行政事务与日常维护制度

行政事务与日常维护制度1.背景与目的行政事务与日常维护是企业运营中不行或缺的环节，它们直接影响着企业的效率和形象。本制度的目的是规范和引导行政事务与日常维护的流程，提高工作效率，确保企业顺利运营。2.适用范围本制度适用于全体员工和公司的行政部门，包含但不限于行政事务、后勤保障、设施管理等相关职能部门。3.职责与权限3.1行政事务部门负责企业的行政管理、后勤保障和设施管理等工作，包含但不限于办公室设备维护、车辆管理、办公空间管理、供应品采购等。3.2行政事务部门应负责订立行政事务与日常维护的具体操作流程和标准，并对全体员工进行培训和引导，确保相关工作依照规定进行。3.3其他部门及员工应搭配行政事务部门的工作，依照制度要求完成相关事务和维护工作。4.办公设备与资产管理4.1全部员工在办公期间应当正确使用和保护办公设备和资产，严禁私自转移、损坏或擅自调整设置。4.2员工离职时，应依照规定办理设备和资产的交接手续，并进行设备清查和资产核对，确保完整交接。4.3行政事务部门应定期进行设备和资产清查，及时发现丢失、损坏等情况，及时采取挽救措施，并做好相关记录。5.办公空间管理5.1办公空间应保持乾净有序，员工应自发遵守办公区域的秩序，不得私自堆放杂物，避开影响工作环境和安全。5.2办公室的会议室、休息室、洗手间等公共区域，应遵守公约规定，保持乾净，并及时反馈环境问题给行政事务部门。5.3设施设备显现故障或损坏时，员工应及时报告行政事务部门，由行政事务部门布置维护和修理或更换，确保设备正常运行。6.车辆管理6.1公司车辆使用应遵从安全规范，谨慎驾驶，保持车辆乾净，并定期进行保养和维护和修理，确保车辆的正常使用。6.2出差使用公司车辆时，员工应提前向行政事务部门预约，并依照规定的流程和申请程序办理手续。6.3公司车辆的油耗、里程数等数据应定期进行记录和汇总，供行政事务部门统计和分析使用情况。7.办公用品和供应品采购7.1行政事务部门负责办公用品和供应品的采购工作，采购需依据实际需求和符合预算要求，确保采购的品质和数量满足公司运营的需求。7.2员工需提前向行政事务部门提交采购申请，并依照规定的流程进行审批和采购，严禁私自采购或私自使用公司经费采购物品。7.3行政事务部门应建立供应商管理制度，定期评估和跟踪供应商的服务质量和价格竞争力，确保采购方式和渠道的透亮和公正。8.废弃物管理8.1员工应分类投放废弃物，在办公区域内设置明显的垃圾分类桶，并遵守垃圾分类的要求，保持办公环境的清洁和卫生。8.2行政事务部门应定期组织废纸、废桶等废弃物的收集和处理，依据相关法规和环保要求进行无害化处理或回收利用。9.通知与文件管理9.1公司通知和文件应依照规定的流程和渠道发布和转达，及时反馈和确认。员工应认真阅读并遵守通知和文件的要求。9.2公司通知和文件应进行分类存档，建立合理的文档管理系统，便于查询和检索，确保通知和文件的保密性和完整性。9.3紧要通知和文件应设定到期提示，避开遗漏或耽搁。行政事务部门应做好通知和文件的备份，以备不时之需。10.违规和矫正措施10.1对于违反本制度的员工，行政事务部门应依据公司的纪律处分制度进行处理，包含但不限于口头警告、书面警告、通报批判、停职、开除等。10.2凡涉及职务侵占、贪污腐败等违法违纪行为，行政事务部门应及时报告公司管理层和有关部门，搭配进行调查和处理。11.审查和修改11.1本制度应定期进行审查和修改，以适应企业运营的需要和相关法规的要求。11.2审查和修改应由行政事务部门牵头，并征求相关部门和员工的看法和建议，确保制度的科学性和可行性。11.3修订后的制度应及时向全体员工进行通知和培训，确保员工了解和遵守新的制度要求。12.