项目档案管理办法

项目档案管理办法为贯彻《中华人民档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及铁道部有关档案管理的规章制度，规范项目部档案的收集、整理、立卷、归档工作，特制定本办法。（一）档案管理工作的责任主体项目部档案收集、整理、立卷、归档工作由产生公文以及公文原稿和有关材料部门负责，项目部综合部负责指导和检查档案的日常管理工作。（二）档案分类及档案收集的内容1．档案分类（1）文书档案（2）科技档案（3）设计资料档案（4）竣工资料档案（5）会议档案（6）设备仪器档案（7）劳动人事档案（8）招投标及合同档案（9）计划统计报表（10）会计档案2．收集内容（1）项目部各种重要会议和重大事件的通知、纪要、报告、讲话、简报、典型材料、总结等。（2）项目部形成的重要文件材料，包括命令、指示、重要通知、通报、请示、报告、批复、工作计划、总结、重要调查材料、计划文件、统计报表、会计凭证、会计账簿、会计报告等会计核算专业资料，归口收集、立卷归档。（3）项目部负责人参加上级机关召开的重要会议带回的文件、资料。（4）接收各种文件、资料。（5）因机构变动或采购重要设备接收的各种文件、资料。（6）各种招投标资料、合同。（7）设计单位交付的设计文件。（8）施工、监理单位报送的各类文件、资料。（9）施工单位、设备安装单位编制的竣工文件。（10）其他应该收集归档的文件、资料。（三）档案的整理各部门对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系，分门别类，使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。1．公文立卷归档公文办结后，反应时将公文以及公文原稿和有关材料整理（立卷）、归档。立卷由公文主办部门或公文形成部门负责。个人不得保存应归档的公文。重要会议形成的公文材料由主办部门立卷归档。立卷、归档应做到：（1）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。（2）正确反映的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。（3）立卷范围应按规定的范围归档，并根据公文内容确定保管期限。（4）应归档的公文要收集齐全，分类准确，组卷合理；卷内公文排列系统，编号清楚；案卷标题简明确切，言语通顺；装订要整齐、结实，卷皮字迹要工整。（5）在电子档案未推行前，按现行办法立卷、归档。2．公文销毁没有归档和存查价值的公文，经项目部有关人员鉴别和主管领导人批准，在立卷归档工作结束后销毁。一般公文在收发文薄上加盖“销毁”戳或清册销毁，秘密及以上公文要填写销毁清单，并有两人监销，保证不丢失、不漏销。（四）档案鉴定工作档案鉴定工作的主要方法是：根据档案的保存价值，从范围（政治、经济、文化）、从时间（现实的、当代的和将来的）、从有用性（作参考、做凭证）等各方面全面地估计和预测，确定需要保存的档案和保存时间，销毁已失去价值的档案，达到有区别有重点地保存档案。（五）档案保管工作有关部门要安排人员负责档案的保管工作，强化档案管理工作人员的教育和业务培训，提高档案管理人员的素养和业务能力。按照档案保护“六防”（防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防光）要求，配备和添置必要的设备设施，确保档案的安全防护和长期保存。（六）其它工程建设所有档案资料原则上不得外