国美控股ehr业务需求报告

35/36项目名称：国美控股HCM项目文档编号：GM-EHR项目业务需求报告版本号：V1.4国美控股EHR项目业务需求报告（组织、人事）国美控股集团有限公司用友软件股份有限公司项目经理：项目经理：签字日期：签字日期：

文档控制修改记录日期作者版本修改参考号备注2014.01.15陈兴文V1.0初稿2014.01.19梁巨秋V1.1第二稿2014.01.21梁巨秋V1.2第二稿（完善）修改了第7页、第15页、第16页红色字体标示部分2014.2.13梁巨秋V1.3增加了万盛源物业职务体系，家庭信息去掉性别字段，违纪信息将备注改成非必填项2014.2.18梁巨秋V1.4审阅人姓名职位审阅签字 刘宏杰实施首席梁巨秋项目经理存档拷贝号地点备注

目录TOC\o"1-2"\h\z\u前言 3第一部分组织机构管理 31组织体系 32岗位体系 33职务体系 34组织变化 35组织编码 3第二部分人员信息管理 31人员类别划分 32信息集与信息项目 33人员编码规则 34重要计算型人事基础信息项的计算方式 35人员入职管理 36员工信息维护 37预警提醒服务 3第三部门人员变动管理 31员工转正管理 32员工调配管理 33员工离职管理 3第四部分人员合同管理 31劳动合同管理 32劳务协议管理 33合同协议预警管理 3附录一：《需求清单》 3附录二：《国美控股eHR人事数据规范》 31.概念说明 32.基础数据 33.人员信息集及信息项 3

前言国美控股EHR项目分两个阶段开展，第一阶段完成组织人事基础数据录入和组织人事的管理，第二阶段再进行薪酬、绩效、考核和人力资源预算的建设。本次（第一阶段）《国美控股EHR项目业务需求报告》根据前期问卷调研和现场调研的日志，以及现场补充沟通的资料编写，阐述了国美控股组织机构管理、人员信息管理、人员变动管理、人员合同管理的业务现状，个性化的业务需求，用友项目组会依据该报告进行需求匹配分析及撰写业务解决方案，各需求具体实现方式将在业务解决中详细阐述，本报告需经过双方确认签字。说明：第一阶段实施不包含审批流程和报表设计，这些在后期实现。

第一部分组织机构管理1组织体系1）公司级组织机构：国美EHR是国美ERP系统的一部分，公司组织结构的搭建既要满足EHR的管理要求，目前ERP财务和物业模块部分业务已经开始使用，公司级组织机构的搭建遵循现有系统的公司架构。2）部门级组织机构：部门级组织机构也是ERP系统各个模块公共使用部分，部门架构的搭建首先满足人力资源部管理职能的要求，同时，需要搭建部分虚拟部门，满足其他模块的业务要求。人力资源部要求的部门架构搭建初步按照如下要求搭建：A）集团本部：属于传统式的组织机构，部门分为：中心、部门、办公室；有一个虚拟组织执委会，由各领导兼任。B）鹏润地产：参见鹏润提供的文档附件1、附件2和附件3。C）三边集团：产业集团-成员企业；事业部、项目组；部门类型：中心、事业部、部门、项目组。3）特色需求：A）地产集团下有四大区域公司，每个区域公司下面有不同的项目公司，采用三级管控模式。每一级别分别设置有职能及业务部门。高管薪资、福利由集团自认中心完成外，其余均由各分子公司独立完成，报集团审批。职级表、薪资构成等人事相关工作现按照报批件在执行。（说明：后期可能会有微调）2岗位体系岗位序列划由国美控股统一进行规范划分，其它企业应用这些岗位序列，各企业各部门下的岗位，按照各企业的实际情况进行搭建。具体岗位序列划分如下：序号一级岗位序列二级岗位序列备注1经营管理序列2职能管理序列财务序列3法务序列4人力资源序列5行政序列6人力行政序列7监察序列8投资管理序列9信息序列10办公室序列采购序列物流序列质量管理序列市场与品牌序列11专业工程技术序列规划序列12工程序列13招采序列14成本序列15技术序列技工等厨房序列厨房人员等服务序列服务员、侍酒师、茶艺师、保洁等安保序列人身安全顾问、安保16业务序列销售序列17设计序列18市场序列19投资序列20营销序列21招商序列22运营序列23其他序列说明：目前列举的是国美当前需要应用到的岗位序列，在以后的实际应用过程中，如果发生调整或者新增，可以根据实际情况进行调整。3职务体系目前国美集团本部和下属企业三边、地产的职务体系有一定的差异，各企业的职务体现具体如下：集团本部的职务体系如下： 三边俱乐部的职务体系如下：职位层级职级职能管理序列专业（工程）技术序列业务序列（F）(T)(B)决策层（D）D2总裁D1副总裁副总裁副总裁高管层（S）S3子公司总经理S2中心总监中心总监子公司副总经理S1中心副总监首席高级工程师事业部总监管理层（M）M4部长高级工程师事业部副总监M3副部长副高级工程师/行政总厨高级经理M2经理工程师/厨师长M1经理/高级买手执行层（E）E6副经理副工程师/厨师/高级服务主管副经理E5主管助理工程师/助理厨师/服务主管/特级安全顾问主管/买手/投资顾问E4专员技术员/服务员/高级安全顾问专员E3助理/出纳/秘书助理技术员/资深安全顾问文员E2文员/前台安全顾问E1司机/安保鹏润地产的职务体系如下：鹏润地产万盛源物业职务体系如下：层级管理级操作类职级S4总部总经理M3总部经理E5项目处主管/会计S3总部副总经理M2项目处经理E4文员/

项目处专员/出纳S2项目总经理M1项目处副经理E3领班S1总部总监/

项目副总经理E6工程师E2司机/前台/电工/空调工/综合维修工/水暖工/

锅炉工/库管/消防中控/

救生员E1安保员/保洁员 说明： 职务体系的搭建有两种方案：1）职务体系从集团层面统一规划，下属企业集团搭建的职务体系说明对本单位的岗位进行归集对应，便用从集团层面进行管理和统计分析。2）各单位搭建各单位的职务体系，集团只进行指导说明，按照这种方式搭建的职务体系可以按照各公司现有的直接部署到系统，执行简单，但由于口径不统一，从集团层面管理和统计困难。4组织变化组织的变化包含两部分：第一部分是整个ERP系统公共的部分，公司级组织和部门级组织的变化；第二部分是岗位体系的变化。公司级组织和部门级组织的变化需要综合考虑整理ERP系统的管理要求，变更前需要各相关部门参与讨论确定后才可变化。公司级组织具体的变更的类型包括：公司的新增、名称变更和公司注销，需要保留重大节点历史组织机构图。部门级组织的变化类型包括：部门新增、撤消、更名、转移、合并、拆分，需要保留重大节点历史组织机构图。 岗位体系的变化和其他ERP系统模块关联系比较小，主要由人力资源部职能和业务的变化来决定，岗位的变更包括岗位的新增，合并和撤销。5组织编码 组织管理中的编码主要包括公司编码、部门编码和岗位编码。公司编码按照现有ERP系统中的公司编码；部门编码根据现有系统中的部门编码进行梳理，规则为1级部门为2为流水号，二级部门在一级部门的基础上加上两位流水号，为4位编码，三级依此类推；如监察中心为一级部门，编码为02，行业审计部和审计部是监察中心的下级部门，则编码为0201和0202，以此类推。岗位编码为4位流水号，增加岗位时系统自动生成岗位编码。第二部分人员信息管理1人员类别划分 为满足集团人员分类管理的要求，根据员工的在职状态和用工类型，对人员类别从集团层面进行统一规划，具体划分如下：序号归属范围人员类别1在职员工合同制员工反聘离退人员港澳台方人员外籍人员协保人员劳务人员集团内部借调长期病休假人员休产假的人员工伤人员停薪留职停职留薪外籍劳务兼职人员实习生其他临时工其他在职人员2解聘人员辞职人员辞退人员劳动合同到期续签终止协商一致组织调动-调出到集团外单位3离退员工退休人员4调离人员调离人员6其它人员其它人员说明：人员类别全集团统一应用，各下属企业必须参照统一制定的人员类别对本单位的员工进行分类归属。2信息集与信息项目按照员工信息完整全面管理的要求，员工信息项目管理需要充分考虑各公司的管理要求，从集团层面统一进行规划，具体需要管理的员工信息项目分为几个信息集，国美需要管理的员工信息集如下：序号信息及名称说明备注1个人信息主集员工自然属性（如姓名、籍贯等）2工作信息主集与员工工作相关的信息3任职信息子集员工在公司内的任职信息4工作履历子集员工的工作履历信息5学历信息子集与个人相关的学历信息6家庭信息子集个人直系亲属信息7合同信息子集员工在公司内的劳动合同记录8培训信息子集员工在公司内的培训记录信息9语言能力子集员工的语言能力信息10离职信息子集离职员工的离职信息11奖励信息子集公司内员工的获得奖励情况12违纪信息子集公司内员工违纪记录信息每个信息集中包含的信息项目参见附录《国美控股eHR人事数据规范》3人员编码规则国美现有员工有现成的人员编码，并且和OA系统是保持一致的，为保重各系统编码规则统一，人员编码规则保持现有的人员编码规则，为10位编码。现有员工按照现有编码，新入职员工由系统按照编码规则自动生成。4重要计算型人事基础信息项的计算方式本部：（1）年龄：出生日期当天；（2）工龄：目前社保都按缴费年限算；（3）司龄按天数计算。鹏润：（A）年龄（按天）（B）工龄（按年；间断工龄）（C）在本单位工龄（按天）三边：（A）年龄（按天）（B）工龄（按天；累计工龄）（C）司龄（按天）5人员入职管理EHR系统建设完成投入使用应用后，员工入职当天由员工在系统中进行本人全部信息的录入，录入完成后，由人力资源部入职管理人员核对后进行转档确认，确认后员工本人就不能修改，只能查看。为了保重信息的准确性，填写员工身份证号码时，系统有纠错功能，如果填写的身份证号码不符合规则，给出提醒或者强制不能保存。系统建设阶段，现有员工的信息可以通过excel表导入，减轻录入的工作量；如果是员工离职再聘，员工的司龄清零，重新开始记司龄；6员工信息维护员工信息的维护可以由人力资源部管理员工信息员工统一调整，部分员工可能调整频率相对较高的信息（如员工的手机号码、现住址等），可以开放给员工在自助中进行变更，但是需要通过人力资源部的确定后才能正式生效。7预警提醒服务为了提供国美控股各企业部分业务处理的及时性（或者规避部分劳动合同法律风险），需要对部分业务进行预警提醒，具体的预警提醒预警需求如下：（A）员工生日预警（需要，按员工生日月份预警，如1月15日可以预警所有2月份过生日员工的信息，可提取名单）（B）员工合同到期预警（如果需要，提前60天）（C）员工离退休预警（如果需要，提前180天）（D）员工转正时间预警（提前45天）（E）员工年假未休预警（提前60天）说明：1）各公司可以自己根据公司的实际情况单独设定预警提醒的提前天数，以上提供的时间仅仅是为默认值，各公司可以调整。2）如果在实际应用过程中发生调整，可以根据实际情况进行增加或者调整。第三部门人员变动管理国美控股的人员变动从业务上来讲，包括转正、兼职、调配、离职，需要对四种人员变动类型进行管理和记录，国美控股集团统一规划调配业务类型和离职业务类型，规范管理和便于以后统计分析；本次实施暂时不在系统中实现变更的审批流程，在系统外完成对应的流程后，记录员工的转正日期和变动相关的信息。1员工转正管理根据约定员工试用期，系统能够提前45天（提前天数各公司可以独立设置）通知人力资源部人事岗处理员工的转正业务，然后人力资源部处理转正的人员发起相关的转正流程，员工转正通过后，由业务员在系统中维护员工的转正日期。2员工调配管理员工调配包含两种类型，公司内调岗和公司间调动。调配需要填写相关的调配类型和调配原因，便于统一管理和统计分析。目前国美包括的员工变动业务类型如下：档案编码档案名称备注SM01内部调动-升职SM02内部调动-降职SM03内部调动-平级调动SM04跨公司调动-升职SM05跨公司调动-降职SM06跨公司调动-平调 目前国美包括的调配原因如下：档案编码档案名称备注1组织2个人3其他3员工离职管理由于国美控股下属企业部分公司没有纳入本次人力资源系统管理的范围，所以员工调配到没有纳入本次人力资源系统管理的范围的公司时，相当于系统来讲，也是员工的离职管理，需要区分调配到其他系统范围外公司的员工和正常离职员工，在离职类型中进行规划。离职时需要填写相关的离职类型和离职原因，便于统一管理和统计分析。目前国美包括的员工离职业务类型如下：档案编码档案名称备注1主动离职2被动离职3国美集团内(E-HR体系外)调动 目前国美包括的离职原因如下：档案编码档案名称备注1个人原因2薪酬福利不满意3人际关系4公司政策不合理5工作压力大6没有发展空间7其他可以再离职说明字段中填写其他原因第四部分人员合同管理根据用工性质的不同，国美控股需要对员工分类进行劳动合同管理和协议的管理，公司的正式员工一般签订劳动合同，其他的定义相关的协议。1劳动合同管理正式员工和公司签订劳动合同，国美控股劳动合同分为两类，A类和B类合同。员工签订劳动合同时，部分员工劳动合同的签订单位和员工任职的单位不是统一单位，如劳动合同和三边签订，人事管理和薪酬成本核算都在下属分公司。目前员工和国美签订的劳动合同期限类型包括两类：固定期限劳动合同和无固定期限劳动合同。 员工参加一些公司承担费用的培训时，需要和公司签订培训协议，约定服务期。2劳务协议管理对于部分不能和公司签订劳动合同的员工，国美控股需要和这些员工签订劳务协议，签订的协议类型分为：劳务合同、劳动协议、实习生实习协议。3合同协议预警管理为了规避劳动合同风险，及时处理劳动合同业务，需要提供劳动合同签订提醒，劳动合同到期提醒等业务。

附录一：《需求清单》序号关键需求描述备注01国美NC项目包括预算、资金、报销、物业和人力模块，规划搭建的公司部门架构能满足各模块业务的需求。02国美目前采用：岗位+职务的职位管理模式(即员工任职某个岗位，担任的是某某职务），岗位需要进行岗位序列的管理，职务需要进行职务级别的管理03需要对岗位序列进行二级管理，一级岗位序列包括：经营管理序列、职能管理序列、专业工程技术序列、业务序列，二级岗位序列见第一部分岗位体系04目前国美本部和下属其他企业职务有一定的差别，需要建立本部职务体系和下属单位职务体系05可以生成组织架构图，并且可以查询历史的组织架构组06需要把虚拟组织也纳入系统进行管理07国美集团将员工统一分类管理，便于统一管理全集团的员工，具体分类见人员类别08填写员工身份证号码时，系统有纠错功能三边09规范和统一员工信息项目和标准，全集团使用这个标准来管理员工信息10员工的信息可以通过excel表导入11员工离职返聘后，司龄清零，重新开始记司龄；12员工可以在自助中自己维护本人非工作类的信息，且需要人力资源部确认后才真正有效（第二阶段上自助后解决）13需要对部分人力资源业务进行预警提醒，如下：

（A）员工生日预警（需要，按员工生日月份预警，如1月15日可以预警所有2月份过生日员工的信息，可提取名单）

（B）员工合同到期预警（如果需要，提前60天）

（C）员工离退休预警（如果需要，提前180天）

（D）员工转正时间预警（提前30天）

（E）员工年假未休预警（提前60天）14按照调动业务类型，调配原因多个维度对调配进行管理，调动业务类型包括：升职、降职、平级调动、内部异动、跨公司调动15员工离职业务类型分为主动离职，被动离职，并需要对员工离职的原因进行记录和分析，离职原因包括：个人原因、薪酬福利不满意、人际关系、公司政策不合、工作压力大、没有发展空间、其他16员工的合同主体单位不一定员工所在公司，可能是上级公司，部分员工的合同由上级公司签订。17需要对不同类型的合同协议进行管理，国美包含的合同类型：劳动合同A\B两类、劳务合同、劳动协议、实习生实习协议、培训协议18能够查看入职签订合同提醒，合同到期续签提醒

附录二：《国美控股eHR人事数据规范》1.概念说明1.1项目名称项目名称指需要采集或管理的信息所对应的字段名称。1.2录入方式员工数据在录入系统时某个项目所采用的方式，包括自动生成、手工录入、参照选择、逻辑判断四种类型。自动生成：信息数据由系统自动生成；例：【年龄】系统根据员工出生日期自动生成。手工录入：项目信息直接手工输入至信息框中；参照选择：通过下拉菜单或弹出窗口的参照选择码表中内容的方式；例：【性别】可选择‘男’或‘女’，如图逻辑判断：通过‘是’或‘否’判断表明该项目信息例：【是否最高学历】可以选择‘是’或‘否’标识，如图1.3是否必输项必输项：表示该项目信息在系统中必须录入，属于集团重点管理的信息，若不录入信息系统则不允许保存非必输项：表示该项目信息可以选择不录入，系统不做强制要求2.基础数据2.1公司信息信息集名称项目名称录入方式是否必输项备注公司信息1公司编码手工输入是2公司名称手工输入是3成立日期手工输入是4上级公司手工输入否5建账日期手工输入否6备注手工输入否2.2部门信息信息集名称项目名称录入方式是否必输项备注部门信息1部门编码手工录入是2部门名称手工录入是3部门属性参照是采集数据后统一处理4部门类型参照是采集数据后统一处理5成立日期手工输入是6上级部门编码参照否部门表7上级部门参照否部门表8部门负责人参照否9部门类别参照否10电话手工输入否11地址手工输入否12备注手工输入否2.3岗位信息信息集名称项目名称录入方式是否必输项备注岗位信息1岗位编码手工输入是2岗位名称手工输入是3所在部门编码参照否4所在部门参照是部门表5直接上级岗位编码参照否6直接上级岗位参照否岗位表7成立日期手工输入是8岗位序列参照是岗位序列9职务参照是职务2.4员工信息2.4.2人员类别归属范围档案编码档案名称备注在职员工01合同制员工02返聘离退人员03港澳台方人员04外籍人员05协保人员06劳务人员07集团内部借调08长期病休假人员09休产假人员10工伤人员11停薪留职12停职留薪13外籍劳务14兼职人员15实习生16其他临时工17其他在职人员解聘员工18辞职人员19辞退人员20劳动合同到期续签终止21协商一致22组织调动-调出到集团外单位离退员工23退休人员调离员工24调离人员其他员工25其他人员3.人员信息集及信息项3.1基本概念说明主集包含个人信息、工作信息，个人信息指员工的个人属性，不会随着工作的变化而变化的信息，如姓名，身份证等；工作信息表示与工作相关的属性，并且主集一个人只有唯一信息，不能有多条信息子集表示与个人信息或者人员工作信息相关一条或多条的补充信息3.2人员信息集表单序号信息及名称说明备注1个人信息主集员工自然属性（如姓名、籍贯等）2工作信息主集与员工工作相关的信息3任职信息子集员工在公司内的任职信息4工作履历子集员工的工作履历信息5学历信息子集与个人相关的学历信息6家庭信息子集个人直系亲属信息7合同信息子集员工在公司内的劳动合同记录8培训信息子集员工在公司内的培训记录信息9语言能力子集员工的语言能力信息10离职信息子集离职员工的离职信息11奖励信息子集公司内员工的获得奖励情况12违纪信息子集公司内员工违纪记录信息3.3信息项表单3.3.1个人信息信息集名称序号项目名称录入方式是否必输项参照档案个人信息1姓名手工输入是2身份证号手工输入是3性别参照是男、女4出生日期日期选择是5出生年手工输入是6出生月手工输入是7出生日手工输入是8血型手工输入否A、B、AB、O、其他9身高手工输入是10民族参照选择是参照系统预置的民族11户口性质参照选择是本城、本农、外城、外农、其他12政治面貌参照选择是参照系统预置的政治面貌:中共党员、预备党员、共青团员、民族党派、群众13户籍手工输入是省份明确到市，直辖市具体到区14户口所在地手工输入是明确到门牌号15手机手工输入是16家庭电话手工输入是17进入国美日期日期选择是填写首次进入国美任何一家企业的日期18参加工作日期日期选择是19毕业院校子集回写是20最高学历子集回写是主集（博士研究生、硕士研究生、本科、大专、高中、中专、技校、职高、初中、小学）21专业子集回写是22工龄公式是23婚姻状况参照选择是已婚、未婚、离异、其他24家庭住址手工输入是明确到门牌号25邮编手工输入是26现住址手工输入是明确到门牌号27紧急联系人手工输入是28紧急联系方式手工输入是29年龄公式是30文艺特长手工输入是31健康状况参照选择是良好、一般32计算机水平手工输入是职称名称参照选择否参照专业技术职务内容职称级别参照选择否高级、中级、初级执业资格手工填写否33执业资格级别参照选择否高级、中级、初级、其他3.3.2工作信息信息集名称序号项目名称录入方式是否必输项参照档案工作信息1人员编码手工输入Y2档案号手工输入Y3人员类别参照选择Y4方向参照选择YCEO方向、总裁方向、常务副总裁方向、其他、无5中心/事业部手工输入Y6部门参照选择Y7岗位名称参照选择Y8岗位序列参照选择Y9职务簇参照选择Y10职务名称参照选择Y11职级参照选择Y13入职日期参照选择Y14入职年手工输入15入职月手工输入Y16入职日手工输入17入职渠道参照选择Y网络、猎头、内部推荐、其他18推荐人手工输入19是否转正下拉选择20转正日期日期选择21转正性质参照选择按期/提前/延期22无试用期说明手工输入23司龄公式24转正年手工输入25转正月手工输入26转正日手工输入3.3.3任职信息信息项名称项目名称录入方式是否必输项参照档案任职情况1任职起始日期自动回写Y2任职终止日期自动回写3人员类别自动回写Y4单位自动回写Y5部门自动回写Y6岗位自动回写Y7岗位序列自动回写Y8岗位等级自动回写Y9职务簇自动回写9职务自动回写10职务级别自动回写12是否在岗自动回写13调配类型自动回写Y14调配原因自动回写Y15调配说明自动回写16任职方式自动回写17任职原因自动回写18免职类型自动回写19免职原因自动回写20备注自动回写21是否返聘自动回写22任职类型自动回写3.3.4工作履历信息项名称项目名称录入方式是否必输项备注工作履历1履历开始时间日期Y2履历结束时间日期Y3单位名称字符Y4单位地址字符Y填写详细地址，具体到门牌号5工作职位字符Y6职务字符Y7年/月薪参照年薪、月薪8最终薪金字符Y9离职原因字符Y10直接上级字符Y11直属上级手机字符12人力资源座机字符Y3.3.4学历信息信息项名称项目名称录入方式是否必输项参照档案学历信息1学习开始时间日期选择Y2学习结束时间日期选择Y3学校名称手工填写Y4学历参照选择Y博士研究生、硕士研究生、本科、大专、高中、中专、技校、职高、初中、小学5学