企业档案管理指南

档案管理手册（试行版）

目录

一、分类方案

1.1档案分类方案

1.2档案分类、归档范围与保管期限表

二、管理措施

2.1归档文献整顿措施

2.2员工人事档案管理措施

2.3建设工程档案管理措施

2.4声像档案管理措施

2.5会计档案管理措施

三、规章制度

3.1档案保密制度

3.2档案保管制度

3.3档案记录制度

3.4档案运用查阅制度

3.5档案鉴定制度

3.6档案销毁制度

3.7档案库房管理制度

3.8档案防火安全制度

3.9档案管理的工作流程

四、其他

附表一案卷封面

附表二卷内文献目录

附表三备考表

附件四声像档案目录

附表五案卷封面

附表六卷内目录

一、分类方案

1.1档案分类方案

1.1.1目的

为了加强浙江环球集团企业档案工作整体建设与科学化、规范化、原则化管理，增进档案信息的开发

运用，根据企业档案管理规定，使档案资源更好地为企业生产经营服务，结合档案管理工作的实际状况，

特制定本分类方案。

L1.2合用范围

本方案重要合用于浙江环球集团企业集团本部。档案的分类整顿、组织案卷和排架管理，是各子企业

(版块)档案分类的基本根据。可参照执行。

LL3定义

(1)企业档案一是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保留价值的多种形

式的文献材料。

(2)类号一是指类目的标识符号。用以表达类目在分类体系中的位置和排列次序。

1.1.4管理职责

(1)浙江环球集团企业行政部负责制定《企业档案分类方案》。

(2)浙江环球集团企业所属各子企业参照执行《企业档案分类方案》。

1.L5分类原则

(1)浙江环球集团企业企业档案分类原则是以企业所有档案为对象，根据企业管理职能，结合企业

档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联络，既可满足企业档案分类管理的需要，又合适考

虑了此后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发运用。

（2）浙江环球集团企业企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际状况。为

了便于管理运用，本方案只设到二级类目。二级如下类目的设置，根据有关规定或实际状况可自行调整。

LL6类目的设置

（1）浙江环球集团企业企业档案分类设置五级类目。即：行政管理类、经营管理类、建设工程类、

会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定，不得变动。

（2）浙江环球集团企业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。《档案分类、归档

范围与保管期限表》中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。

（3）二级如下类目的设置，各子企业可根据有关规定和自身实际，参照《档案分类、归档范围与保

管期限表》中基本范围自行确定，一般不适宜超过三级。

（4）类目的级位表达上下位的从属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案

实体的类目可空号不用。

1.1.7分类措施

（1）行政管理类的归档文献采用：问题一年度一保管期限进行分类。

（2）经营管理类的I二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目先后设置。

（3）建设工程类的二级类目按工程开发先后次序设置。

（4）会计档案类的二级类目按文种设置。

1.1.8标识符号

（1）浙江环球集团企业企业档案分类中的类目的识符号，一律采用阿拉伯数字标识。

（2）浙江环球集团企业企业档案分类一级类目阿拉伯数字标识。即：

行政管理类---------------------------0

经营管理类---------------------------1

建设工程类2

会计档案类---------------------------3

特殊载体--------------------------------4

1.1.9档号编制与排列

(1)文书立卷以文献级排列，示例：0.2.2023-1

IIII案卷次序号

III年度

I二级类号

I一级类号

(2)文书以外按分类体系排列，示例：1.2.4-1

IIII卷内次序号

III三级类号

I二级类号

I一级类号

(3)行政管理类的归档文献以件为单位进行整顿，编号排列措施为：

①归档文献在分类措施最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议记录、纪要等成套

性文献可集中排列。

②归档文献依分类措施和排列次序逐件编号，在文献首页上端时空白位置加盖归档章并填写有关内

容。

(4)经营管理类、建设工程类的编号排列措施为：

①均采用按大类流水分属类的排列措施，即在每个二级类目内按项目开发先后次序编号排列。

②均不考虑案卷的保管期限与年度特性，以维护文献材料日勺系统和完整性，便于记录、鉴定、运用等

工作。

（5）会计档案类的编号排列措施：

①按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报表、帐簿、凭证、其他等四个二级类目次

序排列，每个二级类目内再分别按年度次序排列。

②案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。

（6）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷次序排列。个别企

业由于档案形成规律和运用特点不一样，为以便提供运用，在保持档案有机联络和成套性的原则下，可以

采用灵活的排列措施，但必须做到系列规律，井然有序。

1.2档案分类、归档范围及保管期限表

一级类目保管

类目名称基本范围备注

类别编号期限

0股权管理1.企业章程及修正案；

2.股东会、董事会、监事会形成的多种决

策、决定；

3.股本构造及有关权益确实定调整、股东永久

红利分派等

4.董事长出具的授权委托书、证明、函等视文献

有效期

行

限

政

权证1.非现行使用的营业执照、组织机构代码证、永久

管

商标证、税务登记证、资质证书及工商资

理

质申报资料；

类

企业沿革本企业机构设置、撤并、名称变更、组织沿革、永久

大事记

A

行政文献1.我司向上级单位报送的行政类请示及批长期

复，现平级单位的函等，支下级祈求或汇

报的批复等。

2.企业与外单位的法律纠纷诉讼案资料，劳

动协议纠纷案件资料等。

3.规章制度、规范性文献，上级单位下发时

规范性文献

4.与外单位签订的行政类协议、协议；短期

5.我司发文。

会议活动1.各类会议、文娱活动的告知。短期

2.政府重要领导人、著名人事视察本企业的长期

题词；3.总办公会议记录、纪要；

3.其他重要行政专题会议纪要、记录。

资产设备自有产权房产证、土地证原件（复印件）、购永久

房协议

2.固定资产购置与租赁审批、登记卡（簿）、

清单、使用阐明书、交接凭证；

3.房屋租赁协议长期

人事劳资1.员工名册（每月）、企业任免文献；永久

2.人员录取、转正、调配、退休、考核晋升长期

等申批记录、聘任、奖惩文献；

3.劳动工资年报、分派方案、员工职称、社

保材料

一级类目保管

类目名称基本范围备注

类别编号期限

4.员工教育培训记录短期

1综合类1.借贷、担保、信用协议（资金类）长期

2.企业宣传册、刊物、产品楼书、广告、宣传报永久

道的定稿及样本；

3.产品定价、调价请示及批复，

4.各类记录报表

经5.小区交接验收记录、交接明细表；长期

营6.重要投诉处理记录、客户关系管理记录；

管7.营销筹划书、展会等促销活动记录、购房优惠短期

理审批记录、房屋交货验收记录。

类销售协议类L商品房买卖协议；商品房补充协议；车库买卖永久

协议；协议等

2.产品阐明书

3.质量保证书；

4.明码标价书等

2建设工程L我司开发的所有楼盘的竣工资料和竣工图（电永久

建

子文档）

设

2.在建工程的前期和与工程施工同步的一系列资

工

料

程

3.市政工程招投标资料、竣工资料和竣工图

类

（电子文档）

3会计档案L会计凭证类、会计账簿、财务报表、财务有关按保

会

制度等；管期

计•»I_

4■业2.审计汇报、清算资料、会计年度预结算、种类限规

记录月、年报及分析、企业年检汇报、成本管理定

案

材料、经济核算及根据材料等

类

4声像档案1.政府重要领导人、著名人事视察我司形成的声永久

像资料；

2.我司有关人员参与外界组织的重要会议，会见

以及外事活动形成的声像资料；

特3.我司组织的重要会议、活动、比赛、表扬等形

种成的声像资料；

载记录我司重大项目、经典楼盘建设及竣工的声像

体资料；其他楼盘的调研资料；

类4.我司广告宣传活动、产品推荐会的声像资料；

5.我司每次总办会录音资料等。

一级类目类目名称基本范围保管备注

类别编号期限

电子档案1.我司0A系统中形成的永久和长期类文献（与

纸质文献同）；永久

2.工程建设中形成的材料；

特3.我司使用的多种数据文献；

利14.我司设备运行中所需要的操作系统；

载5.企业在重要外事、文娱活动、产品宣传活动中

体形成的材料；

类6.企业每次总办会的PPT

实物档案多种荣誉证书、奖状、奖牌、锦旗等永久

阐明:本表供子企业（版板）参照执行，也可根据实际状况自行调整或另行制定

二、管理措施

2.1归档文献整顿措施

2.1.1目的

为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文献整顿工作，提高档案工作的效率和质量，根据国家

档案局《归档文献整顿规则》(DA/T22-2023)、《归档文献整顿工作指南》(ISBN7-5000-6444-6),结合浙

江环球集团企业详细状况，特制定本措施。

2.1.2合用范围

本措施合用于浙江环球集团企业、各子企业办公文献归档的整顿。

2.1.3定义

(1)归档文献一是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保留的多种纸质

文献材料。

(2)归档文献整顿一是将归档文献以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有

序化的过程。

(3)件一是指归档文献日勺整顿单位。一般以每份文献为一件，文献正本与定稿为一件，正文与附件

为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与

复文可为一件。

2.1.4管理职责

(1)集团档案室负责归档文献整顿工作的指导、检查。

(2)各子企业职能部门负责归档文献的整顿和归档工作。

2.1.5整顿规定和整顿范围

（1）遵照文献日勺形成规律，保持文献之间的有机联络，辨别不一样价值，便于保管和运用。

（2）反应本单位职能活动，具有查考运用价值的文献材料均应整顿归档。执行《档案分类、归档范

围与保管期限表》。

2.1.6整顿

（1）质量规定

①归档文献应齐全完整。已破损的文献应予修整，字迹模糊或易退变的文献应予复制。

②整顿归档文献所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护规定。

（2）装订、分类、排列、编号、编目

①装订

归档文献应按件装订。

A.装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转

发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

B.装订时，尽量保持文献的原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、

下侧对齐。用线或无酸纸封套等符合档案保护规定的材料。

②分类

A.归档文献按照企业档案分类方案进行分类。即：问题一年度一保管期限，其中问题内只设一级类目。

B.形成的文献数量少，内部机构设置简朴的小单位可简化分类方案。归档文献可以采用年度、机构（问

题）、保管期限等特性进行分类，或将上述特性结合使用。

C.每个立档单位内的归档文献只能采用一种分类方案，同一全宗应保持分类方案稳定。

③排列

归档文献应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文献、记录报表

等成套性文献可集中排列。

④编号

归档文献应依分类方案和排列次序逐件编号，在文献首页上加案卷封面（见附表一），并填写有关内

容。填写归档章时应使用符合档案保护规定的书写材料。

A.件数；案卷内文献数。

B.年度：文献形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“自2023年01月至2023年12月”。

C.保管期限：归档文献保管期限的简称或代码。简称“永、长、短”，代码为“Y、C、D”。

D.页数：每一件归档文献的页数。文献中有图文的页面为一页。当归档文献上有页码时，无需重编；

当归档文献上无页码时，需要编页码。一般使用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，正页编在文献

的右下角，反页编在文献的左下角。

E.归档号：文献的分类编号。

⑤编目

归档文献应根据浙江环球集团企业档案分类方案和室编件号次序编制归档文献目录。归档文献应逐件

编目；来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文献目录（见附表二）设置次序号、责任者、文号、

题名、日期、页号、备注项目。

卷内文献目录附表二

次

序文号责任者题名日期页号备注

号

A.次序号：填写卷内文献次序号。一种文献一种号。

B.责任者：制发文献的组织或个人，即文献的发文机关或签名者。填写责任者项时使用全称或通用简

称，不能使用“本部”、“本局”、“我司”等含义不明、难以判断的简称。

C.文号：文献的发文字号。填写文号项时应照实抄录，不能省略。

D.题名：文献标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

E.日期：文献时形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2023年9月9日，标注为“20230909”。

F.页号：每一件归档文献的I页号。

G.备注：注释文献需阐明的状况。

（3）纸张尺寸、编制封面、电子版归档

①归档文献目录取纸幅面尺寸采用国际原则A4型（长X宽为297mmX210mm）。

②归档文献目录应装订成册并编制封面，目录编制成册的方式与分类方案一致。归档文献目录封面设

置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称

或规范化简称。

③各子企业档案部门应同步保留归档文献目录的电子版，并以年度为单位将归档文献目录刻制光盘保

留。

（4）装盒

将归档文献按室编件号次序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不一样年度、保管

期限、机构（问题）的归档文献不应放入同一档案盒内，装不满一盒时，应通过使用不一样厚度的档案盒来

处理，使文献不至弯曲受损。

①档案盒尺寸、著录项

A.项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mmX220mm（长X宽），盒脊厚度可

以根据需要设置为20nlm、30mm、40mm、50nlm等。

B.档案盒应根据摆放方式的不一样，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止

件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文献和最终一件文献的件号，中间用“一”号连接；盒

号即：档案盒的排列次序号，没有进馆任务的企业可不用填写。

②备考表（见附表三）

A.备考表置于盒内文献之后，项目包括盒内文献状况阐明、整顿人、检查人和日期。

B.盒内文献状况阐明：填写盒内文献缺损、修改、补充、移出、销毁等状况。

C.整顿人：负责整顿归档文献的人员姓名。

D.检查人：负责检查归档文献整顿质量的人员姓名（子企业为各办公室主任）。

E.日期：归档文献整顿完毕的日期。

2.2员工人事档案管理措施

2.2.1总则

（1）为加强企业职工档案管理，有效地保护和运用档案，提高科学管理水平，根据《中华人民

共和国档案法》有关规定，制定本规定。

（2）企业职工档案是企业人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中

形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作体现以及工作变动等状况的文献材料。

2.2.2机构和职责

（1）集团企业职工档案由集团企业人力资源职能机构管理。子企业（版块）职工档案由其办公室管理。

（2）职工离职、退休后，其档案由原所在企业（版块）在手续办妥5日内移交集团人力资源部保管，

并需装订成册放入专门的档案盒。人力资源部每月的25号前移交集团档案室保管。

（3）企业职工档案管理部门的职责:

①保管职工档案；

②搜集、鉴别和整顿职工档案材料；

③办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；

④登记职工工作变动状况；

⑤为有关部门提供职工状况；

⑥做好职工档案的安全、保密、保护工作；

⑦定期向集团档案室移交档案（指离职、退休）。

⑧办理其他有关事项。

2.2.3档案的内容

（1）企业职工档案的内容和分类：

①履历材料；

②自传材料；

③鉴定、考核、考察材料；

④评估岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评估技能的考绩、审批等材料）;

⑤政审材料；

⑥参与中国共产党、共青团及民主党派的材料；

⑦奖励材料；

⑧处分材料；

⑨招用、劳动协议，调动、聘任、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；

⑩其他可供企业参照的材料。

2.2.4职工档案材料的编目

每卷职工档案必须有详细的档案材料目录。

(1)按照类别排列次序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。

(2)每类目录之后，须留出适量的空行(6-10行)，供补充档案材料时使用。

(3)目录填写要对的，字迹要工整美观。

(4)填写目录后，要检查查对，做到精确无误。

(5)目录各栏目的填写。

①类别日勺填写。类号用中文，次序号用阿拉伯数字填写。如：第一类履历材料用中文“一”表达、第

一类材料的第一件用阿拉伯数字“1”表达。

②材料名称的填写。根据材料题目填写材料名称。无题目的材料，应确定题目；材料的题目过长，可

合适简化。确定或简化题目，必须确切反应材料的重要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容时,

须另行确定题目。

③材料形成时间时填写。一般采用材料落款标明的最终时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。

④.材料份数的填写。以每份完整的材料(包括正文和附件)为一份，用阿拉伯数字填写。

⑤材料页数的填写。填写材料的实际页数。

2.2.5企业职工档案材料的技术加工

为便于装订、保管和运用，延长档案材料的寿命，对某些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应

进行技术加工。其重要措施：

(1)对超过A4规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不

能剪裁的I材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的I详细状况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折

叠等措施。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。

(2)对破损、卷角、折皱和不大于A4规格的档案材料，要进行裱糊。裱糊用的衬纸，必须采用白纸;

浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张；裱糊后日勺档案材料要晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。

(3)对过窄或破损未空出装订线的I档案材料，须加边，保证装订，不压字、不损害材料内容。

(4)拆除档案材料上的大头针、回引针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。

2.2.6企业职工档案材料装订

每个职工的档案材料，必须装订成卷，做到案卷整洁、平整、装订牢固，详细措施：

(1)目录置于卷首，材料排列次序与目录相符。

(2)将目录与材料查对无误。

(3)理齐档案材料。材料条件好的应做到四边整洁，条件较差的，以左边和下边两边为齐。

(4)打孔。在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔，孔距7.3厘米，用专用档案装订线装订。

(5)使用国家统一规定的原则职工档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名。

(6)装盒。将装订好的案卷装入职工档案盒中，填写姓名、档案号和籍贯。

(7)职工档案整顿装订成卷后，必须进行认真细致的检查。

2.2.7企业职工档案书写质量规定

企业职工档案必须保证书写质量，字迹要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色签字笔，不得使用铅笔、

圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料。

2.2.8整顿工作的注意事项

企业职工档案整顿工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家

秘密法》和《企业档案管理制度》。

(1)不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

(2)不得私自处理或销毁档案材料。整顿中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查同意

后分别状况予以处理。

(3)在整顿档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止损毁、丢失档案材料和泄露档案内容，保证档

案安全。

(4)后续档案材料的整顿。后续职工档案材料，每三个月整顿一次，将材料内容填写到对应的目录中，

并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内，将材料装订到案卷中。

2.2.9档案的搜集、保管和销毁

(1)人力资源职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩、薪酬等所形成的材料要及时搜集，整顿立

卷，保持档案的完整。

(2)立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清晰、手续齐备。材料须经有关领导审查盖

章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

(3)企业职工档案材料统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

(4)按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导同意。

(5)集团人力资源职能机构按2.2.3内容结合既有职工人事档案的详细内容制作目录。各子企业(版块)

参照。

(6)严禁任何人私自保留他人档案或运用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严厉处理。

对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

(7)职工档案管理部门应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

2.2.10档案时提供运用

因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

(1)外单位人员查阅档案应凭盖有单位公章的简介信。

(2)档案除特殊状况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交汇报，阐明理由，经游总或潘

总同意，严格履行登记手续，并按期偿还。

(3)任何个人不得查阅或借用本人的档案。

(4)因工作需要从档案中取证的，须请示游总或潘总签字同意后才能复制办理。

2.3建设工程档案管理措施

2.3.1目的

为加强房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为房地产管理工作服务，根据《中华

人民共和国档案法》、《中华人民共和国都市房地产管理法》、《建设工程文献归档整顿规范》、《都市建设档

案管理规定》等法律法规，制定本措施。

2.3.2定义

建设工程档案是指在工程项目的建设、使用、管理等工作中形成的具有保留价值的文字、图表、声像

等不一样形式的历史记录。

2.3.3合用范围

本措施合用于浙江环球集团企业建设工程档案的管理。

2.3.4管理原则与管理职能

(1)管理原则

①建设工程档案管理工作以权属档案管理为关键，遵照统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、

授权使用的原则。

(2)管理职能

①浙江环球集团企业负责制定建设工程档案管理措施，指导和监督房产企业的工程项目档案管理工

作。

2.3.5归档范围按《建设工程文献归档范围》、结合工程实际。

建设工程文献归档范围

保留单位和保管期限

序

归档文献建设施工设计监理城建

号

单位单位单位单位档案馆

工程准备阶段文献

一立项文献

1项目提议书永久V

2项目提议书审批意见及前期工作告知书永久V

3可行性研究汇报及附件永久V

4可行性研究汇报审批意见永久V

5有关立项有关的会议纪要、领导发言永久V

6专家提议文献永久V

7调查资料及项目评估研究材料长期V

二建设用地、征地、拆迁文献

1选址申请及选址规划意见告知书永久V

2用地申请汇报及县级以上人民政府城镇建设用地同意书永久V

3拆迁安顿意见、协议、方案等长期V

4建设用地规划许可证及其附件永久V

5划拨建设用地文献永久V

6国有土地使用证永久V

三勘察、测绘、设计文献

1工程地质勘察汇报永久永久V

2水文地质勘察汇报、自然条件、地震调查永久永久V

3建设用地钉桩告知单（书）永久V

4地形测量和拔地测量成果汇报永久永久V

5申报的规划设计条件和规划设计条件告知书永久长期V

6初步设计图纸和阐明长期长期

7技术设计图纸和阐明长期长期

8审定设计方案告知书及审查意见长期长期V

有关行政主管部门（人防、环境保护、消防、交通、园林、市政、

9文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）同意文献或永久V

获得的有关协议。

10施工图及其阐明长期长期

11设计计算书长期长期

12政府有关部门对施工图设计文献的审批意见永久长期V

四招投标文献

1勘察设计招投标文献长期

2勘察设计承包协议长期长期V

3施工招投标文献长期

4施工承包协议长期长期V

5工程监理招投标文献长期

6监理委托协议长期长期V

五动工审批文献

1建设项目列入年度计划日勺申报文献永久V

2建设项目列入年度的批复文献或年度计划项目表永久V

3规划审批申报表及报送的文献和图纸永久

4建设工程规划许可证及其附件永久V

5建设工程动工审查表永久

6建设工程施工许可证永久V

7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期V

8工程质量监督手续长期V

六财务文献

1工程投资估算材料短期

2工程设计概算材料短期

3施工图预算材料短期

4施工预算短期

七建设、施工、监理机构及负责人

1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期V

2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期V

3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期V

监理文献

1监理规划

(1)监理规划长期短期V

(2)监理实行细则长期短期V

(3)监理部总控制计划等长期短期

2监理月报中的有关质量问题长期长期V

3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期V

4进度控制

(1)工程动工/复工审批表长期长期V

(2)工程动工/复工暂停令长期长期V

5质量控制

(1)不合格项目告知长期长期V

(2)质量事故汇报及处理意见长期长期V

6造价控制

(1)预付款报审与支付短期

(2)月付款报审与支付短期

(3)设计变更、洽商费用报审与签认长期

(4)工程竣工决算审核意见书长期V

7分包资质

(1)分包单位资质材料长期

(2)供货单位资质材料长期

(3)试验等单位资质材料长期

8监理告知

(1)有关进度控制的监理告知长期长期

(2)有关质量控制的监理告知长期长期

(3)有关造价控制的监理告知长期长期

9协议与其他事项管理

(1)工程延期汇报及审批永久长期V

(2)费用索赔汇报及审批长期长期

(3)协议争议、违约汇报及处理意见永久长期V

(4)协议变更材料长期长期V

10监理工作总结

(1)专题总结长期短期

(2)月报总结长期短期

(3)工程竣工总结长期长期V

(4)质量评价意见汇报长期长期V

施工文献

一建设安装工程

（一）土建（建筑与构造）工程

1施工技术准备文献

(1)施工组织设计长期

(2)技术交底长期长期

(3)图纸会审记录长期长期长期V

(4)施工预算的编制和审查短期短期

(5)施工日志短期短期

2施工现场准备

(1)控制网设置资料长期长期V

(2)工程定位测量资料长期长期V

(3)基槽开挖线测量资料长期长期V

(4)施工安全措施短期短期

(5)施工环境保护措施短期短期

3地基处理记录

(1)地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期V

(2)验槽记录和地基处理记录永久长期V

(3)桩基施工记录永久长期V

(4)试桩记录长期长期V

4工程图纸变更记录

(1)设计会议会审记录永久长期长期V

(2)设计变更记录永久长期长期V

(3)工程洽商记录永久长期长期V

5施工材料预制构件质量证明文献及复试试验汇报

砂、石、不专、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集

(1)长期V

料试验汇总表

砂、石、传、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集

(2)长期V

料出厂证明文献

砂、石、成、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试

⑶长期

验汇报

(4)预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期V

(5)工程物质选样送审表短期

(6)进场物质批次汇总表短期

(7)工程物质进场报验表短期

6施工试验记录

(1)土壤（素土、灰土）干密度试验汇报长期V

(2)土壤（素土、灰土）击实试验汇报长期V

(3)砂浆配合比告知单长期

(4)砂浆（试块）抗压强度试验汇报长期V

(5)混凝土配合比告知单长期

(6)混凝土（试