疑。1.出生年月存疑。部分干部人事档案中存在两个甚至多个不同的出生年月，在读书期间和工作期间填写的材料中，员工出生年月记载不一致，究其原因可能存在阴历、阳历的问题，少则相差好几个月，多则存在年份的差异。有的员工可能是在填写某些材料的时候由人代写导致出现偏差[2]。2.工作时间存疑。干部人事档案材料中参加工作的时间记载不一致，究其原因有以下几点：第一，最早参加工作的单位未缴纳社保，导致实际参加工作时间没有材料支撑。第二，参加工作时间存在月份差异，可能是实际到单位报到的时间和当地人力资源部门审批的时间不一致，而单位以实际报到时间为准[3]。第三，在不同单位认证的工作时间不一致，不同单位人事部门认证工作时间未有统一标准。（三）干部人事档案管理人员专业素养不够。高校干部人事档案室一般归于组织或者人事部门，未设立专门的科室，管理层面重视程度不够。《条例》明确指出每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员[4]，即“千卷一人”。当下大部分高校档案管理人员配备严重不足，档案管理人员与管理的档案数量不成正比，在日常工作中需要管理在职干部人员、离退休人员、人事代理人员和高校所属附院人员档案，数量大，工作任务较重[5]。目前大部分高校未配备专业的干部人事档案管理员，而是由组织人事部门的工作人员兼任，并不是专业图书档案专业出身，缺乏专业知识，因此在专项审查工作中缺乏连续性、专业性和规范性。专业档案管理人员的缺失和缺乏专业化队伍的管理是现下高校人事档案管理普遍存在的问题。（四）档案管理信息化建设力度不够。跟随时代潮流，顺应大数据时代发展才是人事档案管理的发展方向，各高校应加大档案管理信息化建设的力度与强度。全国各大高校都意识到档案管理信息化的必要性和便捷性，纷纷投入财力建立高校人事档案管理系统，但现阶段高校干部人事档案管理大多是纸质材料和电子文档相结合且很大程度上依然依赖于纸质材料。现已开发和运用的档案管理系统，虽在一定程度上实现了人事档案管理的信息化，但其实际内容并未普遍推广，且部分高校资金投入力度不够，导致档案管理系统的某些功能无法更新升级[6]。二、关于做好高校干部人事档案管理工作的建议（一）加强档案宣传，提高档案意识。干部人事档案主要组成部分是学籍材料，相应缺失较多的也是学籍材料，而由于时间和空间的限制，工作后要补齐所有缺失的学籍材料难度较大，故而应从源头上把控好，做好前端把控，加强专业工作人员和兼职档案人员的档案意识[7]。首先，可以定期开展线上、线下人事档案专题讲座，普及宣传学生档案的重要性，定期开展业务培训，提升档案工作者的业务能力，提高学其档案管理意识。其次，可以借助网络平台，运用新媒体手段，科普与人事档案管理相关的法规制度和常识[8]。从而让学生辅导员、学生档案工作人员以及学院秘书等相关工作人员了解并掌握学籍材料的收纳范围及内容，确保及时准确地归档学籍材料，力争从源头上把控好干部人事档案的准确性和完整性。（二）完善干部人事档案管理制度，规范档案管理工作。各大高校根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关制度规定，结合自身发展情形，在现行的管理制度上进一步完善，使人事档案管理向制度化、规范化、科学化的方向发展。第一，完善人事档案材料的鉴别归档制度，收集归档材料时必须严格甄别，把好第一关。不将不合规范的材料擅自归档，归档材料必须完整。档案管理者要认真鉴别归档材料的完整性、真实性以及是否涂改造假，对于头尾不清、来源与时间不明晰的材料必须查清注明后方能归档。第二，加强时间管理，收集材料时不拖拉，处理材料时不积压，做到随到随办，一应销毁的材料也要注明登记，涉及干部人事档案的材料不可随意丢弃，要由保密相关部门销毁。第三，完善人事档案查（借）阅制度。查（借）档案必须做好登记手续，注重留痕处理，查（借）档案时不可随意涂改、更改档案内容。第四，完善人事档案安全保密制度，档案管理工作人员必须严格遵守党和国家保密制度和保密法令，定期参加保密教育线上培训课程。干部人事档案保密性要求较高，严禁无关人员翻阅档案材料，不得与无关人员谈论任何人事档案内容，档案库房属于机要重地，无关人员不得进入，禁止携带人事档案进入公共场所。第五，完善人事档案转递制度。人事档案转出材料必须齐全，并按规定封装、盖章、密封，认真填写档案转递通知单，收到档案后核对无误，须在回执单上盖章寄回，从而保证档案转递的完整性。（三）加强干部人事档案工作队伍建设。习近平总书记强调人才是第一资源，术业有专攻，高素质的档案管理专业人员非常必要，档案管理人员的思想政治素质、业务水平、责任心决定了档案管理工作效率的高低，提高档案管理工作者的素养、满足充足的高素养人员配备是构建人事档案工作队伍的核心。注重提升档案管理人员的工作素养，坚定的政治立场、强烈的工作责任心、专业的理论知识和业务水平及较强的党性修养都是缺一不可的。在日常工作中，档案管理工作人员应培养良好的工作习惯，按照规章制度开展工作、规范操作、完善流程，使其形成良好的循环。开展多种形式的业务培训，定期组织开展业务培训，提高档案管理人员的专业水准与业务能力。干部人事档案管理岗位要发展，人才是第一位的，吸纳专业的档案管理人员，学习专业的知识，增长见识。定期邀请业内专家进行专业讲座和培训，不断提高档案工作者的业务能力；增加与其他高校或科研院所交流学习的机会，学习其先进的管理工作方法和丰富的经验。在如今信息化飞速发展的年代，更要注重培养档案工作者的信息技术水平，掌握相应技术，适应档案数字化管理的要求。同时，高校管理层也要关心、鼓励、引导人事档案管理工作者，激励他们政治更加坚定，坚守岗位、严于律己，为新时代干部人事档案管理工作作出新的更大贡献[9]。（四）全面推进档案数字化建设。高校干部人事档案管理工作应当以制度化、规范化、信息化建设为标杆，深入挖掘人事档案材料中蕴藏的信息资源，为高校考察培养干部提供大量的现实依据。人事档案管理的最终方向是走向数字化、信息化的建设，推进人事档案管理数字化建设迫在眉睫，各大高校应该以《干部人事档案数字化技术规范》为准则，向中组部和省委组织部看齐，将档案管理与信息技术有机地结合起来，全面推进档案数字化建设。首先，在保证纸质信息材料完整收纳的前提下，对档案信息进行电子化加工处理。构建电子化档案目录，对档案信息进行全本扫描并进行图像处理，保证电子档案内容和纸质信息一致且目录一一对应，并对电子档案的信息进行数据存储、备份。其次，各高校应加大资金投入力度，研发适应自身发展的信息化管理平台，配备高配置的计算机、打印机及扫描仪等现代化办公设备，全面打造人事档案管理信息一体化平台，提高管理效能。以原纸张档案为基础，档案管理员将教职工的档案信息精准地录入管理平台，与内部其他平台进行资源共享，并且授予教职工一部分权限查阅个人档案[10]，从而能利用档案信息更好地为了学校教职工服务。最后，必须加强网络信息安全管理。大量的纸质信息保存在档案系统中，涉及干部的个人隐私情况，必须保证档案的安全性。可以对存入档案系统中的信息通过通信加密、联机加密等技术方法进行加密处理，保证存入的信息不会轻易被窃取[11]；安装与档案信息软件相适应的防毒、杀毒及防火墙等工具，加强病毒防治，增加对档案信息保护的力度。（五）健全人事档案管理监督机制。《条例》是全面落实习近平总书记从严管理干部的具体实践，根据要求从严管理监督干部人事档案，健全人事档案管理监督机制能更有利于干部人事档案管理的发展。依据高校自