办公用品与设备采购与维护制度

办公用品与设备采购与维护制度一、目的和适用范围1.1为了规范和管理办公用品与设备的采购与维护工作，提高资源利用效率和办公环境质量，订立本制度。1.2本制度适用于公司全部部门和岗位，包含办公用品和设备的申请、采购、使用、维护和处理环节。二、申请与采购流程2.1任何员工在办公用品与设备的采购前，必需认真填写采购申请表，包含以下内容：—申请人姓名、部门、联系方式；—采购物品名称、规格型号、数量、用途等认真信息；—估计采购时间和金额；—申请理由和相应支持料子（如需求分析、报价单等）。2.2采购申请需经直接上级审批，并提交给采购部门。采购部门依据实际需要进行预算评估和供应商选择，订立采购计划。2.3采购部门完成采购计划后，向财务部门供应相应的采购清单和预算计划，由财务部门负责核准并布置资金支出。2.4采购部门依照核准的采购计划与供应商签订正式采购合同，并监督供应商定时按质完成交付。2.5收到采购物品后，接收人员需进行验收，核对采购物品与采购清单是否全都，如有问题及时与采购部门联系并记录。2.6采购部门对每笔采购进行档案管理，并定期进行采购清单的审核和更新。三、使用与维护规范3.1使用办公用品与设备前，员工应认真阅读相应的使用说明书和操作规范，并严格依照要求正确使用和保养。3.2办公用品与设备的保管责任由申请人或部门负责人承当，不得私自转借或私自拆卸、维护和修理。3.3定期进行办公用品与设备的例行检查与保养，包含清洁、保养、校准等，确保其正常运作并延长使用寿命。3.4如发现办公用品与设备存在故障或损坏，应立刻向维护和修理部门报修，并搭配完成维护和修理工作。3.5维护和修理部门收到报修申请后，依据实际情况评估维护和修理工作的工作量和费用，并通知申请人进行确认和审批。3.6维护和修理完成后，维护和修理部门负责通知申请人进行验收，并记录维护和修理情况和费用。3.7员工应自发爱惜办公用品与设备，不得有意损坏或滥用，如有违反，将承当相应法律责任并进行相应扣款。四、资产处理和报废4.1办公用品与设备到达使用寿命后，应由资产管理部门进行资产处理和报废处理。4.2资产处理和报废需通过正式的申请流程，填写相应的处理申请表，包含资产名称、数量、状态、报废原因等。4.3资产管理部门接收各处理和报废申请后，依据实际情况进行审核，并通知申请人进行确认和审批。4.4资产处理方式包含出售、捐赠、报废等，具体方式由资产管理部门依据实际情况进行决议。4.5处理完成后，资产管理部门应及时更新资产台账，并将报废的办公用品和设备进行安全销毁，防止泄露公司信息。五、责任和违约处理5.1全部申请人和领用人对申请采购、使用和维护工作负有管理责任，需依照本制度的规定进行操作。5.2如发现员工有意违反本制度的规定，将依据公司的管理规定进行相应的纪律处分，并承当相应的经济责任。5.3如发现供应商存在不合规行为，采购部门将及时停止合作，并对供应商进行相应的追责和处理。5.4对于对公司造成重点经济或安全损失的行为，公司将保存追究法律责任的权利。六、附则6.1本制度的解释权归公司负责人，其修改与解释权归公司管理层全部，并在公司内进行公示。6.2全部员工在申请、采购、使用和维护办公用品与设备过程中都应遵守相关的法律法规和公司规章制度要求。6.3本制