中建结算的咽喉项目经营全过程商务资料要点课件

资料——结算的咽喉项目经营全过程商务资料要点讲师介绍姓名：曹莉单位：中建一局五公司职位：业务经理擅长领域：商务管理学习目标夯实项目管理全过程成本资料、索赔资料。提升业主结算资料完备性，加快结算速率。课程大纲全过程商务资料一合同外索赔资料二一、全过程商务资料单元目录：全过程商务资料（一）商务过程资料分类基础文件类政府发文类发包人指令类会签资料类12356内部管理类4

监理函件类

7影像资料（一）商务过程资料分类1、基础文件类资料。该类资料由相应部门留存原件，在项目竣工前1个月商务人员按照结算需求进行收集整理，资料责任人负责提供。明细如下表：（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人1前期项目审批手续证明项目是否具备开工条件项目部留存国有土地使用权证、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证建设工程施工许可证及图纸审查批准文件复印件并做好收发文记录，若发包人前期项目审批手续不全及时发文提出。项目总工2招投标文件(招标图纸、投标图纸、商

务技术标投标文件）证明双方已经达成一致的事项，是索赔程序、时限、事项的依据，是索赔内容的权利基础保留原件（电子版资料需留存好传递痕迹）商务经理3合同及补充协议4中标通知书5图纸（实际施工图纸、竣工图纸）1、主要包括图纸应发时间、图纸实发时间、图纸接收时间，通过时间节点的固定证明因图纸下发迟延导致的工期延误；2、留存有效的竣工图纸1、规范收发文记录，确保时间准确、人员签收有效。项目总工2、最好以发文带附件形式收发图纸；若过程中连续接收多版图纸，与发包人明确图纸内容，明确记载。3、竣工图纸发包人认可，盖章齐全，具有效力。（一）商务过程资料分类2、政府发文类。主要为工程签证、抢工、索赔提供佐证，商务人员需在结算书准备阶段收集，同时进行资料分析，从而筛选出可以作为有力合规的证据文件。明细如下表：（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人1各类政策法规、行政指令、记录文件编号商务经理2红头文件等主要证明停工起止时间记录发文原地址（主要包括当地建委网站、住建部网站、标办网站、政府官网），若以公报、报项目总工纸形式发文，注意留存原件。现场记录每日天气情况，制作晴3气象资料主要证明是否达到合同约定的恶劣气候条件标准，进而确定工雨表报监理及发包人确认，对达到合同约定的恶劣气候条件的情况应明文标注。项目副经理期顺延起算点4联系当地气象部门，定期收集气项目书记象资料。（一）商务过程资料分类3、发包人指令。该类资料主要来源发包方，需要登记清楚资料时间，资料中签字人员要为有效人员。项目商务需在全周期内，跟踪该类资料，及时向资料责任人收集资料。要求项目建立传递机制，做好资料传递。（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人1初步方案主要证明方案实际发出时间与方案应发出时间的时差1、对初步方案有异议，要及时发文提出。项目副经理2、初步方案未及时发出时，应发函催促，并列明对我方的施工影响。项目总工2开工文件、变更、工程指令单、签证通知单等主要作为工期顺延起算点、合同价格调整的依据1、根据发包人发文内容进行相关工作后，应及时与发包人确认工作成果及相关费用并形成书面资料。项目总工2、如对发包人发文存在异议应及时回复并留存发包人签收原件。3发包人审批意见主要作为工期顺延起算点、合同价格调整的依据1、确保签字流程符合合同约定，如时效、审批人等，确保审批人具有合法有效授权。商务经理2、核对笔迹，确保是本人签署。3、若审批意见未能达到合同约定的生效条件时，如应盖章而未盖

章，应要求发包人盖章，如发包人拒绝盖章，可作为监理会议纪要、其他发文的附件辅助证明。4甲指函件证明甲指分包、分供业主方出具的甲指函件，确定具体的分包分供名录商务经理5甲指分包、分供承诺函主要为结算、付款做支撑，避免项目后期因款项其诉，导致我司被迫付款。承诺函表明该客商未甲方指定分包、分供，双方结算、付款均关联发包人，承诺不对承包人进行债权债务的主张商务经理6发包人与咨询单位合约证明相关资料避免在工程结算审核过程中，因业主频繁更换审计单位，造成结算周期长询单位进行结算核对时，需向相关部门提交业主委托咨询单位审核工程结算的委托书或双方的咨询服务合同的扫锚件，同时流转至总部备案。商务经理（一）商务过程资料分类4、监理类函件。该类资料需做好收集分析，商务人员及时跟踪该类资料，定期向资料负责人收取资料，建立好台账。（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人1整改通知单主要预防反索赔1、若对整改通知单内容存在异议，应及时发文明确责任划分。2、整改完成后应及时进行书面确认。项目副经理2监理审批意见主要作为工期顺延起算点、合同价格调整的依据1、确保签字流程符合合同约定，如时效、审批人等，确保审批人具有合法有效

授权。2、核对笔迹，确保是本人签署。项目副经理3、对于需发包人认可方可有效的（一）商务过程资料分类5、会签类资料。该类资料贯穿全项目周期，商务人员需要登记清楚资料时间，资料中签字人员要为有效人员，及时向资料责任人收集资料，分析资料中对工期、造价产生的影响，为结算做准备。要求项目建立传递机制，做好资料传递。（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人1发包人会议纪要主要作为工期顺延起算点、合同价格调整、费用索赔的依据1、会议纪要收发以发文+附件的形式并做好收发文记录。项目总工2、对会议内容进行现场录音，若录音条件不成熟，现场记录会议概要并进行现场确认。2监理会议纪要主要作为形象进度、工期顺延起算点、合同价格调整、费用索赔的依据。如：人员数量、机械数量、责任划分等1、争取会议纪要的起草权，在定稿之前与监理进行有效沟通。项目总工2、对于争议问题及时发文提出异议。3、对于单方面证据可作为会议纪要附件进行三方确认，如周报、日报、现场盘点等。4、会议纪要加盖骑缝章。3涉及其他第三方（含设计、咨询、政府单位）会议

纪要主要证明现场变更、认价，责任划分等问题同上。项目副经理4总分包（含甲指

分包、独立分包）会议纪要证明发包人原因或甲指分包单位导致的工期延误、质量缺陷、安全责任等1、确保会议纪要的起草权，明确分包方特别是甲指分包单位、独立分包单位的责任划分。项目副经理2、会议纪要加盖骑缝章。5验收记录主要证明工期计算终止时间、质量合格认证1、准确记录各分部分项工程的验收时间。2、确保验收记录中签字人员、验收3、盖章合法有效项目总工6工期进度计划若合同约定修改工期计划时需得到发包人批准，则可作为主张发包人同意顺延工期的依据监理及发包人签字确认。项目副经理（一）商务过程资料分类6、内部管理类资料。该类资料竣工验收前1个月内商务人员向资料责任人收集齐全。（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人1总承包方进场记录证明实际进场时间1、注意区别进场时间和开工时间：开工时间以开工令或者合同约定为准。2、我方进场时，若根据发包人进场通知进场，则保留好进场通知原件，若我方根据前期投标承诺进场，则及时向发包人发文进行进场申请。项目总工2周报、月报、日报主要作为形象进度、工期

顺延起算点、合同价格调整、费用索赔的依据。如：人员数量、机械数量、责任划分等1、单方面内部资料难以支撑我方索赔请求，需第三方进行认证，如将周

报、月报、日报作为监理会议纪要附件提交发包人确认，或者定期将周报、月报、日报发送至合同约定的文件接收邮箱。2、注意周报、月报、日报内容，向发包人报送时排除对我方不利的描述。项目总工3施工组织设计证明现场施工部署、资源配置、计划管理、平面布置及施工重难点确保签字、盖章等真实，留存好原件。项目总工（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人4承包人施工记录主要作为形象进度、合同价格调整、费用索赔的依据。如：人员数量、机械数量、责任划分等确保签字、盖章等真实，留存好原件，作为检验检测报告的附件。项目副经理5现场形象盘点主要作为形象进度、节点

工期、费用索赔的依据。如：人员数量、机械数量、责任划分等与发包人提前沟通，注意留存好相关签字确认资料原件。项目副经理6现场人员、机械盘点证明人员数量、机械数量，作为费用索赔的支撑资料1、现场进行盘点时，特别是在停工期间的现场盘点，确保监理、发包人共同进行盘点，盘点后三方进行签字确认，并留存影像资料。若发包人不参与盘点，应确保监理方参加并进行确认。项目副经理2、对于盘点结果应在监理会议纪要或者往来文函中进行再次确认（主要针对发包人不参与现场盘点的情形）。3、进行现场盘点时应注意提前策划，防止我方利益受损。（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人7分包进场记录、安全交底、班前教育证明人员数量，作为费用索赔的支撑资料1、确保签字、盖章等真实，留存好原件。2、门禁系统打卡记录按月导出，留存好原始数据。安全总监8人员花名册（门禁系统打卡记录）9材料进场记录证明现场材料的投入数量，作为费用索赔的支撑资料1、要确保监理在进场记录上签字确认。2、留存好原件，留存影像资料作为辅证。商务经理10管理人员考勤记录证明管理人员数量及管理费1、及时更新项目部管理人员考勤记录表。综合办公室11工资发放记录（如索赔需要时提供）2、工资银行流水、薪酬文件。（如索赔需要时提供）12塔吊安装检测报告及使用登记证明机械数量、形象进度，作为费用索赔的支撑资料1、确保签字、盖章等真实留存好原件。，

安全总监（一）商务过程资料分类7、影像资料。该类资料需注意拍摄时间、地点、人物。项目经理牵头定期梳理关联发生费用事项，无论费用是否得到发包人确认，均需收集相应的佐证资料，项目各部门将下述关联资料归档至商务部指定人员处留存。（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人1即时通讯（如qq、微信）聊天记录、短信根据具体内容，证明相关事实注意留存完整的原始聊天记录，若涉诉则需以公证方式明确对方的真实身份。资料涉及部门2电子邮件确保电子邮箱地址经过双方确认认可（可在合同内、会议纪要内等进行确认）。资料涉及部门3网络管理系统1、对网络页面进行截图，有条件的报监理、发包人确认。2、与相关方书面确认网址、账号等。资料涉及部门4录音资料明确参会人员真实身份，如称呼其全称、第三方介绍等，录音过程中对于关键信息要提炼强调。资料涉及部门5录像资料对录像时间、地点、事件等内容进行记录，对于特别重要的证据资料，可以公证方式予以留存。资料涉及部门6照片资料注意在拍摄照片时保留拍摄时间，拍摄照片应包含主要参照物证明拍摄部位为本项目施工内容。资料涉及部门（二）设计（施工）变更定义分类要点（二）设计（施工）变更1、定义常规设计变更是在发包人与施工方双方签确《施工图纸移交确认单》后，发包人单位下发的对设计文件的修改和补充；在施工图纸移交后或施工过程中，施工方提施工类设计变更，经设计负责方及发包人方通过后对设计文件进行的变更。（二）设计（施工）变更CBDAABCD经施工企业和建设单位提出，各方研究同意建设单位提出，征得设计单位的同意施工中发现，原始设计未预料的。管道等施工企业提出，需转化成由设计院下发的设计变更。2、分类（二）设计（施工）变更要点设计变更事项实施前，按期（有约定的按照合同约定时间）完成费用确认。注意发包人如有线上审批流程需及时完成已施工完成的变更，若发包人未能按时完成设计变更签确，主责部门应将相应资料准备齐全，相关资料需得到监理的签确，商务部备案。项目需设立设计变更台账，便于跟踪进展情况序号设计变更单编号设计变更内容设计变更申请金额设计变更申请日期审批金额现场实施情况成本金额预算书报出时间确认金额确认时间备注3、要点项目经理牵头成立设计变更小组，项目总工为设计变更的负责人，技术部为主责部门，工程部、商务部、质量部等相关部门为配合部门，共同确保设计变更资料完善且具备计费用计算条件（三）工程现场签证定义要点（三）工程现场签证1、定义施工过程中出现与合同规定的情况、条件不符的事件，针对施工图纸、设计变更所确定的工程内容以外，施工图预算或预算定额取费中未包含，而施工过程中确须发生费用的施工内容所办理的签证(不包括设计变更的内容)。通俗来讲，即为发包人下发的合同范围外的零星工作指令和不可预见事项的现场见证。（三）工程现场签证项目经理牵头成立工程现场签证小组，不同计价模式下填列的内容要注意：签

证的方式要尽量围绕计价依据（如定额）的计算规则办理。项目需建立工程签证台账，目的是为清晰明了的掌握工程签证的进展情况，及时跟踪确认完成。可调价格合同至少要签到量；固定单价合同至少要签到量、单价；固定总价合同同至少要签到量、价、费；成本加酬金合同同至少要签到工、料工程签证内容需明确：何时、何地、何因；工作内容；组织设计（人工、机械）；工程量（有数量和计算式，必要时附图）等2、要点（四）调差认质认价常规人材机调差依据合同调整即可；合同

中未约定部分价格飞涨、合同约定的调差方式不能满足实际采购情况、政策因素等引起价格飞涨等情况，需留存好过程资料，为调差做依据。合同内调差1、造价信息；2、形象进度的确认；3、相应的工程量外部环境等其他因素引起需调差1、政府相关文件；2、符合事实的涨价依据（如砼协会调价函）；3、市场报价单；

4、造价信息；5、沟通函（对发包人）当合同内暂估单价或施工过程中出现清单内未包含的分项工程新增子目和材料/设备时，需进行认价。定义认质认价工作需在采购、施工前进行认定，对样品进行封样，报送产品的相关信息至业主，如材质、规格、工艺、尺寸、品牌等影响施工及价格的相关信息；如未在施工前取得价格认定表，则需做好隐蔽记录，已施工内容得到监理方认可，避免后期扯皮。要点人材机调差认质认价二、合同外索赔资料单元目录：合同外索赔资料（一）工程索赔分类按照索赔主体分类按照索赔主体的不同，

可以将索赔分为发承包双方之间的索赔、承包人与分包人之间的索赔、发/承包人与其他第三方之间的索赔等。12按照索赔依据分类3按照索赔目标分类按照索赔目标分类，可以分为工期索赔及费用索赔。工期索赔是指，承包人要求发包人延长工期、推迟竣工日期的索赔。费用索赔是指以补偿经济损失为目标的索赔，既包4根据索赔依据、理由的不同，可以分为合同内索赔、合同外索赔。合同内索赔，是指合同就索赔事件进行了约定，索赔所涉及的内容及索赔责任可以在履行的合同中找到依据。合同外索赔，是指索赔事件及后果未在合同中明确约定，但在相关法律规范、政策、行业惯例中可以找到索赔依据。括承包人要求发包人调整合同价款、条件索赔、其他索赔。赔偿损失、追加付款的索赔，也包括发包人要求承包人支付赔偿金额、延长缺陷责任期的索赔。按照索赔事件分类按照索赔事件分类可

以分为工期延误索赔、工程变更索赔、停工索赔、抢工索赔、不可预见的外部障碍或（一）工程索赔分类工期延误索赔是指因发包人未按合同履约、不可抗力以及政府命令等原因而导致的工期延误的索赔。工程变更索赔工程变更索赔，是指由于发包人或监理工程师指令增加或减少工程量或增加附加工程、修改设计、变更工程顺序等，造成工期延长和费用增加的索赔工程终止索赔工程终止索赔，是指由于发包人违约或发生了不可抗力事件等造成工程非正常终止，承包人因蒙受经济损失而提出索赔。工程抢4工索赔工程抢工索赔，是指由于发包人或监理工程师指令承包人加快施工速度，

缩短工期，导致承包人人员、材料设备、工程款的额外开支而提出的索赔。不可预5见索赔其他其他索赔索赔事件分类不可预见的外部障碍或条件索赔，是指在工程施工过程中，因不可抗力、特殊风险以及一个有经验的承包人通常不能合理预见的不利施工条件或外界障碍，如地下水、地质断层、溶洞、地下障碍物等引起的索赔。其他索赔是指，如因政策法令变化、货币贬值、汇率变化、物价、工资上涨等原因引起的索赔。（二）工期索赔不可抗力不利物质条件不利气候条件政府及第三方因素发包人自身原因工期索赔产生原因（二）工期索赔着重讲解发包人引起的工期索赔情形及计算方式。序号工期顺延情形延误时间计算1发包人未按合同约定及招标文件的约定提供施工条件（基础设施项目尤其突出）。主要包括：与招标或合同约定不一致施工场地大小、位置、移交时间等；三通一平、地下管线和地下设施等有关资料、地质勘探资料、水文气象资料、基准点等施工必需的资料、施工所需各种证件、批文及有关申报批准手续。以提供齐全所有资料、具备施工条件的时间为开工日期。2施工图纸提供滞后。实际提供时间与应提供时间的差值。3施工过程中，发包人提出设计变更、施工方案调整等（包括工程量增减、改变质量标准等特性、改变基线、标高位置及尺寸等）。增加工期=施工准备时间（如有）+工程量十计算工日产量（经验工日产量）一劳动力数量。4由发包人进行的专业工程深化设计延迟，或由承包人进行深化设计但需发包人确认的初步设计方案或最终深化审批延迟。方案、设计审批确认的时间与工期计划中方案、设计完成时间的差值。（二）工期索赔着重讲解发包人引起的工期索赔情形及计算方式。序号工期顺延情形延误时间计算5发包人未按约确定材料规格、品牌及设备选型，未按时提供甲供材料，或提供的材料不符合质量、规格、技术要求及参数等。材料及设备的进场验收合格的时间（如需进场后复试为复试合格并取得复试报告）与工期计划中材料或设备的计划使用时间差值。6发包人独立分包、发包人指定分包未按约定及时进场，或在施工过程中与总承包人衔接不当的。实际进场时间与计划进场时间的差值。7发包人或监理工程师发出指令要求延缓施工、暂停施工改变施工次序或施工时间。停、缓工的持续时间。8发包人或监理单位对已验收通过的任何已隐蔽的工程产生质量怀疑，进行钻孔探测或揭开重新检查（经查验，符合图纸及规范要求）。查验至修复完成的持续时间。9非承包人自身原因造成的施工条件的改变更改至更改完成且达到现场施工条件的持续时间（临建搬迁或更改、现场施工布置的改变等）（二）工期索赔着重讲解发包人引起的工期索赔情形及计算方式。序号工期顺延情形延误时间计算10发包人未按时组织过程或竣工验收或发包人原因不具备验收条件。具备验收条件与实际组织验收时间的差值。11发包人延期付款。因迟延支付工程款导致的停工时间（若有）、延缓施工时间。12非承包人原因引起的现场停水、停电超过八小时。持续时间（二）工期索赔注意事项以上延期情形需根据合同约定及现场实际情况选用。上述延期情形未涵盖的，可根据工程现场实际情况、合同及相关法律、法规确定。顺延工期的计算，总进度计划是顺延工期计算的基础，故在工程开工时需认真编制一套详细总进度计划并经监理及发包人审批。发生了上述索赔事件，要按照合同约定的索赔时限向发包人及时发出函件，提出工期索赔述求，为下一步进行费用索赔做好准备。特别要注意，发生上述索赔事件，项目部要收集整理有效的证明文件，具体证明文件详见《全过程商务资料指引》文件要求。同时要注意规避业主索赔。（三）费用索赔费用索赔分类01

市场价格变动导致的上涨费02使用期限延长费03

资产折旧摊销费04窝工及进退场影响费05

施工条件改变增加费06

管理费07

规费（三）费用索赔市场价格变动导致的上涨费使用期限延长费资产折旧摊销费窝工及进退场影响费施工条件改变增加费管理费规费（四）抢工费用索赔要点3需要编制详细的抢工方案，

报送监理及发包人

。1收集足够的证据证明工期的压缩或延误非承包人原因4需及时向监理和业主发函报告。2要获得业主（四）抢工费用索赔二是抢工内容对比。需要与原方案对比抢工期间的施工内容。明确抢工产值及抢工难度。一是工期对比。需要与进场时的原始工期进行对比，明确抢工时间。三是量化明确抢工人材机投入抢工方案是抢工费用计算最重要的依据，因此，抢工方案的编制质量直接决定了抢工策划的成败。抢工方案至少需要包含以下几方面内容：增加投入管理人员数量、劳务管理人员数量、劳务班组数量、班组工种、增加夜间施工时长、班组抢工奖励、以实物量形式投入抢工补助、所有人员的后勤保障如加班餐等。：增加投入模增加材料损耗系数、冬雨季材料费如棉衣、雨靴、融雪剂、增加临时设施：板、木方、钢管架料、扣件等数量、增加机械数量、机械替代材料情况、混凝土添加剂数量、规格型号、增加机械工作时长、司机加班费等。：办理夜间施工许可证、扰民赔偿费、增加投入资金成本、增加工伤保险费等。（四）抢工费用索赔影像资料至关重要注意事项尽量避免索赔降

效费用，需量化。（四）抢工费用索赔人工费材料费机械费措施费其他费管理费规费主要组成部分（五）停工索赔分类及处置分类：停工通常分为发包人指令、行政部门指令停工、我方主动策划停工三类。其中属于发包人指令及非我方原因导致的行政部门指令停工的情形可以向发包人发出停工索赔述求。处置：自停缓建发生之日起，由项目工程部于1周内与业主或监理完成施工现场已完工作界面的书面确认，如业主或监理不配合书面确认，需保留现场完成全面的影像资料作为工作面确认资料。（五）停工索赔根据项目实际情况估算停工期，由项目经理牵头编制停工方案和相关减损措施，明确人员、材料、机械、临时设施等处理方案，重点做好以下工作内容收集证明非我方原因导致项目停缓建的法律证据资料。按照项目所在地建设行政主管部门要求办报备手续。由项目经理牵头组织做好施工现场过程资料梳理、现场清点、信息记录和处置工作目安全部牵头组织做好现场已施工工程的

成品保护和安全防护，以及安全隐患的排查工作，尤其做好对大型机械设备、脚手架、深基坑等重大危险源的安全隐患排查和安全防护措施。参照《中国建筑一局（集团）有限公司项目法律文书清单要点指引》等制度要求，理相关停缓建做好项目法律资料收集、整理