某集团会议管理咨询项目会议管理手册

某集团会议管理咨询项目会议管理手册

越秀集团会议管理咨询项目

会议管理手册

ABFYUEXIU

不断超越更加优秀

AMT

•旧福为修着■

20n年06月30日

目录

1手册概述...................................................................5

1.1目的...................................................................5

1.2适用范围................................................................5

2会议体系规划...............................................................6

2.1会议体系总览............................................................6

2.1.1会议管理模式........................................................6

2.1.2会议分类............................................................7

2.1.3会议地图............................................................9

2.2公司治理类会议.........................................................15

2.2.1公司治理类会议总览.................................................15

2.2.2公司治理类会议全面说明.............................................16

2.2.2.1总经理办公会.............................................................16

2.2.2.2党政联席会...............................................................17

2.2.23董事会..................................................................18

2.2.2A董事会战略委员会.........................................................19

2.2.2.5董事会薪酬与考核委员会...................................................20

2.2.2.6董事会预算委员会.........................................................21

2.2.2.1董事会审计与风险委员会...................................................22

2.3上市公司业绩会议.......................................................23

2.3.1上市公司业绩会议总览..............................................23

2.3.1.1中报/年报工作启动会.....................................................24

2.3.1.2业绩汇报会..............................................................25

2.3.1.3XX上市公司业绩公布前审核委员会.........................................26

2.3.1.4XX上市业绩公布前董事会..................................................27

2.3.1.5XX上市公司业绩公布投资者见面会.........................................28

2.3.1.6XX上市公司业绩公布新闻公布会...........................................29

2.3.1.7股东周年大会............................................................30

2.3.1.8重大资本运作事项董事会...................................................31

2.3.1.9股东特别大会.............................................................31

2.4战略构建会议...........................................................33

2.4.1战略构建会议总览..................................................33

2.4.2战略构建会议全面说明..............................................35

2.4.2.1战略规划沟通会..........................................................35

2.4.2.2战略规划质询会...........................................................36

2.4.2.3战略规划协调会...........................................................37

2.4.2.4战略规划专题汇报会.......................................................38

2.4.2.5战略规划研讨会（与事业计划及财务预算研讨会一起开）.......................39

2.4.2.6董事会战略委员会（战略规划）............................................40

2.4.2.7人力资源战略规划沟通会...................................................41

2.4.2.8各部门职能编制计划制定启动会............................................42

2.4.2.9产业板块信息化规划专题会................................................43

2.5战略落实会议...........................................................44

2.5.1战略落实会议总览..................................................44

2.5.2战略落实会议全面说明..............................................47

2.5.2.1事业计划沟通会...........................................................47

2.5.2.2事业计划质询会...........................................................48

2.5.2.3事业计划协调会...........................................................49

2.5.2.4事业计划专题汇报会.......................................................50

2.5.2.5事业计划及财务预算研讨会（与战略研讨会一起开）...........................51

2.5.2.6董事会战略委员会（事业计划）.............................................52

2.5.2.7董事会薪酬与考核委员会..................................................53

2.5.2.8财务预算工作布置会议.....................................................54

2.5.2.9资产处置专题会议（不定期）...............................................55

2.5.2.10资产处置专家评审会（不定期）............................................56

2.5.2.11重大投资决策研讨会（不定期）............................................57

2.5.2.12资本运作融资专题会（不定期）............................................58

2.5.2.13资本运作资金通道专题会（不定期）........................................59

2.5.2.14资本运作重组专题会（不定期）............................................60

2.5.2.15资金专题会...............................................................61

2.6战略1^4.................62

2.6.1战略监控会议总览...................................................62

2.6.2战略监控会议全面说明...............................................63

2.6.2.1季度经营分析会议（分板块召开）..........................................63

2.6.2.241期审计工作会...........................................................64

2.6.2.3经济工作会议.............................................................65

2.6.2.5审计结果沟通会...........................................................67

2.7战略评估会议..........................................................68

2.7.1战略评估会议总览...................................................68

2.7.2战略评估会议全面说明...............................................69

2.7.2.1薪酬与绩效核算报告沟通会（版块高层）....................................69

2.7.2.2董事会薪酬与考核委员会（集团高层、考核结果）.............................70

2.7.23人力资源薪酬检视会.......................................................71

2.7.2.4贝:务，产工作［置会.......................................................72

2.7.2.6人力资源绩效考核沟通会..................................................74

2.7.2.7人力资源人才进展评估沟通会..............................................75

2.7.2.8人力资源晋升评审委员会会议..............................................76

2.7.2.9集团品牌管理总结会.......................................................77

2.7.2.10资产处置总结会议........................................................78

2.8战略支撑类会议........................................................79

2.8.1战略支撑类会议总览.................................................79

2.8.2战略支撑类会议全面说明.............................................80

2.8.2.1招聘启动会...............................................................80

2.8.2.2培训有关会议或者论坛....................................................81

2.8.2.3人力资源系统工作会议.....................................................82

2.8.2.4品牌公关专题会...........................................................83

2.8.2.5纪检监察系统季度例会....................................................84

2.8.2.6纪委会...................................................................85

2.8.2.7民主生活会...............................................................86

2.8.2.9党工系统工作例会.........................................................88

2.8.2.10纪律教育月有关会议......................................................89

2.8.2.11党建工作会议.............................................................90

2.8.2.12工会全体委员会会议......................................................91

2.8.2.13工会工作例会............................................................92

2.8.2.14工会半年度（全年度）工作会议...............................................93

2.8.2.15职工代表大会............................................................94

2.8.2.16工会总部分会委员会会议..................................................95

2.8.2.17工会总部分会工作碰头会或者工作例会......................................96

2.8.2.18专题法律分享（学习）会..................................................97

2.8.2.19信息化项目计划启动及方案制定会..........................................98

2.8.2.20信息化项目上线汇报会....................................................99

2.8.2.21集团安委会扩大会以......................................................100

2.8.2.22安办月度例会.........................................................101

2.8.2.23安全生产事故分析会......................................................102

2.8.2.24女全培训会议............................................................103

2.9其他部门层面会议......................................................104

2.9.1其他部门层面会议总览..............................................104

2.9.2其他部门层面会议具体说明..........................................104

2.9.2.1优秀审计项目评选会（初评）..............................................105

2.9.2.2优秀审计项目评选会（复评）..............................................106

2.9.2.3财务负责人例会..........................................................107

2.9.2.4人力资源系统工作会议.....................................................108

2.9.2.5人力资源咨询项目.........................................................109

2.9.2.6品牌公关问题专题会.......................................................110

2.9.2.7制度建设专题会...........................................................111

3会议文化..................................................................112

3.1会议文化不容忽视......................................................112

3.2简洁高效的会议文化....................................................112

4单个会议效率提升规则.....................................................113

4.1会议角色及自测表......................................................113

4.2会议规则..............................................................114

4.2.1会前有序组织.......................................................114

4.2.2会中有效操纵.......................................................114

4.2.3会后高效执行.......................................................115

4.3影响会议效率的要素及在具体操作时的注意事项............................115

5会议保护机制.............................................................117

5.1会议安排原则..........................................................117

5.2会议体系运行机制......................................................117

5.3会议管理流程..........................................................118

5.3.1流程图常用符号使用说明：..........................................118

5.3.2会议有关流程......................................................119

5.3.2.1会议管理流程总图.........................................................120

53.2.2会议发起流程............................................................121

5.3.2.3会刖材木斗传下呈.........................................................124

5.3.2.4会议督办处理流程.........................................................126

5.3.2.5会后材料归档流程........................................................128

5.3.2.6会议后补管理流程.........................................................130

5.3.2.7会议变更流程.............................................................132

5.3.2.8上市公司业绩公布协作流程................................................134

5.4会议管理规范化模板....................................................136

5.4.1材"料"摘要..........136

5.4.2会议checklist.....................................................................................................................137

5.4.2.1内部会议工作细节checklist表................................................137

5.4.2.2外部会议或者大型活动工作细节checklist表...................................138

5.5不一致会议的资料归档要求..............................................140

5.5.1集团内部的常规重要会议归档要求....................................140

5.5.2全集团范围内的大型会议归档要求....................................140

5.5.3接待上级领导的会议归档要求........................................140

5.5.4集团领导出席的外部重要会议归档要求................................140

_555,「集巴,办的个大道?归档要求.......................................140

6附录.....................................................................142

6.1他山之石——八家知名外企如何开会？....................................142

6.1.13M公司：操纵会议人数.............................................142

6.1.2荷兰银行：运营、战略议题分别讨论..................................142

6.1.3吉百利：专注于决策而非讨论.........................................143

6.1.4罗氏：先弄清晰议题的真正价值.......................................144

6.1.5卡地纳健康公司：尽快将议题划掉....................................144

6.1.6劳埃德TSB银行：有3种不一致的备选方案..............................145

6.1.7巴克莱银行：采取通用的流程与标准...................................145

6.1.8加拿大铝业：将决策贯彻到底........................................146

6.2推荐读物.1.4.7..........................................................

1手册概述

L1目的

本文档描述越秀集团内部运营的会议体系规划、会议规则、会议文化与会议管理机制,

旨在提高会议效率，建立高效企业、高效会议、高效个人。

1.2适用范围

本会议手册适用于越秀集团总部。

2会议体系规划

2.1会议体系总览

从会议产生的动因来看：决策规律的不一致，引发不一致的管理会议类型，如图2—1

所示：

<=>月度/季度/年度

管理例会

口战略会议

运营会议

项目管理会议

非常规会议

图2—1按决策分类的会议类型

决策类型分为按时间触发的管理决策、按流程触发的管理决策与按事件触发的决策。

按时间触发的管理决策引发周期性、固定议题的会议，比如：月度/季度/年度管理例

会。

按流程触发的管理决策引发各类会议，如战略会议、运营会议、项目管理会议等。

按事件触发型决策引发非常规会议。

2.1.1会议管理模式

针对越秀集团此次的会议体系梳理，我们引入了“3+2+1会议管理模式”，如图2-2

三个先梳理后固化再优化提升提点

步骤、

加

倡导

理

■梳理总部各级会议，结合■分析IT需求，通过信息系■根据会议体系运行情况，

茶

包

开

事业计划可预见的会议，统建设固化会议体系、内进一步优化相关内容要素点

议

徐

高

固化年度会议容要素■优化信息系统功能效

现

实

文

3化

化

平

信

+息

化

和

2剂

效

+高层一部门联动越秀一外部联动稔一港联动暴

1

■有效协调

会

高层时间资

议

计划性标准化知识和资源共享源

管

理■合理分配

■梳理总部各级会议，结合■梳理及标准化会议的内容■通过信息系统建设固化会

模中层决策支

事业计划可预见的会议，要素（模板、流程、人员议体系内容要素，达到知

持与工作指

式固化年度会议等）识积累和共享的目标

导的时间资

■临时会议依据维护原则进■形成重要会议的checklist■硬件资源共享源

行铺排

■为员工提

供学习成长

平台，提升

会议参与度

图2-23+2+1会议管理模式

所谓的“3”是指会议体系优化的三个步骤，“先梳理，后固化，再优化提升”。所

谓的“2”是指两个强调：1、强调上下联动、内外联动与穗港联动；2、强调会议体系的

计划性、标准化与会议知识与资源共享。所谓的"1”是指实现一套与集团战略及事业计

划实施节拍相吻合的会议管理体系。

2.1.2会议分类

越秀集团的会议体系涵盖了内外、穗港、上下等三大层面，如图2-3。本次项目重点

关注与董事长、总经理有关的与两个分管领导或者以上参与的跨条线会议（办公室管理），

其它单职能线条汇报、部门内部会议纳入会议体系，由部门自行管理。

外部会议内部会议

集团层面会议集团公司治理上市公司治理

上级领导及单位来------战略构建-------1

访、调研会议

战略评价以集团战战略落实

上级单位主持召开略为中心

的会议

集团领导出席的各--------战略监控-------

种社会活动类会议

战略支持

部门层面会议

图2-3越秀集团会议体系

关于越秀集团的内部会议，我们围绕战略管理的主线进行了梳理与优化，总共分为7

大类：集团公司治理、上市公司治理、战略构建、战略落实、战略监控、战略评估与战略

支撑。如图2-4所示：

I公司治理香港上市公司治理

•董事会•中报/年报工作会

•董事会各专业娈员会•it编汇报会

•党政联席会（党委会）•it绩发布前审核娄员会

•总经理办公会•it绩发布前董事会

1•业绩发布会（投资者见

•集团哉略城划启动会、沟通会、面会，新间发布会）

质询会、汇报会、研讨会等会议

2・股东周年大会

・人力资源、品牌、资本运作、信

・重大奥本运作事顼董事

息化等职能战略以及产北板块业务会及股东特别大会

战略编制专题会

•集团及下属板块高管三年任期考

核指标制定专题会

•战略实施情况评估会，年度事•年度事业计划及年度财务

•其他

业计划执行情况评估会算编制启动会、沟通会、

•财务决算情况专题会，各专项

估质询会、汇报会、研讨会

职能工作年度总结会议等会议

・人力资源绩效考核、员工胜任・重大奏本运作项目、投资

度评估及晋升专题会议以集团战略为巾心项目、资产处贵、资产重

・品牌知名度、客户满意度、员组、结构调整、资金工作

工敬业度调研及评估等专题会议等专题会议

•集团彘属板块高管年度

•集团及下属板块高管绩效考核

结果沟通会、评定会、通报会等绩效考核指标制定专题会

专题会议•季度经营分析会、半年度•其他

•其他及年度经济工作会议

•战略及事业计划中期调整

工作会议

•中期及年度审计工作会议、

专项审计顼目工作会议

•全面风险管控类专题会议

战略支持•其他

人力资源培训、品牌推广、形象管理及信息化、法律事务、

党、工、团、纪检等专题会

招聘等专题会议公关维护类专题会议安全监督类专题会议

图2-4会议分类

基于对国内外标杆企业的会议体系的研究与分析，并结合越秀集团的实际情况，我们

找到了一条符合越秀集团进展需要的，以战略的PDCA闭环为主线的，会议体系规划道路。

并基于此对现有的会议进行了梳理与优化，如图2-5

▲小△能理参加

越秀集团战略PDCA闭环，及其涉及到的会议

——►会议召开顺序

P月p月|3月"月］5月］6月9月।10月11月12月

A.干汪弓，

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接员会敬陪L

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