档案密集架采购投标方案（技术方案）

说明一、如招标文件评分标准要求“项目组织机构”，可参照第二章；二、如招标文件评分标准要求“项目人员配备”，可参照第三章；三、如招标文件评分标准要求“项目管理制度”，可参照第四章；四、如招标文件评分标准要求“项目服务设想”，可参照第五章；五、如招标文件评分标准要求“项目供货方案”，可参照第六章；六、如招标文件评分标准要求“包装运输方案”，可参照第七章；七、如招标文件评分标准要求“安装调试方案”，可参照第八章；八、如招标文件评分标准要求“项目验收方案”，可参照第九章；九、如招标文件评分标准要求“售后服务方案”，可参照第十二章；十、如招标文件评分标准要求“项目应急预案”，可参照第十四章。编制依据一、项目招标文件、补遗及设计文件等相关资料。二、国家现行技术规范、标准及有关的技术资料、规范、规程及技术标准。三、依照有关主要法律、法规：（一）《中华人民共和国政府采购法》；（二）其他法律法规。四、行业规范、标准。第一章项目背景和项目需求第一节项目背景一、行业背景的分析（一）档案的重要性1.档案的历史渊源：档案是人类生产过程中直接形成的历史记录，再现了历史真实面貌的原始文献，具有历史的再现性、知识性、政治性、文化性、社会性、教育性和价值性等特点。我国古代各个朝代对档案有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，如今统一称作“档案”。档案的载体有甲骨、金石、兼帛、简册、纸质、胶磁等。档案的制作手段有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；档案的表现方式有文字、图表、声像等。档案词语的来源有两种主要观点，一是来源于清初，一是来源于远古，两种观点，尚待进一步从古代文献资料和出土文物中作进一步的深入考证，值得大家商榷。档案的定义目前国内外已有上百种，根据定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。《法兰西共和国档案法》（1979年公布）表述为：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”。中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”，而最新的定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息”。以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、查考价值、载体和多种形式。2.档案工作的重要性：正因为档案具有历史的再现性，形式多样的档案才具有查考价值。档案是人类记忆和把握事物发展规律的关键所在，档案的存在是人类发展史上的一项无形的宝贵财富，因此档案管理工作是维护历史真实面貌的重要事业，使瞬间变为永恒，为我们研究历史现象，准确掌握历史发展规律，服务社会发展提供了坚实的基础。做好档案工作是一个社会、国家健康发展的需要，档案管理是每一个单位管理工作的重要一部分，是提高单位工作质量和效率的重要条件，是对历史的真实记录，为促进科学发展提供了第一手资料，是进行科学管理，制定发展的好教材，为科学发展奠定了坚实基础。档案与人类文明的产生和发展相伴随，档案工作是维护历史真实面貌，功在当代，利在千秋的伟大事业。档案在人们社会活动中具有其他文献所不能替代的作用，具有特殊的作用，特别是当今社会日新月异，各项建设如火如荼，通过对档案的研究和发掘我们可以更好的促进社会经济全面发展，使我们在工作中少走和不走弯路。3.档案的价值：从发展的角度出发，档案的社会价值就是对社会发展和人类生活的利用价值，是档案能够满足社会需求的重要表现所在。档案是历史的记录，是最原始、最真实的资料，档案能够发挥其作用，就充分体现出档案的自身价值，也就是说档案的作用就是档案的价值。档案的作用是多方面的，但最主要的是可以概括为两个基本方面，即档案的凭证作用和档案的参考作用，档案的凭证作用和参考作用一般可以概括为以下几个方面：（1）档案是历史的真凭实据：档案记载了社会发展的历史过程，具有一定的法律效用，档案记录历史具有客观性，它保留了当时的历史真迹，如原始的印信、手稿、音像等，它是机关单位中信息工作必不可缺的信息工具，是处理业务和履行职能的手段，因此就要利用档案的信息来熟悉各项工作的内容，规划决策以及处理事务的前后条件。以方便工作的正常开展；（2）档案是生产活动的参考依据：档案在历史的发展过程中是用来记载日常的生产活动，记录人类在发展过程中与大自然融合、积极斗争积累下来的宝贵经验，可以为社会建设提供重要的依据和参考资料。当今社会各项建设突飞猛进，随着我国城镇化建设的不断推进，城市的规划建设在不断扩大延伸，各项建设如雨后春笋拔地而起，做好各项工程的档案管理尤为重要，档案可以作为城市规划、工程立项管理的有力凭证，可以避免好多重复建设，使我们的规划更加合理。特别是科技档案在当今科学技术一日千里，各项技术在不断更新的时代，档案更是作为企业现代化生产和科学管理的重要条件，在企业经营管理和提高生产效率方面发挥着重要的作用；（3）档案是科学研究的基础和前提条件：一切的科学研究都离不开前人所留的资料，在这一定的基础上进行创新改革，这就直接说明了档案成为了一个不可缺少的重要条件。在科学研究中，档案不单单是直接的提供最原始的记录供参考和借鉴，另一方面是能够直接提供大量的实验数据和观察中建立起来基础材料可供直接参考利用。科学研究工作的发展，主要依靠人类的实践，通过不断地总结前人研究的成果，吸取其中有益的经验教圳，避免少走弯路或不走弯路。档案是记录前人研究成果的最原始的资料，其真实可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以档案作为基础和条件，如我国航空工业的发展，就是依靠以往飞机研制、设计、制造、飞行等原始数据资料，不断试制出一代又一代的先进飞机；（4）档案是文艺创作的基础：档案记录了各个历史时期、各个历史朝代社会发展的基本情况，有各种英雄人物的事迹材料、有当时的人文社会、生产力状况，人民的生活现状等等，是作家文人著书立传、艺术家文艺创作的基础和源泉；（5）档案也是对大众进行历史和传统教育的生动教材：近年来国家很重视各类档案馆、博物馆的建设和管理，并逐步推行免费开放，档案所呈现给人们的原始资料具有较强的说服力和感染力。通过档案的记录人们可以清楚的了解一个国家、一个民族的发展和变迁。有些地方将档案馆建成了爱国主义教育基地，对下一代进行爱国主义教育，档案的宣传教育作用，已经越来越重要。（二）档案信息化前景档案信息化规划分宏观规划和微观规划两个方面，宏观规划是指档案行政管理部门对全国或一个地区、一个行业的档案信息化建设未来几年所要完成的任务和达到的目标进行部署，微观规划是指一个档案馆局或一个机关、企事业对本单位未来几年档案信息化工作作出总体安排。由于档案信息化建设的进程与整个国家和社会的信息化进程密切相关，甚至受制于一个单位本身的信息化发展水平，因此，档案信息化的规划时效意般不应超过5年。1.制定规划的重要性：信息化是一个长期的发展过程，档案信息化的实施必须在国家、地方以及相关行业信息化的总体规划下，制订与社会需求、档案事业发展相适应的总体规划，规划对档案信息化的实施和正确有序发展起着重要的引导和指导作用，一个科学的规划对档案信息化建设适应档案事业发展的需要、保证档案信息资源共享，减少盲目建设和重复建设、促进落后地区档案信息化水平的提高具有十分重要的意义。2.制定规划的主要阶段：（1）组建机构：档案信息化规划和建设都要确定领导队伍和建立管理机构，成立由单位主要领导、信息化管理人员、相关技术人员、档案管理人员等参加的规划起草小组。起草小组组建后，还应由专家对所有成员进行有关总体规划知识的培训，使大家都明白总体规划的重要意义，掌握制定规划的基本理论与方法；（2）开展调研：调研主要包括两个方面内容，一是对国家、地方、行业信息化的发展战略、发展规划、发展水平进行全面的了解，并研究其对档案信息化的影响和需采取的相应措施，二是对档案部门的信息化发展水平进行调研，了解其硬件、软件、档案资源建设、人员和制度等方面的基本状况、存在的问题、相关要求等；（3）研究制定规划的初稿：在广泛调研的基础上，研究提出规划的初稿；（4）组织论证：完成初稿后，应该组织专家进行科学性、可行性等方面的论证，并广泛征求基层单位的意见；（5）发布规划：征求各方面意见、报领导审批后，就可以正式发布实施。3.制定规划的原则：（1）科学性和先进性：档案信息化建设是为了应对信息技术对档案工作的影响，是利用信息技术提高档案现代化管理水平，因此，在制定规划时，必须要考虑到先进科学技术的发展趋势，要体现科学性和先进性的原则；（2）实用性和可行性：档案信息化建设的最终目的是应用信息技术提高档案管理和利用水平，在研究制定规划时，一定要注重实用性的原则，档案信息化建设又是一个长期的过程，由于各地区、各部门、各单位的硬件条件、人员素质、档案管理水平等存在较大差异，规划一定要根据大多数单位的实际情况，充分考虑到实施的可行性；（3）管理性和可扩展性：档案信息化建设虽然与计算机技术等密切相关，但是因为计算机等信息技术，特别是硬件设施等更新换代非常快，在制定规划时，不宜对硬件设施和应采用的信息技术等提出具体的或过高的要求，而应该侧重于档案管理功能、档案资源建设、法规标准化等方面提出管理性的要求。要充分考虑到档案信息化对档案工作的影响和要求，规划要具有灵活性和可扩展性。4.规划的内容：规划一般包括指导思想、建设原则、总体目标、具体目标、措施等部分组成，具体如下：（1）目标：总体目标是适应信息技术发展对档案工作的影响和要求，加强档案信息资源建设，实现档案信息资源共享，总体目标可以分解为具体实施的多个具体目标，总体目标的确定要与国家、地区和行业的信息化整休水平相适应，处理好长远性和现实性、先进性和可行性关系。从当前档条信息化建设的情况看，档案信息化建设有两个主要目标，一是应用信息技术加快档案资源信息化进程，提高档案信息化管理和利用水平，实现档案资源信息共享，二是应对信息技术对档案工作的影响，做好电子文件归档和电子档案管理工作；（2）措施：措施主要包括法规标准的研究制定、人员培养、经费投入、组织机构保障等。5.档案信息化保障体系：（1）档案信息化标准规范建设：标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，是不可或缺的必要条件。因此，在档案信息化建设过程中，制定与推行相关的标准规范尤为重要。推荐使用统一标准规范是适应档案信息采集、利用网络化的需要，数字化档案信息的主要特点是通过宽带网络技术，向广大网络用户提供丰富多彩的档案信息内容，实现档案信息的高有效性和高可用性。因此，实现多个分布式异构信息系统中实施资源信息的有效发现、定位、检索和导航，就必须采用统一的数据格式和元数据标准，保证广大用户对存取海量信息的有效性，最大限度地满足用户的多方面需求，具体方法简介如下：①符合国家信息化建设和档案管理的各项方针政策：建立档案信息化标准体系，要按照国家已经确定的国家信息化体系及其要素来制定，同时兼容行业和地方的情况，以求上下兼顾，相互配套，形成较严密的体系；②符合国情并适合国际间的衔接：世界各国档案信息化建设飞速发展，档案信息化程度成为衡量一个档案馆现代化水平的重要标志。一些开展档案信息化建设较早的国家如美国、澳大利亚等，这些国家采用先进技术较早，他们现在遇到的问题，我们将来也可能遇到。因此，档案信息化标准化体系的确定，既要符合中国国情，能反映中国档案信息化发展的实际，也要积极吸收国外的先进经验，考虑国家间信息化水平互相接轨的因素；③具有综合性和可操作性：在规范中国档案信息化建设的过程中，建立档案信息化标准体系时，在考虑具有科学性的基础上，还要遵循两个主要原则：一方面标准规范体系要具有综合性，以尽量少的标准完成综合信息管理的任务；另一方面要具有可操作性，使设计的指标能客观地反映问题，以真正做到为政府宏观决策提供量化的依据；④具有导向性：任何一种标准规范体系的设置，在实施中都将起到引导和导向作用。为了推动档案信息化的发展，档案信息化标准规范体系将从促进信息技术应用、信息人才培养、信息资源开发利用、提高信息化在档案事业发展中主导作用的效果等方面加以引导，使档案信息化标准规范体系建立在科学、可靠和可行的基础之上，建立在促进档案信息化水平的快速提高、尽快缩小与国际间档案信息化发展差距的基础之上。（2）档案信息化人才队伍建设：档案信息化建设的最终目标是要培养具有综合职业能力和全面素质、具有信息化意识，并掌握现代信息技术、计算机技术、通信技术、网络技术的适应现代化建设需要的应用型人才和高素质劳动者。这是检验档案信息化建设能否服务于档案事业体系的建立、服务于档案管理现代化、服务于国民经济和社会发展的标准，各级各类档案教育培训中心应该充分创造条件，采用多种途径对档案信息化人才进行培训，具体内容如下：①是广泛开设计算机课程，尽快普及现代信息技术、计算机技术、通信技术、网络技术的教育，组织档案工作者参加社会认可的计算机应用资格证书考试；②提供信息技术应用的实验和实习环境，加快引进计算机辅助设计、计算机辅助制造、计算机辅助工程等信息化生产的软件和设备，与社会生产信息技术应用的接轨；③让更多的档案工作者参与到档案信息化建设工作中来。这样，一是可以让更多的档案工作者有机会带着问题进行学习，激发他们创造力的培养；二是可以在教学相互配合、相互协助的基础上，通过解决问题来促进学员能力素质的培养；三是可以在目前投资有限、人才匮乏的情况下，作为-一种档案信息技术人才建设的快捷之路。（三）档案密集储存方式1.档案存储方式的演进与发展：档案存储方式与档案装具的使用密切相关，采用何种档案装具决定了档案存储方式，《档案保护技术实用手册》中对档案装具的定义为：档案装具是指用于存放档案的各类、架、箱，以及包装档案文件并能够使之分类排列置于柜、架、箱中的档案卷盒、卷皮、卷夹等。档案装具作为存贮档案、维护档案完整与安全、延长档案寿命的基本设备，为档案的保管、保护、保存创造了必要条件，同档案一样，档案装具也历史悠久、种类繁多，具体介绍如下：（1）古代档案装具：早在西周时期，我国就有了“以石为室，以金为匮”，用以保藏重要典籍的记载。旧时受建筑、材料及工艺限制，档案装具多以架、柜、箱为主，一般依次排列，档案顺序码放，柜架之间留有间隔，以备调取案卷，由于其柜架排列较为松散，是一种散列存储方式，随着社会的发展进步，档案载体形态多样化，现代档案装具也有了长足的进展，材质也不限于木质，广泛使用金属、塑料等，品种更齐全，功能更专业，现代档案装具最重要的变化之一就是是档案密集架的出现及迅速普及；（2）档案密集架的出现和发展：1989年，辽宁省档案馆与沈阳沈飞档案装具厂合作，研制出我国第一套档案密集架，拉开了我国生产和推广使用档案密集架的序幕。伴随技术的发展和用户需求的更新，档案密集架产品不断推陈出新，出现了侧拉式密集架、电动密集架.智能密集架等，产品不断向多元化、现代化、智能化、人性化方向发展，产品质量和生产工艺都得到不断提高。上世纪80年代，我国各地档案馆新馆建设蓬勃兴起，对档案装具的需求也随之大增，特别是馆藏档案数量急剧增长，对档案装具的空间使用效率提出了更高的要求。密集存储设备在各级档案部门的广泛推广使用，还得益于相关技术标准化工作的及时跟进。上世纪90年代初期，国家档案行政管理部门制定颁布了直列式档案密集架行业标准，使档案密集架的制造、使用进一步规范化、标准化。随着档案密集架在档案行业的广泛应用，密集存储成为档案实体的主要存储方式，档案密集架相较原有档案柜和开放档案架而言，节约空间，储存量大，使用和管理较为方便，较好地满足了档案部门应用需求，迅速替代传统档案装具，成为各级档案馆、机关和大型企事业单位档案部门保管储存档案资料的主要装具。2.档案密集存储方式利弊辨析：毋庸置疑，档案密集架优点非常突出，它节约占地面积，空间利用效率高，在不扩大馆库基础上有效增加库容，最大限度地利用了库房，节省了资金投入，日常管理较方便，提高了调、存卷效率，节省人力，并且整齐美观、视觉效果良好，虽然其施工安装复杂，对库房承重载荷有特殊要求，但总体来看档案密集架较好地满足了现代档案存储及管理的各项需要。我们应当看到，上述这些优点都是基于社会、自然环境和谐稳定的正常状态，一旦出现战争、自然灾害、社会突发事件等非常状态，密集架的缺陷就明显地暴露出来，主要表现在以下两个方面：（1）档案密集存储不利于灾后档案抢救修复：一旦发生地震、泥石流等自然灾害，存放档案的档案馆建筑就会遭受巨大破坏，档案安全受到严重威胁，档案屡有损毁。在损毁档案灾后抢救及修复的过程中，抢险人员和档案保护专家不难注意到：使用密集架存放档案的，在库房坍塌毁坏时，密集架随之倾覆，原有密闭空间被破坏，档案散落废墟之中，杂乱无序，受泥沙、雨水污染，损坏程度严重，挖掘抢救及修复难度较大，特别是电动密集架，在灾害中供电中断又缺少必要设备情况下，无法及时对档案进行抢救修复，而采用多节档案柜存储档案的，虽然档案柜组倒塌，柜体严重变形或有撕裂破损，但柜内档案相对齐全有序，由于档案柜相对封闭，自身具有一定保护功能，虽不防水，但对灰尘、泥石流有一定隔绝作用，档案损坏程度较轻，挖掘抢救及修复相对容易；（2）密集架机动性差，不利于档案及时安全转移：在严重社会群体事件中，不法分子可能冲击政府机关，抢夺焚毁档案，这些事件突发性强，要保证档案安全必须分秒必争，紧急处置。档案密集架因机动性差，档案转运需临时装箱，耗费时间，不利于档案迅速安全转移，而多节档案柜由于相对独立，移动灵活，兼有转运装具功用，不用临时装箱，便于紧急情况下档案转移，减少了档案受损的可能性。虽然和平时期灾害及突发事件是小概率事件，不常发生，但现代社会由于环境破坏严重，纵向比较来看，自然灾害发生几率仍呈上升趋势。况且灾害一旦发生，就可能对档案造成不可挽回的损失，因此危机状态下档案安全保护成为档案密集存储面临的新挑战。如何充分发挥档案密集架存储容量大、管理方便等方面的优势，又尽可能地克服档案密集架的上述不足，扬长避短，抵御各种突发事件侵袭，在紧急情况下安全.迅速地转移档案，避免或减少档案损失，已成为档案部门的一项重要任务。3.档案密集存储方式的创新实践：面对档案安全的新挑战，各级档案部门积极发挥聪明才智，结合各自情况，从不同思路、不同角度，为改革完善档案装具进行了有益的探索和实践，比较成功的有以下几种：（1）解放军某部档案馆自行研制的“战备密集柜架”，由该馆自行创意和完成设计，在其新馆修建时进行了施工安装。这种战备档案密集柜架，每列密集架分前后两面，每面5层6列档案柜。档案柜通过底部卡扣锁定在密集架承重钢架上，每个档案柜均可独立从密集架框架上拆卸下来，档案柜正面底部有隐藏的拉手，紧急情况下，可将拉手拉出，先向上抬起档案柜，使卡扣解锁松脱，再向外即可拉出档案柜。档案柜两侧装有提手，方便搬运转移，其卡扣设计简单实用，经实际操作，锁定后档案柜较为紧固，解锁操作较为轻便，其档案柜可竖放A4规格档案，箱体进深较普通档案多节柜略短，进一步减少了冗余空间，有助于提高存储密度；（2）某地档案局馆自行研究设计的可拆式密集型档案保密存储箱，是用机柜锁定技术将档案保密存储箱体锁定在密集移动架上，其箱体可拆，搬运灵活，可应对突发事件时档案的安全转移。该研究技术已获国家知识产权局实用新型专利；（3）利用密集存储架构，对现有箱柜进行“加密”技改，也在档案存储实践中得到积极探索。例如某地档案馆研制开发的“立体移动式档案柜托架”，将该馆原有的数百个旧五节档案柜，安装在档案密集架的底盘托架上，将移动式托架与封闭式便携档案柜配套使用，既增加了档案存储密度又节约了经费，每列密集架分前后两面，每面可放4组档案五节柜，形成5层4列档案柜，档案柜安装在档案密集架托架上，多节档案柜依层叠放，档案柜之间通过凹凸咬合，防止滑动，遇有紧急情况时，可按照从上至下顺序，依次将档案柜搬运转移，同时每节档案柜都能上锁或系扣，保证了档案安全。该馆曾经进行了档案紧急转移演练，从演练情况看，档案转移时不需另找装具临时装箱，易于搬运、装载和管理，省时省力，达到了紧急情况下安全转移档案的目的。4.加快推进新型密集存储装具的应用：（1）当前，各地档案部门研制或使用的档案密集存储设备，虽然形制各异，但都较好地结合了密集架存储密度高和多节档案柜封闭存储、搬运灵活的优点，做到了平时能密集存储档案，紧急时能迅速搬运转移，实现了“平战结合”，具有很好的借鉴意义，在各级档案部门具有较大的推广应用价值，对于不同形制的档案密集柜，各级档案馆可根据实际情况选择使用，有的如战备密集柜架比较适合于新建馆舍，有的如立体移动式档案柜托架比较适合于在原有档案多节柜基础上进行技术改造；（2）档案密集柜的推广使用如与档案分级管理配合进行，效果会更加突出，各级档案馆将原有普通档案密集架全部更换为密集柜架，既不现实也不经济，比较可行的办法是，根据馆藏情况及档案重要程度，将某一库房配置为可便携式密集柜架，或将密集架的某几列设置为可便携的密集柜架，用来存放具有核心价值的重要档案，以备不虞；（3）当前，国家有关部门还要加强档案密集柜架相关标准规范的研究制订工作。由于新型档案装具均为档案馆自行研制，委托厂家定做生产，在材质、尺寸工艺等方面没有统一要求，在架体自重、承重载荷、工艺指标等方面缺乏相关检测数据，这对其推广使用造成一定技术障碍。建议有关部门对生产厂家作进一步考察，如可能，可先由企业制定企业标准，并俟机转化为行业标准，必将推动各类“便携式”档案密集存储设备的快速发展和广泛应用（二）档案密集架应用状情况分析密集柜英文“MovableRack”，日语中叫做“移动棚”，又名密集架，最早起源于岛国日本，因日本国土面积小使用密集柜可以节省七成以上的空间，所以在日本得到了飞速的发展，日本人把它理解为一种可移动的货架，企业店铺使用非常普及。上世纪80年代随着改革开放密集柜带着奢侈品的标签传入中国，它以档案柜的代替品出现在了大型国有企业的办公室，随后国内一些大型企业迅速仿制。随着现代社会的飞速发展，信息资料也不断地增加，为人们的使用和信息的交流带来方便的同时，也为储存、查阅及管理带来了新的问题，而密集柜的出现为我们解决了这个难题，它储存量大，使用方便，节约空间，而且方便管理，已经成为国家政府部门和大型企事业单位储存资料的最佳选择，有着广泛的应用前景，具体分析如下：（1）密集架性价比极高：当初作为奢侈品来到中国的密集柜，随着祖国改革开放的大踏步发展，已经从进口转为自主生产，从手工焊接到全自动组装，密集柜的成本已经大大降低，而且体型从大到小满足各种场合需求，质量较好的密集柜每平方甚至只有900元，性价比极高，完全可以接受。（2）密集架空间利用率高：密集架可充分利用库房空间，与传统档案文件柜相比，其资料存放容量能增加50％以上且不易倾斜，有防震功能，可在大多数单位和场合使用。（3）密集架可以延长资料保存寿命：每列的接触均有密封装置，顶部有防尘板，底部有防鼠装置，因而具有良好的防尘、防鼠、防潮功能。如果追求更高的标准，更可以设置无线智能环境传感器、恒湿消毒净化一体机、区域智能控制器以及智能空调控制模板，对档案库房的环境进行管理调节，保护资料不受伤害；（4）密集架可以抵御火灾，增加档案抢救成功率：移动密集架的所有零部件的表面均经过严格的除油、酸洗、磷化等九道工序后采用180℃高温静电亚光喷涂处理，耐腐蚀，又因每列有密封装置，平常整体靠拢锁住。如遇火灾，密集架的表面经高温处理过，有防火功能。进阶版可以安装烟雾感应检测系统，当出现意外情况的时候可以及时地发出警报，档案库房的管理人员可以及时发现，及时采取应对措施；（5）密集架可以极大提升办公效率：在工作中，档案经常需要不断地进行存取。通常工作人员都是把资料放在文件柜或者档案柜里，但是随着档案一多，找起来就会很麻烦，甚至还有丢失的情况。如果将档案都放入档案密集柜里进行存储，只要在存放的时候扫描一下条形码（第一次放入时需添加条形码），密集柜的系统就会智能记住档案的位置，从那以后再也不用担心浪费时间和丢失档案了。（6）运用了密集档案架对于档案管理水平起到了极大的促进作用，但是针对密集档案柜配套的管理制度相对于以往的管理制度也要相应的进行调整，如制定完善的手动密集架管理、借阅、保密、归档等相关制度，对档案管理工作各个环节要进一步细化规定，内容涵盖归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、借阅登记等各个方面，真正做到了档案管理工作有据可循，按章办事。其次，强化管理手段。针对编制档案多且杂的特点，采取分类管理的办法。对文件、图片、电子文稿等不同类型的文档及时接收，对收集到的档案资料，统一编号、统一归类。为手动密集架做好分区，切实做到档案齐全、条目清晰、查找便捷，最后，就是要求档案管理人员增强责任意识，配备专职档案管理人员并进行相关培训，实行专人负责，确保密集架使用规范，发挥最大的作用。二、档案密集架概述1.密集架的定义：密集架，又称密集柜，密集型档案装具的一种，是在复柱式双面固定架的底座上安装轴轮，能沿地面铺设的小导轨直线移动的架子，可根据需要将多个架子靠拢或分开。2.密集架的分类：（1）按用途分类：档案密集架、图书密集架、会计密集架、病历密集架、仓储密集架等；（2）按结构分类：开放式密集架、半封闭式密集架、全封闭式密集架等；（3）按操作不同分类：手动式密集架、电动式密集架、电子智能密集架等。3.密集架的构成：密集架主要由轨道、底座、立柱(板式)、搁板、挂板、侧靠板、背靠板、顶板、防尘板、护板、门板、传动机构、防倾倒、防震、防尘、防鼠、制动、缓冲、目录卡及传动装置、密封装置组成，具体如下：（1）轨道：包括地轨和导轨；（2）架体包括立柱、挂板、搁板、分隔棒、防尘板，具体如下：①挂板：放在搁板与搁板之间，起支撑固定作用；②搁板：存放档案资料的平面板；③分隔棒：用于分隔双面存放的资料中间，防止混乱；④防尘板：放在架体的顶部，主要用来防尘。（3）传动装置：链条、齿轮、手盘、轴承、滚轮、锁定；（4）底盘：主要用于支撑架体的底座；（5）密封装置：防止密集柜合架时因为撞击产生损伤，同时还可以降低架体开合时撞击所产生的噪音，起到防撞、防尘、防潮、防噪音、防鼠的作用；（6）面板：包括内侧板、外侧板、和门板；（7）顶板：密集柜架体的顶部，每仓柜顶部配加防尘装置可防止灰尘落入柜内柜顶及底框的防倒装置，每组活动单面柜顶都配置防倒装置；（8）目录卡；设在柜体的侧板上，用于放置档案分类信息卡片；（9）防倒装置：安置在导轨上面，用来稳固密集柜，防止密集柜倾倒。4.密集架的工作原理：（1）密集架的移动：密集架可单列或多列一起在导轨上行走，每列具有手刹制动装置（自锁柄），自锁柄在OFF位置时，架体不能移动，在ON位置时，架体可移动，每列架体的侧面板上有标签框，移动列底务上有防倒装置，每个组合箱体的前后各一列装有总锁，用于整体的锁闭，起到保密作用，导轨的端部安装限位装置；（2）档案资料的存取：顺时针或逆时针方向摇动手柄，活动架将在轨道上平稳行走，档相邻二架体距离移至一定位置时（有足够位置存取资料），顺时针转动两列架体的自锁柄至OFF位置，此时再摇动手柄，二架体不能再移动，然后进入架体间存取资料（如转动自锁柄时不能锁定架体，可稍稍转动手轮至能拉动自锁柄，不能强行锁定，以免给自锁柄扳断或损坏自锁装置）；（3）密集架的锁定：逆时针方向转动自锁柄到ON位置，架体自锁被解除，摇动手柄架体可行走，当所有架体与固定列紧靠在一起不能再移动时，转动边列的自锁柄使边列自锁，然后顺时针方向转动总锁，则将所有密集架锁定；（4）层高的调整：密集架每层按标准高度配置，当需调整层高时先取下层板，将层板二侧支承板往上移，使之与立柱脱钩，再向上或向下移至所需高度，插入立柱孔中与立柱挂上，然后放上层板即可。第二节项目需求一、项目概况（注：以下内容根据项目实际情况填写）1.项目名称：XXX档案密集架采购项目2.采购单位：3.项目地址：4.项目采购清单：（1）档案密集架设备采购清单：货物名称数量单位备注智能电动档案密集架立方米手动密集柜立方米合计（2）采购清单详细参数：设备名称设备配置性能说明技术参数轨道轨盒轨道由轧制成开放矩型的轨盒和轨条焊接成型。整体镀锌钝化处理，提高防腐能力。轨道底盘底盘底盘采用框架式结构，整体焊接，刚性好、不变形。架体立柱表面静电喷塑，粉末涂料选用热固性聚脂与环氧型混合涂料，喷塑前经严格去锈去油和磷化处理。架体结实、坚固、设计新颖、安装规范、搁板的层数和间距可自由调整。搁板背面带加强筋，挂板有4个悬挂点，提高承载能力。搁板挂板搁棒面门门框门板平整，款式新颖、表面亚光喷塑。门板门锁侧面板钢制侧护板整体大侧板，大圆弧倒角，美观大方。传动机构轴承双排内调心、万向节轴承传动轴连接钢管滚轮链轮精密的链轮结构，足够的传动比使手摇非常省力，运行平稳，性能达到和超过国家标准。精巧的传动手柄造型美观大方，手感舒适。把手柄折叠后可以避免通道障碍，摇动任意一列架体均不会带动其它手摇柄转动。链条制动装置边列锁定装置每列装有制动装置操作方便，制动可靠，使用存取安全边列锁定装置防护装置密封装置每列的接触面均有缓冲及密封装置，具有良好的防震、防尘、防水、防潮、防鼠和防火功能。防尘板防倾倒装置防鼠板表面处理前处理药剂表面经去油-除锈-表调-磷化-清洗-钝化等工序加工而成。亚光静电喷塑，高温塑化而成。高压静电喷塑纯水洗紧固件二、项目需求1.商务要求：（1）交货期：分批交货，首批货物在合同签订后XX天内交货，其余货物必须保证在合同签订后XX天内完成交货，或者根据采购人要求分批完成交。（2）交货地点：采购人指定地点。（3）质保期：交货后质量实行三包，三包期限（质保期）不少于XX个月，并有相关售后服务承诺。（4）应提供的伴随服务：①所有货物我方均免费送货上门、安装、调试。我方免费提供完善的设备使用、操作培训，接故障通知立刻响应，及时达现场提供服务（保修期内为免费服务）；②我方承诺所提供的货物均是全新的，货物到货后，我方将和采购方在现场进行清点验货，清点验货过程中如果发现因包装或运输不当引起的设备外观或内部的损坏，我方负责及时更换；③我方保证其所提供的货物质量合格，均能满足正常使用需求，否则由此引起的一切费用、设备、材料及后果由我方承担；④对于提供的密集架货物我方将会响应文件要求，逐条进行核验工作，对于不符合的货物则视为验收不合格。如验收不合格，采购人有权要求我方在限期（XX日内）进行整改，限期整改后仍然不合格的，采购人有权解除合同，由此产生的一切费用和损失由我方自行承担；⑤我方设有本地服务中心，在货物使用过程中发生质量问题或故障，现场响应时间为2小时内，一般性问题处理时间为6小时内，复杂性问题处理时间为8小时内，如遇货物及特殊性问题（密集架智能管理系统发生故障等）情况，处理时间保证在5-7天内；⑥我方提供免费24小时报修电话；⑦所提供的档案密集架我方需要配合采购方进行现场验收；⑧必须保证提供的货物（包括零部件）是全新的、未使用过的，具有稳定性、可靠性、安全性，并完全符合国家、行业规定的质量、规格和性能要求等技术标准，凡招标文件中未提及的设备配件、附件、安装材料、调试验收所需的附属配件及中标人应向采购人提供货物安装、维修所需的专用工具和仪器。(提供承诺函并加盖投标人鲜章)；2.具体需求：（1）谈判报价为采购人指定地点的现场交货价，具体包括以下几个方面的内容：①货物的价格；②货物的标准附件、备品备件、专用工具的价格；③运输、装卸、调试、技术支持、售后服务、到现场验收等费用；④必要的保险费用和各项税费；⑤培训（含教材费、场地租用费）、送货上门的费用；⑥本次采购的代理服务费。（2）付款条件：本项目无预付款，供应商交货安装完毕并验收合格后，一次性支付合同款。（3）备品备件及耗材等要求：成交供应商随时优惠提供备品备件，优惠提供货物检修清洁等后期服务。（4）验收条件及标准：①符合合同要求及国家相关标准；②参数配置符合或优于本项目采购文件和供应商的响应文件的要求；③成交供应商提供所采购的货物、配套设备、所属装置等有关技术资料作为验收的参考依据；（5）验收方法：①验收方式：本项目由成交供应商、采购人参与验收工作，有必要时可委托第三方开展采购项目验收工作。注意验收样品的包装须采用盲装，不能出现投标人单位名称、制造商品牌及型号，包装上需注明招标名称及招标编号。如抽取的货物检测报告结果不合格的，则视为货物不合格，须按采购人要求及时整改，如因此过程耽误交货时间导致采购人不能及时接受货物、安装货物、使用货物造成损失的，成交供应商承担由此所造成全部损失；②验收费用：验收所产生的劳务费、检验费（含抽检时可能对样品造成的物理伤害和破坏）、场保费及相关发生的全部费用均由成交供应商承担。（6）实施和安装要求：①供应商必须服从采购人现场负责人的指挥，按指定地点进行安装；②安装过程中的所有安全保障由供应商自行负责；③严格按采购产品的安装规范要求进行安装，确保安全。（7）为了整体的美观，本次采购货物需为同一品牌。（8）采购货物必须通过国家相关标准要求，响应文件中须提供检测报告复印件。（9）提供采购货物的有效期内的产品证书确认函复印件（原件备查）未提供或提供不全作无效响应。第二章项目组织机构第一节项目管理概述一、项目管理原则做好本项目的各项工作这不是一个简单的事情，所以就需要良好的管理，管理重在追求或取得成果。检验管理的一个原则是：是否达到了目标，是否完成了任务。当然这个原则并不是在所有情况下都适用，管理者应该把精力和注意力放在“行得通”的事情上。因此为了更好的管理本项目，我项目结合以往的采购经验对本项目的管理模式进行深刻的思考，制定了有效的管理原则：1.把握整体：管理者之所以成为管理者，是因为他们眼观全局，着眼于整体，把整体发展视为己任。管理者应该理解自己的任务，不应从自己的职位出发，而应着眼于如何运用源于职位的知识、能力和经验来为整体效力。2.专注要点：专注要点的关键在于专注少数真正重要的东西，许多管理者热衷于寻找所谓的“秘方”，其实这是一种冒险行为，倘若真的有什么“秘方”，那就是专注要点应该是最重要的。要具备专注要点的能力、技巧和纪律性，是效率高的典型表现。3.利用优点：利用优点是指利用现有的优点，而不是那些需要重新建立和开发的优点。但现实中，很多管理者总是致力于与之相反的方面，即开发新的优点，而不是发挥现有的优点，如果这样，即使管理方法很有技巧，看上去也很科学，但造成的管理失误却是无法弥补的。4.相互信任：在自己的部门或组织内部创造和谐、完美的工作氛围，是项目圆满完成的必要条件，有些管理者一板一眼地按照教科书上说的来做，但效果却不是很好。其实，只要管理者能够赢得周围其他人的信任，那么他所管理的部门或组织的工作气氛就会是和谐的。5.正面思维：正面思维的关键在于运用正确的或创造性的方式思考，正面思维的原则能让管理者把注意力放在机会上。事实上，发现和抓住机会要比解决问题更重要，但这并不是说管理者可以忽视存在的问题。有效率的管理者能够清楚地看到问题和困难，并不加以回避，而是先去寻找可能的办法和机会。二、项目管理维度1.管理维度分类：在项目管理中，通常可以将其划分成五个维度，即管理过程、生命周期、技术知识、资源集成和目标层次，五个维度的管理任务具体如下：（1）管理过程中的维度：在企业的项目管理中，通常可以将管理过程分为启动项目、策划项目、开展项目、监督控制、总结项目以及项目收尾，在这五个阶段中项目管理的任务侧重点皆不同，因为每个阶段项目的工作重点不相同，在管理上也会随之更改，根据各个阶段特征，对于项目管理的工作任务可以制定为：在启动项目阶段，项目管理部门应该协调好与项目相关部门间的关系，做好下达信息及任务的工作；在筹划项目阶段，项目管理部门应该加强对企划部门以及技术部门的监督管理，并督促相关部门做好准备工作；在开展项目阶段，项目管理部门应该重视执行部门的监督管理，保证项目的顺利实施；在监督管理阶段，项目管理部门应该严格的对项目执行全过程进行监督管理，分析并客观评价项目的阶段性成绩，找出在项目执行过程中存在的问题，提出有效的解决措施；在总结项目以及项目收尾阶段，项目管理部门应该对项目实施全过程进行总结，吸取经验教训，不断改进项目的管理方法，以提高企业的管理水平。（2）生命周期的维度：企业项目生命周期主要涵盖有需求、筹划、实施以及收尾。不同于管理过程中维度重视的项目管理顺序和步骤，生命周期的维度所重视的是项目本.身所进行的步骤，一方面，生命周期的维度注重项目管理过程中的管理程序是否规范，另一方面其结合项目开展顺序以进行项目管理工作，生命周期维度的管理工作能监督各个管理环节的开展，并对环节管理成果进行总结，以此改进项目的管理方法，并将其应用在下个环节管理中。（3）技术知识的维度：技术知识的维度往往与项目的进度、经费的分配情况、调整、以及风险的计算等有关，涉及范围较广。项目中的技术以及知识是项目高效完成的保障，也是其顺利完成的基础。因为项目的管理部门有责任协调好各个部门之间的工作分配以及关系协调，所以管理部门应该了解和掌握项目进程和执行情况，在发现项目执行中出现的问题或风险时应该及时地将问题反馈给有关部门，研究预防控制对策，商讨有效的解决途径，以保证项目的顺利开展。（4）资源集成分层的维度：资源集成分层维度主要是将项目资源集成进行分层，有效地实施管理。其中该分层主要可分为项目、组织间、组织里的项目资源集成，项目各种资源分配是否合理，资源是否到位直接影响着项目的顺利进行，因此资源集成分层的维度是项目管理里较为敏感和重要的维度。项目管理部门有责任协调各资源在分层里的集成，并对资源的调度及利用情况进行管理，为了实现这一目的，项目的管理部门应该全面了解掌握项目的资源种类，结合各个部门工作特点和资源需求情况来进行科学的配置，协调好各组织资源的利用，以保障项目的高效完成。（5）目标层次的维度：目标层次的维度主要讲项目管理目标划分为产品、能力和可持续发展，项目管理不仅仅包括对产品研发生产的管理，还包括提高团队能力以及保证企业可持续发展的管理，为了实现这一目标，项目管理部门应该提高项目执行质量的监督管理，严格要求项目的执行质量，把关好项目产品的生产，注重项目团队的执行整体水平，提高工作人员的综合素质，同时，着眼于企业可持续发展战略中，不断汲取经验教训，对项目管理模式进行创新，以提高项目管理水平。2.管理维度创新：（1）建立健全的管理制度，完善科学管理体系建立健全的管理制度，完善科学管理体系是项目管理级企业管理有效进行的保障，也是项目高效、高质完成的基础，因此项目管理部门在对项目进行管理之前应该提高自身的管理水平和专业素质，保证有充足的管理理论基础，全面了解掌握各个项目环节的工作内容、管理方式和工作重点，建立健全的项目管理制度，让项目管理开展实现规范化和科学化，提高企业的工作效率。（2）根据项目的特点，进行管理模式的创新：没有创新就没有发展，各个项目的实施都有其各自的特点，不同的项目管理理论里虽然存在通用的管理内容，但是在实际的应用中还是需要结合项目本身的特点，灵活运用项目管理的理论应用，结合经验对项目管理模式进行创新，有利于提高项目管理的可行性和有效性，因此，项目管理部门应该掌握不变的项目管理原则，结合项目自身的特点，总结管理经验，创新管理模式，从而提高项目管理水平。（3）坚持管理原则：虽然不同项目的工作内容不一致，且具有其独特的特点，但是在项目管理的原则上是相通的，即项目管理部门应该对项目执行全过程进行监督管理，提高项目团队的综合素质以及专业素质，不断总结项目管理经验，并创新项目管理模式。项目的管理工作皆离不开上述几点的应用，但是在实际的操作中还是会出现较多的问题及突发事件，因此，项目管理部门应该坚持管理原则，在遇到问题时灵活解决，在解决过程中以及解决之后不断总结经验，规避下一次风险的出现，创造出新的管理模式。三、项目管理模式 （一）项目管理步骤1.制定目标：（1）制定一个合理的目标，是实现目标的一半。作为管理者的任务，就是在工作过程中去找到并制定合理的目标。中层管理者，要为部门以及下属指定任务。目标关键在于它的内容，而不是在于它的形式。设定目标很关键的一点，就是设定个人的目标。设定个人一年的目标，一个季度的目标，甚至一个月的目标。因为只有把目标分解到个人，才有希望实现的目标。（2）制定合理目标的原则：①制定尽量少的目标：目标太多的话，肯定是没有办法实现的。制定少数的目标，逼迫你确定那个目标是重要的；②制定具有挑战性的目标：要注意目标的现实性，如果目标跳起来也够不着的话，那么大多数人的反应就是“破罐子破摔”，必须通过制定目标来引导和管理团队；③原则是把目标尽量地量化：如果一个目标不可以量化的话，那么你就很难实现它；④目标和措施、资源要相匹配；⑤局面越是困难，就越需要短期目标：当十次、二十次、几十次实现短期目标的时候，你会发现突然之间，你的大目标实现了，所以局面越是危险，越是困难，我们越需要短期的、具体的、小的目标；⑥目标应该有书面的记录，这样便于检查目标是否实现。2.组织实施：组织实施就是怎么去设计自己的组织结构和流程。在这个过程中，管理者需要回答下面三个问题：第一，怎么设计，才能够让组织更好的实现客户的需求；第二，怎么设计，才能够让员工能够更好的完成任务；第三，怎么设计，组织结构能够让高层完成任务。要在组织不同的发展阶段去寻找适合企业完成任务的组织架构。大的组织架构完成了，那么怎么能把事情具体到个人。实际上有一个很简单的办法就是所谓的转换矩阵。一是把要做的事情列出来，二是设计一些有具体的人来负责的岗位，第三件事情是想办法把要做的事情和这些岗位配合起来。通过这样一个转换矩阵，就可以把要完成的任务交给每一个岗位和每一个个人。3.做出决策：怎么把决策做好，需要十分注意四点内容，具体如下：（1）一定要弄清楚问题所在：往往是因为没有找到正确的问题，所以做出的决策是无效的；（2）尽量不要在逼迫的情况下去做出一个决策：在逼迫情况下作出的决策，通常不是好的决策；（3）应该知道除了知道的选择之外，一定还有其他选择。做决策不外乎在不同的选择之中找出最有利且风险最小的。如果去尝试找到一个其他的选择的话，通常会找到一个更好的决策。（4）决策本身是重要的，但是实施比决策还重要。最后一点，决策的过程中，很重要的是要知道不同的意见，正确决策的前提是要有不同的意见充分表达出来。要做一个正确的决策，当然要关注决策的程序。要发现正确的问题，要了解做决策的前提条件，要知道有什么样的选择以及选择之后的风险和后果，根据风险和后果来作出决策。做完决策之后是实施，实施之后是不停地反馈。根据这个反馈，去调整决策，实际上要想做一个正确的决策，需要有这样一个完整的决策的流程。4.监督和控制：为什么好多事情落实不下去，就是因为没有足够的监控的工具和监控的措施，怎么样才能有效的监控，具体做饭如下：（1）不要想监控得太多，也就是说只去监督和控制最重要的环节，如果去监督控制过多的东西，反倒最后会把最应该监督的东西给漏掉；（2）从监督的方法上来看，要抽查，而不一定要逐一地检查，逐一地检查意味着要花大量的时间，同时也意味着对员工的不信任，而抽查能起到很好的监督的作用；（3）监督和控制的目的是为了实现目标，而不是为了搜集信息；（4）监控的目的是为了改变未来，是为了让未来照我们的意愿去发展，而不是事后的校正。监控的目的是为了不让不希望发生的事情发生，也就是说我们要控制未来，而不是事后的校正，这实际上是监控的本质；5.培育人才：人才是企业最重要的资产，管理者就是让别人帮你完成任务，招聘和培养人才是高级管理者最重要的任务。人才是最重要的资源，在人才的管理上，着重抓好两个环节：一是“引进关”，引进的人才要具有较高的专业技能、较好的综合素质和较强的服务意识。二是“培训关”，针对不同的人员分别制订出详细的培训计划，要求大家都要做到一专多能，每年的培训考核成绩都要做为职务晋升和年终奖励的重要依据。（二）建立和实施完善的项目管理体系体系行业的发展过程证明了要圆满完成采购任务，就必须建立一套高标准的质量保证体系，在项目的每一个过程，都要坚持做到高标准、高起点，科学管理、规范服务。（三）加强项目工作的日常规范管理设置专门的小组，负责本次档案密集架采购的日常管理工作，定期（每周或每月）汇报上阶段的项目情况，增强沟通、促进了解，以利于圆满完成本次采购任务，达到招标人满意的标准。四、项目管理机制1.目标机制：我项目将对本次的档案密集架采购项目采取目标量化管理机制，提高基础管理水平，合理有效分配资源，确保项目各项工作的开展及经营活动有序实施，通过目标计划管理和过程控制提高各部门的工作效率及工作质量。将工作职责细化，责任分解到人、细化到岗，并将目标的完成度与相关管理人员的绩效工资挂钩，通过定期、严格的考评机制，监控管理目标完成度，发现偏差，及时责令相关管理人员整改，保障工作水准。2.激励机制：我项目将采取有效措施，坚决杜绝在岗工作人员“反正拿固定工资，干好干坏一个样，干多干少一个样，混一天是一天”的消极思想，通过目标激励、示范激励、尊重激励、参与激励、荣誉激励、关心激励等措施，使工作指标层层落实，强化员工的责任心和自豪感，激励员工比学超赶，不断提高工作效率。3.监督机制：我项目将严格依照有关法律法规及采购方的规章制度开展档案密集架采购工作，主动与招标单位沟通，及时商讨货物安装调试和有关及人员履职情况，由项目的真实情况，对项目工作人员进行定期或不定期检查、督查，并在记录中明示，发现问题及时纠正，对出现重大或多次重复出现的问题，将进行调岗或开除，邀请相关主管部门对我项目履约情况进行检查、考核，并积极收取反馈意见。对发现的问题，保证立即整改到位，并按考核相关规定对相关人员进行奖惩，公布监督电话受理各界对项目人员的投诉举报，如调查属实，严肃处理。4.信息反馈机制：（1）信息是我们重要的资源。信息源要全面，汇聚与服务有关的所有信息，使反馈具有一定的范围和频率，信息采集真实、科学；（2）保证信息反馈通道畅通，信息处理集中，所有信息汇聚到项目，经过分析整理，并由项目发出指令，跟踪检查；（3）保持指令权、检查权和处理权的高度统一，避免责任分离所导致的管理失控；（4）充分利用现代化管理手段获得处理和利用信息；（5）在检查控制的方式中，我们采用行政检查、专项检查、交叉检查、外部检查、外部监督、秘密检查等方式。控制的措施有预先控制、现场控制、反馈控制。（6）质量控制上，制定了纠正偏差的处理措施。5.自我约束机制：我项目将制定严格廉洁自律基本要求及服务规范，为项目工作人员划定履职“高压线”，要求全体项目工作人员自觉遵守项目及采购方的各项制度。通过培训不断提高项目工作人员的思想素质，尤其强化工作人员对所服务单位的认同度，让他们意识到自己是我项目的员工，自己的一言一仅代表着项目的形象，自我约束机制与激励机制、监督机制互相配合，外在监督手段可以提升项目工作人员自我约束的动力，从而保证并提升工作水准。6.应急机制：我项目将根据项目的特点，对工作中的重点、难点、突发事件建立应急预案制度及应急演练，如果一旦发生突发事件出现，立即启动应急预案，让突发事件处理变得科学、有序、及时、高效，我项目要求项目所有相关管理人员保持24小时联络畅通，以便在发生紧急情况时，能第一时间赶到现场参与处理。7.激励机制：（1）激励是我们人性化管理的方式，尊重个体权利，保持团队精神。服务客户和创造经济、社会双重效益是权衡考核的唯一标准；（2）思想工作机制重在激发潜能，形成共享的价值观，充分发挥群众效能和工作积极性。引导员工动机，尊重个人情感。并且针对个性心理做适时的思想工作。工作方式有谈心、座谈、家访等等；（3）奖惩机制在实际工作中以奖为主，以惩为辅，坚持优胜劣汰，奖惩分明。通过奖励员工往前走，通过惩罚鞭策员工向前走。做到人人有动力，人人有压力。奖励的类型有物质奖励和精神奖励等；（4）培养提升机制在实际工作中极具价值。我们将培训放在集体和个人发展的重要位置，培养的目标是使员工忠于企业，一专多能，精益求精。在提升问题上不拘一格，能者上，平者让，庸者下，为人才的脱颖而出创造良性环境。方式有培养、培训、进修、提升等；（5）工资福利系统重在考核，依据贡献大小进行工资决策。既考虑群体效能，更重视个人利益。充分肯定努力工作所应得的优厚报酬，吸引人才，激励员工取得更好的工作绩效；（6）文化活动系统是我司的发展之源。通过文化活动的开展，增强员工的自信心和认同感。通过文化的凝聚功能、引导功能、约束功能把员工的目标和项目的目标紧密结合起来。方式有集体活动、旅游、生日会、员工家属联欢会等。（7）在以人为本的激励系统中，我们还将结合全面质量管理模式，进行适时管理，充分发挥每个员工的主观能动性，增强主人公意识和自我实现意识，使其在授权范围创造性地开展工作，这种方式在我们的实际工作中已经取得了较好的效果。五、项目管理内容我公司依据多年相关项目的经验积累，总结出了对于大型项目管理和实施的项目管理和实施的方法论，本次项目建设的管理内容主要包括组织人员管理、质量管理、进度管理、风险管理、文档管理、范围管理等方面，这些内容贯穿于项目的整个生命周期，项目的具体管理内容如下：1.组织人员管理本项目需求的档案密集架种类多、数量大、技术要求高，涉及供应商、多个产品厂家、采购方各个相关部门等。为了确保项目的顺利实施，需要建立统一的项目管理组织、清晰的组织结构和合理的人员配备，同时制定该项目的各项工作制度、明确相互的关系和责任，精心组织项目准备和项目实施工作。本部分工作包括了对组织和人员的一系列协调和管理工作。2.质量管理：该项目所采用的产品不仅有相应的功能要求，而且有技术指标、协议标准等要求。该项目产品的质量控制是建立在这些功能和指标可实现基础上，予以设计质量、原料质量、生产质量等的全面监督和控制。在验收过程中的质量验收不仅是功能的实现，而且是技术指标或标准的实现。3.进度管理：该项目既有深度又有广度，深度是指在某一节点上不同平台，广度是指不同区域的互联。因此其进度控制包括节点施工进度、不同区域的生产进度、物质供应进度、进度的协调等。由于项目时间紧，因此整个进度控制不仅需要精心设计进度计划，而且需要计划进度和实施进度之间的协调和严格控制。4.风险管理：由于项目的复杂性和一些问题的不可预知性，项目的实施存在风险。风险管理主要是根据我公司的项目经验，提出该项目中存在的主要风险、风险后果及风险的预防措施，尽可能地规避风险或减少风险发生的可能性，并提出应对风险的措施。5.文档管理：文档作为管理依据、任务之间联系的凭证、质量保证、培训与参考、档案密集架的维护支持和历史档案，对项目重要性是不言而喻的。因此文档的管理是项目管理的一个重要环节，我们在项目的每个阶段都会产生相应的详尽的文档，并指定专人管理。6.范围管理：需要准确定义项目的范围，以及对项目的工作范围进行有效的管理和控制。7.成本管理：该项目的成本管理，不仅是采购人或供应商的费用预算和费用计划，而且是与项目进度相配匹的投资或投入控制。8.沟通管理：对项目的项目会议等沟通活动进行管理，有效地协调和沟通项目组的各个组成部分。第二节项目管理机构一、管理机构建立（一）确定组织目标项目目标是项目组织设立的前提，应根据确定的项目目标，明确划分分解目标，列出所要进行的工作的内容。（二）确定项目工作内容根据项目目标和规定任务，明确列出项目工作内容，并进行分类归并及组合是一项重要组织工作。对各项工作进行归并及组合并考虑项目的规模、性质、服务复杂程度以及单位自身技术业务水平、人员数量、组织管理水平等。如进行实施阶段全过程项目管理，工作划分可按计划阶段和实施阶段分别归并和组合。（三）组织结构设计1.合理确定管理层次。管理组织结构中一般应有三个层次：一是决策层；由项目经理和其助手组成，要根据项目的活动特点与内容进行科学化、程序化决策；二是中间控制层(协调层和执行层)，具体负责规划的落实，目标控制及合同实施管理，属承上启下管理层次；三是作业层(操作层)。由现场人员组成，负责具体的操作工作。2.配置工作岗位及人员3.制定岗位职责标准与考核要求4.制定工作流程与考核标准二、管理机构要求1.要明确各部门责权：在项目组织机构中，项目人员与组织多种关系共存，行政隶属关系、业务关系和工作责任被剥离。在这种多维度沟通交织在一起的情况下，当事员工就有了多身份，这使得管理关系的协调变得异常复杂，处理不当将会产生责任推诿或者多头管理等问题，为了避免这些问题的出现，明确各部门门职能和各员工的责权显得尤为重要。2.要保证项目人员能力素质充分发挥：在项目组织机构中，组织架构能否发挥作用，管理人员的能力素质是关键，所有组织管理模式归根结底是对人的使用，着这种模式下，对项目负责人的要求愈加提高。项目项目负责人一方面要协调所服务单位需求，一方面要保证与项目总部的规范性对接，同时还要抓服务品质。这要求项目负责人具有较高的人际协调能力、领导与决策能力、组织管理能力、较高的工作热情和对突发情况的应变能力等。完美的人才是不存在的，而本行业对高素质人才缺乏吸引力，难以招聘到高素质人才，因此保持对现有人才有效培养和储备，才是项目人才持续有效发挥专业技能的有效方法。4.要保证信息的有效传递：信息在传递过程中容易发生变异或延迟。在项目组织机构的架构中，一个任务的完成需要多个部门的协作，信息传递的维度要多于职能式组织架构。在缺乏规范化管理的环境中，信息的传递容易受到人际关系的影响。因此建立项目信息管理系统，打破人际关系建立的交流网络，从整体上保证信息传递的速度、全面性和真实性，有助于促进各部门高效沟通和协作，从而保证服务质量。5.要保证投入资金的监管：此严格控制资金使，保证每一笔钱都花在刀刃上是提高项目利润率的有效方法，管理需要对项目负责人进行一定的放权，项目在下放资金权利的同时应当制定相应的监管措施，除了要加强细化常规的财务监管外，还可以通过对实施不定期巡检来核对上报的资金使用情况。三、管理机构要点1.要有明确的目的：首先，要给本项目定位，即明确所处的地位、任务等因素。定位以后，才能明确如何建议项目组织机构，以及如何去发挥项目组织机构的作用。所以，机构设置要有明确的目的，不是为了机构设置而设置，而是实事求是地根据完成生产、工作任务而必须设置的必不可少的，精干高效的机构设置和一支管理队伍。2.要从提高工作效率入手：设置科学合理的组织机构后，要配置精干的、素质好的管理人员进入各个管理岗位。本项目工作能不能搞得出色，管理人员的科学、严格、高效的管理手段和办法是相当重要的。如果管理人员工作拖拖拉拉，马马虎虎，没有锐意开拓、创新进取的精神，那么，工作肯定毫无起色，甚至把一个原来比较好的一个单位（部门）拖垮在要提髙工作效率，首先，要不断地刻苦学习，特别是学习先进的管理经验；其次，要学习先进的科学知识，特别是目前进入“电脑”化的时代，更要学习，用现代化的先进科学的工具来提高工作效率。3.要不断提高职能人员的素质：职能人员的素质是关键的，有时很多事情失败或不成功，往往是由于经办人员（职能人员）各方面的素质较差而造成的。所以，不断提高职能人员的素质是非常重要的。首先，因人制宜地对每个人员进行专门培训，包括岗位培训以及文化知识、专业技术培训等等。其次，经常深入下去，要调査研究、及时了解职工在想什么，做什么，真正做职工的知心朋友。在接触中，从职工身上可以学到很多东西，取长补短，在学习别人长处时，使自己的思想境界不断净化，为处理职工中岀现的各种复杂情况打下扎实的基础。4.要相互配合，不断提高工作效率：在机构设置时，不同的科室、部门其工作职责也不一样。但是，全场的工作应是一盘棋，不能各行其是。各部门除了完成本职工作之外，更需要相互配合，为完成各项生产任务同心协力把工作搞好。而决不能相互推诿，相互扯皮。一旦发现此种情况，由分管领导及时进行协调，把相互推诿的事以最快的速度予以解决。只有在工作中相互配合，才能不断提高工作效率。四、项目组织架构一旦由我项目中标，项目将立即委派思想进步，工作踏实，有一定协调能力，年富力强的同志担任项目负责人，在公司总经理的领导下，项目总负责人直接指挥下，全体人员努力工作，提高工作质量，确保货物的质量，竭力做好货物的运输验收、安装调试、售后服务等工作，竭力保证本次的采购项目的圆满完成，项目部计划设立计划项目生产部、质检部、技术部、采购部、仓储部、行政人事部、财务部、销售部和运输部等。公司总经理公司总经理项目总负责人项目总负责人运输部销售部财务部行政人事部仓储部采购部技术部质检部生产部运输部销售部财务部行政人事部仓储部采购部技术部质检部生产部生产部五、项目部门职责（一）项目财务部职责1.认真贯彻执行国家法律法规、内部各项规章制度，严格遵守财经纪律，加强财务管理及财务核算工作。2.负责对项目的各项经济活动进行监督，对违反财经制度的行为进行制止、纠正、报告。3.建立健全内部控制制度。4.负责财务预算编制、分析工作。5.负责项目资金管理工作，积极筹措资金，保障项目正常运转，监督资金使用，保证资金安全，服从上级对资金的统一管理和调度，及时足额上交资金。6.完善内部经济责任制，推行责任成本管理，严格执行上级下达的项目责任成本预算指标。7.按照财务准则规范财务核算，及时、准确地进行收入、成本、费用以及财务成果的确认、计量，真实反映财务状况和经营成果，定期编制财务财务报告并及时上报。

8.加强资产、债权、债务的管理，建立健全各项财务资料和台账，做好财产物资的收发、增减和使用的财务核算工作，参与其清理、报废的处置工作，防止资产流失。9.协调当地税务关系，依法纳税。10.积极参与项目成本管理和经济活动分析。11.接受国家财政部门、上级主管部门的监督检查。12.完成领导交办的其他工作。（二）项目质检部职责1.质检部在质检部主管的直接领导下，负责档案密集架的品质管理工作。2.负责对生产车间进行质量管理方面的指导工作。3.严格执行原材料的质量检验标准、验收规范等方面的规定。4.品质管理工作的开展应当遵循“预防为主”、“谁主管谁负责”的基本原则，力求做到权力明晰、责任明确，确保质检工作落到实处。5.质量检验可以采取自检、巡检及专职检查相配合的方式，严格执行档案密集架的质量检验标准。6.负责组织进行定期或不定期的产品质量抽检工作，发现问题及时纠正或解决。7.做好与品质管理相关数据的搜集整理工作，及时做好关于产品质量动态的分析工作，针对问题提出准确合理的改进意见。8.负责产品质量事故的调查、处理及整改验收工作。9.负责编制公司产品的质量升级规划及品质管理工作人员的培训工作。10.完成领导布置的其它各项工作。（三）项目技术部职责1.负责项目生产技术人员的培训与选拔考核。2.负责项目现场加工技术难题的解决和品质异常问题的判定。3.负责生产涉及产品包装防护、流转规范的制定与监督。4.负责对新产品的设计和开发的控制及编制各类技术文件。5.参与产品实现的策划。6.参与合同评审和对供方的评价。7.负责对质量管理体系的日常管理工作，包括内部审核工作。8.负责产品质量的监视和测量控制工作。9.负责对质量管理体系过程的监视和测量。10.负责不合格产品的控制归口管理工作。11.负责数据分析管理工作及纠正、预防措施的评审工作。12.负责对档案密集架的安装调试工作提供技术支持。13.领导布置的其它各项工作。（四）项目采购部职责1.采购部在采购部负责人的直接领导下，依照项目生产需要及物资采购计划，全面负责项目的物料采购和供应工作。2.采购物资进入仓库时必须有合格证、检验单或者其它的证明材料，否则一律不得入库。3.采购部的采购工作开展须遵循以下原则：（1）三保原则：①保证需要，在采购计划下达后，依照使用时间的要求，及时将需采购物品采购入库或直接送到生产现场，确保生产工作的顺利开展；②保证价格，采购时应当综合考虑需采购物品的性价比，择优采购，采购过程中如果出现超出预算而生产上又急需的情况时，必须经部门主管或总经理批准后方可进行；③保证质量，在采购各类物品时，应当认真检查采购物品的规格、型号及品质情况，确认符合要求后才能进行采购。（2）三比原则：①比较价格的高低，合理选择；②比较质量的好坏，注重性价比；③比较运输距离的远近，综合考虑成本及公司的实际需求，保证经济效益。（3）五勤原则：①勤问原则：遇到对材料货源情况比较熟悉的人员需要多问；②勤听原则：有材料方面的信息要多听，从中尽可能多的了解货源情况；③勤记原则：对材料货源、生产单位、物品材料的基本判定标准及其它的信息资料要做到勤记录④勤跑原则：对供应商及供货企业要勤跑，以便于切实掌握物品材料的第一手信息；⑤勤看原则：要经常深入仓库，了解库存的基本情况，对于库存情况做到心中有数。4.对初次进行合作的供应商进行调查了解，根据实际掌握的资料与信息做出相应的评价判定。对于符合项目要求的，方可与之开展业务往来与合作。5.负责对所有与公司有业务往来的供应商或供货企业进行定期的资质评价并给出明确的评价等级，针对不同的评价等级给出相应的处理意见。6.采购工作的开展应当做到精打细算，尽力降低公司的采购成本，避免出现浪费公司资金的情况。7.完成领导布置的其它各项工作。（五）项目仓储部职责1.部门职责：（1）认真做好物料及产品的收发管理工作；（2）仔细做好原材料和成品的标识与分类；（3）合理做好仓库区域的整体规划工作；（4）物料及产品的出入库应及时准确的做好记账工作，确保帐、物、卡的各项内容相符；（5）严格做好仓库的安全管理工作（防盗、防潮、防压、防碰伤与划伤等）；（6）协助财务部门做好仓库库存的定期盘点工作，及时对库存的滞存物料向主管领导提出合理的处理意见；（7）做好仓库的“6S”管理工作；（8）配合质检部门做好原材料的进货检验工作等；（9）及时准确的向财务部门提供仓库的相关库存报表；（10）做好仓库相关表单及台帐的归档管理工作。2.部门权限：（1）对不符合入库条件的各种原料，仓库有权拒收。（2）对不符合财务规定的各种领发单，仓库有权拒发。（3）对不符合领发规定的各种配件，有权拒发。（4）对入库的各种原辅料发现有总是时，有向主管部门反映的权限。（5）对货单不相符的原料入库，仓库有权拒收。（6）发现领料单与使用不相符时有权拒付，并有向主管部门反映的权限。（7）对不符合入库质量的产品，有权拒入库的权力，并有向主管部门反映的权限。（六）项目行政人事部职责1.负责项目制度建设与管理：（1）编制人力资源管理的各项规章制度及员工的日常行为规范并监督实施。（2）根据项目进行状况，及时对人力资源各项规章制度进行修改和完善。2.负责项目人力资源规划：（1）结合项目发展战略，综合分析项目人力资源现状和未来一段时间内人力资源供需状况，编制项目人力资源规划方案。（2）将所拟定的人力资源计划提交总经理审核，并根据其修改意见对人力资源计划进行修改与完善。（3）根据部门人员需求情况，提出内部人员调配方案（包括人员内部调入和调出），经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置。3.负责招聘管理：

（1）根据项目具体需要及各部门对员工的需求状况，编制员工需求计划。

（2）选择适当的招聘途径进行人员招聘。（3）人员面试组织工作。（4）做好被录用员工的入职手续办理工作。

4.负责培训管理：

（1）编制企业年度培训计划，报领导审批后执行。

（2）组织培训、培训效果评估、培训档案建立及管理。5.负责绩效考核：（1）建立健全绩效考核标准，编制考核办法及实施方案。（2）负责员工的日常考勤管理，进行统计、整理与分析工作。

（3）负责员工的考核、评优、评先的组织工作。（4）接受、处理有关员工绩效考核的投诉。（5）做好相应的职位说明书，并根据项目职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符。6.负责薪酬与福利制度制度：

（1）组织制定适合本项目的薪酬管理制度。（2）按规定做好日常工资计划、核算、发放及统计分析工作。（3）根据相关规定，负责办理员工的各项保险及福利事宜。7.负责其它人事工作：（1）执行项目的人力资源管理制度，办理员工的聘用、劳动合同的签订、调动、离职、解聘及劳动关系维保等日常的人事管理事宜。（2）组织员工的职称与技术等级评定。（3）企业人事档案管理及人力资源信息系统的维保工作。（4）劳动关系管理协调企业内部员工工作，维保良好的劳动关系。8.负责其它行政工作：（1）负责项目基础设施的建设与管理工作。（2）负责项目车间的消防等管理工作。（七）项目生产部职责1.生产部在生产部负责人的直接领导下，全面负责项目的生产管理工作。2.根据公司要求，合理安排组织人员及物料的调度安排，以按时完成项目下达的各项生产任务。3.充分调