会展策划与管理-复习课件

《会展策划与管理》复习课件1考试时间：6月23日晚：6:30-8:30（比平时上课提早30分钟）考试方式：开卷考试请携带有效证件（身份证、学生证、学生卡）考试过程中不能使用电子设备（手机、电脑等）会展策划与管理第1章会展策划概述第2章会展调查与分析第3章会展目标策划与选题立项第4章会议活动策划与组织第5章会展策划案的写作第6章会展设计与品牌策划第7章会展宣传与营销第8章会展项目管理策略第9章会展人力资源策划与管理第10章会展项目的实施与管理第11章会展相关活动策划2第一章会展策划概述第一节会展概述第二节会展策划的概念、特点、作用第三节会展策划的基本原则第四节会展策划的内容和流程3第一节会展概述会展是什么：会展就是会议、展览等集体性活动的简称，是指在一定地域空间，由多个人集聚在一起形成的，定期或不定期的集体性的物质、文化交流活动。现代会展作为一种经济产业及城市的社会生活方式和文化现象，作用日趋重要，给人们提供了信息交换，商品购销，情感交流，文化娱乐等方式的一个重要平台国际会展定义的三大流派：欧派（M&C即会议与展览）美派（MICE公司会议、奖励旅游、协会和社团组织会议、展览会）综合派（MICEE多了节事活动）。4会展：A、会议：B、展览：为达到一定目的，以直观性物品陈列位主要方式、有严密组织的集中展示活动现场销售的展览可以叫做展销会C、会展旅游：由于会议活动而产生的一种旅游活动形式包括：会议旅游、会展旅游、奖励旅游、节事旅游5会展分类：按内容（专业性、综合性）按性质（贸易性、消费性）按参与者范围（国际、国内、区域、地方、公司）按是否定期（定期、不定期）按展览方式（实地、虚拟）现代商业会展目的：商贸促销，通常不现场销售产品要素：参展商品的供应商组织者和管理者展厅目标客户类型：商贸会展：BtoB消费者会展：BtoC综合会展（成增长趋势）6会展特点：五大要素：展览会主体、展会经营部门和机构、展会客体、参展观众、展览市场。五大特点：信息性、创新性、艺术性、综合性、亲历性功能与作用：国家和社会（促进进出口、招商、教育）企业（促销、信息交流、树形象）城市（促进基础设施建设、提高知名度、促进第三产业发展）经济拉动特性（1:10）。会展行业发展迅速，发展潜力巨大2008年全国会展活动项目总量达20万个经贸展览会的总量达到4490个展览会展出总面积为4517万平方米会展从业总人数为675万人，占全国就业人数的0.89%；会展业总收入为360亿元，贡献占全国GDP的0.12%

——（2010-2015中国会展业投资分析及前景预测报告）7会展业涵盖范围举办场所（会议中心、体育场馆、展览中心）酒店度假村等类似接待设施会展策划、组织、实施的制作者会展经营者和所有者主办方或发起者参展方会展服务公司和广告公关公司会展参观者和购买者8作为会展的组织策划者，关注：会展预算收益的来源：政府拨款、门票收入、注册费、赞助费、广告费等营销的挑战，发现市场空白,并通过策划会展填补自我认同和实现第二节会展策划的概念策划：策划是指人们为实现预定目标，事先筹谋、计划、设计的社会活动过程，是在综合运用信息的基础上，运用现代科学方法，寻求实现目标的最佳方案的创造性思维活动过程。策划是综合性的系统工程，目标是起点，信息是基础，创意是核心。关键词：实现预定目标综合运用信息运用现代科学方法寻求最佳方案创造性思维活动9策划过程：预测和决策——大胆设想，小心求证策划内容：包括战略策划和战术策划战略策划：统筹资源环境、确定长远目标和方针战术策划：更强的操作性，设计细节运作策划的性质：运用知识、信息、智慧进行复杂脑力劳动的过程极为复杂的综合性思维工程属于提供智慧的智力资讯业策划的范围：普遍存在于人类行为之中10策划的要素必需有明确的主题目标有针对性的收集调查信息和资源必需有崭新的创意（大胆假设）新颖、奇特，使人印象深刻，打动对方的心必需有现实的可能性（小心论证）人力、物力、财力、技术、时间、空间11会展策划：为了实现会展活动的目标，在深入、全面分析会展信息的基础上，运用科学的策划方法，制订会展活动最佳方案的过程。关键词：实现预定目标、分析信息、运用科学方法、制定方案会展策划所包含的策划内容要点：策划者策划对象策划依据策划方案策划评估要素策划效果评估12（二）会展策划的特点（1）目的性会展策划是目的性很强的活动策划的第一步就是明确目的（2）系统性对整个活动的运筹规划，是个系统的综合的过程成功的会展策划源于对社会资源的有效利用，减少策划的随意性、无序性，提高效率（3）风险性策划方案是在假设的基础上指定的，但是，环境是不断变化的（4）可行性会展策划在市场中要切实可行13（三）会展策划的作用战略指导作用：会展场地、规模、主题和时间、品牌、主要合作伙伴实施规划作用：是会展活动具体的行动计划进程的约束作用规划、控制、制约活动进展效果的控制作用预测监督会展活动效果规范的运用作用使会展的运作趋于科学、合理和规范14第三节会展策划的基本原则（一）目的性原则（利益主导原则）：自身、客户、参展商（二）可操作性原则：（三）创新性原则：会展理念创新目标选择与决策创新组织与管理的创新会展设计的创新（四）有效性原则：需要达到预期效果、达到目的性原则（五）规范性原则：遵守法律与道德。15第四节会展策划的基本内容和流程会展策划的内容：1.会展调查与分析经济结构、产业结构、地理位置、交通状况、展览设施条件参观者动机：降低风险，增加收益，领先竞争对手节省时间和金钱提高参观者的知识和声誉参展商动机：寻找有效的直销方式服务现有客户/发现潜在客户介绍新产品/收集反馈信息/产品市场测试/强化市场印象下订单/招募代表和分销商会展市场竞争会展环境、支持单位调查162.会展决策与计划：确定目标→实施计划《形成策划书》（后续章节介绍）3.会展运作与实施会展广告宣传媒体广告：报纸、杂志、网站、广播电视等新闻发布会、行业研讨会户外广告：海报、灯箱、广告牌、横幅、彩旗等组织招展工作：建立潜在客户名单设计并发放参展说明书展会相关活动的策划安排工作分工：招展组团、设计施工、展品运输、宣传联络、行政后勤、展台工作、后续工作分清工作间的主次、时序关系检查工作进度和质量4.会展效果评价和测定17第2章会展调查与分析第一节会展调查的提供者和使用者第二节会展调查的分类第三节会展调查的过程第四节会展调查的基本方法一、市场调查基础定义：用科学的方法，有目的系统地收集、记录、整理和分析市场信息，了解市场发展变化的现状和趋势，为市场预测和管理决策提供科学依据的过程任务：透过市场的偶然性、复杂性、流动性、模糊性，认识市场需求和商品流通客观性、必然性、规律性和确定性，揭示市场本质和发展规律，更好满足市场需求数量化市场需求明确商品适销对路的途径寻找企业合理的市场营销途径和手段原则：实事求是的原则系统性原则反馈性原则19第一节会展调查的提供者和使用者一、会展调查的提供者1.会展行业的专门机构-来自会展行业内部会展咨询、策划公司、广告代理商、现场服务公司会展调查目的：为会展策划做必要的咨询准备便于会展招商招展20国内专业咨询公司仅刚起步各类调查提供者多为数据收集一、会展调查的提供者2.市场调研行业调研展会、展会效果评估3.企业营销调研企业是大多数市场调研的发起者和消费者接近于商业情报收集美国2/3的的加大规模公司建立了市场情报调研机构或部门21二、市场调研的使用者当地政府会展经济与区域经济发展的战略和政策宣传推广城市文化会展组办方确定会展的各项策略：主题、时间、招商对象依据调研结果，准备具体会展计划制定预算参展商参展成本高，需要决策支持22第二节会展调研的内容种类1.项目调研宏观调研，确定项目类型2.主题调研3.场馆调研硬件条件调研软件条件调研服务水平调研4.规模调研参与人数调研目标市场确定5.市场竞争调研同类展会的时间、主题、效果、满意度等6.住民意识调研扰民程度居民承受度7.环境影响调研23第三节会展调查流程1.准备阶段确定调查的任务和目的设计调查方案：调查目标总体、抽样方法、调查样本组建调查队伍2.调查阶段完成与市场预测有关资料收集3.整理阶段对收集资料的鉴别和整理、统计分析4.总结阶段撰写调查报告总结调查成果后续跟踪调研成果的应用24*调查资料的整理调查资料审核是否齐全是否准确调查资料准确性检验是否存在明显错误，调查口径、计算方法、计量单位是否统一随机抽样误差调查对象误差、调查员误差、研究人员误差调查资料分类处理（Excel、SPSS）接受基本正确、符合要求的调查资料将问题较多的调查资料作废对问题较少的调查资料进行补充完善，再进行使用25第四节会展调查的方法市场调查的分类调查对象范围分类全面调查对全体调查对象进行调查受各种资源限制：时间、资金、人力抽样调查抽取全体调查对象中的部分具有代表性的若干个体进行调查，通过统计分析方法判断全体调查对象调查途径分类直接调查：通过书面、电话、专访等形式直接向调查者获取资料包括观察法和实验法间接调查：通过相关因素调查分析，推断所需资料的做法26市场调查的方法-文案调查法（二手资料调查分析)特点：二手资料文献类信息为主成本低资料容易获取收集时间短不足：时效性差，难以反映现实中正在发生的新情况、新问题数据资料最解决具体问题的针对性较差数据资料的准确程度难以控制数据来源组办单位内部：业务资料、统计资料、财务资料、会展项目管理系统、其他资料外部资料：相关统计资料、专业机构组织发布数据、参展商、相关研究成果（图书文献）、生产经营机构提供数据、行业协会27调查法（调查问卷）面访调查：获取资料内容丰富、质量好、具有较好的代表性费用高、时间长、访问成功率低、实施质量难于控制电话调查：节约费用、时间、调查对象范围广、获得数据更真实易于控制调查质量抽样总体与目标总体不一致、调查内容难于深入、成功率低邮寄调查：保密性强、调查趋于广、费用低、无调查偏差回复率低、调查周期长、问卷质量难以控制、调查对象的限制网上调查：成本低、调查速度快调查对象的局限性、回答率难以控制28第五节调查结构分析和市场预测1.市场预测的概念以市场调查所获得的信息资料为基础运用科学方法，对未来一定时期内市场发展状况和发展趋势作出正确的估计和判断29市场预测的层次：商品层次：单项商品预测、同类商品预测、消费对象预测、商品总量预测空间层次：全国（全球）性市场、地区性市场、当地市场时间层次：短期（日周旬月）、近期（月季）：针对中小型，即时举办活动，讲究活动预测时效性中期（1~5年）、长期（>5年）：针对中型规模，需要进行具体筹办的节事活动项目需求特性层次:潜在市场：具有理论上价值有效市场：感兴趣、有购买能力目标市场：渗透市场：正在购买产品的客户群体30预测方法1：集合意见法活动立项或举办人员，根据活动项目的主体内容，对市场未来的需求趋势提供个人预测意见，在集合大家意见作出市场预测的方法步骤提出预测活动项目、预测期限要求，提供相关背景资料相关人员凭借个人经验和分析判断能力，提出预测方案计算预测方案的期望值计算分类综合预测值确定最后的预测值312.德尔菲法(DelphiMethod)-专家小组法20c中叶美国兰德公司首先发明应用步骤：确定预测题目，选定专家小组制定征询表，准备相关材料采用匿名方式进行多轮函询用数学统计方法对最后一轮预测意见加以处理，作出预测结论32专家：12345678910平均中位第1轮7080755275455060546362.460第2轮7075735565475465606362.763第3轮7073706272555860636564.863德尔菲法优点和缺点优点：匿名性：充分发挥专家作用，集思广益反馈性：专家不断修正其预测意见统计性：专家意见经过统计处理，预测值趋于收敛缺点：专家主观意见，缺乏客观标准过程较为复杂，耗时较长333.购买意向调查法通过一定的调查方式选择一部分或全部潜在购买者，直接向他们了解预测其购买商品的意向，并在此基础上对商品的需求或销售作出预测步骤：把购买或参与意向划分为不同等级，用概率描述可能性大小向被调查者说明调查活动背景内容（主题、内容、特点、价格）被调查者明确参与意向计算购买比例期望值，计算参与意愿预测值34首先，要把消费者的购买意向分为不同等级，用相应的概率来描述其次，向被调查者说明所要调查的商品的性能、特点、价格，市场上同类商品的性能、价格等情况，以便使购买者能准确地做出选择判断，并请被调查者明确购买意向，即属于上表5种购买意向中的哪一种。第三，对购买意向调查资料进行综合，列出汇总表：35购买意向肯定购买可能购买未定可能不买肯定不买概率描述（P）100%80%50%20%0人数(户数)xix1x2x3x4x5

购买意向肯定购买可能购买未定可能不买肯定不买概率描述P100%80%50%20%036某电器销售公司要预测某市下半年音响设备的销售量，对该市居民进行音响设备购买意向调查．该市居民为12万户，样本为300户．调查资料显示：肯定购买4户，可能购买10户，未定20户，可能不买有110户，肯定不买156户。解：①计算购买比例期望值：

②计算下半年音响设备销售量预测值：

Y=E·N=14.7%×12=1.764（万件）该市下半年音响设备销售量预测值为1.764万件第3章会展目标策划与选题立项第一节会展参展目标与题材的选择第二节会展题材和主题的确立第三节展会项目立项策划37第一节会展参展目标与题材的选择一展会目标1.展会目标的概念2.常见的参展目标3.制定参展目标常见的问题二展会题材的选择1.展会题材的行业选择及方法2.企业选择展览会的相关因素3.企业展览会选择中的相关问题381.展会目标的概念会展目标：以引人注目的方式来吸引参展商、经销商、目标客户和观众来参与会展活动会展参加者：希望通过会展活动来达到的目标会展主办方：是举办会展的宗旨参展目标：展出者根据营销战略、市场条件和展会情况制定明确、具体的展出目的，并期望通过参展实现这一目的参展目标是展览策划、筹备、展出和后续等一系列工作的方向是每项工作评价的基础和标准392.常见的参展目标建立维护展出者形象引导市场调研向市场提供新产品或服务赢得媒体曝光率及公众关注结识大买家，建立新的客户关系想潜在客户提供产品和样品培训现有客户，争取潜在客户和零售商销售和成交增强口碑为商品经销代理打开门户40德国展览协会(AUMA)归纳展出目标基本目标:了解新市场、寻找出口机会、交流经验、了解发展趋势、了解竞争情况、检验自身竞争力、了解公司所处行业情况、寻求合作机会、向新市场介绍本公司和产品宣传目标建立个人关系、增强公司形象、了解客户需求、收集市场信息、加强与新闻媒介的关系、接触新客户、了解客户情况、挖掘现有客户潜力、训练职员调研及推想技术价格目标试探定价余地、将产品和服务推向市场销售目标扩大销售网络、寻找新代理、测试减少贸易层次的效果产品目标推出新产品、介绍新发明、了解新产品推销的成果、了解市场对产品系列的了解程度、扩大产品系列413.制定参展目标常见的问题目标不确定认为例行公事，不制定参展目标和会展计划目标抽象：“促进友谊，发展贸易”目标过高或过低目标过高，难于实现，失去指导意义过低，无不容易调动积极性目标没有可操作性目标缺少量化性赢得很多客户。。。目标随意变幻资源浪费、影响工作士气赢得50客户赢得5个媒体部门关注现场销售50000美元排除500份样品42二展会题材的选择会展题材：针对举办展览会计划要展出的展品范围企业选择展览会→实现展览目的企业选择展会需考虑的相关因素：1.展览种类和特性在特定市场、特定时间范围和特定行业领域的类似展览会中进行选择2.展览性质形象展or业务展行业展or综合展公众展or专业展零售展or订货展43企业选择展会需考虑的相关因素：3.展览时间地点时间：日程安排和订货季节地点：是否流通中心、配套是否合理4.展出方式集体展：政府、促进机构、行业协会、公司组合单独展：企业单独组展自主权更大，展出可更具特色人力、物力和财力消费较大5.目标观众产品市场客户定位44第二节会展题材和主题的确立一、会展题材的选择二、会展主题的确立45一、会展题材的选择会展题材的选择的参考因素：区域经济结构产业结构地理位置交通情况展览地设施、设施招展目标461.展会题材的行业选择及方法考虑本区域的优势产业和主导产业国家或本地区重点发展的产业通信设备、计算机及外设、家电、软件、生物医药、黄金珠宝、服装、钟表、家居用品等考虑政府扶持产业精细化工、汽车、装备型工业(以数控机床为代表)、私人飞机及豪华游艇制造业、制药、医疗器械、生物技术新材料与新能源、模具、电气设备制造业专用机械制造47目标客户-目标市场介绍会展为什么要确定选择目标市场：很难覆盖全部市场和领域没有足够的人力资源和资金利于满足目标市场的特定需求48目标市场模式49密集单一型市场选择一个细分市场，集中力量为之服务较小的企业一般这样专门填补市场的某一部分产品专门化集中生产一种产品并向所有顾客销售这种产品例如服装厂商向青年、中年和老年消费者销售高档服装，企业为不同的顾客提供不同种类的高档服装产品和服务，而不生产消费者需要的其他档次的服装市场专门化企业专门服务于某一特定顾客群，尽力满足他们的各种需求例如企业专门为老年消费者提供各种档次的服装有选择的专门化企业选择几个细分市场，每一个对企业的目标和资源利用都有一定的吸引力各细分市场彼此之间很少或根本没有任何联系50目标市场模式完全市场覆盖（相对）企业力图用各种产品满足各种顾客群体的需求，即以所有的细分市场作为目标市场一般只有实力强大的大企业才能采用这种策略例如上例中的服装厂商为不同年龄层次的顾客提供各种档次的服装512.展览会的题材选择分列题材：更专更细的过程对已有展览题材细分更小题材将小题材办成独立展会拓展题材：展览会扩大规模的一种方式现有展会不包含但密切相关的题材创新题材：需要充分的调研和分析现有展会从未涉及的产业作为展览题材风险较高，但有利于抢占市场，机会较多52二、会展主题的确立1.会展主题的概念与类型：主题思想会议主题展览主题2.会展主题的确定和选择考虑因素：地域优势、支柱产业、塑造品牌等确立过程：调研相关企业的资料（宣传册、产品说明等）分析潜在客户的需求调研类似展会展览主题综合以上信息确定展会主题53确定会展主题的注意事项与时俱进：结合潮流和时事避免已被过渡使用的主题顺应参展商、参观者和相关行业的个性KISS：简单轻巧54Keepitsmart&simple历届世博会主题年份国

家举办地主

题年份国

家举办地主

题1933美

国芝加哥一个世纪的进步1984美

国新奥尔良河流的世界

-水乃生命之源1935比利时布鲁塞尔通过竞争获取和平1985日

本筑

波居住与环境

-人类家居科技1937法

国巴

黎代世界的艺术和技术1986加拿大温哥华交通与运输1939美

国旧金山明日新世界1988澳大利亚布里斯班科技时代的休闲生活1958比利时布鲁塞尔科学、文明和人性1990日

本大

阪人类与自然1962美

国西雅图太空时代的人类1992西班牙塞维利亚发现的时代1964美

国纽

约通过理解走向和平1992意大利热那亚哥伦布

-船与海1967加拿大蒙特利尔人类与世界1993韩

国大

田新的起飞之路1968美

国圣安东尼奥美洲大陆的文化交流1998葡萄牙里斯本海洋

-未来的财富1970日

本大

阪人类的进步与和谐1999中

国云

南人与自然

-迈向21世纪1974美

国斯波坎无污染的进步2000德

国汉诺威人类

-自然

-科技

-发展1975日

本冲

绳海洋-充满希望的未来2005日

本爱知超越发展:大自然智慧的再发现1982美

国诺克斯维尔能源-世界的原动力2010中

国上

海城市，让生活更美好头脑风暴法（BrainStorming）头脑风暴法：美国创造学家奥斯本20世纪30年代提出适合于解决那些比较简单、严格确定的问题，以及需要大量的构思、创意的行业，比如：研究产品名称广告口号销售方法产品的多样化研究等BS发明目的：保证群体决策的创造性，提高决策质量群体决策中，成员心理相互作用影响，易屈于权威或大多数人意见，形成“群体思维”。群体思维削弱了群体的批判精神和创造力，损害决策的质量56头脑风暴法（BrainStorming）BS法激发创新思维的机理：联想反应：每一个新观念引发他人的思考热情感染：热烈讨论环境有利于突破固有观念束缚，有助于发挥创造性思维能力竞争意识：争强好胜的心理个人欲望：个人欲望自由，不受干扰和控制头脑风暴法要求：组织形式：讨论人员（5~10人）专业领域不同为宜，主持人、记录明确主题：提前通报与会人员57头脑风暴法基本原则：自由思考：即要求与会者尽可能解放思想，无拘无束地思考问题并畅所欲言，不必顾虑自己的想法或说法是否“离经叛道”或“荒唐可笑”。延迟评判：即要求与会者在会上不要对他人的设想评头论足，不要发表“这主意好极了！”“这种想法太离谱了！”之类的“捧杀句”或“扼杀句”。至于对设想的评判，留在会后组织专人考虑。以量求质：即鼓励与会者尽可能多而广地提出设想，以大量的设想来保证质量较高的设想的存在。结合改善：即鼓励与会者积极进行智力互补，在增加自己提出设想的同时，注意思考如何把两个或更多的设想结合成另一个更完善的设想。58头脑风暴法基本步骤1.会前准备：参与人、主持人、课题2.设想开发（风暴时间）3.设想分类与整理4.筛选，二次开发59第三节展会项目立项策划60展览立项(第一次办展)策划的主要涉及内容名称地点时间展品范围、会展规模、展会定位办展机构、招展计划、宣传推广和招商进度计划、现场管理计划、相关活动计划展会报批61一、展会的名称和地点1.展会的名称基本部分:表明展会性质和特征展览会、博览会、展销会、交易会限定部分:用来说明展会举办时间、地点和性质届、季、年中国、北京、国际、亚洲行业标识：表明展览题材和展品范围机械工业、进出口贸易、服装、鞋帽62限定部分行业标识基本部分第13届上海国际广告技术设备展览会2.展览地点的选择会展的举办区域（国家、地区、城市）交通便利经济发达有辐射功能国际性展会：对外交通和通关手续会展举办的场馆成本展期安排基础设施服务水平63二、办展机构主办单位拥有举办权并对活动承担主要法律责任的组织办展单位类型：承担主要法律责任并负责会展的策划、组织、操作和管理承担只要法律责任，但不参与实际策划、组织、操作和管理名义主办单位(强大的行业号召力)64高交会主办单位：商务部、科学技术部、工业和信息化部、国家发展和改革委员会、教育部、人力资源和社会保障部、农业部、国家知识产权局、中国科学院、中国工程院、深圳市人民政府二、办展机构承办单位：核心直接负责展会的实际策划、组织、管理、运作承担主要财务责任的组织单位大部分承办单位还需负责招商、宣传和推广高交会承办单位：深圳市中国国际高新技术成果交易中心65深圳市中国国际高新技术成果交易中心（1999年成立）

中国国际高新技术成果交易会的承办单位，负责高交会的组织实施工作利用高交会展览场地，组织各种形式的日常展览高交会交易中心是国际展览协会（UFI）的会员单位2008年更名为深圳会展中心管理有限责任公司主要负责：组织承办各类商业性和非商业性重要会展和品牌会展；负责深圳会展中心展馆经营管理；展览和会议的组织与经营；为展览和会议提供工程设计及施工、广告、餐饮、商务等配套服务二、办展机构协办单位（多为赞助、冠名公司）协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、管理、运作部分承担招商、宣传和推广等工作的组织机构责任：不承担财务责任，不承担重要的招商、宣传和推广工作支持单位对展会主办或承办单位的策划、组织、管理、运作，或对其他招商、宣传和推广等工作起支持作用的组织机构责任：不承担责任（法律责任和财务责任）

66选择好组织机构，并处理好他们之间的关系，可提高展会档次、规格和权威性，吸引媒体关注，扩大会展影响力，有效形成品牌效应三、办展时间策划展览时间的确定市场对目标产品需求的时间季节变化服装展高校毕业生供需见面会：单位需求和用人时间考虑假期因素展期的确定：展览的时间长度展期长成本高，通过科学决策判定通常为3-5天展览周期的确定受展会市场需求、气候等因素影响67四、展会定位实行展会识别策略市场细分，提供与众不同的价值服务选定目标参展商和观众根据提供的服务确定有效服务对象（抓重点）参展商类型、规模等积极传播展会形象将展会形象传递给目标市场（参展商和观众）创造差异化优势（SWOT）自我分析和比较68五、招展计划-筹备阶段最基础和重要的环节目标参展商数据库-数据的收集和整理目标参展商：可能参展企业客户（购买意向调查法）来源：行业企业名录、商会行业协会、主管部门专业报刊（杂志）、同类展会、专业网站、电话黄页收集信息：名称、地址、电话、邮箱、传真、网址、联系人、产品、种类、目标市场、企业规模合适的软件平台、合理的数据库设计、专业的信息录入招展价格标准展台价格、空地价格（特装展）参考因素：竞争、价格目标、行业状况、国内外参展商、新老客户、区域差异。。。实际操作：折扣策略6970招展方案：招展的总体规划和布局分析产业分布特点划分展区和展位确定招展价格编制发送招展函招展分工和代理展位营销招展预算招展进度安排71六、招商策划展会招商的概念邀请观众参观展会专业观众、普通观众有效观众、无效观众展会通讯办展机构项目标客户发放的展会情况宣传材料形式：报纸、图册或电子邮件内容：展会简报：时间、地点、Logo、特点优势等招展、招展通报：参展企业名录、重点报道部分参展商展会期间的相关通报：研讨会、信息发布会参展回执表展会招商方案考察它们是否具体可行、目标明确、重点突出、相互配套、彼此兼顾72附：SWOT分析73SWOT分析简介来自于麦肯锡咨询公司包括分析企业优势（Strength）劣势（Weakness）机会（Opportunity）威胁（Threats）。SWOT分析实际上是将对企业内、外部条件各方面内容进行综合和概括进而分析组织的优劣势、面临的机会和威胁的一种方法。可以帮助企业把资源和行动聚集在自己的强项和有最多机会的地方；并让企业的战略变得更加明朗可能的优势-S：价值链上每个环节的比较技术技能优势：独特的生产技术，低成本生产方法，领先的革新能力，雄厚的技术实力，完善的质量控制体系，丰富的营销经验，上乘的客户服务，卓越的大规模采购技能有形资产优势：先进的生产流水线，现代化车间和设备，拥有丰富的自然资源储存，吸引人的不动产地点，充足的资金，完备的资料信息无形资产优势：优秀的品牌形象，良好的商业信用，积极进取的公司文化人力资源优势：关键领域拥有专长的职员，积极上进的职员，很强的组织学习能力，丰富的经验组织体系优势：高质量的控制体系，完善的信息管理系统，忠诚的客户群，强大的融资能力竞争能力优势：产品开发周期短，强大的经销商网络，与供应商良好的伙伴关系，对市场环境变化的灵敏反应，市场份额的领导地位74可能的优势-S：建立和维持建立这种优势要多长时间?能够获得的优势有多大？

竞争对手做出有力反应需要多长时间？可能的劣势-W缺乏具有竞争意义的技能技术缺乏有竞争力的有形资产、无形资产、人力资源、组织资产关键领域里的竞争能力正在丧失75优势和劣势分析主要是着眼于企业自身的实力及其与竞争对手的比较机会和威胁分析将注意力放在外部环境的变化及对企业的可能影响上可能的机会-O客户群的扩大趋势或产品细分市场技能技术向新产品新业务转移，为更大客户群服务前向或后向整合市场进入壁垒降低获得购并竞争对手的能力市场需求增长强劲，可快速扩张出现向其他地理区域扩张，扩大市场份额的机会可能的威胁-T出现将进入市场的强大的新竞争对手替代品抢占公司销售额汇率和外贸政策的不利变动人口特征，社会消费方式的不利变动客户或供应商的谈判能力提高市场需求减少容易受到经济萧条和业务周期的冲击76七.会展项目立项和报批经贸类科技类国家地方国家地方国际展商务部市经贸委科技部市科委国内展工商总局市工商总局工商总局市工商总局国际会议外交部市外事办科技部市科委一般会展的审批程序会展审批七.会展项目立项和报批（1）会展举办单位的资格参见《商品展销会管理办法》：（2）会展项目的申报招商、招展方案和计划合作单位证明材料，联合/委托办展证明材料办展可行性报告责任承诺书场地租用情况证明材料安全防范工作方案上年度办展的总结和会刊其他相关材料（3）会展项目的审批第4章会议活动策划与组织第一节会议活动概述第二节会议活动策划第三节会议活动策划方案第四节会议策划相关内容79第一节会议活动概述80一、会议的概念“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循一定规则者，则谓之会议。”——孙中山《民权初步》《现代汉语词典，2000年增补本》会议是人们怀着各种不同的目的，有组织的聚集在一起的议事活动。“会”是聚合的意思，“议”是指商量讨论。81定义体现了会议的四个内涵特征：集体性、组织性、目的性、交流信息二、会议的类型（一）按会议举办主体划分，有公司会议、协会会议和非营利性机构会议等1.公司会议(companyOrcooperativemeeting)：目的：企业发展，应对竞争，计划和协调企业的发展目标、策略及各项指标等公司内部信息传递的最基本方式之一便是会议，因此公司类会议的数量极其庞大公司会议通常以管理、协调和技术等为主题，具体可分为：销售、发布会议经销商会议技术会议管理者会议股东会议等822.协会会议(associationmeeting)：协会：是由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成，通过它来交流、协商、研讨或解决本行业的最新发展、市场决策以及存在的问题协会类会议行业协会专业和科学协会教育协会技术协会等协会类会议常常与展览结合举行3.非营利性机构会议：政府机构会议工会组织政治团体会议以及宗教组织会议83（二）按会议的内容划分：商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、专业学术会议、政治性会议、培训会议等。商务型会议：是指公司和企业因业务和管理工作需要而参加的商务会议商务型会议一般在酒店召开，出席这类会议的一般是企业的管理人员和专业技术人员，与会者素质较高。度假型会议:是指企业以及事业单位利用周末或假期组织员工召开的带有度假休闲性质的会议。84展销会议：主要是由参加商品展销会、交易会和展览会的各类与会者召开的会议。文化交流会议：通常是指这种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流活动，这类会议通常以考察、交流等形式出现。专业学术会议：通常是指某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议，如专题研究会、学术报告会、专家评审会等政治性会议：是指国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题而召开的各种会议。会议可根据其内容采用大会和分组讨论等形式。培训会议：是指通过一个会期（一周或更长的时间）对某些专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新概念、新知识方面的理论培训培训可采用讨论、讨论（演讲）、演示等形式85（三）按会议的组织形式划分：年会、代表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会、座谈等。年会：是指同一公司、社团、财团、政党等立法、社会、经济团体等所举办的资讯及政策商讨会议，其目的在于使与会者建立共识并形成决策。年会议题可以涉及政治、贸易、科学或技术等领域。论坛：是指为了对共同有兴趣的某一或某些主题而举办的进行公开讨论的研讨会与会者的身份均要事先被认可，论坛的特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或者演讲者来主持，并有不少听众参与其中，各种各样的问题分别由小组组长和听众提出讨论专题学术讨论会：通常由某一领域的专家集会，就某一特定主题请专家发表观点，共同就问题加以讨论并做出建议。专题学术讨论会一般参与人数较多，期间在2～3天左右，进行方式较为正式86（四）按照会议的规模分类：小型会议：<100人中型会议：在100~1000之间大型会议：在1000~10000之间特大型会议：人数>10000，如节日聚会、庆祝大会等87（五）按照与会代表是来自国内还是国外，可以分为国内会议和国际会议国际会议：是来自不同国家的人们所参加的会议。国际会议的界定尚无统一的标准。根据ICCA规定，国际会议：至少有20％的外国与会者，与会人员总数不得少于50名。ICCA-InternationalCongressandConventionAssociation国内会议继续划分：全国性会议区域性会议单位性会议88三、会议的要素即会议的组成因素2011年博鳌论坛主题：“包容性发展”2011达沃斯经济论坛主题“新形势下的共同准则”89会议的构成要素包括:会议的主题、主办者、与会者、会议时间、会议场所和会议方式等（一）会议的主题是会议的核心和讨论的主要内容，是会议要商议或是解决的问题围绕会议的主题可选择一个或若干个议题展开讨论。（二）会议的主办者会议的主办者是会议活动的组织者会议的主办者具有决定会议的主题、参加者、时间、地点、形式以及选定承办者的权利，并承担会议的法律责任承办者是指被指定来负责会议组织工作的某个人或某个组织（三）与会者

参加会议的人通常被称为与会者、参会者等，从某种意义上来说，与会者是会议中最有力量的人物。当一个单位决定要组织一场会议的时候，它的目标是使与会者认为参加这次会议是值得的，如果没有出席者参会的话，那也就没有了会议（四）会议的时间会议的时间是指在何时召开多长时间的会议。会议时间的选定应考虑到多数与会者的方便性及主题的时效性（五）会议的地点会议举办的区位及具体的场所，不同的会议对其举办的区位与场所有不同的要求选择的依据主要:会议的背景主题会议场所的软硬件设施等条件90四、会议的筹备步骤主办者决定举办会议选择或聘请承办者指定策划委员会确定会议目标选择会址选择发言者市场营销和推广举行会议91第二节会议的策划92会议策划管理成立策划工作小组策划工作小组通常由会议的主办者或是主办者与承办者的成员共同组成策划工作小组应具有会议组织经验及专业知识会议策划方案主要内容：会议宗旨会议名称会议主题会议参加者会议规模与层次会议时间会议地点会议议程会议宣传推广计划会议预算会议工作进程表等#93一、确定会议目标和宗旨举办会议的原因举办会议的目标为什么会吸引与会者94吸引与会者的因素比例%高质量的教育93完善的配套服务78理想的目的地73著名的演讲人68充足的休闲时间35明确会议宗旨所谓会议宗旨就是指举办某一特定会议的目的，会议的主办者应以准确和简明的语言加以阐明。博鳌亚洲论坛宗旨：立足亚洲，深化亚洲各国间的经济交流、协调与合作;同时又面向世界，增强亚洲与世界其它地区的对话与经济联系；为政府、企业及专家学者等提供一个共商经济与社会等诸多方面问题的高层对话平台；

通过论坛与政界、商界及学术界建立的工作网络为会员与会员之间、会员与非会员之间日益扩大的经济合作提供服务。APEC宗旨：相互依存、共同利益，坚持开放性多边贸易体制和减少区域间贸易壁垒95二、会议策划内容1.会议议题策划要求：服务于会议目标和任务高效准确2.会议性质的策划会议的性质要根据会议的目标、任务、议题来确定在策划会议性质时还要充分考虑以下两方面的问题：会议的职权会议的功能96二、会议策划内容

3.与会人员的策划会议的与会人员应当依据会议的目的、性质、议题以及议事规则来确定会议参加者范围的选择将决定会议的规模与层次。某些会议的参加者由会议的组织章程或规则确定有的会议则需要会议策划者精心选择会议的参加者以保证会议目的的实现会议层次与会议参加者身份，尤其是会议的嘉宾的级别密切相关确定会议与会人员必须注意的问题：合法性、必要性、明确性、代表性97二、会议策划内容4.会议规模的策划会议的规模：一是指会议组织存在的时间，存在的时间越长，规模就越大；二是指会议占有的空间，包括动用的人和物的总和，动用的人员和物资越多，规模就越大。通常以参加会议的总人数为判断规模的主要依据综合考虑因素：效果、效率、场地、成本985.会议方式的策划确定会议的方式应当综合考虑以下几个方面的问题：会场的座位格局会议气氛的渲染手段会议的技术手段6.会议时间的策划策划内容：召开的时间和会期的长短什么时候开会，会期多长都要认真考虑，这些确定下来后应尽量避免修改有些会议的时间是固定的，如果无固定会期的会议时间，需考虑：最好能避开会议所在国或地区的重大节日或国事活动、旅游旺季及不适宜的季节，注意避免与其他重要会议或活动在同一时间举行会议时间长短则要根据所讨论议题的多少及难度具体情况而定997.会议地点的策划选择会议地点的目的：产生良好的政治影响和经济效果突出会议的主题营造良好的会议气氛考虑与会议成本和规模的匹配会议地点的策划包括两方面的含义：一是选择合适的区域，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行二是选择合适的场馆：会场、住宿的宾馆饭店等通常公司会议使用的饭店类型，首先是市区饭店，然后是度假饭店、郊区饭店100策划会议地点应考虑的具体问题：地点：会议地点与会议举办者及与会者所在地的距离会议地点与会议前后的旅行有何关系会议期间，会议地点的气候将怎样历史：主办者以前是否在这个地点举办过会议他人以前是否在这个地点举办过会议服务设施：会议地点是否有汽车租赁服务会议地点是否有商店

公共区域及设施是否有足够多的电梯供与会者使用会议地点是否设有欢迎与会者的标志走廊和公共区域是否干净整洁是否有足够多的公共卫生间费用会议地点的收费情况是怎样的会议地点的收费是否有淡季折扣会议地点对附加收费有哪些规定景点当地的景点是否在会议地点附近与会者是否会对这些景点感兴趣安全会议地点是否设置了可用的火灾警报系统会议地点是否有一支保安队伍会议地点距离最近的急救中心有多远101选择会议目的地时需考虑的要素总成本（包括酒店、餐饮等）94%目的地便利的交通93%接待会议的饭店和设施93%会议代表距目的地的距离/旅行时间90%交通费用88%气候75%观光及其他活动65%会议目的地的形象65%娱乐健身设施（高尔夫、网球、游泳池等）55%资料来源：《1995年亚太会议市场报告》102公司会议策划者选择饭店考虑的重要因素（美国《会议杂志》

）公司会议策划者食品服务质量77%会议厅的数量、大小和质量69%可谈判的餐饮和客房价格67%客房的数量、大小和质量58%会议的支持服务和设备54%办理付款手续效率54%办理进店和离店手续的效率51%指定一人负责处理各项会议事务43%饭店员工有无接待会议的经验39%饭店的娱乐设施，如高尔夫、游泳池和网球27%其他交通工具的便利性25%邻近机场24%可提供展示场地21%接近购物中心、餐馆和店外娱乐场所18%特殊会议服务，如预登记、特殊设备等17%套房的数量、大小和质量17%设施新旧程度11%可提供展示场地21%1038.会议名称的策划会议的名称要求：简短、易读、易记、易引起关注会议可以得名于所属机构的名称，如联合国大会；与会国所在集团，如欧佩克（石油输出国组织）部长级会议；与会国所在地区命名，如亚洲国家首脑会议、亚太区域和平会议；与举行会议的地点，如亚太议会论坛；所属专业或职业，如世界建筑师大会；突出的国际问题，如世界人口会议；社会主张或政治运动，如全球人居环境论坛。1049、会议议程会议议程是指会议主要活动顺序安排不同类型的会议议程有较大差异10、会宣传推广计划会议宣传推广计划又称为会议营销方案。它是会议组织工作的重要组成部分，也是会议成功的重要保证。会议宣传推广计划通常包括媒体计划、宣传资料的设计印刷、会标征集、公关活动等。11、会议预算预算是会议财务目标工具。会议预算大致包括交通费用、场地费用、住宿费用、餐饮费用、视听设备费用及杂费等12、会议工作进程表会议工作进程表是整个会议组织工作的总体时间表，制定它是为会议工作进行有效的时间管理105第三节会议的策划方案106一、会议策划书的制订会议策划书是会议各项策划目标、意图和实施细则的书面形态。会议策划书的特点：预测性：程序性：请示性：107二、会议策划书的一般内容会议的目标、指导思想和会议名称。会议的议题、议程和日程安排准备邀请的有关领导、贵宾；出席和列席会议的人员；会议的规模会议的起讫时间、报到时间会场的地址、规格及布置要求拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组等会议的方式和技术手段。会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。其他应当说明的事项。会议策划书的具体内容可根据实际情况和需要在详尽程度上灵活掌握。108

三、会议策划书的制订会议策划最终要通过策划书的形式反映出来，这就是会议策划书。会议策划书是会议各项策划目标、意图和实施细则的书面形态。有法定程序的会议，研究探讨的工作性会议一般用“预案”或“筹备方案”需要在某些方面有所创新的会议则使用“策划书”109会议策划书可以分为以下三种：代表会议策划书该类会议参加人数多，时间长，程序严格，针对不同级别要求不同，方案也较复杂。工作会议策划书和代表会议策划书相比，在程序和规格上的要求低，但在材料的准备工作上突出自己的特点。表彰奖励性会议策划书表彰奖励性会议涉及面广，在财务和物资方面要求高，方案较复杂。1、会议策划书的种类1102、会议策划书的一般内容会议的目标、指导思想和会议名称。会议的议题、议程和日程安排。准备邀请的有关领导、贵宾；出席和列席会议的人员；会议的规模。会议的起讫时间、报到时间。会场的地址、规格及布置要求。拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组等。111

2、会议策划书的一般内容会议的方式和技术手段。会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。其他应当说明的事项。会议策划书的具体内容可根据实际情况和需要在详尽程度上灵活掌握112四、会议策划应注意的问题会议事前信息的收集及策划人员的选择。明确开会的目的与必要性。合适的与会者的选择。会议日程的安排要秉承全面、具体、轻松、紧凑的要求。会议的营销与宣传。会议策划中突发事件与风险的策划与管理。113第四节会议活动策划的相关服务1、服务的概念：接待业中，服务的英文单词SERVICE被赋予如下的解释：S——Smile（微笑）员工对客人的微笑是促进对客人交流的天使管理者对被管理者的微笑则体现了有情管理与情商管理E——Excellent（出色）这是对服务工作的要求，也是创立服务品牌的秘方R——Ready（准备）准备到位，方能得心应手，准备是服务的基础V—View（看待，一视同仁）就是说服务应一视同仁，不能因地位、服饰、肤色、语言、关系的不同而有所变动服务态度和礼节规范应始终统一，起码的职业道德I—Inquire（征询）向顾客了解服务项目和服务效果的意见向同行和行业专家了解他山之石向员工了解他们对服务管理和改进的建议C—Create（创新）服务离不开创新，创新要求服务不能因循守旧，必须不断进取，不断开拓，创新是效率的发动机，是服务的提高再提高E—Eye（交往）交往是员工与顾客心灵的沟通，是管理者与被管理者心灵的撞击，交往要想客人之所想，急客人之所需，交往就是完善服务的点睛之笔，是服务的保障。一、会议的服务理念和服务流程115无形性服务的购买者不可能在其购买服务前触摸和品尝服务无法像检查和比较有形产品质量一样来检查和比较服务的质量服务生产与消费的同步性不可储存性同消费品形成对比，服务产品没有货架寿命，它不能储存以备未来出售服务的效用与价值不仅固定在空间和时间上差异性：客观差异：指服务不同于按统一规格生产出来的有形产品，服务的构成成分及其质量水平差异变化较大会议企业，饭店，餐饮差异在同一个会议企业，因人类个性差异的存在，不同服务员提供的同种服务也会不同，即使同一服务员提供的同一种服务也会在不同时间和不同场合，因员工价值观、情绪、工作态度和客户对象的不同而发生变化。主观差异：由于顾客的文化程度、经历、性别、职业、道德水准、情绪、个人需求等因素的不同，而导致对服务的要求和评判的标准不一2、服务的特性116会议工作是由管理、策划、实施、服务、会场布置等多方面的特定工作有机结合在一起的一个整体会议服务：既包括发生在会议现场的租赁、广告、保安、清洁、仓储、会场布置等专业服务也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务3、会议服务的理念117（1）会前服务准备实地考察工作；及时准确掌握机票、船票、酒店信息；准备会议所需的音响、灯光、摄影等设备；提供平面立体、音响(Audio),视频(Video)设计；报名处理、翻译服务、纪念品制作、传媒联系、新闻稿撰写、记者会安排、文宣材料印制、资料分发、人力支持的准备工作；确认会议的报到日期、会议名称、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式等；准备会议所用相关用具4、会议服务流程118（2）会中服务提供专业外语翻译，摄像，礼仪公关和文秘服务；提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作；会议期间可为贵宾提供特殊照顾和服务；向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务；提供会议期间后勤保障工作和外围的协调服务；财务管理：大会预算，财务报表礼貌热情地向客人问好，引导入座；客人入座以后，提供茶水服务；通常每半小时左右为客人更换烟缸，添加茶水等会议期间服务员站于会议室门口直至会议结束；会议休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品119（3）会后服务协助会议人员处理会后适宜，进行会议期间的工作总结；会议结束，服务员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单清场：检查会场，看是否有遗忘的东西和文件等设备设施是否有损坏，做好记录；将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门；清理会场安排参会代表的会后考察活动120二、会议服务具体内容（一）.会场布置会议场所应根据每次会议活动的需求进行布置增加会议场所的美观和气派体现会议的性质和主题体现会议参与者的代表性和层次会场根据会议形式不同而有所不同，会议根据组织形式分类主要有年会、代表会议、论坛、专题学术讨论会、座谈等121会场布置的原则如下：按需求布置与设计普通会议商业会议标识显著、明确，通道畅通无阻，座位便于进出符合礼仪规范，注意座次排列，国际通行居中为上，以右为上，面门为上环境优雅、空调适中、适量绿色植物或鲜花装饰，尽量不用假花事先做好预案并挣得主办者首肯，避免临时改变（一）会场布置122会议厅平面图列明每个会议厅的基本信息：基本面积、高度，标明门、窗、位子、电梯电源插座及任何障碍物的确切位置各种最常用座位排列方式下的接待容量会议厅平面图应该印在会议场所的促销手册上，另外还应该印些单张的会议厅比例图，并将它们提供给会议活动的组织者，以满足他们的工作需要。会议厅平面图123大型会议活动除需提供主要场所之外，还需提供所需的配套设施，包括：次会场：指大型会议活动进行期间并行召开的其他委员会所需的会场，次会场所需面积略小，其他要求与主会场条件相同小会议室：许多会议活动进行期间，会议主席团、委员会秘书处等都需要讨论有关问题。这种会议一般人数不多，不可能也不宜占用主会场，因而需要另准备可容纳10～20人的小会议室。所需间数和大小视会议规模而定。许多大型会议，需分组开展专题讨论，所以需要小会议室。这些小会议厅的最佳位置应该尽量靠近主会议厅。主会议厅和小会议室的最佳合理配置应该是小会议室总接待容量等同于主会议厅的接待容量。会场附设场所及设施124会场附设场所及设施休息室/贵宾室许多会议贵宾或者会议代表需在会前或会议进行过程中有场所稍作休息。这种临时性的休息处对于一般会议出席者可安排在会议厅外的沙发上。贵宾还需有贵宾室作为单独的休息场所。所以许多会议中心都在会议厅的临近处设有贵宾休息厅。办公室许多会议都有自己的组委会或秘书处，下属的许多部门和工作人员会需要办公室其他辅助设施为会议现场直接服务的打字、分发文件、翻译资料、储藏、复印和录音设施。为会议活动出席者个人服务的国际通信设施及商业性的秘书、传真及复印设施。为新闻媒介服务的新闻中心，内设新闻发布厅、记者工作单间和广播电视工作室。供工作人员使用的休息室。1251、视听设备会场应该根据会议活动的规模、性质以及参与人员的国别、活动内容与活动时间，选择并提供最佳的视听设备与服务，保证会议活动达到最理想的效果。常见的视听设备有：音响系统由音源、调音台、功率放大器和音箱四部分组成。屏幕投影机同声传译设备（二）会场相关设备布置1262、照明设备会议场所照明质量的基本要求应达到：照明均匀（需合理布置灯具）；照明合理（75～150，照度E单位：勒克司[lx]）；限制强光（可限制光源亮度或运用亚光反光面灯具或者磨砂玻璃作灯罩）。在会场内，选择光源一般以白炽灯居多即开即亮，灯光柔和，又可调光还可用于形式各异的吊灯，增强会议厅的环境美化效果3、空调设备场地制冷（制暖）温度一般设定在24℃左右，最好能有独立的更换新鲜空气进来的设备；空调出风口噪音要小，无明显的故障，包括：不制冷、不供暖、滴水、噪音大等。1271、会议文件的类型会议的指导文书包括：上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等；会议的主题文书包括：开幕讲话报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等会议的议程文书包括：议程文书、日程安排、程序讲话等；会议的参考文书包括：各部门统计报表、财务报表等；会议公告、传达文书包括：会议通知等；会议管理文书包括：开会须知、议事规则、作息时间、生活管理等。（三）准备会议文件1282、会议文件的撰写包括素材、数据及典型材料的搜集、整理，文件的起草与修改等环节。会议的主题文件包括：会议通知约稿邀请会议报告主要文件正式文件会议纪要等（三）准备会议文件1293、会议文件的审核确保文件质量和合法化的重要环节会议文件的审核重点是：内容是否符合党和国家的有关政策、法规；全局性和重要文件是否广泛征求意见并加以修改；涉及不同地区、部门的文件，事前是否进行了会商；所用材料、数据是否真实、准确；文件格式是否统一规范。（三）准备会议文件130会议简报是反映会议动态、进程和主要内容的内部性简要报道。大多是在会议进行中编写的有时也可在会议结束后编写。1、会议简报的作用掌握会议动态；交流会议信息；辐射会议影响。（四）制作会议简报1312、会议简报的编写方法报道式：新闻报道的方式介绍会议活动以及分组活动的情况。从内容上，报道式可分为：综合报道和专题报道综合报道：对会议活动作全面报道专题报道：对会议活动的某一侧面某一针对问题进行报道从时间上，报道式可分为：连续性报道和最后报道连续性报道：对会议的进程进行连续的动态报道，贯穿会议始终。最后报道：在会议结束后，对会议活动的全过程以及会议的结果做全面报道。（四）制作会议简报1323、会议简报的编写格式报头编号保密要求名称期号编印机构印发日期报身包括标题、按语、正文三部分报尾主要标注报、送、发的对象（四）制作会议简报133餐饮服务是会议服务项目的一个重要组成部分几乎所有的会议都要提供至少一次餐饮服务哪怕是一个喝咖啡时间作用：给与会者一个休息的机会为与会者创造社交机会，增进彼此之间的了解（四）会议的餐饮服务1341、餐饮活动的形式早餐午餐晚餐会场休息期间的茶歇2、菜单选择早餐可以是正规的复杂早餐（特色早餐）也可以是自助早餐：自助早餐是较受与会者的欢迎，同时还可以节省酒店方面的人力，它营造出的气氛可以让客流量加快——这对一个要准时召开的会议来说至关重要。（四）会议的餐饮服务135午餐午餐的安排依据下午会议计划通常较为简单的工作餐或自助餐，不饮酒，保证与会者们头脑清醒地出席下午的会议多数会议组织者会为午餐选择鱼或者鸡然后是以水果为主的甜点会场休息期间的茶歇一般供应咖啡、茶或其他饮料，有时有食品，有时没有（多为点心、水果）时间通常为开会后1.5~2小时，长度20min~30min晚餐：与会者希望放松自己，从容地享用晚餐饭菜开胃小吃、主菜及甜点的菜单可根据情况配备酒水：欢迎晚宴闭幕晚宴136房间选择：尽可能在确定与会人员名单时确定单人房：供单人使用，房内只有一张床，通常还根据酒店档次配备冰箱、饮水设备、梳妆台等。双人房：供两人使用，房内设有成对的单人床及其它起居设施等套房：带有独立起居室的客房。经理套房：大双人房，通常带有办公桌或者起居空间以及像熨衣设备和高档洗漱用品这样的便利设施总统套房酒店里最好的套房，通常带有两间或三间卧室，数个起居室，专用厨房和小酒吧（五）会议的房务服务1371、往来接送服务往来接送服务是指在会议涉及的各个地点之间的运输服务是否要与运输公司签约，提供往来接送服务；往来接送服务的站点和线路如何决定；车辆是否可以携带特殊标志；是否需要特殊车辆2、安全保卫服务：与会者人身安全的保卫；与会者私人贵重物品的保卫；会议重要文件的保卫；会场和驻地的保卫；会议各种设施用品的保卫等。六、会议的其它服务1383、医疗保健服务医疗保健服务关系到与会人员的身体健康，也是开好会议的重要保证。一般可以做好以下几点：建立健全集体生活的医疗卫生制度；配备专职或兼职的保健医生；指定就诊医院；教育与会人员注意个人保健，及时提醒住地的气候特点和变化。139（六）接待服务1.接客：会议接待人员在机场、码头、车站迎接重要与会者是跨地区会议、全国性会议和国际性会议接待工作的第一道环节做好迎接工作要注意以下几点：确定迎接规格组织欢迎队伍竖立接待标志掌握抵达情况热情介绍主动握手安排献花陪车注意安全保卫，准备新闻采访140（六）接待服务2.送客如同接客一样，与会者离会时也要热情欢送。送客是会议工作的最后一个环节，做好送客工作体现了会议接待工作有始有终、始终如一，因此非常重要。策划安排：交通工具的安排是否能集体运送与会者到机场是否需要安排搭车每辆车的合法承载量是否需要有空调的车辆3.贵宾接待贵宾应有专人负责联络对于贵宾的安全保护在贵宾会面或使用的房间要控制人员进入141（六）接待服务4.秘书服务通知邀请与会者邀请信（函、书）请柬、海报、公告费用信息联络信息邀请演讲者邀请谁：主要取决于会议的目的和性质。演讲主题：或者是会议组织者提供，或者是演讲者自选。演讲者的时间安排？是否同意录音？是否冲突？是否需要特殊的设备？最终确认1421、报到查验证件登陆信息发放文件：提前装袋预收费用安排住宿2、签到签到方法：簿式签到会议工作人员代为签到证卡签到座次表签到方法电脑签到二者区别是：报到是指与会者在到达会议所在地时所办理的登记注册手续，但不一定证明其参加每一次具体的会议活动；签到则是与会者在每一次具体的会议活动的签到簿上签名，证明他参加了这一次具体会议。七、报到与签到143第5章会展策划案的写作144第一节会展策划案的作用和种类145一、会展策划书文案的作用1.决策依据的作用是会展决策的备择方案充分的资料收集科学的预测分析大胆的创意严格的咨询论证2.指导执行的作用决策机构确认策划方案→实施方案构想→分析→归纳→判断→拟定策略实施→追踪→评估二、会展策划文案的种类（一）按名称分类1.策划书2.筹备方案3.预案1.策划书策划书偏重文案的创意性可以是针对某一次具体会展活动或会展战略策划写作要求：策划的背景和依据策划内容深入具体的分析纵、横向比较目标、定位效益与影响操作的方案与流程。。。2.筹备方案多为具体的会展活动筹备的工作方案会展活动已有策划和举办相应的经验法定性的会议活动程序规范的会展活动3.预案——备选方案应急预案和方案安全预案：火灾、自然灾害停电事故预案：危机管理应急：食品展遇到双汇、馒头和奶粉活动计划中的变故嘉宾：不能到会、或出现记录影响会展形象天气餐饮、交通部分筹备工作方案也叫预案会议筹备预案大型群众性活动安全管理条例

（国务院令第505号）适用范围：参加人数≥1000人的下列活动：

体育比赛活动；

演唱会、音乐会等文艺演出活动；展览、展销等活动；游园、灯会、庙会、花会、焰火晚会等活动；人才招聘会、现场开奖的彩票销售等活动#承办者的责任：第五条

大型群众性活动的承办者对其承办活动的安全负责承办者的主要负责人为大型群众性活动的安全责任人第六条承办者应制订大型活动安全工作方案，内容包括：活动的时间、地点、内容及组织方式；安全工作人员的数量、任务分配和识别标志；活动场所消防安全措施；活动场所可容纳的人员数量以及活动预计参加人数；治安缓冲区域的设定及其标识；入场人员的票证查验和安全检查措施；车辆停放、疏导措施；现场秩序维护、人员疏导措施；应急救援预案#活动安全许可审批：第十二条预计人数在1000~5000人，由活动所在地县级人民政府公安机关实施安全许可；预计人数>5000人，由活动所在地设区的市级人民政府公安机关或者直辖市人民政府公安机关实施安全许可；跨省、自治区、直辖市举办大型群众性活动的，由国务院公安部门实施安全许可。第十四条

公安机关收到申请材料应当依法做出受理或者不予受理的决定。对受理的申请，应当自受理之日起7日内进行审查，对活动场所进行查验，对符合安全条件的，做出许可的决定；对不符合安全条件的，做出不予许可的决定，并书面说明理由。第十五条:变更对经安全许可的大型群众性活动，承办者不得擅自变更活动的时间、地点、内容或者扩大大型群众性活动的举办规模承办者变更时间的，应当在原定举办活动时间之前向做出许可决定的公安机关申请变更，经公安机关同意方可变更承办者变更大型活动地点、内容以及扩大大型群众性活动举办规模的，应当依照本条例的规定重新申请安全许可承办者取消举办大型群众性活动的，应当在原定举办活动时间之前书面告知做出安全许可决定的公安机关，并交回公安机关颁发的准予举办大型群众性活动的安全许可证件#第二节展览策划方案的撰写MICE策划书用文字记录策划全过程构思、分析、归纳、决策、制定方案选择方案、实施方案、总结评估形式：没有固定的写