办公室档案管理办法

办公室档案管理办法档案管理，又称为档案工作，是指档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理，并提供利用服务的各项业务工作的总称。它也是国家档案事业最基本的组成部分。以下是关于办公室档案管理的相关办法，仅供参考！1.文书档案管理。文书档案包括上级领导机关的来文、学校的发文，如各种通知、决定、批复、下达的计划等；以及本馆制定的规章制度、规则、细则、办法、公约等。对于此类档案资料的管理，应做到：-所有应归档的资料、文件，在工作告一段落后，应及时整理原始资料并分类归档。-对上级下发的有关文件，馆领导阅后，应及时收回归档并做好登记，存放于办公室备查。-对所保管的文件，应定期清点，凡与本馆有关的备查文件原件归档，副件保留。-年底按档案类别整理、装订成册，建立目录，存放于办公室备查。2.业务档案的管理。业务档案包括日常业务工作统计、工作计划、专题规划、工作总结、业务报表、文献采购留存、馆长办公会及馆务会议纪要、图书馆大事等。对于此类档案资料的管理，应做到：-各部室应做好工作统计，每月上报办公室归档。-业务报表，应留底归档存查。-工作计划、专题规划、工作总结、采购留存、馆长办公会议纪要等，应及时分类归档。-年底按业务类别整理、装订成册，建立目录，存放于办公室备查。3.人事档案的管理。人事档案包括图书馆职工的基本情况、科研情况、考核、奖励情况、先进模范典型材料等。对于此类档案的管理，应做到：-掌握本馆职工的学历、专业、年龄、业务、职称、工作履历等基本情况，对调入、调出及离退休人员及时填写登记簿，建全人事档案及跟踪管理。-及时准确记录本馆各业务部门人员的调动情况及知识结构，年龄层次、职称结构情况。-及时做好职工的考勤、考核、奖励与处分情况的记录，要归档存留备查。为加强校研究生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。一、立卷、归档第一条各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。第五条立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。5、保管期限分为永久、长期、短期三种。(1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。(3)短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。第六条文件的组合。组合的基本作法如下：1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。2、会议文件应单独组合。3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。第八条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。第九条归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。第十条归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：1、归档文件齐全、完整。2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室,电网档案盒。二、档案的管理和利用第十二条办公室按照校研究生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。第十五条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。第十六条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查,档案盒，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。第十七条办公室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。第十八条平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件,干部档案盒，以便存档和查阅。第十九条确保文件、材料的安全，做好保密工作。第一条为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。第二条标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。标准档案是国家档案的重要组成部分。第三条标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。第四条标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。下列文件材料需要永久保管：(一)上级下达任务的文件;(二)标准报批稿;(三)标准编制说明及其附件;(四)意见汇总处理表;(五)标准审查会议纪要或函审结论;(六)标准报批公文;(七)标准申报单;(八)标准发布本;(九)标准正式出版本;(十)标准修改通知单及其附件;(十一)标准作废通知单。下列文件材料需要长期保管：(一)论证报告;(二)调研报告;(三)试验验证报告;(四)标准征求意见稿(最后一稿);(五)标准送审稿;(六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处);(七)标样。第五条永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理;长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。第六条国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。企业单位负责管理本单位的企业标准档案。第七条本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：(一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案;(二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料;(三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁;(四)监督检查标准档案的修改、补充和复制;(五)按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续;(六)认真执行档案管理制度。第八条标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。第九条标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。第十条标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、发布后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。第十一条标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对;对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。第十二条标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。第十三条标准文件材料的立卷、归档，按“GB/T11182-89科学技术档案构成的一般要求”执行，并应当符合下列要求：(一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。(二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。(三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。(四)标准文件材料的幅面大于A4(210×297mm)的，按A4幅面折叠;小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。第十四条保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。第十五条保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。第十六条管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。第十七条任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。第十八条对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。对已