企业商务投标管理办法

投标管理办法商务成本核算、询价最终报价公司评审，确认投标商务成本核算、询价最终报价公司评审，确认投标办法（是否需围标、特殊要求提出等），商务部安排文件编制电子投标文件初稿、预上传投标内容准备纸质投标文件资料准备及编制商务、技术审核定稿装订、密封负责销售经理提交投标文件初稿项目前期运作资格预审要求文件获取项目报名需资格预审已通过资格预审纸质投标招标文件购买电子投标招标文件购买商务部安排预审文件编制预审文件资料汇总及编制相关部门及人员协助提供资料预审文件初稿负责销售经理签字确认、审核特殊要求（价格保密等特殊情况除外）销售部门销售部门工作部分商务部门工作部分；二、投标管理流程标准销售部工作内容标准1.项目前期运作工作完成标准。（由市场部负责人确认）2.招投标网站（国网、省网以及相关已付费/免费招投标网站）维护及查询，以获取我公司满足招标要求的项目，查询频率、时间等由市场部负责人安排。3.需资格预审的项目，预审要求文件获取完成标准：（1）资格预审项目已确认。（2）资格预审申请相关文件已提交。（3）资格预审要求文件已获取（包括电子版及其他特殊非书面要求）。4.已完成资格预审或无需资格预审（仅具有相关投标资格即满足条件）的项目，招标文件获取的完成标准：（1）电子投标项目工作完成标准：=1\*GB3①完成报名；=2\*GB3②完成网站投标资格获取；=3\*GB3③完成网站相关插件（CA插件，密码锁等）获取；=4\*GB3④完成招标文件获取（电子文件）。（2）纸质投标项目工作完成标准：=1\*GB3①完成报名；=2\*GB3②完成报名费缴纳；=3\*GB3③完成招标文件获取；备注：工作完成并已转下一步工作用时为总耗时，从发布招标公告日期到开标日期为总时间=1\*GB3①总时间1/4内，按完成处理；=2\*GB3②总时间1/4＜总耗时＜总时间1/3按需改进处理；=3\*GB3③总时间1/3＜总耗时＜总时间1/2按不满意处理=4\*GB3④总时间1/2＜总耗时，按未完成处理。销售部工作内容标准首先，公司领导需第一时间完成招标项目的投标策略的确认，并安排商务部进行投标报价以及投标文件编制。其次，各部门任何成员获取的招标人对投标文件非书面的所有要求都必须报商务部主管，保证商务部在安排投标员在编制投标书过程中重点注意。同时，商务主管接到投标任务并取得招标文件后，根据项目内容和实际情况，分配投标项目的报价和投标文件编制工作。1.投标文件报价工作=1\*GB3①报价人员对图纸和技术文件要求的理解，通过与技术总工确认招标人对产品型号以及原材料等的要求进行确认，完成各部件备选厂家选择；=2\*GB3②报价人员与对外询价员一同进行相关部件和材料进行询价，根据已报价价厂家价格和公司要求的报价方案，并结合招标方或需求方的要求完成最终厂家确认；=3\*GB3③报价人根据招标/询价文件报价表的要求格式，结合公司报价模版完成投标/报价文件的所有报价表格。=4\*GB3④报价人员与投标员对接，完成投标文件报价部分的编制工作2.电子标投标文件编制工作=1\*GB3①标书员接到分配的投标文件编制工作后，首先确认招标文件中要求提供的特殊资料和材料的要求，并通知项目负责的销售经理在规定时间完成需求文件办理。对于资格证书等文件确认失效日期，并确认是否有证书更新。=2\*GB3②投标员在对招标文件理解完成后，第一时间对项目的招投标网站进行熟悉，并进行相关操作测试。与销售部投标网站管理人员沟通，确认网站管理要求完成的进度和相关注意要求（其中包括电子钥匙key锁，投标人认证完成情况，保证金汇款进度等）。通过对“测试投标文件”的上传，投标，开标等流程进行熟悉。=3\*GB3③投标员根据招标文件要求，对投标文件商务部分（参考电子招标平台要求格式和编制文件版本<word/Excel/IE/平台软件>要求）进行编制，完成要求上传的相关资料。=4\*GB3④投标员与技术负责人沟通，对技术文件部分进行编制和上传。要求投标员对文件格式和版本做主导，技术负责人对文件技术内容、技术参数和技术图纸做主导，协同负责技术文件的整体完整性和技术符合招标人要求。=5\*GB3⑤投标员与报价人员沟通，对报价文件部分进行编制和上传。要求投标员对文件格式和版本做主导，报价人员对报价文件的内容，数据和计算做主导（注意检查数据计算结果），协同负责报价文件的整体完整性和数据准确性。=6\*GB3⑥根据电子平台要求，授权人代表是否需要携带电脑到开标现场进行操作。联系授权代表，在开标当天要求其在场参与开标过程，对开标过程中的各环节所有问题进行联系处理。3.纸质标投标文件编制工作=1\*GB3①投标员接到投标任务后，首先对招标文件的资格要求进行理解，对要求的特殊材料和资质等文件（如投标保证金付款底单、无行贿犯罪证明函、标书费发票、银行资信证明等），首先进行确认，保证第一时间能启动办理相关要求文件的程序。②投标员对投标文件的商务部分按照招标文件的格式要求，进行投标文件编制工作。对于招标文件中要求的年检的企业营业执照、税务登记、银行资信、质量/环境/职健体系证书、财务审计报告、产品业绩（是否要求电厂、国网或房地产等）、信用中国等网站信用记录截图、产品证书/检验报告/样册、投标人资格证明、法定代表人证明、授权委托书、企业生产能力证明文件（厂房/工人/技术员/生产设备/检验设备/售后团队/发货运输方式/已承接再生产占生产能力比例等）、商务偏差（离）表、配件生产厂授权书/产品证书/检验报告、售后服务体系及保证承诺、质量体系及保证承诺、产品质量标准、投标有效期、交货期、标书费发票，投标保证金付款底单、无行贿犯罪证明函、银行资信证明、荣誉证书并注意有效期等相关要求文件进行汇总，同时对内容完整性参考招标文件要求进行核实确认，对投标文件编制顺序进行编排。=3\*GB3③对投标文件报价部分，投标员与报价人员协同完成，确保报价文件按照招标方的格式要求。注意报价文件要求的编制表格格式、有效位数、计算方式（取整/四舍五入）、计算结果进行确认。对于报价文件要求的产品原材料厂家，报价人员和技术负责人一同确认，保证报价产品有效性。=4\*GB3④对投标文件技术部分，投标员与技术负责人协同完成，确保技术文件按照招标方要求的编制顺序、内容要求、格式要求等。技术负责人必须针对技术文件中要求的技术参数、技术性能、技术标准、技术图纸、技术服务、供货范围、随机/必备备品备件、推荐备品备件给出明确的文件。对于技术文件中要求的试验报告，产品证书，相关业绩一类文件技术负责人指导投标员共同完成。4.投标文件审核工作投标员完成投标文件的编制后，由部门负责人进行内容审核，包括完整性（例如：文件类别<商务/技术/报价/电子>，资质，证明函件、单独提交文件）、准确性（数字，计算，授权代表，业绩，编排格式等）和打印装订时效性。5.标投标文件密封工作投标人员完成编制后进行投标文件的密封工作，严格按照招标人的密封要求进行密封。注意：需单独提供的文件，密封封面上要求的内容、日期，内外封套要求等。备注：工作完成并已转下一步工作用时为总耗时，从发布招标公告日期到开标日期为总时间=1\*GB3①总耗时≤总时间3/4内，按完成处理；=2\*GB3②总时间3/4＜总耗时＜总时间4/5按需改进处理；=3\*GB3③总时间≤总耗时，按未完成处理。销售与商务综合汇总工作部分1.投标文件编制完成并封标后，由负责的销售经理携带至开标地点进行投标工作，并将开标现场情况返回至公司（建议同时到销售部和商务部）。由销售经理联系跟踪中标结果，投标员协助。2.针对不同投标结果，相关部门进行分工并完成对应工作，由商务部负责跟踪执行，将结果汇报给公司领导。3.未中标情况下：商务部确认是否提交了投标保证金、购买标书发票是否已开具，对于提交的投标保证金第一时间准备退回保证经需要的资料，由销售经理办理保证金退回工作，同时追回未开具的标书费发票。同时商务部对投标未中标的原因进行汇总，整理并做记录。4.中标情况下：商务部确认是否需要履约保证金，确认办理方法和需要资料，获取中标通知书后第一时间完成保证金办理工作，并将保证金提交的相关证明存档（保证后期追回工作顺利进行）。5.中标后并办理了保证金后，联系销售部完成合同签订工作，同时商务部安排生产任务下达相关工作。

资质/证件/文件内容等提供及更新责任分工：序号提供及更新需求文件（影印件）责任部门责任人备注1企业营业执照财务部2税务登记/纳税情况证明3银行资信证明4财务审计报告5产品业绩（按月更新）销售部包含首页盖章页和供货明细6合同产品交货证明/验收单7合同产品用户满意度调查表/客户评价表/运行证明标注针对合同/项目8“信用中国”等网站信用记录需注册/登录的9投标保证金付款底单10标书费发票11无行贿犯罪证明函12销售经理身份证明更换后及时更新13质量/环境/职健体系证书质保部14产品证书“CCC/CQC”技术部15产品检验/试验报告16产品样册17一纸证明18配件原厂家授权委托商务部19配件原厂家产品证书/检验报告20公司荣誉证书总经办21货运车辆及相关证照22技术总工证件及证书23特殊工种人员证件及证书总经办