印章管理新规制度

印章管理制度第一条总则企业印章是企业正当存在标志，是企业权力象征。为了确保企业印章正当性、可靠性和严厉性，有效地维护企业利益，杜绝违法违规行为发生，加强企业各类、多种公章管理，便于公章刻制、使用、销毁等各步骤工作，降低和避免因公章疏于管理给企业造成损失，特制订本管理制度。第二条企业印章刻制申请时间：申请部门：印章详称：责任人签字：申请理由：行政部意见：行政部经理签字：年月日董事长意见董事长签字：年月日一、企业印章刻制均须报企业董事长审批。（《印章刻制申请表》）印章刻制申请表二、法定代表人个人名章、行政章、财务章、协议章，由行政部开具企业介绍信统一到指定公安机关办理雕刻手续，印章形体、规格按国家相关要求实施，并经保定市公安局立案。三、企业各部门专用章（协议章、技术专业章等），由各部门依据工作需要自行决定其形体、规格。四、未经企业董事长同意，任何单位和个人不得私自刻制本部门印章。违者视情节根据企业《问责制》处理，并负担所以产生一切后果。第三条企业印章启用一、新印章要做好戳记，并统一在行政部留样保留，方便备查。（《印章保管记录表》）印章领用保管记录表领用部门：领用日期：领用人签字：印章戳记:印章适用范围：部门责任人意见：部门责任人签字：年月日二、新印章启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、发放部门和使用范围。第四条企业印章使用范围企业印章关键包含企业行政章、专题业务章（协议章、财务章、人事章、技术专业章）、董事长（法定代表人）专用个人名章。企业全部印章必需按要求范围使用，不得超出范围使用。一、企业行政章使用范围关键为：1、企业对外销售商品房屋购销协议及协议类文件；2、企业对外签发文件；3、企业和相关单位联合签发文件；4、由企业出具证实及相关材料；5、企业对外提供财务汇报；6、企业章程、制度等正式公文；7、职员调动、职员任免聘用等相关文书；8、协议（协议）资金担保承诺书；9、和其它必需加盖行政章文书和文件。二、企业协议专用章使用范围关键为：对外投资、合资、合作协议、各类经济合相同。三、企业董事长、法定代表人个人名章，关键用于需加盖私章协议、财务及报表等各类文件。四、财务专用章，关键用于货币结算等相关业务。五、工程部专用章关键用于图纸变更，工程做法等，并可和外单位沟通时使用。第五条企业印章管理职责一、企业董事长：负责行政章和协议专用章使用审批工作。二、行政部经理：负责授权范围内印章使用审批工作。三、各部门责任人：负责各职能部门专用章审批工作。四、行政专员：负责印章保管、设置印章使用登记台帐、印章使用审核等工作。第六条企业印章管理一、企业行政章、协议专用章由行政部安排专员负责管理。二、专题业务章（财务章、技术章等）由各部门指定专员负责管理。三、法定代表人个人名章，由企业指定财务部专员负责管理。四、各部门须将印章管理员名单报行政部立案。五、印章管理员必需切实负责，不得将印章随意放置或转交她人。如因事离开岗位需移交她人，可由部门责任人指定专员替换，但必需办理移交手续，并填写印章移交记录表。（《印章移交记录表》）印章移交记录表移交印章名称：印章戳记：移交人签字：移交时间:接收人签字：接收时间：部门经理意见：部门经理签字：年月日六、为确保资金绝对安全，财务专用章、法定代表人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。第七条企业印章使用一、印章使用必需严格遵照印章使用审批程序，根据印章使用范围，经审批后方可用章。行政章使用申请表年月日申请部门:经办人:报送单位:部门领导审核：印章类型:用印数量：用印事由：领导审批：行政章使用：必需由使用部门责任人向董事长书面申请，同意后，使用部门责任人持书面审批到行政部加盖行政章。遇特殊情况，能够微信或短信形式请示作为依据。后要求使用部门责任人必需在7日（含节假日）内完成申请手续补办工作。协议签立、审批、管理要求和协议章使用：注：销售类协议、协议除外。协议签署要求：1）签订协议前经办人员及所在部门应严格审查协议对方相关情况，审查是否有营业执照、有没有法定代表人资格、拟签协议标是否符合当事人经营范围、是否含有对应资质和许可证、履约能力、经营方法和信用等。2）经办人员应该搜集其经年检营业执照（检验其核载内容和实际相符）组织机构代码、税务登记证、法定代表人身份证及其它资质证书等复印件备查；如是代理人签署，应由其单位开具授权委托书（如是个人应搜集身份证复印件）。3）经办人员在做好市场调查、资信调查基础上，做好三至五家询价统计，和对方就协议标（货物、劳务、工程项目等）、数量和质量、价款和酬金、推行期限、地点、方法、违约责任、处理争议方法等关键条款充足协商。4）对标金额巨大协议应组织专业技术、财务等相关人员组成谈判组和协议相对人谈判。5）协议经办部门应该在充足了解和审查上述1）—4）点内容基础上，和协议对方进行谈判、磋商，确定起草协议条款。6）确定协议原件须一式四份，甲乙双方各执二份。协议应包含内容：1）协议各方法定名称、地址、电话、法定代表人（责任人）或代理人姓名职务等。2）签约目标和依据。3）标。动产应表明名称、型号、规格、品种等级，不易确定无形财产、劳务、工作结果等描述要正确明确。不动产应注明名称和坐落地点，货币应注明币种。4）数量和质量。包含检测标准和方法，数量要正确，计算单位、计量方法和计量工具符合国家要求。如有多个标，应约定和协议标相适用标准，并写明检测方法，责任期限和条件，质量异议期限等。5）价款和酬金。包含付款方法，协议中应明确要求价款或酬劳数额，计算标准，结算方法和程序。6）履约期限、地点和形式，履约期限、地点和形式要具体明确，交付标方法、劳务提供方法和结算方法应具体。7）争议处理方法。约定经过诉讼处理，应写明约定有管辖权法院名称，通常应约定由我方所在地法院管辖。约定由仲裁机构裁决，应写明具体仲裁机构名称和具体请求仲裁事项。8）违约责任。协议应明确要求违约责任或赔偿金计算方法。9）协议变更和处理条件。10）生效日期。3、协议审核、会签步骤：1）协议签署前，协议经办部门应该使用不退色墨水笔填妥企业制订《协议会签审批单》后，经办部门将确定协议文本先报财务部、后报法务部协作进行评审。2）财务部收到协议文本后应对以下内容进行评审：(1)审核协议所需资金及资金安排可能性；(2)协议中相关价款、酬金条款；(3)支付方法和结算条款合理性和对企业影响；3）法务部收到协议文本后应对以下内容进行评审：(1)协议缔约方主体、企业资质时效性和正当性。(2)协议标正当性。(3)协议条款正当性、完整性和存在法律漏洞。(4)和协议相关其它法律问题。4）协议经办部门须汇总财务部、法务部意见，修订协议文本后，经财务部、法务部责任人复核无误后，要求经办部门责任人、财务部责任人、法务部责任人依次序在《协议会签审批单》上签字确定。5）经办部门凭此《协议会签审批单》和修订后协议文本报请董事长最终审核指示。4、协议章使用：经办部门凭相关部门责任人会签完成且董事长签字同意后《协议会签审批单》，到行政部加盖协议章。遇特殊情况，能够微信或短信形式请示作为依据。后要求使用部门责任人必需在7日（含节假日）内完成申请手续补办工作。5、加盖协议章后，协议生效。（《协议签署审批单》）协议签署审批单经办人填写协议名称协议编号甲方代理人乙方代理人协议金额协议期限协议付款方法对方资信资料（附复印件）□营业执照□组织机构代码□税务登记证□法定代表人身份证复印件□授权委托书□其它协议关键内容概要备注说明

经办人签字：本部门审核意见；年月日财务部审核意见：年月日法务人员审核意见：年月日董事长审核意见：年月日协议章管理员盖章签字：年月日6、协议管理：1）企业内部保留文本协议正本原件两份，留行政部门存档原件一份；财务部门存档原件一份，经办部门存档复印件一份。2）各部门应健全协议档案管理工作。7、财务部门负责协议纳税工作，监督协议实施过程和情况，负责协议印花税粘贴，负责协议款项支付控制和信息反馈。企业法定代表人个人名章使用：由法定代表人签字或被授权人签字后方可使用。财务专用章、发票专用章由财务部门按岗位职责权限使用。二、印章使用由各管理员设置使用登记台帐，严格审批和登记制度。（《印章使用记录表》）印章使用记录表序号使用时间用途用章数量使用人审核人三、严禁职员私自将企业印章带出企业使用。1、行政章和协议章如因工作需要须带出企业使用，填写《携带印章外出申请表》，按要求程序审批后，必需由印章保管员一同前往，由印章保管员将印章用于申请事由。2、若因工作需要，确须将企业印章（含行政章和协议章）由非行政部专员其它人员带出使用，需填写《携带印章外出申请表》后，由分管领导及董事长签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章使用后果负担一切责任。（《携带印章外出申请表》）携带印章外出申请表申请部门:用章人:监督使用人:使用时间：印章名称：使用理由和使用范围：使用权限：部门经理审核：行政经理审核：董事长审批：注：印章必需在使用期限内归还。明明细项目移交人签字:接收人签字：日期：借出:归还：四、以企业名义签定协议、协议、订购单等，由专业人员审核，须严格根据要求程序审批后，方可盖章。（对加盖印章材料，应注意落款单位必需和印章一致，用印位置合适，要齐年盖月，字迹端正，图形清楚。）五、私人取物、取款、挂失、办理多种证实，需用单位介绍信时，须严格根据要求程序审批后，方可盖章。六、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必需已经填写完成，字迹须清楚、正确。七、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证实，必需持有效证件材料，按要求程序审批后，方可盖章。八、上述须董事长进行审批使用手续，在极特殊急需用章且董事长不能立即现场审批情况下，可用短信申请方法实施，董事长短信回复同意后，在《申请单》上注明申请、同意回复时间，即可实施。但要求在印章使用后七日（含各类节假日）内必需由使用部门责任人完成书面审批后补手续。九、上述要求内容，如有违反，视情节根据企业《问责制》处理，企业拥有追诉责任人因违规造成其它不良后果权利。第八条企业印章保管一、印章保管须有统计，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、同意人、图样等信息。二、印章保管必需安全可靠，须加锁保留，印章不可私自委托她人代管。三、印章管理员如因工作变动，应立即上缴印章，并和新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。四、非印章保管人使用印章盖章和印章保管人负担对应责任。五、印章应立即维护、确保其清楚、端正。六、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应立即向行政部经理汇报，并立案，配合查处。第九条企业印章停用一、有下列情况，印章须停用：1、企业名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，申明作废。二、印章停用时须经董事长同意，立即将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁登记档案。（《印章停用申请表》）印章停用申请表申请部门：印章戳记：停用原因部门经理:日期：停用印章处理意见：□封存，移交行政部保管。