困难群体心理关爱服务档案管理方案

第一节档案管理工作计划 1一、档案资料管理工作要求 2二、健全档案管理制度 2三、提高档案管理质量水平 3四、实现档案管理现代化 4第二节档案管理要点 5一、管理体制 5二、管理流程 7三、管理重点 9四、管理细则 10第三节档案的建立 15一、档案保存规定 15二、档案移交工作 16三、档案统计工作 17四、档案利用规定 17五、档案的保密与安全 20六、心理关爱服务对象档案表 22第四节困难群体心理关爱档案完善管理 24一、档案管理规定 24二、完善措施 27第一节档案管理工作计划一、档案资料管理工作要求（一）工作内容1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和保密制度。2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。3.保管好其他与档案资料管理有关的事项资料。（二）工作要求1.必须保证档案资料的完整性、完好性。2.合同期满我司应及时将整理好的档案资料原件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、归档，输入计算机便于更科学的管理。3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。4.利用已有档案资料进行总结，规划。二、健全档案管理制度不断把关，努力把好档案材料的收集关。要结合公司自身的管理体制、协调各部门，做好档案收集工作的基础工作积极主动、全面、保量、保质、保密。档案管理人员在收集工作中，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常保持联系，对于收集工作，做到随时收集和定期收集相结合，防止和减少档案材料的流失。这样不仅对档案的收集范围扩大了，还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作才能提高案卷的质量。三、提高档案管理质量水平如何提高档案全面质量管理就是公司领导和档案工作人员参加，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平以保证档案的高质量。（一）全体人员参加。要求档案形成过程中的所有人员公司领导、如各组（室）的领导、活动负责人、档案员等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念只有这样，才能保证档案的完整性、统一性、才能保证档案的高质量。（二）树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导必须提高认识，转变观念，高度重视本公司档案管理工作，用较高的工作质量来促进档案质量。（三）档案工作者肩负着历史的职责，增强档案管理人员的意识，促进档案科学管理，用丰富科技信息资源，推动档案事业的发展。只有好的工作思路和方法，才能确保档案管理质量稳步提高。四、实现档案管理现代化档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多。因此，只有在档案管理上下功夫，才能有效地解决新形势下出现的新问题。（一）加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感，要有良好的职业道德，要有扎实的档案知识、要有办事细心的工作态度以及先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要不断地拓宽知识层面，不断地提高综合素质，才能跟得上现在的档案管理工作。（二）掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，更是档案管理发展的最终方向。因此，档案管理工作者要根据自己公司的情况结合岗位工作的特点，边学习边操作，在提高业务素质的同时，更要注重知识、信息技术的学习和掌握。（三）档案管理工作对现代公司制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作就必须立足于企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，立足于服务领导、服务项目使档案管理工作更好地为企业发展服务。（四）档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务创新是在基本功扎实的基础上开辟的道路。档案管理工作者要熟悉自己所管理的档案，把熟悉“家底”当作天职。按照国家有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。第二节档案管理要点一、管理体制（一）档案的来源要做好档案管理在遵循文档自然形成规律的大前提下，档案管理有以下基本要求必须做到：1.及时记录、数据准确、资料翔实；不错不漏、账实相符；妥善保管、查询方便。2.保证档案的完整、准确、新鲜、安全。完整是对档案的整体性的要求；准确是指档案内容与实际情况吻合，即原始的记录：新鲜是指档案所反映的信息必须是动态变化的是最新的客观、真实的记录：安全既包含使档案内容保密也包括在保管上的安全、妥善。3.做到“三清”，即情况清、客户资料清和服务状况清档案是指公司在管理的全部活动中所形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。档案的形式是多样的。从载体上看，有纸张、磁带、胶卷等；从记录方法看，有手写、复印、摄影、录像等；从表达方式上看，有文字、图像、声音等；从内容上看，有客户档案、服务档案等：从形式与内容的结合方式看，有图、档、卡、册、表、证、软件、声像材料等。4.工作记录的规定（1）公司所有员工都要做好工作日志，且当日事当日记；（2）各项具体的工作按标准体系做好相关表格的记录；（3）所有记录必须客观、真实、及时、全面；（4）各项记录应有记录时间、记录内容及记录人；（5）各项会议要有记录，由公司或管理处行政人员负责。（二）档案管理办法1.档案实行集中管理分类保管的办法（1）整个档案工作由行政部下属信息中心统一归口管理，同时负责对各部门、各管理处及行政挂靠单位的档案工作进行指导、监督、检查和考评。（2）档案分行政、员工、质量检查、项目、设备设施财务、环境事务、安保、物流九大类。（3）限于客户服务地点面积等原因，人力资源部负责员工档案管理，其余档案由信息中心统一负责管理。（4）单独购买的超过XX元的设备，其档案直接归信息中心管理，与工程项目配套的设备，由项目归口部门随项目档案一起整理归档。引进设备应随翻译件一同归档。2.档案工作在业务上受上级档案部门的指导、监督、检查。3.各部门、管理处必须有一名兼职信息管理员，负责该部门、管理处的档案工作，对该部门、管理处所有档案管理工作，使公司档案管理形成有机的网络。4.档案实行部门预立卷制。二、管理流程（一）立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。（二）借阅1.本单位人员借阅档案由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.外单位人员查阅档案查阅人持单位介绍信到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。（三）收集、交接、整理、统计工作1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据规定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.XX月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计、保安。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工。（四）鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关计量检定校准人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项相册登记——办公室主任签字批准——主管领导签字批准——把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。三、管理重点（一）重视和完善库房建设：档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但一些单位不具备这样的条件。在实际工作中应注意，不是任何一间办公室都可作为库房，除了楼层的选择要考虑安全性以外，库房门窗等应专门加固，增强防范功能。还应尽量做到库房与办公室、阅览室分开，指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。（二）区分管理和日常管理：如果是保密级别很高的档案要与其他档案分别保管，如有条件还应该指定专人保管，并设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保涉密档案的安全，在档案的日常管理中，涉密档案的调阅、移出、销毁等，应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续。（三）涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密泄密问题，应及时汇报，查明原因，进行补救。提高工作人员的保密素质。档案管理人员要时刻警惕，防止档案的损坏确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。管理人员具有知密早、知密多、知密深特点，因此，涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识和严谨的工作作风，把保守秘密作为神圣的职责和必尽的义务。（四）认真对待档案保管期限与保密期限：确定档案保管期限，必须正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位工作的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。涉密的文件与档案，在授权机关作出解密前，任何人和单位不得擅自决定解密和随意对外提供。四、管理细则（一）档案资料的归档范围1.公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等。2.公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。3.本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。4.公司领导的批示、指示等。5.重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结，领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。6.反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记工作备忘等。7.公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报。8.本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。9.本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。10.本公司发布的各类广告、宣传材料。11.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。12.外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料。13.财务档案资料。14.各种实物档案。15.其他具有利用和保存价值的文件资料。（二）档案资料的归档要求1.归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。2.一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经项目经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。3.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。4.子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存并做好电子文件存储信息的备份工作5.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（三）档案资料的归档时间1.即时归档：下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档。（1）公司规定的密级文件；（2）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；（3）合同、协议书等正本及过程资料；（4）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分考核的文件材料；（5）其他认为需要及时归档的资料；2.定期归档（1）部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；（2）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；3.电子声像档案的归档（1）重要电子声像档案应实时进行、随办随归；（2）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月次制成光盘脱机保管；（3）每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。（四）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，单位往来发文，人事方面的各种文件，公司内部人员任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等永久二级秘密文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、的文件等五年以上三级秘密文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管档案方面的管理指导、档案保管、核算借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修三年（五）档案交接：1.部门内档案交接：部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。2.档案移交公司的流程（1）经办部门检查文件或档案，编制移交清单。（2）行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对。（3）档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份。（六）档案保管1.档案编号：档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统模糊。2.档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。3.档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。4.档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改，建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。第三节档案的建立一、档案保存规定（一）总体规定1.档案用地应做到办公、阅览、库房三分开：2.存放档案必须用专用柜架，在排列上架时，必须按照类别和保存次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找；3.每年底进行一次档案的清理、核对和保管质量检查工作。对破损或变质的档案，要及时修补和复制；4.档案室严格做到“七防”（防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体），要重视消防，严禁吸烟和使用明火；5.档案室要整齐干净，档案入库要注意防霉、防虫。发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理；6.对于照片、录音磁带、磁盘、光盘等特殊载体的档案设立专门案卷进行保存。（二）保存期限的规定1.对公司有长远利用价值的档案应永久保存；2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；3.凡是介于两种保管期限之间的档案，其保存期一律从长；4.保存期限由档案工作领导、档案员和有关业务管理人员共同确定；5.短期为一年，长期为五年，永久为五年以上。（三）使用权限的规定1.密级分为一般、秘密、机密、绝密四个等级。2.一般为公司及下属管理处员工均可利用的档案，秘密为公司相关职能部门与下属管理处相关管理人员方可利用的档案，机密为公司相关职能部门领导与下属管理处相关管理领导方可利用的档案，绝密为公司副总、相关职能部门领导及下属管理处主任以上级别的人员方可利用的档案。3.使用权限由档案工作领导、档案员和有关业务管理人员共同确定。二、档案移交工作公司下属管理处应定期将公司所需的档案资料及档案情况说明移交至公司档案库，以便公司了解下属管理处各方面的切实情况及储存具有查考价值的档案资料。下属管理处应将能切实反映管理处各方面管理工作情况的档案资料和有相当查考价值的档案资料，按照职能的划分，将档案信息移交至相关的职能部门，并办理相关移交手续。另一面，当公司或下属管理处档案员调离或离职时，档案员应提前做好档案的整理和交接的各项手续，妥善移交档案及相关资料。三、档案统计工作1.档案的统计工作，必须严格执行本公司档案管理和统计的有关规定。2.档案管理员负责档案管理基本情况的统计，每年一次。3.统计种类分档案的数量、档案提供利用次数、档案利用效果、档案管理人员情况、档案设备和经费方面的统计。4.档案管理员平时应认真做好档案的收进、移出、整理鉴定、保存、利用等日常原始数据的记录和积累，根据数量性、广泛性和工具性的档案，建立科学的报表统计。5.档案的统计工作要全面准确，保持连续性、不间断，注重做好档案的统计分析，报送领导和有关部门参考、决策以提高公司档案管理水平。四、档案利用规定档案的利用必须有严格的借阅、查阅程序方可使用档案，以防档案资料的丢失、损坏或机密材料的泄密，档案的利用规定如下：1.管理处员工都应重视保护档案并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。2.文书档案只阅不借；科技档案借出后一周内归还：书籍15日内归还，如需长期使用者，必须在归还后办理续借手续。爱护档案，不得丢失、损坏。所谓档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案只在档案室查阅，保密档案不供查阅。在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。3.电子档案库的利用必须通过公司互联网信息中心的电子权限认证，并在公司互联网中心上办理相应的利用手续及程序方可进入电子档案库并查阅相应权限的电子档案资料。互联网信息中心管理员每天对当天的登录情况及电子档案的查看情况进行统计，如有档案机密资料从电子档案库泄露，找出查阅人，并追究其相关责任。4.借出和归还非电子版档案资料时，应办理清点、签名登记手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。5.档案资料如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。6.调离管理处人员必须清理移交、归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。7.外单位人员查阅本管理处档案须持所在单位介绍信和本人证件，经管理处档案主管领导批准，办理有关查阅手续后在档案室内阅读。8.非管理处财务人员查阅财务档案须经财务部门主管并经管理处主任批准。管理处财务人员因工作需查借阅的须经财务部门主管批准。（1）档案借阅表借阅时间归还时间借阅档案标题归还档案标题借阅人归还人档案管理员确认签字备注：（2）档案查阅审批表查阅时间查阅档案标题档案密级备注查阅目的申请人领导签字五、档案的保密与安全（一）档案的保密1.档案管理人员核查、借阅者必须认真学习和自觉遵守保密的规定，正确处理保密与利用的关系。2.档案的保密材料根据内容分为国家和企业保密两类企业的档案保密按照实际情况的需求分密级为绝密、机密、秘密和一般四个级别。3.案卷应根据内容及价值正确地划分保类别、保存期限。并定期对各类档案进行密级审查，凡保密档案已失去保密作用的，有关部门应及时通知档案中心解密，以便更好利用。4.保密档案利用的审批要求。（1）凡查阅保密的重要的案卷由公司相关领导审批。（2）凡查阅跨部门的保密案卷，应由被查阅案卷部门的负责人（经理）或项目经理审批。（3）凡查本部门的一般档案，只要与本职工作有关，通常不需审批，但要向档案管理人员说明情况，并进行查阅登记。（4）凡外单位前来查阅档案凭介绍信，经项目经理审批后方可查阅。（5）档案卷宗应保持完整安全，不准损坏和拆案卷如确需拆卷使用应征得档案管理员或相关领导同意。如需复印保密的重复材料，应由相关领导或项目经理同意，并注明翻印（复印）件数及处理办法（文件用途及去处）。（6）严格执行公司档案保密规定，凡属公司重要的会议记录、经济数据、人事材料等均属档案保密范围，不准口谈言传，随意外流，谨防泄密。（7）档案室和有关各部室存放档案案卷、文件资料的橱、柜箱，均应加锁，钥匙由专兼职档案管理员及指定有关人员专管。（8）凡发现档案材料遗失或失窃，应及时报告，不得贻误时间，避免造成泄密后果。（9）凡违反公司档案保密规定，保密档案材料泄密遗失、造成不良影响和损失等后果的，应视情节按照有关规定给予必要的处罚。（二）档案的安全1.防火（1）档案中心严禁烟火，严禁危险品进入，并应配备相应的防火、灭火器材。如工作需要确需动火应采取相应的措施。（2）使用电熨斗等电器时应注意安全，下班后必须切断电源。2.防盗（1）档案重地，非因工作需要人员不得随便进入档案中心，更不允许进入库房，违者档案管理员有权劝其离去。2）档案中心工作人员在离开档案室时，必须锁好库房和办公室的门，钥匙严禁外借，未经办公室主任同意不得增配，遗失钥匙应及时报告。3）档案中心应配备和使用防盗器具在档案管理过程中引入信息技术，把档案管理电子化是优化人员档案管理的有效手段。计算机网络技术的应用有助于我们有计划、有步骤地做到整个公司档案信息资源共享同时也要充分利用其他信息为档案事业服务。在实际的操作过程中，档案管理员应在档案归档后，立即在公司联网中心的电子档案库中进行电子版档案的处理程序，即档案资料的电子化、归入电子档案库及档案保存的电子化。电子版档案的管理与非电子版档案管理的程序基本一致的，是现代化计算机技术在档案管理之中的应用。它既能提高档案使用率提高工作质量和工作效率。六、心理关爱服务对象档案表（一）个人基本资料表（根据项目实际情况添加）建档时间：年月日姓名性别身份证号出生年月民族政治面貌学历职业婚姻状况工作单位/学校爱好特长户籍籍贯所操方言现在住址经济来源联系电话电话QQ/邮箱身体健康状况健康/良好疾病史（二）家庭资料表（根据项目实际情况添加）居住状况独居与子女/父母同住与丈夫/妻子同住与亲戚同住其他家庭组成及关系姓名关系年龄受教育程度单位月收入备注（年纪、身体状况等）自己对自己心理评估好良好一般较差很差有没有过心理问题经常偶尔从未发生其他问题说明第四节困难群体心理关爱档案完善管理一、档案管理规定（一）档案归档凡属心理关爱服务与咨询的各种门类载体的资料（困难群体心理档案、心理测试量表、心理测试结果和其他相关文字资料、录像、缩微胶卷和磁带等）都统一管理。1.归档范围（1）困难群体心理咨询相关记录表（包括个别咨询记录表、个别咨询转介记录表、个别咨询效果调查表及统计结果）。（2）相关文件（包括效果反馈调查表及统计结果）。（3）团体辅导相关文件（包括团体辅导协议书、团体辅导报名表、团体辅导效果反馈调查表）。（4）心理测试结果及报告。（5）困难群体心理咨询、心理辅导活动相关电子、声像资料。（6）各类上级通知。2.归档要求（1）困难群体心理咨询文字材料，指定专门管理人员负责收集、积累整理编号归档，管理人员要认真负责，严格遵守相关保密规定。（2）存储电子文件的载体或装具应贴有标签，标签上应注明主要内容和存入日期等放入相应档案袋并附上《归档电子文件登记表》，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。3.归档时间（1）困难群体心理咨询相关记录表在咨询结束时间段内，将应归档的文字材料整理编号经心理咨询部经理审定后，以时间段为单位（一个月为一个时间段）统一放入档案资料柜。（2）各项管理工作中形成的文件，应在每次结束前将应归档的文件归档存放。（3）声像文件材料应在各项活动后，整理好随时归档，每次结束前将各类声像文件材料刻录备份，编号统一放入档案资料柜。（4）困难群体心理档案应按规定年限完好保存。4.归档份数（1）困难群体心理咨询记录表和转接记录表存放文件为原始文件一份，个别咨询效果调查表存放文件为原始文件一份，统计结果作为电子文档资料存放。（2）其他心理关爱活动档案存放文件均为原始文件份，效果调查表统计结果作为电子文档资料存放。5.移交手续移交文件材料或档案要办理移交手续，移交材料清单一式二份双方签字后各保存一份存档。（二）档案管理1.对所服务的困难群体进行心理健康普测，对测评结果（包括量表统计分析结果、解释、建议等内容）全部建立档案，作为困难群体心理关爱工作体系中的一个有机组成部分。2.心理档案的建立是心理咨询与发展中心全面了解困难群体心理健康状况的重要组成部分，在对困难群体进行各项心理干预时，咨询师应根据具体情况及时调取相关困难群体的心理档案，以此了解相关困难群体的心理健康史。3.心理档案应由专人统一管理、统一保存。管理人员要恪尽职守，保证档案的归类、摆放、内容整理等各项工作的开展，保证及时归档整理和正常使用。4.一般情况下，困难群体心理档案属于保密内容，专业人员出于专业需要，遵循一定的程序和手续可以查阅，无关人员不得查阅困难群体心理档案。专业人员对所查阅的内容，必须严格保密，如有泄密而产生不良后果的，责任自负。5.专业人员查阅使用困难群体心理档案必须严格登记，无特殊情况，不能够将心理档案带离中心办公室。6.心理档案管理人员有责任与义务对档案内容及反映情况给予科学、准确的解释，不能够夸大其词，亦不能使用极端性语言。二、完善措施（一）困难群体心理档案的内容困难群体心理档案的内容主要包括两个方面一是影响困难群体心理发展基本资料，包括困难群体的自然情况、困难群体的生活史家庭的遗传病史等；二是反映困难群体心理状况和心理特点的资料，包括困难群体心理测量结果及诊断结论、心理健康状况及辅导策略、接受心理咨询及治疗情况记录、职业能力倾向类型分析及指导、具体来说，困难群体心理档案应具有以下内容。1.困难群体基本情况主要提供一些背景资料，以帮助心理咨询师深入分析困难群体心理正确诊断困难群体问题产生的原因。包括以下几个方面（1）个人简介：主要有姓名、性别、出生年月、籍贯、民族政治面貌、家庭住址、爱好特长等；（2）身体状况：主要有血型、一般健康状况、身体发育状况、生理缺陷、个人病史等；（3）家庭状况：主要有家庭成员的工作、文化程度、家庭的经济状况等；（4）对困难群体个人生活有影响的重大社会生活事件：如家庭成员的死亡、与其他人关系紧张或者存在矛盾、影响生活的重大挫折等。2.分析困难群体人格特征分析困难群体的性格、气质类型及个性心理特征，掌握困难群体的行为特点