企业采购管理制度

企业采购管理制度一、概述企业采购管理制度是企业为了规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险而制定的一系列规章制度。该制度旨在明确采购职责、采购流程、供应商管理、质量控制、价格管理等方面的要求，确保企业采购活动的合规性、有效性和经济性。制度应适应企业的发展战略和经营需求，符合法律法规的规定，反映企业的管理理念和价值观。在制定和执行采购管理制度时，应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购活动的透明度和竞争性。通过实施采购管理制度，企业可以优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，提升企业的竞争力。制度还能有效防范采购风险，保护企业的合法权益，确保企业的可持续发展。二、采购管理制度总则本制度旨在规范企业采购行为，明确采购程序，确保采购活动的合法性、合规性、经济性，保障企业运营所需的物资供应，并最大限度地维护企业利益。企业的采购活动应遵循公正、公开、公平的原则，坚持质量优先、价格合理、交货及时的要求。在采购过程中，应充分考虑企业的实际需要和市场行情，力求实现最佳采购效益。企业各部门应明确各自的采购职责，包括但不限于提出采购需求、编制采购计划、选择供应商、签订合同、跟踪合同履行情况等。采购部门负责统筹协调、组织实施采购活动，确保采购过程的顺利进行。企业应建立供应商评估体系，对供应商的资质、信誉、产品质量、交货能力等方面进行全面评价。对符合企业需求的供应商，应建立长期合作关系，实现采购活动的稳定与高效。企业应制定明确的采购流程，包括需求提报、计划编制、询价比价、合同签订、验收入库等环节。采购部门应严格按照流程操作，确保采购活动的规范性和透明度。企业应建立健全采购风险防控机制，对采购过程中可能出现的风险进行预警、识别、评估和控制。采购部门应加强对供应商的动态监管，及时发现并处理潜在风险。企业应建立采购活动的监督机制，对采购过程进行定期审计和检查。对采购部门及相关人员进行绩效考核，激励其提高采购效率和质量。本制度是企业采购活动的根本遵循，各部门和人员应严格遵守，确保采购活动的顺利进行。1.适用范围：明确该制度适用于企业的所有采购活动，包括原材料、辅助材料、生产设备等。本企业采购管理制度适用于本企业所有的采购活动，包括但不限于原材料、辅助材料、生产设备等。该制度旨在确保企业采购活动的规范化、透明化以及高效化，确保企业以合理的价格采购到高质量的产品或服务，以满足企业的生产和运营需求。该制度不仅适用于企业的直接采购活动，也适用于与采购相关的所有环节，包括但不限于供应商的选择、合同的签订、货物的验收、付款等环节。本制度的执行将有助于提高采购效率，降低采购成本，增强企业竞争力，实现企业的可持续发展。此制度是本企业进行采购管理的基本依据，所有参与采购活动的人员必须严格遵守，确保采购活动的顺利进行。2.采购原则：确立采购的基本原则，如质量优先、成本效益等。采购的首要任务是确保采购物资的质量符合企业的生产需求和标准。质量优先原则要求我们在选择供应商时，优先选择质量稳定、信誉良好的供应商。对采购物资进行严格的质量检测和控制，确保采购物资在入库、使用过程中保持良好的品质。在保证质量的前提下，我们要寻求成本最优的解决方案。这要求我们在采购过程中进行充分的市场调研和比价，综合考虑价格、运输、税费等因素，力求在控制成本的保证采购物资的综合效益最大化。采购活动应公开、公平、公正，确保采购过程的透明度和公正性。我们将建立完善的采购审批流程，确保采购决策的科学性和合理性。对供应商的选择和评审应遵循客观、公正的原则，防止个人意志或私人利益对采购决策的影响。我们鼓励与供应商建立长期、稳定的战略合作关系。通过签订长期合作协议，我们可以确保采购物资的稳定供应，降低采购成本，提高采购效率。通过与供应商的紧密合作，我们可以共同应对市场变化，提升双方的竞争力。在采购过程中，我们将充分考虑环境保护因素，优先选择环保、节能、低碳的物资。我们将鼓励供应商采用环保的生产方式，共同推动企业的绿色采购和可持续发展。3.采购目标：明确采购的目标，如降低成本、优化供应链等。企业的采购活动不仅仅是简单的购买行为，它涉及到企业的运营效率和成本控制。明确采购的目标至关重要。采购目标包括但不限于降低成本、优化供应链、提高产品质量、确保供应稳定性等。降低成本是企业采购的首要目标。通过合理的采购策略，如集中采购、长期合作等，可以有效降低采购成本，提高采购效率。优化供应链是采购管理的另一重要目标。一个高效的供应链可以确保企业及时获得所需物资，降低库存成本，提高响应速度。为了实现这一目标，采购部门需要与供应商建立长期、稳定的合作关系，共同优化供应链管理。提高产品质量和确保供应稳定性也是采购管理的关键目标。采购部门需要严格筛选供应商，确保所采购的物资符合质量要求，并具备稳定的供应能力。这有助于提升企业的整体竞争力，满足客户需求。明确采购目标是企业采购管理制度的核心内容之一。通过制定明确的采购目标，企业可以更加有针对性地开展采购活动，实现成本控制、供应链优化、产品质量提升等目标，从而为企业的发展提供有力支持。三、采购组织与职责公司设立独立的采购部门，负责全公司的采购活动。采购部门应配备专业的采购人员，负责市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订、货物验收以及供应商关系维护等工作。采购经理是采购部门的核心负责人，负责采购部门的整体运作和管理。其具体职责包括制定采购策略、审核采购计划、监督采购过程、评估供应商绩效以及处理采购中的突发事件。采购专员是采购部门的具体执行者，负责具体的采购任务。其职责包括收集市场信息、分析供应商资质、参与采购谈判、签订合同、跟踪货物运输以及处理采购后的相关事宜。采购部门应与生产、财务、仓储、质量等部门保持密切沟通，确保采购活动的顺利进行。生产部门应提供准确的物料需求信息，财务部门负责采购资金的调配和结算，仓储部门负责货物的入库和出库，质量部门负责货物的质量验收。采购部门应建立供应商管理制度，对供应商进行严格的筛选和评估。通过定期的供应商评估，确保供应商提供的产品或服务符合公司的要求，并不断优化供应商结构，降低采购成本。采购部门应严格遵守国家法律法规和公司的规章制度，确保采购活动的合法性和合规性。采购部门应建立健全的内部控制机制，防止采购过程中的腐败行为和不正当竞争。1.采购部门设置：规定企业的采购部门设置，包括各部门的职责和权力。为了确保企业采购工作的顺利进行，高效且透明，企业应设立专门的采购部门。该部门应负责所有与采购相关的活动，包括但不限于供应商的选择、谈判、合同签订、订单下达、货物接收以及付款等。供应商的搜寻与评估：根据企业的需求，寻找潜在的供应商，并评估其质量、价格、交货期、服务等各方面的能力。采购谈判：与供应商进行价格、交货条件、付款方式等关键条款的谈判，确保企业获得最有利的采购条件。订单下达与跟踪：根据生产计划，向供应商下达采购订单，并跟踪订单的执行情况，确保货物按时、按质、按量到达。货物接收与验收：负责货物的接收工作，包括数量、质量、规格等方面的检查，确保货物符合采购要求。货物接收与验收权：负责货物的接收和验收工作，确保货物符合采购要求。通过设置专门的采购部门并明确其职责和权力，企业可以确保采购工作的顺利进行，提高采购效率，降低采购成本，同时确保采购活动的透明度和合规性。2.采购岗位人员职责：明确采购部门各岗位的职责和权力，如采购经理、采购员等。在企业采购管理体系中，明确采购部门各岗位的职责和权力是至关重要的。采购经理作为整个采购部门的负责人，需全面管理采购工作，包括制定采购策略、审批采购计划、监控采购进度等。他们还需协调与供应商之间的关系，确保供应链的顺畅无阻。采购经理不仅要保证物资的及时供应，更要关注物资的质量与成本效益。他们需要时刻关注市场动态，及时调整采购策略，为企业节约采购成本。在团队建设方面，采购经理还需培养和提升下属采购人员的专业技能，增强团队凝聚力和工作效率。具体到各个采购岗位的工作人员也有相应的职责。采购员的主要任务是进行市场调查和分析、与供应商沟通联系以及参与供应商的评估和选择等。他们需要了解市场供应情况，及时收集并分析供应商信息，确保企业能够获取到优质且价格合理的物资。他们还需与供应商保持良好的合作关系，确保供应链的稳定性。质量检查员则负责对所采购物资进行质量检测和控制，确保物资质量符合企业的要求。他们需要严格把控质量关，确保企业不会因物资质量问题造成损失。企业需要通过明确的岗位职责和权力划分来保障采购工作的顺利进行，从而为企业的稳定发展提供有力支持。3.采购管理流程：确立采购管理的流程，包括需求确定、供应商选择、采购决策等。采购管理是企业运营中的重要环节，为了确保采购活动的规范、透明和高效，必须确立明确的采购管理流程。各部门根据实际需求，提出采购申请，明确所需物资的名称、规格、数量及用途。汇总并分析各部门的采购需求，制定采购计划，确保需求的合理性和准确性。对长期稳定的物资需求进行预测，制定战略性采购计划，以降低采购成本和提高采购效率。根据采购需求，进行市场调查，了解不同供应商的产品质量、价格、供货能力及信誉。制定供应商评价标准和选择流程，综合考虑供应商的综合实力与物资质量，进行供应商的初步筛选。对初步筛选的供应商进行实地考察和评估，确保供应商的可靠性和合作潜力。根据市场调查和供应商评价情况，进行综合对比分析，确定最合适的采购方案。对于重大采购项目，需进行集体决策或上级审批，确保决策的透明性和合理性。制定相应的采购合同，明确采购条款和细节，包括价格、交货期限、支付方式等。建立采购档案管理制度，对每次采购活动的相关文件进行归档管理，便于后续审计和查询。四、采购计划与执行（1）需求分析：根据企业各部门的实际需求，进行准确、及时的需求预测，明确所需物资的数量、规格、质量、交货期等关键信息。（2）预算制定：依据需求预测和企业预算，制定详细的采购预算，确保采购活动在预算范围内进行。（3）供应商选择：根据物资需求，选择合适的供应商，进行供应商评价和管理，确保物资供应的稳定性和质量。（4）计划编制：结合企业实际情况，编制采购计划表，明确采购的时间、方式、策略等。（1）采购订单下达：根据采购计划，向供应商下达采购订单，明确订单内容，包括物资信息、数量、价格、交货期等。（2）合同履行：确保采购订单的内容符合合同约定，监督供应商按照合同规定履行交货义务。（3）进度跟踪：对采购进度进行跟踪，确保物资按时到货，对于延迟情况及时进行处理和调整。（4）质量验收：对到货的物资进行质量验收，确保物资质量符合企业要求。（5）发票与付款：对验收合格的物资进行发票处理，依据企业财务流程进行付款操作。（6）反馈与调整：对采购过程进行反馈，根据实际执行情况对采购计划进行适时调整，确保采购活动的顺利进行。1.采购计划制定：规定采购计划的制定方法和周期，确保采购活动与生产计划相匹配。采购计划是企业生产经营活动中的重要环节，为确保采购活动与生产计划相匹配，本制度对采购计划的制定方法和周期作出明确规定。企业采购部门应以市场需求、生产计划和库存状况为制定采购计划的基础。具体制定过程如下：（1）市场调研与分析：采购部门需定期收集市场供应信息，分析各类原材料、零部件、服务等的市场价格、质量、供应能力等信息，为采购计划提供数据支持。（2）需求预测：根据企业销售预测和生产计划，预测未来一段时间内的采购需求。（3）确定采购需求清单：根据需求预测和生产计划的具体要求，列出所需的原材料、零部件、服务等清单及数量。（4）供应商选择：根据采购需求清单，对合格供应商进行评估和选择，确保采购活动的顺利进行。（5）采购策略制定：根据市场行情和企业需求，制定相应的采购策略，如长期合作协议、竞价采购等。（6）制定采购计划表：根据以上工作成果，编制详细的采购计划表，包括采购物品名称、规格型号、数量、采购时间等。企业采购计划的制定周期应遵循定期更新、灵活调整的原则。年度采购计划应在每年年初制定，季度和月度采购计划应根据年度计划进行分解和调整。在特殊情况下，如生产计划发生重大变化或市场供应出现异常情况时，采购部门应及时调整采购计划，确保生产活动的顺利进行。采购部门应定期对采购计划进行评估和审查，以确保采购活动与生产计划的高度匹配。2.采购需求确定：明确各部门提交采购需求的方式和流程。采购需求的确定是采购管理的重要环节，关系到企业资源的合理配置与利用。在本企业的采购管理制度中，我们明确规定了各部门提交采购需求的方式和流程。各部门需提前根据实际需求进行采购计划制定，并明确列出所需物资的名称、规格型号、数量、技术要求及供应商选择标准等关键信息。采用电子化系统提交采购需求，通过企业内部的ERP系统或专门的采购管理系统进行在线填报，确保信息的准确性和实时性。各部门需保留纸质版采购需求备案。部门提出：各部门根据实际需求提出采购申请，填写采购需求表，明确采购物资的具体要求。部门领导审核：部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性与紧迫性。采购部门复核：经过部门领导审核的采购需求提交至采购部门，采购部门对需求进行复核，确认所需物资的规格、数量等信息无误。采购计划制定：采购部门根据复核后的采购需求制定详细的采购计划，包括预算、供应商选择、采购时间等要素。上级审批：采购计划提交至公司管理层进行审批，确保采购活动符合公司战略和预算要求。3.供应商管理：建立供应商管理制度，包括供应商评估、选择、合作等。在企业采购管理过程中，供应商的管理占据着举足轻重的地位。为了优化供应链，提高采购效率并确保产品质量，建立全面的供应商管理制度至关重要。该制度涵盖供应商评估、选择以及合作等方面。（1）建立评估标准：制定详细的供应商评估指标，包括但不限于产品质量、价格竞争力、交货准时率、售后服务等。（2）定期审核：定期对现有供应商进行审核，确保他们能够满足企业的要求。对于潜在供应商，需进行前期调研和评估，确保其可靠性和合作潜力。（3）反馈机制：建立供应商反馈机制，对供应商的表现进行及时反馈，帮助供应商不断改进和提升。（1）竞争性谈判：对于重要采购项目，组织竞争性谈判，确保选择到最合适的供应商。（2）采购决策：根据评估结果，结合企业采购需求，选择合适的供应商进行合作。（3）合同管理：与选定供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（1）信息共享：建立信息共享机制，与供应商共享企业战略目标、市场变化和采购需求等信息，促进双方协同合作。（2）持续改进：鼓励供应商提出改进意见和建议，降低成本、提高质量并优化供应链流程。（3）建立长期合作关系：通过稳定合作和信誉累积，与优秀供应商建立长期稳定的合作关系，实现共赢发展。4.采购谈判与合同签订：规定采购谈判的流程和方法，以及签订采购合同的内容和要点。邀请报价：向初步符合要求的供应商发出报价邀请，明确所需产品、数量、交货期等关键信息。谈判阶段：与供应商就价格、交货期、付款方式、售后服务等进行详细谈判。坚持原则：在谈判过程中，明确表达企业的采购需求，坚持合理的价格底线和交货期要求。灵活应对：根据市场变化和供应商情况，适时调整谈判策略，争取最有利的采购条件。建立信任：与供应商建立长期合作关系，通过诚信和专业的态度赢得供应商的信任和支持。公平性：合同双方的权利和义务应公平合理，不得损害任何一方的利益。可执行性：合同中的各项条款应具有可执行性，确保双方能够按照合同约定履行各自的责任。在签订采购合应确保合同内容完整、准确，并经过双方充分沟通和协商。可请专业律师进行合同审查，以确保合同的合法性和有效性。5.采购执行与监控：确保采购活动按计划执行，对采购过程进行监控和风险控制。1采购部门应根据采购计划，按照规定的采购流程进行采购活动。采购人员应确保采购活动的及时性、准确性和合规性，遵循公司的采购政策和程序。2在采购过程中，采购人员应与供应商保持有效沟通，确保双方对采购合同的理解一致，避免产生误解和纠纷。3对于重要的采购活动，采购部门应进行充分的市场调查和比价，选择具有竞争力的供应商，并确保采购价格的合理性。1采购部门应对采购过程进行持续监控，确保采购活动按计划执行，及时发现并处理采购过程中的问题。2采购部门应建立风险控制机制，对采购过程中的风险进行识别、评估和控制。对于可能存在的风险，采购部门应制定相应的应对措施，以降低风险对采购活动的影响。3采购部门应定期向管理层报告采购活动的执行情况，包括采购计划的完成情况、采购价格的变化、供应商的表现等，以便管理层对采购活动进行监督和指导。4对于采购过程中的违规行为，采购部门应及时向相关部门报告，并按照公司的规定进行处理，以确保采购活动的合规性。5在采购过程中，采购部门应注意保护公司的商业机密和敏感信息，防止信息泄露。五、质量控制与验收供应商选择：采购部门应确保选择的供应商具备相应的资质和信誉，提供的产品或服务质量稳定且符合公司要求。定期评估：采购部门应定期对供应商进行质量评估，对不合格供应商及时淘汰，对质量不稳定的供应商进行整改或替换。样品测试：对于新产品或新供应商，采购部门应要求供应商提供样品进行测试，确保产品符合公司标准。验收标准：采购部门应根据公司要求制定入库验收标准，明确各项检验项目和标准值。检验流程：对于入库的产品，采购部门应按照验收标准进行检验，对不合格产品拒绝入库，并要求供应商及时退换。质量记录：验收过程中，采购部门应详细记录检验结果，建立质量档案，以便追溯和统计。质量跟踪：采购部门应对入库产品的质量进行跟踪，对出现的问题及时与供应商沟通，要求供应商改进。反馈机制：采购部门应建立质量反馈机制，对于供应商的产品质量问题，及时向上级汇报，并提出改进措施。质量改进：对于重复出现的问题，采购部门应要求供应商制定改进措施，并进行跟踪验证，确保问题得到彻底解决。1.质量标准：明确采购物品的质量标准，确保采购物品符合企业要求。在企业的日常运营中，采购部门扮演着至关重要的角色。为了确保采购的物品能够满足企业的需求，保证产品质量，我们制定了以下采购质量标准：1明确采购需求：在采购前，相关部门应明确采购物品的具体需求，包括型号、规格、材质、性能等关键指标。这些需求将作为采购物品质量标准的依据。2制定质量标准：根据采购需求，采购部门应联合相关部门制定采购物品的质量标准。标准应包括但不限于国家标准、行业标准、企业标准等，确保采购物品在质量上达到或超过预期。3供应商资质审查：在选择供应商时，采购部门应对其资质进行审查，确保其具备生产符合质量标准物品的能力。采购部门还应要求供应商提供样品进行质量测试，以验证其产品质量。4质量检验与验收：采购物品到达后，采购部门应组织相关部门进行质量检验与验收。验收过程应严格按照质量标准进行，确保采购物品在数量、质量、规格等方面符合企业要求。5质量跟踪与反馈：采购部门应建立质量跟踪与反馈机制，对采购物品在使用过程中出现的问题进行跟踪，并及时向供应商反馈。采购部门还应根据反馈情况对供应商进行评估，确保其持续提供符合质量标准的物品。2.质量检验：建立质量检验制度，对采购物品进行入库前的质量检验。为了确保采购物品的质量符合公司的要求，我们建立了严格的质量检验制度。所有采购的物品在入库前，都必须经过严格的质量检验。a.制定质量标准：针对每一种采购物品，我们都会事先制定明确的质量标准。这些标准包括但不限于尺寸、性能、材料、外观等方面。b.质量检验流程：在物品入库前，我们将按照预先设定的流程进行质量检验。我们会检查物品的包装是否完好，是否有破损或污染。我们会按照质量标准对物品进行详细的检查，包括使用专业的测试设备对物品的性能进行测试。c.不合格品的处理：如果发现任何不符合质量标准的物品，我们将立即停止入库，并通知供应商进行退货或换货。我们会详细记录不合格品的情况，以供后续的质量改进和供应商评估。d.质量检验记录：为了保证质量检验的透明度和可追溯性，我们会详细记录每一次质量检验的结果。这些记录包括检验日期、检验人员、检验标准、检验结果等。这些记录将作为我们评估供应商质量、改进产品质量的重要依据。e.质量检验人员的培训：我们重视质量检验人员的专业素质和技能。我们会定期对质量检验人员进行培训，提高他们的检验能力和对质量标准的理解。通过实施这一严格的质量检验制度，我们确保采购的物品质量稳定，满足公司的生产需求，同时也有助于我们与供应商建立长期稳定的合作关系。3.质量问题处理：规定出现质量问题时的处理方法和流程。采购人员或相关部门在发现采购物资存在质量问题时，应立即将问题书面报告给采购部门负责人。报告内容应包括问题发生的时间、地点、涉及的物资种类和数量，以及问题的具体表现。采购部门负责人收到问题报告后，应尽快组织相关人员对问题进行确认。确认的方式可以是现场检查、取样检测或联系供应商进行确认。确认结果应形成书面记录，并由参与确认的人员签字确认。对于轻微的质量问题，如外观瑕疵、数量短缺等，采购部门应与供应商进行沟通，要求其进行整改或补充供应。采购部门应对供应商进行警告，并在后续的采购中加强质量检查。对于严重的质量问题，如功能失效、安全隐患等，采购部门应立即停止与该供应商的合作关系，并要求其承担相应的法律责任。采购部门应及时向企业领导层报告问题，并协同相关部门寻找替代供应商。对于已处理的质量问题，采购部门应进行追踪，确保问题得到彻底解决，防止问题再次发生。采购部门应定期对供应商的质量管理体系进行评估，确保其持续提供符合质量要求的物资。每次质量问题处理完毕后，采购部门应进行经验总结，分析问题的原因，提出改进措施，以防止类似问题再次发生。采购部门应将经验总结报告提交给企业领导层，以便企业不断完善采购管理制度。六、库存管理入库管理：所有采购的物品在进入仓库之前，必须经过质量检查。只有通过质量检查的物品才能被接受入库，并且相关记录需及时更新。对于未能通过质量检查的物品，应立即与供应商联系并退换货。储存与分类：仓库内的物品应按照其属性、类别、供应商等进行分类储存，确保物品易于查找和管理。仓库应保持清洁、干燥，避免物品因环境因素而受损。定期盘点：公司应定期进行库存盘点，以确保账实相符。盘点结果应详细记录，对于盘盈盘亏的情况，应及时查明原因并进行处理。出库管理：物品出库时，必须按照先进先出（FIFO）的原则进行，确保库存物品的新鲜度。出库记录应详细，包括出库物品的名称、数量、日期等。安全库存：对于关键物品，应设定安全库存量，以防止因突发需求而导致的缺货。当库存量低于安全库存时，采购部门应及时采购以补充库存。预警系统：公司应建立库存预警系统，当库存量接近最低库存量时，系统自动发送警告通知，以便采购部门及时采购。报废与处置：对于过期、损坏或其他无法使用的物品，应按规定进行报废处理，并记录报废物品的名称、数量、原因等。报废物品的处理应遵守相关法律法规。通过严格的库存管理，公司可以确保采购的物品得到妥善保管，减少浪费和损失，提高运营效率和客户满意度。1.库存管理原则：确立库存管理的基本原则，如先进先出、定期盘点等。先进先出原则要求我们在处理库存时，优先使用最早入库的物资。这一原则有助于确保库存物资的质量，减少因长时间存放导致的物资损耗或过期。为了确保库存数据的准确性，我们实行定期盘点制度。通过定期对库存进行盘点，我们可以及时发现并纠正库存误差，确保库存数据与实际物资相符。为了应对突发需求或供应链中断等不可预见的情况，我们设定了安全库存水平。安全库存能够保障企业在特殊情况下仍能正常运营，避免因库存不足而影响生产或销售。库存数据应实时更新，确保数据的准确性和及时性。实时更新有助于我们及时掌握库存状况，合理安排采购计划，避免库存积压或短缺。2.库存量控制：建立库存量控制制度，确保库存量既能满足生产需求，又避免过多占用资金。企业采购管理制度中的库存量控制是一个至关重要的环节。为了确保库存量既能满足生产需求，又不至于过多占用资金，我们建立了一套科学的库存量控制制度。该制度的实施，旨在实现采购与生产的无缝对接，确保企业运营的高效与稳定。我们将根据历史数据和市场趋势分析，设定合理的库存警戒线。这包括对原材料、辅助材料、半成品以及成品等关键物资的库存量进行合理规划。我们会密切关注市场变化和供需状况，适时调整库存预警级别，以确保生产所需物资不断货的防止过度库存的产生。建立一套科学的库存管理系统是实现库存量控制的重要手段。我们将采用先进的信息技术工具和手段，实时更新和监控库存信息。这不仅包括库存管理软件的引进与应用，还要实现各相关部门间的信息共享与协同作业，以便快速响应生产和市场需求的变化。我们将制定严格的库存盘点制度。定期对仓库进行盘点，确保库存数据的准确性。通过盘点结果，我们可以发现库存中存在的问题和不足，并及时进行调整和优化。通过定期的库存周转率分析，我们可以了解库存周转的效率，从而进一步优化库存管理策略。我们将建立有效的供应商管理机制。与供应商建立长期稳定的合作关系，确保供应商能够及时、准确地按照我们的需求提供物资。通过与供应商的有效沟通，我们可以更好地控制库存量，避免物资短缺或过剩的情况发生。我们还将定期对供应商进行评估和审核，以确保供应商的质量和信誉达到企业的要求。通过建立科学的库存量控制制度并严格执行，我们能够确保企业库存量既能满足生产需求，又避免过多占用资金。这将为企业带来更高的经济效益和市场竞争力。3.库存物品保管与维护：规定库存物品的保管和维护方法，确保库存物品不受损失。为明确仓库存储和管理的具体执行方式，规范仓库内部物资物品的储存和使用流程，本制度特制定以下库存物品保管与维护规定：库存物品分类管理：根据物品的性质、用途以及重要性等因素，对库存物品进行分类管理。确保各类物品的安全存储和有效利用。物品入库检验：所有新采购或退换货物品在入库前必须经过严格的质量检验和数量核对。发现问题应及时上报并按相关流程处理。对于特定要求（如安全、卫生标准）的物品还需执行相应的专项检验。库存物品保管要求：库存物品应按规定放置在指定区域，确保物品的安全和便于管理。应对库存物品进行标识，包括名称、规格型号、数量等信息，以便准确追踪和管理。所有物资应有清晰的保管记录，包括入库日期、数量等详细信息。维护措施：对库存物品进行定期巡检和维护，发现问题及时处理并记录。确保仓库的清洁整齐，保持适当的温湿度以防止物品受潮、锈蚀、霉变等现象的发生。特殊物品应依照特定要求维护。定期对仓库进行除湿、除虫等措施。定期对存储设备进行维护与更新。所有库存物资须严格按照相关产品的存储条件进行存放和维护。库存管理责任制度：明确仓库管理人员的职责和权限，确保库存物品的保管与维护工作得到切实执行。对于因管理不善导致的库存物品损失，应追究相关人员的责任。七、风险管理在企业采购管理制度中，风险管理是不可或缺的一环。由于采购活动涉及资金流、信息流和物流，因此存在多种潜在风险。为确保企业采购活动的顺利进行，必须对风险进行识别、评估、控制和监督。采购部门需对采购过程中可能出现的风险进行识别，包括但不限于供应商履约风险、质量问题、交货延迟、价格波动等。应关注供应链中的其他风险，如供应链中断、地缘政治风险等。对于识别出的风险，采购部门需进行评估，确定风险的可能性和影响程度。评估过程中，需考虑风险的严重性、发生概率、企业承受能力等因素。在风险评估的基础上，制定相应的风险控制措施。对于高风险事项，需制定详细的风险管理计划，包括风险应对措施、责任人和时间表等。建立风险预警机制，对可能出现的风险进行提前预警。对风险控制措施的执行情况进行监督，确保风险控制措施得到有效实施。对于发现的问题，及时进行处理和反馈，确保采购活动的顺利进行。企业应加强风险管理文化建设，提高全员风险管理意识。通过培训、宣传等方式，使员工了解风险管理的重要性，形成风险管理人人有责的企业文化。加强对供应商的风险管理，对供应商进行定期评估，确保其履约能力、产品质量等符合企业要求。对于存在风险的供应商，及时采取措施进行处理，避免给企业带来损失。企业采购管理制度中的风险管理是确保企业采购活动顺利进行的重要保障。通过识别、评估、控制和监督风险，确保企业采购活动的安全、高效进行。1.风险评估：对采购过程中可能出现的风险进行评估和分析。在企业采购管理过程中，风险评估是一个至关重要的环节。采购过程中的风险涉及多个方面，包括但不限于供应商履约能力风险、产品质量风险、交货期风险、价格波动风险以及供应链风险等。针对这些风险，企业需进行全面评估和分析。企业应建立一套科学的风险评估机制，设立专门的采购风险评估小组，对供应商进行全面的背景调查与资信评估，以确保供应商具备足够的履约能力。在制定采购计划时，应充分考虑产品质量的波动性及其潜在风险，制定严格的质量检验标准和质量风险控制措施。企业还应关注交货期的稳定性，避免因供应商交货延迟导致的生产中断风险。价格波动风险也不容忽视，企业应与供应商建立长期稳定的合作关系，通过协商确定合理的价格调整机制。供应链风险是采购过程中最复杂的风险之一，企业应与关键供应商建立信息共享机制，共同应对供应链中的不确定性因素。通过全面的风险评估和分析，企业能够识别和预测采购过程中可能遇到的障碍和风险点。这不仅有助于企业制定合理的风险防范措施和应对策略，而且可以提高企业的风险管理能力，确保采购活动的顺利进行。对风险的有效评估也是完善企业采购管理制度的关键步骤之一。2.风险控制措施：制定风险控制措施，降低采购风险。在企业采购过程中，面临着诸多不确定的风险因素，如供应商履约能力、产品质量、价格波动、物流运输等。为了有效应对这些风险，确保采购活动的顺利进行，制定风险控制措施显得尤为重要。企业应对潜在的采购风险进行全面评估，识别出关键风险点。在此基础上，结合企业的实际情况，制定针对性的风险控制措施。这些措施包括但不限于以下几点：（1）供应商管理：加强对供应商资质的审核和评估，确保供应商的稳定性和可靠性。定期对供应商进行绩效考核，动态调整供应商名单，形成多元化供应策略，降低单一供应商带来的风险。（2）采购合同管理：制定严谨的采购合同管理制度，明确双方的权利和义务。合同内容应包括质量、交货期、价格、违约责任等重要条款，以降低履约风险。（3）质量检测与验收：建立严格的质量检测与验收流程，确保采购物资的质量符合企业要求。对于重要物资，应进行严格的检验和试验，确保产品质量可靠。（4）库存管理：建立科学的库存管理制度，根据实际需求合理确定库存量，避免物资积压和浪费。加强与供应商的合作和沟通，实施JIT（准时制）采购策略，降低库存风险。（5）风险应急机制：建立风险应急机制，对可能出现的风险进行预警和应急响应。一旦发生风险事件，能够迅速启动应急预案，最大限度地减少损失。通过这些风险控制措施的实施，企业可以有效地降低采购风险，保障采购活动的顺利进行，为企业的稳定发展提供有力支持。3.风险应对：建立风险应对机制，对突发事件进行快速响应和处理。在采购过程中，不可避免地会遇到各种风险，如供应商突然中断合作、物资价格波动异常、运输延误等突发事件。为了有效应对这些风险，企业应建立一套完善的采购风险应对机制。该机制应包括以下几个关键环节：风险识别与评估：企业应对采购过程中可能出现的风险进行识别与评估，包括但不限于供应商风险、物资价格波动风险、物流运输风险等。对每种风险都要进行深入分析，以便采取相应措施。风险预警系统：建立风险预警系统，实时监测采购过程中的关键数据指标变化，一旦发现异常情况及时发出预警信号，以便迅速采取行动。风险应对策略制定：针对不同的风险，制定详细的风险应对策略。包括预防风险的措施、应对风险的应急计划等。应急计划应包括紧急采购措施、备选供应商选择等方案。快速响应和处理：当发生突发事件时，企业应立即启动应急响应机制，迅速组织相关部门进行协同处理。包括及时与供应商沟通、调整采购计划、寻求替代资源等，确保生产运营不受影响。持续改进：对风险应对过程进行总结和反思，不断优化风险应对策略和机制，提高应对风险的能力。通过建立这样的风险应对机制，企业可以在面对突发事件时迅速做出反应，降低风险对企业运营的影响，保障采购活动的顺利进行。八、绩效考核与奖惩为了确保采购工作的顺利进行，提高采购人员的工作积极性和效率，本制度设立绩效考核与奖惩机制。绩效考核将综合考虑采购计划的完成情况、成本控制、供应商管理、采购周期、采购质量等多个方面。对于在绩效考核中表现优秀的采购人员，将给予相应的奖励，包括但不限于奖金、晋升机会、培训机会等。对于在采购过程中出现失误或违规行为的采购人员，将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、记过、降薪、解聘等。绩效考核与奖惩的结果将作为采购人员年度评价、晋升、调薪的重要依据。公司将定期对绩效考核与奖惩机制进行评估和调整，以确保其公平、公正、有效。1.绩效考核标准：明确采购部门的绩效考核标准，确保采购活动达到预期目标。为了确保采购部门能够高效、准确地完成采购任务，并持续提高采购质量和服务水平，公司制定了明确的绩效考核标准。这些标准将作为评估采购部门工作成果和奖励的依据。采购活动的及时性将被纳入考核范围。我们将确保采购部门能够在规定的时间内完成采购任务，避免延误生产或销售。我们还将对采购部门在应对突发情况时的反应速度和灵活性进行评估。采购成本控制也是绩效考核的重要标准之一。我们将要求采购部门在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，以提高公司的利润水平。我们将对采购部门在寻源、比价、谈判等环节的表现进行考核，确保采购过程的透明度和公平性。供应商管理和合作关系也是绩效考核的重要内容。采购部门需要与供应商建立良好的合作关系，确保供应链的稳定性和可靠性。我们将对采购部门在供应商筛选、评估和管理方面的表现进行考核，以确保供应商能够满足公司的需求。通过明确的绩效考核标准，我们将激励采购部门不断提高工作效率和服务质量，为公司的发展做出更大的贡献。这些标准也将作为采购部门改进工作的指导，帮助部门发现不足并持续改进。2.奖惩制度：建立奖惩制度，对表现优秀的采购人员给予奖励，对表现不佳的采取相应措施。优秀采购员：每季度评选一次，对在采购过程中表现出色、成本控制得当、供应商管理有效的采购员进行表彰，并发放相应的奖金或实物奖励。年度最佳采购员：每年度评选一次，对在全年采购工作中表现突出、成绩显著的采购员进行表彰，除发放奖金外，还将提供晋升或培训机会。创新奖励：对于在采购方法、流程创新，或者发现降低采购成本、提高采购效率等方面有突出贡献的采购员，将给予特别奖励。警告：对于初次违反采购规定或工作失误的采购员，将给予口头或书面警告。扣罚：对于违反采购规定或工作失误造成一定损失的采购员，将按照损失程度进行相应的扣罚。降职或解雇：对于严重违反采购规定或工作失误造成重大损失的采购员，将视情节轻重给予降职或解雇处理。在实施奖惩制度时，将遵循公平、公正、公开的原则，确保奖惩分明，激发采购团队的积极性和责任感。也将对采购员进行定期培训和教育，提升其专业技能和道德素养，为公司的采购工作提供有力保障。九、信息化与数字化管理采购管理系统：企业应引入或开发适用的采购管理系统，该系统应包括但不限于供应商信息管理、采购计划制定、采购订单生成、进度跟踪、收货与付款等功能。数据安全：所有采购相关的数据，包括但不限于供应商信息、采购订单、收货记录、付款凭证等，都应妥善保管，防止数据泄露。应定期备份数据，确保数据安全。数据分析：采购部门应定期对采购数据进行分析，包括但不限于供应商绩效分析、采购成本分析、采购周期分析等，以优化采购策略，提高采购效率。信息化沟通：采购部门应与其他相关部门保持信息化沟通，确保采购信息的及时、准确传递，提高采购工作的协同效率。数字化采购：鼓励企业采用电子化的采购方式，如电子采购订单、电子签收等，以提高采购效率，减少纸质文档的使用，实现绿色采购。1.信息化平台搭建：建立信息化平台，实现采购信息的实时共享和管理。（1）采购信息实时共享：通过信息化平台，采购部门可以实时获取供应商信息、价格动态、库存状况等关键数据，以便做出更明智的采购决策。其他部门也能及时获取采购信息，实现内部信息的透明化。（2）采购流程管理：信息化平台应支持采购流程的在线化、自动化管理。从采购申请、审批、下单到收货、付款等各个环节，都可以通过平台进行高效处理，减少人工操作，提高工作效率。（3）数据分析与决策支持：平台应具备强大的数据分析能力，能够对采购数据进行深入挖掘，提供趋势分析、成本分析、供应商评估等报告，为企业高层提供决策支持。（4）移动办公支持：为了满足现代企业的移动办公需求，信息化平台应具备移动端的支持，方便采购人员随时随地处理采购事务。通过建立这样一个信息化平台，企业能够实现采购信息的实时共享和管理，为企业的战略发展提供有力支撑。这也是提高采购管理水平、提升企业竞争力的必由之路。2.数字化技术应用：运用数字化技术优化采购管理，提高工作效率。在如今信息化的时代，数字化技术已经深入到了各个行业，为企业提供了更加高效、精准的管理方式。在企业采购管理领域，数字化技术的应用更是不可或缺的。数字化技术可以帮助我们实现采购信息的实时共享。通过构建统一的采购信息平台，各部门可以实时获取最新的采购信息，避免了因信息不畅导致的重复采购和浪费。数字化技术还可以实现采购数据的自动分析和预测，帮助企业更好地把握市场动态，做出更明智的采购决策。数字化技术可以优化采购流程，提高工作效率。传统的采购流程往往涉及多个环节，如需求提报、供应商选择、合同签订、货物验收等，流程繁琐且容易出错。而数字化技术可以通过自动化、智能化的方式，简化这些流程，减少人工干预，提高采购效率。数字化技术还可以帮助企业建立供应商评价体系，对供应商进行全面、客观的评价。通过对供应商的历史交易数据、质量记录、交货期等信息的分析，企业可以更加准确地评估供应商的能力，从而选择更优质的供应商，降低采购成本。数字化技术还可以帮助企业实现采购数据的长期保存和追溯。通过数字化技术，企业可以方便地查询历史采购数据，了解采购情况，为未来的采购决策提供参考。数字化技术还可以帮助企业实现采购数据的追溯，确保采购过程的透明度和合规性。数字化技术在企业采购管理中的应用，不仅可以提高工作效率，降低采购成本，还可以帮助企业建立更加科学、规范的采购管理体系，提升企业的竞争力。企业应该积极拥抱数字化技术，不断优化采购管理，以适应市场发展的需求。十、附则解释权：本制度的解释权归企业采购部门所有，如有任何疑问或争议，采购部门有权进行解释。效力：本制度自发布之日起生效，对于本制度生效前已经开始的采购活动，如有与本制度不符的，按照本制度执行。修订与废止：企业有权根据实际情况对本制度进行修订或废止，修订或废止后的制度将及时公布。补充规定：本制度未尽事宜，可由企业采购部门根据实际情况制定补充规定，补充规定与本制度具有同等效力。冲突解决：如本制度与国家的法律法规存在冲突，应以国家的法律法规为准。参考资料：采购是企业运营的重要环节之一，直接关系到企业的生产成本、产品质量和经济效益。为了规范采购流程，降低采购风险，提高采购效率，企业需要制定一套完善的采购管理制度。本文将详细介绍采购企业采购管理制度的构建、实施与优化。采购计划管理：制定采购计划，明确采购品种、数量、质量、价格等要求，以及采购周期、采购方式等。根据企业生产和经营的需要，合理安排采购时间，避免库存积压和浪费。供应商管理：建立供应商评估和准入机制，筛选合格供应商，定期对供应商进行考核和评价。与供应商建立长期合作关系，保证采购物品的质量和稳定供应。采购合同管理：与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保合同的严格执行。对合同执行情况进行监督和跟踪，及时发现和解决问题。采购物品检验管理：对采购物品进行严格的检验和测试，确保物品符合质量要求。建立物品质量档案，对不合格物品进行追溯和处理。采购付款管理：制定合理的付款政策，确保企业资金流稳定。根据合同约定，及时支付货款，同时对付款情况进行记录和统计。制度培训：对采购人员进行制度培训，确保他们了解和掌握采购管理制度的各项规定和操作流程。责任落实：明确采购人员的职责和权限，确保他们在工作中能够正确履行职责。建立奖惩机制，对不履行职责的人员进行问责和处理。执行监督：设立专门的监督机构或岗位，对采购管理制度的执行情况进行监督和检查。及时发现和纠正违规行为，保障制度的严格执行。反馈改进：定期收集和分析采购管理制度的执行情况反馈，针对存在的问题和不足进行改进和完善。关注行业动态和政策变化，及时调整制度内容和实施措施。流程优化：对采购流程进行不断优化，简化不必要的环节和手续，提高采购效率。借助信息化手段，实现采购过程的自动化和智能化管理。成本优化：通过对供应商的合理选择、谈判技巧的运用以及合同条款的精细化管理等方式，降低采购成本。关注市场动态，合理安排采购时间，避免价格波动带来的成本风险。质量优化：加强与供应商的合作与沟通，促进质量管理体系的共建和共享。通过提高供应商的质量管理水平和技术能力，提升采购物品的质量水平。风险管理：建立健全的采购风险管理体系，对供应商风险、市场风险、政策风险等进行有效识别、评估和控制。制定应急预案，对突发情况及时应对和处理。团队建设：加强采购团队的建设和管理，提高团队成员的综合素质和专业水平。通过培训、激励等方式，提升团队凝聚力和执行力。建立良好的企业文化，营造积极向上的工作氛围。采购企业采购管理制度是企业实现规范化、高效化采购管理的重要保障。通过构建完善的制度体系、加强实施监督、持续优化改进等措施的实施企业可以不断提高自身的采购管理水平降低运营成本提高经济效益和市场竞争力实现可持续发展。采购管理制度是指以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定。为了规范采购工作，提高采购工作的效率，我们必须建立健全多种采购管理制度，以此作为采购人员与采购部门的工作准则与行为规范，以保证采购工作健康、有序、高效地运行，从而圆满地完成采购任务，满足企业其他部门对采购业务的要求。采购管理制度居于上层建筑的范围，体现一定的生产力与生产关系的发展要求，企业采购管理制度的建立不是一蹴而就的．而是一个长期的过程，应由企业管理层所倡导，能被广大的采购员工所认可，在实际工作中，它往往是集体智慧的结晶。建立企业采购管理制度，可以明确各岗位、各环节的责、权及相互关系；明确采购人员的业务操作要求，从而有利于加强考核；有利于在采购部门贯彻按劳分配制度，有利于激发职工的责任感与事业心。值得提出的是，采购管理制度作用的发挥是建立在采购制度本身科学性的基础上的，企业采购管理制度应体现以下几个方面的特点：任何制度都是以文字的形式表示出来的，采购制度也不例外。制度不是上级的口头命令或要求，应以文字的形式固定下来，作为大家共同的行动纲领，对任何人、任何采购活动均起规范作用。文字化的采购制度可以张贴起来，也可以打印成册，分发给每一个采购人员，要求大家领会其内容，自觉地按采购制度要求自己。任何企业的采购制度都应在充分考虑企业内外部条件、企业发展目标、行业特点以及采购人员本身实际情况的基础上制定，应切实可行。不同类型企业的采购制度可以有差异，即使是同一个企业在不同时期也应有不同的采购制度，我们反对照搬照抄和一成不变的采购制度，强调采购制度在实施贯彻中的切实可行性，而不是僵化的教条与清规戒律。采购管理制度一旦确定，采购人员应不折不扣地执行，只制定制度而不加强执行与实施的监督，这样的规定、制度是毫无价值的。在实际运作中，对违反制度的采购人员应有相应的制裁措施，应提倡采购制度的严肃性。采购管理制度要注重各部门、各岗位之间的协调，把上下级工作、前后环节工作有机地协调与联系起来，以体现集体利益。采购制度已确定，短期内不要变动，通常一两年、甚至更长时间应保持稳定，便于大家执行。如果经常变动，采购人员刚刚领会了老制度，又出现了新制度，这样就会难以适应，容易造成采购工作的混乱。采购制度并不是长期固定不变的，随着外部环境的变化，企业内部条件的改进，采购制度也可以适当进行调整。采购管理的主要制度有采购领导制度、经济责任制度、监督制度和民主管理制度。采购领导制度，即采购决策制度，按采购什么、采购多少，什么时候采购等决策权属于哪一级来划分领导制度。具体有三种：采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂无权采购，适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业采用，集中制的特点是：①采购数量大，能享受数量折扣，降低进价；②集中采购，可节约大量人力、物力、财力；③目前一些连锁店大都采用这种决策制度，例如日本的八佰伴集团就曾采用这种决策制度。将采购的决策权分散于各个分公司或分厂。一般大规模企业，且分公司（分厂）分散在各地，企业的各分公司（分厂）所需的物资差异较大时，企业常采用这种领导制度，采用这种领导制度能充分调动分公司（分厂）的积极性，减少了内部物资的调拨手续，但不利于采购资金的统一管理，浪费人力、物力、财力，无法享受价格优惠，使进价较高。若企业的分公司（分厂）的所需的物品相同，且采购金额较大时，由总公司统一采购，对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购。一方面能使采购资金较合理地统一管理，又能调动各分公司的积极性，及时满足经营的需要。经济责任制是按照客观经济规律的要求，以提高经济效益及服务质量为目标，科学地确定相关部门、人员经济职责、利益权力的一项管理制度。明确经济责任制，有利于维护采购队伍的良好的工作秩序，提高工作效率，讲究经济核算，从而提高经济效益。采购部门的经济责任制度通常有以下几方面：岗位责任制是采购制度的中心环节。建立与健全采购岗位责任制，能做到采购部门人人有职责，事事有人管，责任明确，工作有条不紊，加强职工责任感，调动工作积极性，发挥其聪明才智；可以堵塞工作漏洞，保证采购工作的良好秩序。虽然不同类型的企业采购，岗位责任制不尽相同，但一般采购部门内设有不同的岗位，不同岗位确定有不同的职责。结合采购工作的实际，我们认为采购部门的人员应承担的职责有：采购主管和计划人员的职责是：①制定采购计划；②制定和修订采购制度；③统筹安排采购资金；④监督和考评采购人员，并指导其工作；⑤合同的审议和管理；⑥决策购进业务活动，以提高经济效益；⑦组织领导采购人员搜集市场信息，预测可供货源及其趋势，为企业主管领导当好参谋；⑧指导采购人员与供应商搞好关系。一般采购人员的职责是：①货源、价格、服务等市场调查；②与供应商谈判，确定有关事项，如价格、质量、交货期及结算条件等；③催货；④处理退货、索赔；⑤发票的核对与付款；⑥办理物品入库手续；⑦与供应商建立良好关系；⑧搜集调拨信息，预测可供资源及其趋势，供领导决策参考；⑨节省购进费用支出，提高企业经济效益。这是采购部门加强经济核算的一种形式，在实际工作中，许多企业的采购费用大大超过正常的费用水平，造成采购环节经济效益低下，从而也影响了整个企业经济效益的提高。用制度的形式来控制采购费用的开支水平显得尤为重要。采购费用承包制是将采购费用指标落实到每一个岗位、每一个采购人员身上，只允许其在规定的费用标准内开支费用，从而控制采购费用支出。实际操作过程中，可以用相对数来控制，如规定采购每吨商品的费用额或每百元商品的费用额等。也可以用绝对数来控制，如规定采购部门在按要求完成采购任务的前提下，每月的采购总费用水平，对于超支的部门由采购部门、采购员自己承担；对于节支的部分可由采购部门、采购人员自行分配，以激发其工作责任感。为了调动广大采购人员的工作积极性，充分发挥他们的聪明才智、努力干好本职工作，企业应该建立与健全各种形式的奖惩制度以真正体现“干多干少不一样，干好干坏不一样，干与不干不一样，干轻干重不一样”的分配精神。对于一些成绩突出、工作勤奋踏实的采购人员应给予适当的奖励；对于那些工作散漫、绩效较差，甚至给企业带来经济损失的采购人员应进行必要的惩罚，甚至清除出采购队伍。在建立奖惩制度时应注意两点：一是把握好“刺激度”，即拉开档次，不搞平均主义，罚得重，使奖惩措施真正起到激励的作用。另一方面要注意多种奖惩方法相结合，根据心理学理论，人的需求是多方面的，物质奖励只能满足职工物质方面的需要，过分强调物质刺激，会产生“一切向钱看”的错误观念，其作用必然有限。我们提倡物质奖励与其他奖励形式的配合，如精神鼓励（评先进、表扬、提干等）。对于惩罚来讲也是如此，亦可行政处分，甚至开除公职，这样奖惩制度才真正有效。贯彻采购制度必须坚持严格监督与考核，没有严格的监督，采购制度就会流于形式，严格的监督是以科学考核依据为基础的。在实际工作中监督的方法包括三种：一是由采购负责人对各部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查；二是组织有关部门的负责人进行横向联合检查；三是个人自查。在制定监督制度时，要注意把握两个方面：一是对权力的使用和监督，检查是否有滥用职权、借采购之机以权谋私的现象；二是对应负责任的监督与检查，检查责任是否落实到每个单位、每个人，或是否有职责不清、相互推诿的现象。实现民主管理制度是现代企业的重要趋势，国有企业的性质决定了民主管理是一项基本制度。采购部门同样应强调民主管理。实行民主管理，可以较好地把民主与集中结合起来，调动职工的积极性；可以集中广大采购人员的智慧，共商大计；可以密切干群关系，克服官僚主义、瞎指挥；也可以有利于解决采购部门内部的矛盾与争端，促进采购部门的安定团结。实施民主管理制度，要求企业一方面在采购部门内部提倡民主的作风，一些重大的采购决策不能只是采购负责人一人说了算，要动员大家讨论，每个采购员天天与供应商打交道，熟悉市场行情，充分利用他们的智慧，能提高采购决策的准确性；另一方面，也应广泛征求企业其他部门的意见，采纳他的合理化建议，特别是销售部门、市场开发部门意见，因为他们每天与客户打交道，了解消费者的需要，了解市场变化趋势，听取他们的合理化建议，往往能确保采购的商品适销对路，满足消费者需求，从而提高企业的经济效益和社会效益。建立和健全采购管理制度是搞好采购工作、保证采购部门良性运转的基础性工作，是一个长期的过程，各种制度需要不断地完善，以体现其科学性。我们同样强调各种采购制度之间的协调、各种制度互相配合，共同构建成企业采购制度体系。这样的规章制度才能真正发挥其效用。生产部门对物资的需求，是采购计划制定的根本依据。物资采购计划要从生产需求开始，这一点国内外企业没有什么不同，但其后的审核批准程序，二者却存在很大差异，因此产生了不同的控制效果。国外企业物资采购管理制度规定：首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通知提出请购单；第二步，将请购单交由仓储部门保管人员审核，保管人员根据库存情况核定采购数量，并经仓储部门主管签字后，传递到采购部门；第三步，采购部门接到请购单后，审查是否重复采购，以及是否存在其他不合理请购品种或数量等，审核同意后，根据已掌握的市场价格，对采购所需资金做出估算，并将请购单交资金预算管理部门；第四步，资金预算管理人员根据企业经营目标和资金预算审核请购物资是否在预算之内，审核后再交还采购部门，采购部门方可根据各部门审核过的请购单编制正式采购计划。我们企业这方面的制度比较简单：也是由生产部门根据生产计划编制用料申请表，报送采购部门；采购部门审查是否有超范围、超限额的品种和数量，并根据库存情况审定采购数量；编制正式采购计划报主管领导审批。两种制度的差别在于：业务流程不同。国外企业的制度相对复杂，要经过四个部门审核、批准，有四个控制点；而我们的企业只经过两个部门，加上主管领导把关，有三个控制点。组织机构设置不同。对生产部门请购单或用料申请计划的审核，国外企业增加了仓储部门和资金预算管理部门的参与，而仓储部门与采购部门是完全独立的两个部门；而我们企业的机构设置中，仓储部门和采购部门同属物资管理部门，是一个部门内的两个相对独立部门，仓储部门一般不直接参与计划的审核，明显处于次要地位。尽管两种制度的控制目的相同，但这些差异对内控制度的控制效果影响却很大。其主要原因是，从内部控制理论分析，内部控制实质就是内部牵制，即一项业务由二个或二个以上的人或部门经手，其发生差错和串谋舞弊的机率就会大大降低。在管理机构设置上要求将不相容职务进行分离，将一项业务分由两个或两个以上部门控制。国外企业将请购单的审核分由仓储部门、采购部门、资金预算部门负责，而我们企业对物资用料申情计划仅由物资管理一个部门审核，其控制效果必然要弱。从另一个角度分析，虽然我们企业的物资管理部门内部，采购部门和存储部门也是分开的，具有相对独立性，但他们同由一个部门管理，接触机会较多，有共同的部门利益，很难避免人际关系和部门利益等因素的影响。由于机构设置上的差异，国外企业的内部控制效果明显优于我们企业的内部控制。这一点在实际工作中已经非常明了。参与部门不同，对控制效果产生的影响也不相同。国外企业规定，生产部门的请购单首先经仓储部门保管人员审核，相当于我们企业要求采购人员做的“库平”工