探究如何规范采购操作流程实现降本增效

在全新的市场发展形势下，新时期企业面临的经营压力与日俱增。如何能够在采购源头上严格控制成本，在清仓利库时“淘金”，通过调整采购策略加大采购管理力度，优化采购流程，已成为新时期众多企业关注的焦点内容。目前，新时期企业想方设法增收节支，但个别新时期企业却因“捡得芝麻丢掉西瓜”。究其原因，在于新时期企业采购时并未规范采购流程，缺乏强制监管力度和执行力度。由此可见，在新时期企业采购时针对操作流程加以优化，俨然已刻不容缓。近些年，随着电子云商采购模式的流行，无纸化采购已成为一种新的趋势，这种状况下只有保障电子采购流程规范化、专业化，才能帮助新时期企业节约所需分包采购成本，提高所需分包采购工作效率，用低成本采购更多高质量所需物资，在实现降本增效目的基础上，支持新时期企业长足发展。一、规范采购操作流程实现降本增效的重要性首先，新时期企业加强所需分包采购操作流程规范管理，可有效保障之后分包采购活动的规范进行，以及相关制度和秩序的切实落实。企业采购本质上就是商业交易过程，必须要遵循“等价交换”原则，采购控制就是要在这一原则的基础上保证企业采购能够“物有所值”，甚至达到“物超所值”的效果。要想加强对采购活动的有效控制，必须从监督和管控两方面入手，保证采购活动按照既定程序完成，同时对采购合同、物资质量等进行检查，保证采购交易的合理性与科学性。其次，在完成分包采购流程的优化后，还要对采购行为进行进一步规范，避免由于采购人员专业性不足或操作失误导致采购出现问题。企业可通过授权审批、岗位职责分离、合同归档记录等方式对与采购相关的各岗位进行系统监督，从而抑制各种各样的寻租行为，保障新时期企业分包采购过程的公平、公正。企业采购活动切实为下一步生产运营计划奠定条件，从企业发展角度对采购活动效率进行提升，全面展现所需物资价值。二、提升采购合规性的措施(一)提高采购人员的业务素质和责任感采购工作需要涉及资金往来和物资检测，对于新时期企业采购人员而言，不仅要具备与采购相关的专业技能、及时掌握行业信息与地方政策变化，而且要具备强大的责任感与综合素质，以及高度的自制力。面对这一现实需求，企业一方面需要加强对采购人员的专业技能培训，保证其对行业信息的及时掌握，以及采购相关工作的熟悉，另一方面要加强企业文化建设和员工职业道德培养，同时完善企业监督制度，从自我约束到系统监督提高采购活动的规范性。另外，由于采购活动本身的繁杂性与专业性，单独采购人员往往面临较大的工作压力，企业可以协调财务部门或会计人员，共同完成采购及核算工作。同时，在企业内部全面强化预防意识，由新时期企业独立划分所需分包采购管理部门，将其从内部控制部门中独立出来，保障其工作独立性，详细规定工作范围，以确保采购管理内控部门工作与采购部门工作协同推进，一旦发现采购部门工作存在隐患，即可立即采取手段。最后，作为新时期企业的分包采购人员，一定要善于把握市场行情，能够做到及时出击，为企业领导人员进行决策提供有力的数据支持，做好参谋工作。采购人员要保持灵活头脑以及敏捷的思路，善于在日常工作过程中及时关注市场行情的变化趋势，并且针对市场的变化做到“心中有数”，这样才能在后期处理采购工作时处事不惊，真正打好“价格差异战”，通过有效手段采购物资，降低采购成本，增强采购效率及效益，为企业后期发展做好铺垫，并创收极其可观的经济效益。(二)规范采购流程，实施有效监督机制首先，在新时期企业采购时要注重规范采购流程，采购前期展开广泛的生产调研，并且全面应用市场竞争机制。通过招投标以及询比价等各种方式，在源头上控制采购成本，努力为新时期企业的生产及经营工作提供价格低廉但品质上乘的所需物资保障。新时期企业要注重完善采购制度，进一步优化采购流程。采购过程中结合采购流程处理相关任务，严格遵守每一项规章制度，并且引进第三方专业部门评价内容，实施“阳光采购”的策略，公开透明的结合采购制度和流程处置采购事项，在采购前期以及采购中期、采购后期的每一环节，都要自觉地接受来自外界的监督。其次，在采购过程中要严谨地控制成本，坚持“货比三家”的原则，采购性价比最优的所需物资。采购人员可以采取电子化采购联盟网站模式，发挥集中功能，增强份额的谈判实力，争取取得批量优惠，所以在全面掌握市场信息基础上，要注重询价以及针对不同供货方的所需物资进行对比、分析，并且善于使用沟通技巧以及谈判策略，以便能用更低的成本采购性价比更高的所需物资。最后，创建监督机制，规避各类风险。企业加强对采购部门控制，一方面需要对关键岗位职责进行界定，并对职责进行有效分离，形成内部监督机制。另一方面加强内部员工间的沟通，拓宽向上举报检举的渠道，使采购人员之间形成有效的监督体系。同时企业要加强对采购部门的控制，及时对违规或失衡行为进行纠正，利用企业制度、企业文化等对员工行为进行约束。另外，构建风险防范体系，对采购活动可能遭遇的风险因素进行分析，并分别制定应对策略，定期进行应急预案分析，切实提高企业应对采购风险的能力。(三)进一步加强对供应商的管理协调面对经济下行带来的各种压力以及市场方面产生的相关挑战，新时期企业的所需物资供应部门要注重转变思路，致力于探寻用最少成本采购最优质所需物资的策略，全面挖掘供应链的利润，争取在供应链上寻找全新的利润增长点。为此，就需要强化和供应商之间的协调与沟通。一方面，及时与供应商交流，做好供应商管理工作，针对每一位供应商都采用负责的态度。面对每一位来访供应商，均要对其进行分类登记，以保障供应商资料不会被他人窃取或意外流失，真正掌握供应商具体诉求和信息，进而增大市场信息空间。经历评审以及择优后，创建优质供应商手册。另一方面，在采购具体所需物资前期，需要优先与合格供应商交流，在优质供应商处采购相关所需物资。在议标报价前期，针对未进入合格供应商名录的商家展开分析与评价，如果取得了合格证，则可被录入至优质供应商的手册中。在新时期企业采购时，要重视从一级供应商或者是生产厂家处采购相关所需物资，减少不必要的所需分包采购中间环节。只有从源头上开始采购，才能真正地控制采购成本，防止被中间商赚差价，避免企业在采购过程中产生不必要的支出与消费。(四)完善采购制度，明确采购流程首先，在采购工作前期，需要有企业的专业人员针对采购工作及相关事项做好预算方案。因此，就需要加强领导人员关于采购预算的重要认知，由领导人员发挥“带头”作用，在企业内部创建专业的管理系统。预算管理小组做好采购预算，并对采购计划进行合理安排、制定操作计划，指导采购活动进行。企业第一步要对采购活动的各项流程进行梳理和分析，精简无效步骤，优化采购流程。同时加强对采购活动和预算管理的信息化建设，形成数字管理概念，结合以往记录和相关经验数据对采购和预算工作进行模拟分析。采购活动需要满足企业要求，同时符合市场发展规律，并对企业之后的运营和生产起到引导作用。其次，优化采购过程中的财务管理流程。企业采购必然要与资金交易挂钩，财务管理的效率与会计核算的准确性会直接关系到采购活动能否有序进行。同时采购预算管理也应纳入财务管理范围，由财务人员与采购负责人、企业管理者共同完成对预算成本的核定。另外，企业还可以对采购活动过程中，财务活动与采购活动的联接环节进行调整，通过定期组织汇报工作、加强过程监督，减少审批流程，提高采购效率。同时企业还应对采购部门各岗位工作进行有效划分，通过分工提高整体效率，且确保各项工作的实际完成。最后，新时期企业应以季度为单位，拟订所需物资需求预算表，并在此基础上进行财务筹划，对采购计划的实际情况进行核实，保证采购物质的准确性与必要性。同时严格按照采购合同完成分包采购，避免出现计量疏漏。(五)公开公正透明，实行公开招标新时期企业结合所需物资所需部门申请的所需分包采购申请规格、数量等，做好所需分包采购的公开招标工作，邀请相关单位投标，在议标、投标、评标以及比价过程中，邀请生产部门、技术部门、采购部门及管理层部门人员纷纷参与其中，进而提高新时期企业所需分包采购透明度，严格控制所采购所需物资时所需的成本，真正保护新时期企业利益。与此同时，在公开电子招标之际，还要配套应用价格监督机制，强化价格及规格分离、职能定位等工作。采购人员在公开采购时，要善于寻比报价，这就需要具体人员能够定期收集相关价格信息，评定所需物资价格，选择价格较低但所需物资产品质量较高的供应商，最终提高新时期企业整体采购水平。(六)加强监督管理，做到惩防兼治关于新时期企业所需分包采购管理监督不足这一问题，最关键原因是企业内部对审计工作的重视程度不足。首先，企业需要明确审计工作任务与职责，科学评价企业内部管理水平，及时纠