企业会议与会务管理制度

企业会议与会务管理制度1.前言企业在日常运营中常常需要召开会议，通过会议的方式进行信息沟通、决策订立和问题解决等紧要工作。为了确保会议的顺利进行，统一会议规范和管理流程，订立本规章制度。2.会议策划与召开2.1会议策划指定会议主题、目的和日程，并订立会议策划方案。确定会议参加人员和角色，并布置好会议时间和地方。订立会议邀请函，明确参会人员需要准备的料子和事项。确定会议所需的会务支持，如设备器材、餐饮服务、场合布置等。2.2会议召开主持人依照会议策划方案准备会议所需料子并发送给参会人员。定时召开会议，主持人负责会议的主持、引导和掌控全程进度。会议开始前进行签到，并确保会议室设备的正常运行。依照会议日程逐项进行讨论、决策和记录，并确保会议记录的准确性和完整性。会议结束后，主持人将会议纪要发送给参会人员，并将会议记录归档保管。3.会议参加人员管理3.1参会人员的角色和责任主持人：负责会议的组织、布置和主持，确保会议顺利进行。参会人员：定时参加会议，乐观参加讨论，提出有效看法，依托会议决策进行工作。3.2参会人员的权利和义务参会人员享有发言权，有权对会议主题相关事项提出建议和看法。参会人员有义务提前准备会议所需的料子、资料和看法。参会人员有义务遵守会议纪律，敬重他人发言，维护会议秩序。3.3请假和代表参会如参会人员因故不能参会，请提前向会议组织者请假，并说明原因。若无法参会的人员需要代表参会，需提前向会议组织者申请，并说明代表的资质和原因。请假和代表参会的申请需经会议组织者批准，并通知其他参会人员。4.会议记录与纪要4.1会议记录的要求会议记录人员应具备专业的记录技能和业务知识，准确记录会议内容。记录人员应依照会议纪要模板进行记录，包含会议主题、发言要点、决策结果等。会议记录应尽早完成，审核无误后发送给参会人员，并存档备查。4.2会议纪要的编制会议纪要编制人员应具备良好的文字表达本领和逻辑思维本领。会议纪要应包含会议主题、目的、参会人员名单、讨论内容和决策结果等。会议纪要应简明扼要，重点突出，确保信息的准确性和完整性。审核无误后，会议纪要应在会议结束后的72小时内发送给参会人员，并归档保管。5.会议费用管理5.1会议费用预算会议组织者应依据会议规模和需求订立合理的会议费用预算。会议费用预算应明确包含会议场合、设备器材、餐饮费用等各项费用。5.2会议费用报销参会人员如有相关费用需报销，需依照公司财务制度的要求办理相关手续。报销时应供应相关的费用发票和报销申请单，并注明是与会议相关的费用。财务部门依照公司规定的审批流程和报销要求办理相关手续。6.会议室设备维护与管理6.1设备维护责任会议室设备维护人员应定期检查设备的正常运行情况，并及时处理故障。发现设备故障无法及时解决的，应采取临时措施以确保会议进行。6.2设备预约和使用使用会议室设备需提前预约，并备注所需设备的具体类型和数量。使用会议室设备的人员需保持设备乾净，妥当使用，并定时归还。7.附则本规章制度由企业管理负责人负责解释和修订，并在内部进行宣传和培训。如有特殊情况，可以依据实际需要订立临时规章制度，并经相关人员批准和