6.3-Z01 基础设施管理程序

深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY6.3-Z01名称基础设施管理程序版本C/1第1页共3页编制卢宁更改吴燎胜审核张跃敏批准冯霞生效期1.目的加强对公司基础设施的管理，充分发挥基础设施的使用效能。2.范围适用于公司各部门。3.定义基础设施包括：资产（办公设备设施以及提供服务时使用的非配套的设备、设施、工具、检测仪器仪表）、公章证照、图纸资料等。维修材料、电脑零配件、服装不列为资产。3.1根据物资的价值和使用期限，资产分为：固定资产、低值易耗品。3.2固定资产：单位价值1000元及以上，及使用年限超过1年的有形资产。3.3低值易耗品：单位价值在200元及以上1000元以下，使用期限超过一年的各种用具物品（包括工具、管理用具、玻璃器皿、包装容器等）。4.职责部门/岗位工作内容房产后勤管理部公司资产管理的主管部门，负责对各部门资产的管理，每月对各部门资产账目的检查和每年六月、十二月份的资产大检查。财务管理部公司固定资产的账户管理部门，着重从固定资产的原值、已提折旧、净值等方面对固定资产进行监控和管理；并在每年六月、十二月份联合房产后勤管理部对各部门进行资产大检查。各部门各部门负责人为部门资产第一责任人，负责本部门资产管理的监督和执行；各部门资产管理员负责本部门资产的日常管理。5.方法和过程控制5.1资产来源分公司资产、捐赠资产、代管资产、其它资产。5.2各类资产按以下类别建档管理5.2.1机械、工具、设备类（包括维修、清洁绿化工具）5.2.2运输工具类；5.2.3家私类；5.2.4电脑设备类；5.2.5通讯设备类；5.2.6保安消防器械类；5.2.7电子、电器类；5.2.8其它类资产在分类记帐时按照从1—8的顺序，能进入上一级类别的不进入下一级别。5.3《资产管理软件》编码规则：深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY6.3-Z01名称基础设施管理程序版本C/1第2页共3页编制卢宁更改吴燎胜审核张跃敏批准冯霞生效期资产编号规则：序号资产来源序号资产来源资产类别部门编号5.4资产的购置、调拨、维修、借用及报废5.4.1资产的购置严格按照《采购管理程序》执行，资产购买后使用部门必须准确完整填写《资产情况审核单》，经房产后勤管理部审批后方可到财务管理部办理报销手续。5.4.2部门之间发生的资产调拨，须填写《资产情况审核单》，并由双方部门负责人确认后方可到房产后勤管理部办理调拨手续，部门资产管理员根据审批后的《资产情况审核单》及时更改《资产管理软件》内容和《台帐》账目。5.4.3各部门发生电脑零配件的调拨，由公司电脑室工程师负责办理，调出/调入部门资产管理员只需在《资产管理软件》系统中进行相应的登记，不需再填写《资产情况审核单》。5.4.4各类资产的维修应根据公司体系文件和财务规定，严格遵守公司的审批制度，相应的维修费用报相关领导审批。5.4.5为了达到资源共享、节省开支，有些必备而又不常用的大件工具、设备，可以由相关部门购买，其他部门借用时按规定办理领、借用和物资交接手续，并负担因此产生的维修费用。5.4.6资产经专业人士确认已无法维修或维修费用接近或超过重置价格时，可申请报废。5.4.7报废资产须填写《资产情况审核单》，经部门负责人同意后，报房产后勤管理部审核，固定资产的报废须经总经理或总经理授权人审批后方可报废。5.4.8资产报废经批准后，资产管理员根据《资产情况审核单》在《资产管理软件》和《台帐》中进行销账处理。5.4.9资产管理员须确保本部门资产管理手续的完善，资产发生变化时（新购、调拔、保养、维修、报废、盘赢、盘亏）需及时录入《资产管理软件》和《台帐》中(公司本部及经营本部的资产由房产后勤管理部负责管理)。5.4.10报废物资处理后，需将处理方式、收据凭证字号（有残值）、经手人、证明人等相关内容在《资产情况审核单》部门存档联后背书。5.4.11报废资产有残值的，经部门经理估价后由资产管理员负责处理，回收的资金和出售部门报废物资的收入统一交公司财务部。5.5资产的盘点、检查深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY6.3-Z01名称基础设施管理程序版本C/1第3页共3页编制卢宁更改吴燎胜审核张跃敏批准冯霞生效期5.5.1房产后勤管理部每月10日前对各部门《资产情况审核单》的软件录入情况进行考核。5.5.2每年6月份和12月份，房管后勤管理部与财务管理部联合对各部门资产管理情况进行全面检查及盘点，并出书面报告。5.5.3部门资产管理员负责对本部门资产变动情况及时录入《资产管理软件》和《台帐》中并季度盘点，协助公司每年六月、十二月份的资产大检查。5.5.25.5.4各部门根据年终资产检查通报中的问题点，查找原因及责任人，报有关部门及领导批准后处理。如属管理不善等人为因素造成，将追究当事人和管理者的责任，并视具体情况赔偿损失。5.6资产台帐的建立及标识粘贴5.6.1各部门须根据资产类别设立资产台帐（台帐分低值易耗品和固定资产账本），由本部门资产管理员根据经审批的《资产情况审核单》登记入账。5.6.2在存放地点较为固定的资产上粘贴标识，标识上必须反映出资产名称、型号规格、资产编号、责任人。5.6.3电脑、打印机的标识由公司电脑室工程师统一制作。5.6.4使用责任人职责：负责相应资产的日常保养维护并保证其正常运行。5.7《资产情况审核单》的管理5.7.1《资产情况审核单》一式四联，由房产后勤管理部进行发放并登记编号。5.7.2使用完毕的《资产情况审核单》必须交房产后勤管理部存档，各部门负责保存本部门的《资产情况审核单》的第二联。《资产情况审核单》必须分年度装订、归档和永久保存。5.8资产交接5.8.1资产管理员进行工作交接时，须保证账目与实物相符，并由部门经理负责监督。5.8.2部门负责人新到岗时须对到岗部门资产根据《资产清单》核对实物并签字确认。5.9公章证照的管理参见《印鉴及证照管理规定》。5.10图纸资料的管理参见《记录与文档管理程序》。5.11对于有内线电话系统的DP箱或交换机应有相应出线与实际相吻合的地址编码图。5.121网络设备、视频会议系统由总经理办公室制定相应的管理制度，编写相应的操作说明，并进行日常的管理维护。6.相关文件VKWY6.3-Z01-0