费用管理制度规定

5/5费用管理规定V1.0（2015年4月预定版）第一章序则一、目的：为加强公司费用管理，规范报销审批流程，严格控制费用支出，特制订该规定。二、费用报销规范要求：1.费用报销人必须按费用支出类型填写费用报销单，书写字迹清楚、无涂改痕迹，所发生费用要开具正规发票及相关附件背后必须签字，并按填写顺序附后。2.每周五报销一次，特殊情况除外。三、各部门审核职责：1.部门领导审核：主要审核费用发生的合理性、真实性、是否需要支付；2.财务审核：主要审核金额填写是否正确，是否超过公司规定标准，金额与所附单据内容是否相符；3.总经理审核：审核费用发生的合理性、必要性。四、借款标准及流程1.员工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超过其1个月工资总额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）；2.试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由部门主管担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，部门主管应负连带责任；3.员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部领取现金或确认转账(原则上以转账为主)；手续或未还清欠款的不得再借；4.员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资是扣回；5.单笔借支或报销金额超过5000元，需要提前一天通知出纳备款。6.流程财务部主管审核部门主管审批财务部主管审核部门主管审批借款人填写借款单 借款人领款签字出纳审核并付款总经理审批借款人领款签字出纳审核并付款总经理审批 五、费用报销单填写及票据粘贴要求为规范报销程序，提高工作效率，报销人员要做好单据填制。1.自觉把关：费用要确实为公司利益而发生，并取得有关原始单据的证明。对原始单据要严格把关，尽一切可能取得正规发票（打印发票）。票据要有章，内容填写要齐全，包括时间、地点、项目、金额大小写等有关内容。对模糊不清或填写内容不齐全，或有涂改迹象的票据一律不予报销；2.填单：填写要有费用发生的时间、费用内容、填单人、填单时间四项基本内容，对填写不规范或内容不齐全的票据一律退回；3.流水：按照票据的类别和根据时间发生的顺序，由后向前，由右向左依次粘贴，以保证查阅时由前向后阅览的流水顺序；4.粘贴：粘贴要平整，不露上边线和右边线，从右向左稍微摊开依次粘贴，粘贴要统一规范，摊开的距离在贴完该类票据正好达到左边线，并整齐规整，靠近左边线左上角部分可厚一点，从左边线左上角向右边线右下角依次递展。5.费用报销流程财务部主管审批经办人填写报销单财务部主管审批经办人填写报销单部门主管签字 总经理审批经办人签字领款或收款出纳审核并付款 总经理审批经办人签字领款或收款出纳审核并付款 第二章差旅费管理一、定义差旅费：因公出差发生的各种费用性支出，包括住宿费、餐费、交通费（含同城、异地）。出差：指当天无法返回的因公出差。二、职责报销人：出差申请提出、差旅费报销单据填写、原始票据的粘贴，提请审批；报销部门主管：出差及报销单据的审批；财务部：报销单据的审核、差旅费的账务处理、费用支出款项核销。三、内容1.出差申请程序因工作需要出差，无论是否借款，出差均应填写《出差申请单》，明确出差任务、出行路线、出差时间等相关事宜，《出差申请单》应由部门负责人或授权人代理审核签字。若同次出差任务涉及多部门员工的，应按部门分别填制《出差申请单》。未经过审批的，不予借支和报销差旅费。2.差旅费报销标准2.1交通费标准职级等级标准飞机火车其他总经理经济舱实报实报中层管理人员经济舱硬卧（座）一般办事人员经济舱硬卧（座）2.1.1出差邻近各地市于当天往返的，其往返车船票、交通费按实报销；2.1.2如因公出差的特殊性，经总经理同意可换用非本职级交通工具；2.1.3到达出差地的交通按使用要求报销，尽量选择折中交通工具；2.1.4不同职级人员同时出差按高级人员标准报销；2.1.5其他2.2出差补助标准级别分类出差至京、沪、苏、浙、粤、闽地区标准出差至京、津、沪、苏、浙、闽、粤以外地区标准总经理200元/人，天160元/人，天中层管理人员150元/人，天120元/人，天一般办事人员100元/人，天80元/人，天2.2.1出差当地公司设有办事处的，如有住宿条件，应尽量选择公司住宿，住宿尽量以公司规定的商务或连锁快捷酒店为主，若因会议要求有统一安排应提前报备；2.2.2不同职级人员同时出差按高级别人员标准报销；2.2.3出差人员有招待费的应扣除餐费补贴。3.附件《出差申请表》、《出差报告书》、《员工出差费用支付申请表》。第三章业务招待费管理一、范围本标准规定了公司招待费的定义、使用管理、报销、监督二、定义招待费：公司为生产经营业务的需要而支付的各种接待、交际应酬费，包括在招待地发生的用餐费、礼品费和各种娱乐费用等。三、招待费基本标准档次基本标准适用对象审批人A≤200元/人非常重要客户总经理B≤150元/人重要客户主管C≤100元/人一般客户主管备注：除啤酒外，红酒、白酒实行领取制度；宴请部门陪同人数原则上应少于来访人数，招待对象在10人以内原则上陪餐人数不得超过3人，超过10人的原则上不得超过招待对象人数的三分之一。四、管理原则：1.招待费的使用应遵循节约的原则，不铺张浪费；2.按接待标准，禁止超标支出业务招待费；3.需要支出业务招待费的，招待人员应事先填写《业务招待费审批单》，经批准后填写《业务招待费申请表》特殊情况必须向审批人提前口头申请，获批准后方可施行，回公司后必须补办手续，未经审批的《业务招待费申请表》财务部有权拒绝报销；4.业务招待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼品，不得挪作他用。5.招待需要的烟、茶叶、酒水，统一由综合部根据接待部门的申请进行安排，其他人员不得自行购买。6.招待费需开具正式发票，打收据和白条的一律拒绝报销。7.附件《业务招待费审批单》、《业务招待费申请表》。第四章备用金管理一、范围：为保证公司业务的合理需要，按审批权限批准后，采购人员、市场部人员以及经常出差人员可凭借款单审批后想财务部预借一定数额的备用金（以银行转账为主），最高限额为10000元，特殊情况除外；二、要求：必须提前至少一天申请；三、员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，逾期不还的，依次从工资中扣回。第五章低值易耗品管理规定一、范围：本制度规定了低值易耗品的申购、采购、保管、领用和发放等内容。二、定义：低值易耗：主要包括书写工具、纸本系列、文具系列、会计用品、单据凭证、打印机、复印机、饮水机等等。三、职责：1.使用部门或使用人提出低值易耗使用申购需求；2.综合部负责申购审批、报批，并在获准后安排采购；3.综合部物资管理员负责常规低值易耗品使用统计、申购、入库、保管和发放；4.物资采购员执行采购工作；5.财务部负责审核采购审批手续和报销手续的完整性，同时审计采购价格。四、月度采购常规低值易耗品((办公文具、纸张、易耗品等)由综合部物资管理员统计各部门月度使用需求情况，于每月30日编制下月“常规低值易耗月度采购计划”，报总经理审核，经审批后执行采购。五、临时采购1.各部门因临时增加低值易耗品需求时，应由使用部门填写“采购申请单”，之后交由综合部审核、报总经理审批后执行采购；2.临时采购报销时应提供审批程序完整的“采购申请单”，同时应有使用人的签收确认。六、发放1.应根据节省开支原则，结合各部门实际需要，由综合部统一把关；2.领用时由领用人填写“物品领用登记表或物品领用单”并签名确认；3.物资管理员应建立