高校智能财务系统应用初探

引言智能财务时代下，高校财务管理的智能化转型成为高校关注的焦点。基于大数据、人工智能、移动互联网、云计算、区块链等新技术的快速发展，为高校智能财务的建设提供了技术支持和实现的可能性。智能财务系统的应用是高校财务智能化转型的有益尝试和探索。如何借助智能化的系统工具，通过更多的线上和人工智能协助方式，进一步优化财务业务流程，解决现有报销模式下存在的“报销繁”难题，提高财务工作效率和服务质量，成为高校财务优化改革的方向。本文结合H大学推行智能财务系统的具体实践与应用，分析了智能财务系统在高校顺利落地的实施路径和保障，并对高校后续推进财务信息化建设提出建议。一、H高校智能财务系统的实施背景与动因H大学财务报销模式早期一直采用传统线下报销模式，即报账人员直接到财务部门排队取号等候办理的报销模式。为解决该模式下排队等候时间长等问题，学校财务部门于2018年6月开始全面推行网上预约无等候报账系统，实行24小时全天候开放预约、无需排队等候的财务报销模式，有效缓解了教职工“排队长”“报销难”的问题，提升了学校财务服务水平。但现有的网上预约报销模式无法解决当下存在的“报销繁”难题，如教职工普遍反映的填制报销单工作量大且易出现错误、为审批多次往返签字等问题，逐渐成为学校教职工财务报销的痛点。H高校从2020年开始着手推行智能财务系统，旨在通过财务智能化手段，借助人工智能等现代化技术，精确、高效、自动地完成财务业务办理，进一步提升财务服务效能，解决学校现有财务报销模式存在的难题：（一）网上预约程序繁琐、工作量大学校现有财务报销模式采用网上预约无等候系统，整个财务报销流程如下：对于要报销的经济业务，教职工通过网上预约系统线上填报报销单，线下完成审批签字后，再将预约报销单和发票等报销材料递交到财务部门（或投递至投递机），由财务人员进行审核报销。整个报销流程最复杂、最繁琐的环节是网上预约填报环节，教职工需要根据经济业务内容分类整理、粘贴票据，并进行票据分类加总、计算，然后按照会计科目预约填报，发票转账信息需要手工录入或前期进行维护。有电子票据的，还需要在系统中逐张进行查重认证，以规避重复报销，这个过程不仅要求有简单的会计知识，还在无形中增加了教职工预约报销的工作量。到财务审核环节，经常出现电子发票漏认证、差旅费补助金额或者会计科目预约错误而实际报销内容无项目预算等问题，导致教职工重新返工、重新预约。对于大多数不具备财务知识的教职工来说，整个财务报销程序复杂繁琐且工作量大。（二）线下审签手续繁琐学校现有的财务报销模式为“线上预约+线下审批+线下投递”的报销模式。网上预约报账系统虽然在线上进行预约填报，但报销单的签字审批仍是由报销人在线下完成，教职工完成网上预约后，根据不同经费的审批要求，将打印好的纸质报销单及报销材料找相关经费审批人和责任单位签字盖章，这种线下面对面的审批模式，繁琐且耗时长、效率低下。一方面，对于报销人来说，不同的项目经费、业务类型财务审批要求不同，对于一些复杂、金额较大的经济业务，还需要相关职能部门多部门、多层级联签，报销人不熟悉审签流程的话，会经常发生漏签重签的情况，为审批多次往返签字。另外，若碰上审批人开会或者外出出差的情况，审签往往受阻，报销进度缓慢。另一方面，对于审批人来说，线下面对面的审签经常打断自己的正常工作，碰到忙碌的时候，审批人更是难以仔细审核报销单据的合规性和合理性，审签难免流于形式。如何简化财务报销程序，减少教职工预约填报工作量和线下审签往返奔波，有效解决教职工“报销繁”的难题，提升师生财务报销体验，成为学校财务优化改革的方向。基于此，学校财务部门加快推进智能财务系统建设，进一步提升财务信息化水平，旨在构建契合学校自身发展需要的智能财务报销模式。二、智能财务系统报销模式及系统实施优势（一）智能财务系统报销模式智能财务系统是一个支持手机端和电脑端双平台登录，通过手机拍照或电子票据上传，系统能够自动智能识别票据、智能填报、报销单全流程线上审批的智能化报销平台。借助于人工智能等现代化技术，智能财务系统的报销流程精简、高效，具体报销流程如下：①报销人通过手机端或电脑端登录财务一门式智能服务平台，手机拍照或上传票据，系统智能识别票据、智能填报、生成报销预约单。②提交报销单后，系统通过预设的审批流程推送给下一环节的审批人，审批人会收到系统平台的短信提示，审批人登录电脑端或者手机端可以实时查看报销事项和报销明细，对报销单进行审批。若同意报销申请，则自动流转至下一层级审批人；若审批人拒绝报销申请，填明拒绝原因，则报销申请退回至报销人节点。③全部审批流程完成后，报销人可以打印报销单，将报销单与票据及附件投递至投递箱或递交到财务部门，完成报销流程。（二）智能财务系统实施优势相较于网上预约报账模式，智能财务系统具有智能识别票据、智能填报报销单，支持线上审批等功能，实现了报销服务的全流程数字化管理，有以下几点优势：1.支持双平台报销智能财务系统支持手机端和电脑端双平台运行，双平台上信息与数据实现同步共享。相较于网上预约报账系统，智能财务系统凸显优势在于支持手机端报销，不再局限于校园网，报销人可以随时随地通过手机拍照上传票据进行报销业务申请，审批人可随时随地进行在线审批，具有时效性强、灵活、操作方便等优势。2.网上签批智能报销系统实行网上签批，全部审批流程在线上流转。对于跨区域多校区的学校财务管理模式，网上签批更是提供了巨大的便利性。网上签批省去了纸质材料的线下传递，实现了经办人、验收人、项目负责人、所在院系、职能部门等多个环节的审批均在线上流转，网上签批还支持附件上传、审批进度查询、审批意见反馈等多种功能，手机终端的便携性，更是提高了业务审批的效率，切实实现了“让数据多跑路，师生少跑腿”的财务服务目标，提升师生报销体验。3.系统智能识别、智能填报报销人对票据拍照或上传后，系统基于大数据的票据池能够自动进行智能识别，实现对票据全票面信息的获得。例如系统可智能识别车票的乘坐人、车次、乘坐日期时间、出差地点、金额等信息；还能智能识别票据类型、开票日期、开票抬头、对方单位、开票金额等信息。票据智能识别后，系统会根据识别的票据信息和系统内置的票据内容与会计科目的勾稽关系，自动匹配会计科目。根据获取的票据信息自动进行转账信息的回填，实现报销单据的自动智能填报，省去人工分类汇总报销项、加总计算金额等过程，大大减少师生预约的工作量。4.查验预警报销人在智能预约填报时，系统会根据报销业务类型提示报销人提供辅助证据，报销人按照系统预设的程序补充相应说明或上传附件即可。如：报销人预约差旅费报销业务，若出现差旅行程不完整或者缺少住宿费发票的情形，系统会自动按照预先设置好的流程提示报销人上传情况说明等辅助材料。智能财务系统对于票据还能够进行智能化预警审核，系统与国家税务发票查验平台相关联，票据拍照或上传后，系统能够自动进行增值税发票真伪查询验证和电子发票的重复报销认证，自动提示预警。过期票、发票抬头错误的票据系统会自动查验警示。一方面，能够提醒报销人员注意，减少退单率；另一方面，系统的智能化审核能够减少财务人员的工作量，提高财务工作效率。5.档案电子化存储完成报销后，系统能够自动将上传的电子票据和附件与相关凭证进行关联，形成电子档案。全面实现档案资料电子化存储后，教职工可通过智能报销系统查询报销历史记录及调取相应的票据、附件图片，无须再到财务部门或档案馆进行现场查询，方便教职工进行项目结题和审计。三、H高校智能财务系统的实施路径智能财务系统从初步设想到最终落地实施，得益于学校领导和全校多部门的支持和通力合作，经过系统服务器升级、业务流程和财务签批流程梳理、搭建系统测试环境不断测试和完善，到制作操作指南、进行业务培训等一系列实施步骤，保障学校智能财务系统的顺利推行。（一）系统调研，升级软硬件设施H高校财务部门在初步设想推行智能财务系统前期，派相关财务人员到系统软件开发公司及目前已实施智能财务系统的几所高水平院校进行实地调研走访交流，深入了解系统操作模式、实施步骤及实施难点。同时，对于学校内部，财务部门通过现场座谈交流和发放调查问卷的方式，广泛征询本校二级单位、职能部门、审批人、各类报销人员的系统需求及建议，在取得内部共识和外部充分调研的基础上，结合学校实际，制定出系统总体实施方案。财务部门根据方案，初期先与软件公司对接，完成系统软硬件升级，配置虚拟服务器，扩充图片存储服务器存储容量等前期系统实施基础工作。（二）系统初始化，梳理业务流程智能财务系统作为信息化工具，将原本线下复杂分类和计算的报销环节转化为信息化终端的自动输出，系统智能化功能的实现依赖于系统内嵌的各项规则和标准的初始化设置。基于大数据票据池，大量测试不同类型的票据，对不能识别的票据类型，与软件公司反复沟通，对系统进行修改设计，来实现系统的智能识别功能。如针对其他省份不常见的一些票据，如定额发票，新增系统功能，允许手工补录信息，来实现报销的便利性。根据财务规则设置发票内容与会计科目的匹配对应关系，来实现系统的智能填报及会计凭证的智能处理。同时，以推行智能财务系统为契机，财务部门针对不同报销业务类型，日常报销业务、差旅业务、借款业务、酬金业务、资产业务，对各项业务流程进行再梳理，结合学校具体报销规定，优化业务流程，定制适合本校的业务流程模板，尽可能简化和优化系统操作流程。以常见的差旅费业务为例，报销涉及车费、住宿费和差旅城市间交通补贴及伙食补贴等，由于不同省份、不同高校对差旅费报销的具体执行规定有差异，在智能财务系统初始化设置时，需要定制适合学校自身情况的差旅业务模板。在系统后台依据差旅报销规定设置计算公式和逻辑判断，来实现系统的自动计算差旅补助、自动控制住宿费限额标准等智能化功能。（三）设置线上审批流程智能财务系统实现了报销单的全过程线上流转审批。线上审批流程需要在系统后台进行预设，依据业务类型和经费类别来设置相应的审批流程。财务部门通过梳理不同业务类型和不同类别项目经费的财务审批要求，梳理出几类通用审批流程。同时，基于校院两级财务管理体制，考虑到部分学院经费审批的惯例，允许学院根据自身审批需求进行个性化定制，以满足特殊审批需求。另外，在预设审批流程时，由于整个审批环节链条长、涉及人员广，可能涉及项目负责人、单位“财务一支笔”、归口管理部门以及其他有关审批人，因此，在预设审批流程时，应将内控机制内嵌于流程来规范不同层级、不同部门审批人的权限、程序、责任范围等，规避财务风险。审批推送时间设置也是系统需要注意的环节，教职工在非工作时间提交报销单，审批人可以设置审批任务平台、短信提示的时间段，避免在非工作时间频繁接到提醒，造成不好的用户体验。四、H高校智能财务系统的实施保障（一）发挥领导在智能财务系统建设中的引领作用智能财务系统的推行，重造了业务流程，改变了学校现行财务报销模式。任何新的模式推行都需要自上而下的引领，要充分发挥领导在智能财务系统中的引领作用，形成校内部门之间紧密配合、协同一致，从人力、物力、财力上保障系统的顺利落地。推行智能财务系统，要站在整个学校层面上去重新架构业务流程，尤其是网上签批的应用，在实施中需要各部门负责人从旧的线下签批模式改成新的线上签批模式，积极推动新系统的实施，才能带领全校师生更快更好地接受智能财务系统，体验到变革带来的便利。（二）完善内部控制智能财务系统的实施是对高校经济业务的流程再造，财务部门需要对适用于旧财务报销模式下的内部控制流程进行重新梳理。在新的智能报销模式下，首先，需要按照新的业务流程模式，确定可能存在的风险点，进行风险评估，并针对每个风险点逐个制定风险应对措施。此外，智能财务系统并不是简单地将现行业务搬到线上操作，其中的控制活动也会相应地变化。财务部门应当在风险评估的基础上，针对具体业务和事项进行进一步的分析控制，如新的工作节点中是否存在不相容岗位分离管理、分级授权审批控制等。最后，在智能财务系统上线运行后的会计年度进行内部控制自查，并引入第三方机构，对学校的内部控制进行客观的评价，保证新的模式下内部控制的有效性。（三）智能报销模式和现行报销模式并行为保障智能财务系统对现有报销模式的顺利衔接，财务部门在推行智能财务系统初期，可实行智能报销模式和现行报销模式并行的方式。稳步推进，先挑选5-6个具有代表性的院系进行试点，边试边完善，派遣财务专人对接试点单位，建立微信咨询群、开设财务专线咨询电话，及时处理、反馈试行阶段发现的各类问题，并及时与软件系统工程师有针对性地修改、完善系统。待系统逐步稳定完善后，再在全校范围内全面推行。待智能财务系统正式在全校推行后，财务部门也要留足过渡期，允许智能报销模式和现行网上预约报销模式并行，柜台设置人工窗口，专门处理传统报销单据，妥善处理好新旧系统衔接转换中出现的报账问题，并逐步引导师生采用新系统报销，使师生体验到智能报销系统的便利性。同时，在过渡期内，尽量简化报销流程，对于线下签批过的报销单，无须报销人重复签批。（四）加强宣传、培训与沟通为平稳有序推动智能财务系统启用，财务部门制作了精简的宣传视频，展现出智能财务系统的便捷；并印制《智能财务报销系统操作指南》和《智能财务报销常见问题解答》，为教职工实务操作智能财务系统提供详细指引；同时，通过网站、微信公众号、业务培训、现场面对面演示等形式加强宣传推广。在现场宣讲推广的过程中，关注教职工的不同需求与意见，积极思考采纳，进一步完善系统功能，最终实现电子票据、校内转账、酬金申报等业务由财务代为打印，无须投递。五、对推行智能财务系统的建议及思考（一）构建高校内部大数据一体化平台高校智能财务系统的推行，是高校信息化建设的重要内容。结合目前高校信息化建设的实际情况来看，普遍存在校内不同部门使用各不相同的业务信息系统的情况，形成“信息孤岛”。高校在推进信息化建设的进程中，要从全校的高度进行顶层建设，统筹规划，整合高校内部各业务大数据平台的一体化建设，打通信息壁垒，创新数据在校内的共享方式，实现服务事项跨系