应用SAPFM模块实施全面预算管理的困境及对策

摘要：实施全面预算管理可以加强内部控制，优化资源分配，对企业的稳健发展具有十分深远的意义。为充分发挥全面预算的管理优势，近年来，集团型企业开始广泛地推行预算管理信息化建设。借助信息化技术，全面预算在管理效率和管理精确度上均有显著提升，为企业实现战略目标提供了重要支持。然而对于大多数企业而言，全面预算信息化建设仍处在不断探索的阶段，从预算编制、预算执行到预算考核的各个环节仍存在诸多有待完善之处。本文就SAPFM模块在集团型企业信息化建设中的应用情况及困境做简单阐述，希望可以为即将或者正在推行全面预算信息化建设的财务人员提供参考。关键词：全面预算；困境；对策；SAPFM模块；信息化建设预算管理是企业管理中不可忽视的重要环节。将全面预算的理念融于信息化系统，实现管理的规范化、程序化和精确化是企业财务转型的目标之一。全面预算的管理过程渗透到企业生产运营的各个领域、层级和环节，通过整合业务、资金、信息和人员，能够将经营中遇到的问题融合在一个系统中进行综合分析。在复杂多变的实际工作中，应用信息化系统可以更有效地实现全面预算的管理目标。信息化系统拥有强大的运算能力，能够完成更大量级的数据运算，节省时间成本；也能够减少人工执行导致的偏差，提升工作准确度。但是，由于信息化系统的有效运行会受到复杂的内外部因素影响，也导致在具体实施的过程中面临诸多困难。随着信息技术的价值逐渐被认可，企业信息化无疑是今后持续发展方向之一。考虑到应用信息系统可能耗用大量的人力、物力、资金和时间成本，企业应当结合自身的实际情况做出合理预判，谨慎决策。一、应用SAPFM模块进行全面预算的概述应用SAP系统的FM（FundsManagement）模块实施全面预算主要指通过基金中心和承诺项目来实现对物料、资产、费用等项目的预算管理。承诺项目代表资金的收入和支出，可以看作是全面预算的项目指标，与会计科目之间按照某种规则进行对应。当编制会计凭证时，系统根据设定的逻辑规则判断，将入账金额自动归集到与会计科目对应的承诺项目上。然后，与期初下达在承诺项目中的预算指标进行比较，达到对资金收支进行管控的目的。基金中心代表对预算资金的流入和流出负责的单位或部门。一个基金中心并不一定等同于一个利润中心或者一个成本中心，可能存在一对多的关系。利润中心或者成本中心耗用的预算会自动归集到基金中心，与基金中心的预算指标进行比对，起到按责任主体进行管控的目的。SAPFM模块的强项主要在于预算管控。应用SAPFM模块实施全面预算时，企业需要事先在系统外完成预算编制及调整平衡的工作。然后，将审核通过的预算方案导入到系统中。系统通过基金中心与承诺项目的组合对记账操作进行约束，当记账金额超过预算上限时会发出错误提示，记账操作则无法继续。二、全面预算管理信息化建设的目标（一）提升全面预算的效率以销售预算为起点，全面预算是企业制定的对未来一定期间内业务发展的总体规划，本质更类似于为实现企业经营战略提出的可行性预测方案。全面预算的各项指标之间具有很强的内在联系和逻辑关系，往往牵一发而动全身。基础數据的收集、整理，预算指标的分配、下达是一个需要多方沟通、协调的过程。信息化系统可以高效地完成数据运算、存储、分析等工作，一定程度上实现数据的自动处理。数据可视化、视频会议、线上调研等丰富了全面预算的工作方式。通过公共的线上平台可以随时咨询、讨论预算相关事宜；无纸化的信息传递节省了各层级审批的时间成本；通过系统数据展示平台可以实时掌握预算数据的执行情况，及时进行分析和决策。借助信息化系统，部分预算工作由线下转移到线上，提高了相关人员的参与度，实现了企业内部各部门、各环节的高效协同。（二）确保全面预算的规范性人工控制由于受到主观因素的影响，在执行过程中难免出现标准不统一、操作不规范等问题。系统控制可以将审核标准明确化、固定化、程序化，有效地避免了人工审核造成的标准偏差。推进预算管理信息化系统体系的建设，实现从立项申请、业务实施、会计入账到资金支付的全流程数据联通，获取动态数据，实时对预算支用情况进行监督和管理。当企业需要调整预算方案或者预算实施方式时，无需从头进行数据收集、预算编制、指标分配等工作，只需对已有的基础数据和对应关系进行更新即可。调整内容可以在系统里留痕存档，确保数据记录的连贯性以便后期复核，达到规范操作的目的。（三）深化全面预算的考核效果预算考核应当是一个动态的、综合的过程，贯穿于整个预算执行的过程中和完成后。仅凭年终考核结果，难以深入地对企业经营业绩和预算执行情况做出双向考核。制定适合的考核标准和考核周期，既有利于尽早发现企业经营中存在的问题和风险，也有利于对部门和员工作出更科学的评价。信息化系统拥有强大的数据采集、筛选、处理和分析能力，应用得当可以为精确预算管控、细化考核标准、科学分配考核权重等提供有力的技术支持。数据查询和信息联通共享功能还有助于解决考评过程中由于信息不对等引发的争议，保证考评程序的公平、公开。各预算执行单位和部门可以实时掌握预算的支出情况，如有问题及时采取措施调整。发挥预算考核的导向性作用，激励执行者合理的规划预算资源。三、应用SAPFM模块实施全面预算管理的困难点（一）SAPFM模块的功能无法涵盖全面预算的所有环节SAPFM模块可以在预算执行的过程中对资金的使用情况进行有效的监督和管理。虽然能够支持简单的预算编制操作，但并不是其强项。集团型企业通常业务庞杂，预算管理的每个环节会有许多细节性的信息化诉求。SAPFM模块之外，企业还需要考虑上线预算编制系统、企业绩效考核系统、资金管理系统等协同联动，才能实现预算管理全流程的信息化。而受到资金储量、基础硬件配置、技术人员不足等因素影响，以SAPFM模块为起点的全面预算信息化建设必将是一个漫长的过程。需要企业有充足的资源准备、坚定的信念，有计划、有步骤地持续推进。（二）预算管理基础薄弱应用信息化系统后，企业预算管理的薄弱之处会逐渐显露出来，甚至衍生出各种不规范的行为。近年来，市场发展呈现出动荡多变的趋势，过度依赖历史数据或者某一单项指标编制出来的预算方案容易脱离实际。编制过程缺少沟通和平衡的步骤，具体执行预算的各责任单位在拿到预算指标后，难以根据自身的实际情况进行细化分解。在SAPFM模块的强管控模式下，为解决入账问题，拆东墙补西墙，腾挪转借预算额度的情况時有发生。基层员工对全面预算的理解不足，常常将预算管理看作费用控制，缺乏学习信息化系统的积极性。不会高效地操作软件，针对同一个事项需要反复沟通、提报，反而耗时费力。缺少既懂预算管理又懂IT技术的复合型人才，在信息系统的持续优化、基层员工的培训、预算管控的精细化等方面后继乏力。集团型企业经营范围广、员工人数多，想要真正意义上实现全面预算是一项十分具有挑战的工作。上线SAPFM模块会引发预算执行方式的巨大改变，但是短时间内预算管理制度不健全、管理意识不到位、责任划分不清晰、绩效考核标准不明确等问题仍然存在。（三）预算系统内的管控逻辑复杂将预算方案层层分解至各预算责任单位后，如何落实执行，引导日常经营不偏离预算目标是工作的重难点。SAPFM模块利用承诺项目、基金中心与会计凭证关键字段（会计科目、成本中心和利润中心等）的对应关系，自动将实际支出的金额归集到业务项目，分别进行预算管控。全面预算涉及采购、生产、研发、销售等部门，每个部门内部又有若干个业务项目。业务背景不同，项目需要遵循的预算管控逻辑也不尽相同。预算指标之间本就存在复杂的勾稽关系，又要与记账规则、会计科目等进行耦合，增加了设置管控逻辑的难度，间接提升了维护成本。例如采购机器设备，根据金额、数量、使用期限、使用目的的不同，可能会用到“在建工程”、“固定资产”、“低值易耗品”等不同的会计科目进行核算。看似都是采购业务，实际上却延伸出外购资产、在建工程转固或者低值资产摊销等不同的业务背景。由此，也应当选择不同的时间节点来完成预算占用、预算释放等操作。预算管理人员在设计预算管控逻辑时，应当尽量严谨、详细、精确。系统控制不同于人工控制，灵活度较差，如果设置不完善，SAPFM模块的强管控模式可能会影响会计核算的及时性和准确性。（四）刚性有余，灵活不足SAPFM模块是通过比对入账金额是否超过预算上限来完成管控的。一旦入账金额超过预算上限，系统则会报错，终止记账操作，达到强管控的效果。企业为达到事前控制的目的，通常要求员工在业务实际发生前先进行立项申请，得到领导审批后才能开展活动，事后再进行报销。立项申请通过后，系统会在相应的会计科目和成本中心下，以立项编号的形式锁住预算，一经设定，不能随意更改。这就要求业务人员在立项申请时就要了解清楚业务的全貌，能够合理地预估费用性质和金额。但实际工作中，一个合同中可能同时涉及购买资产、耗材或者劳务服务等多项业务。业务人员难以在申请预算时就准确地区分开各类经济事项，并与会计科目进行匹配。因立项时会计科目、成本中心、利润中心选错导致后期需要重复调整预算的情况频繁发生。业务人员不理解明明有预算却无法入账核销的情况，难免出现消极情绪。完成整个预算调整程序可能需要花费几天甚至几周的时间，如果业务人员责任心不强，会导致由于预算金额不足单据长时间无法报销入账的问题，影响会计核算的及时性。SAPFM更强调预算的刚性执行，容易造成预算“一刀切”，难以满足灵活多变的实际业务需求。四、应用SAPFM模块进行全面预算的对策SAPFM模块的优势在于可以直接提取预算和实际的数据进行比较分析，实时查询、跟踪预算支用的进度，确保预算计划得到刚性执行。但是预算指标调控不足，设置造成延误会计入账等问题，更适合信息化建设初期的集团企业。由于SAPFM模块主要是针对预算执行的环节进行管控，企业可以从以下几个方面逐步完善信息化建设。（一）夯实预算管理基础，树立全员参与意识企业应当在充分调研、考察的基础上，结合实际情况不断完善全面预算的管理制度体系，选择科学合理的预算管理方式。规范制度标准，强化组织机构，明确权责划分，重视人才储备。企业领导要高度重视并组织推动全面预算的工作，深化预算管理理念，树立全员参与意识。全面预算的基础在于人才培养，包括专业人员的储备和基层员工的培训。企业应当设置专职的预算管理岗位，组织协调推进全面预算的编制、执行、分析和考核等工作。招聘预算管理人员时，要从理论知识和实操经验两个方面进行综合考量。制定培训计划，定期组织业务人员参加培训。培训应当以加深员工对全面预算的理解与重视为目的，既要有基础知识的讲解，又要包括软件系统的实操。从实际出发，当全面预算发生变化或者人员流动频繁时，适当增加培训频率，巩固培训成果。（二）规范预算管理流程，优化系统性能定期对全面预算的各个环节进行流程梳理。预算编制不要过于繁琐，可以适当精简审批流程，避免对同一事项多次收集数据的重复性工作。制定的预算指标应当可分解、易量化，下发给各级预算责任部门进行充分讨论后，再形成最终的预算方案。预算执行是全面预算中最重要、最难控制的环节，既要加强对关键科目、关键节点的管理，也要确保预算执行的可操作性。SAPFM模块可以规范流程、保证预算按程序执行。企业可以根据自身的业务特征对系统进行个性化改制，以便最大限度发挥系统控制的作用。SAPFM模块的预算管控规则是嵌入在会计记账规则中的，设置系统规则时会涉及到复杂的指标勾稽关系和计算逻辑。预算管理人员应当积极听取业务部门的反馈意见，重视系统的易操作性。优化信息系统的性能，达到普通员工经过简单培训即可完成常规业务的程度。（三）建设信息化系统体系，实现协同效应企业可以将SAPFM模块作为信息化建设的起点，逐步实现与资金付款系统、费用报销系统、企业绩效管理系统等软件的联通，形成信息化系统体系。打通采购、生产、销售、财务、运营等各个环节的底层数据，实现数据的联动和交互，发挥协同效应。例如，审批资金支出时可以调取立项申请单，查看是否已经得到预算审批；审核费用报销时可以自动校验是否发生超标准、超预算的业务；考核绩效时，可以提取预算执行数据作为评价指标等等。建立信息化系统体系，可以加强预算管理与经济业务之间的联系，进行预算分析和预算考核时将财务因素和非财务因素都考虑进来。（四）加强管理会计与财务会计的融合管理会计和财务会计都是企业财务工作的重要组成部分，两者虽然分工不同，但是在许多方面是存在共性的。应用SAPFM模块进行全面预算管理，核心思想是通过“基金中心”、“承诺项目”与“成本中心”、“会计科目”的映射关系来完成数据归集，而后进行预算