费用报销实务

费用报销实务技巧发票报销基础知识01.02.03.实务中对费用如何进行控制费用报销涉税风险与制度设计关键点目录页01发票报销基础知识

费用报销要求能报销的凭证有哪些哪些发票不能报销费用报销的注意事项哪些费用可以没有发票没有发票怎么规范一、费用报销要求在日常进行费用报销时，需遵循“实事求是，准确无误”的原则，有明确的发生原因、费用项目、发生时间、地点、金额及报销人、审批人，关于费用报销国家税务总局出台了相应的管理办法。国家税务总局关于发布《企业所得税税前扣除凭证管理办法》的公告国家税务总局公告2018年第28号第四条税前扣除凭证在管理中遵循真实性、合法性、关联性原则。真实性是指税前扣除凭证反映的经济业务真实，且支出已经实际发生；合法性是指税前扣除凭证的形式、来源符合国家法律、法规等相关规定；关联性是指税前扣除凭证与其反映的支出相关联且有证明力。第七条企业应将与税前扣除凭证相关的资料，包括合同协议、支出依据、付款凭证等留存备查，以证实税前扣除凭证的真实性。第八条税前扣除凭证按照来源分为内部凭证和外部凭证.。内部凭证是指企业自制用于成本、费用、损失和其他支出核算的会计原始凭证。内部凭证的填制和使用应当符合国家会计法律、法规等相关规定。外部凭证是指企业发生经营活动和其他事项时，从其他单位、个人取得的用于证明其支出发生的凭证，包括但不限于发票（包括纸质发票和电子发票）、财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。二、能报销的凭证有哪些？1、发票，包括：增值税专用发票、增值税普票发票、增值税电子普通发票、通用机打发票、定额发票）2、境外企业开具的凭证。3、财政非税收入专用收据；4、中国人民解放军或武警部队的财务专用收据；5、医院、学校等使用的专用收据等；6、捐赠收据；7、银行、邮政、铁路等部门收费凭据等；8、企业内部自己的工资表、奖励单、付款单等；9、资产被盗报警资料、法院裁定(判决、调解书)等。三、哪些发票不能报销？1、发票填制要求业务类型备注栏信息文件依据运输服务填写起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息公告2015年99号铁路运输企业提供货物运输服务铁路运输企业受托代征的印花税款信息公告2015年99号建筑服务注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称总局公告2016年23号销售、出租不动产注明不动产的详细地址总局公告2016年23号差额征税开票自动打印差额征税字样总局公告2016年23号销售预付卡收到预付卡结算款总局公告2016年53号保险代收车船税发票保险单号、税款所属期（详细至月）、代收车船税金额、滞纳金、金额合计等总局公告2016年第51号个人保险代理人汇总代开增值税发票注明“个人保险代理人汇总代开”公告2016年第45号生产企业向综服企业开具的增值税专用发票代办退税专用总局公告2017年第53号2、不可忽视的备注栏未按规定填写备注栏的风险（1）、增值税：根据《中华人民共和国增值税暂行条例》第九条规定，纳税人购进货物、劳务、服务、无形资产、不动产，取得的增值税扣税凭证不符合法律、行政法规或者国务院税务主管部门有关规定的，其进项税额不得从销项税额中抵扣。（2）、企业所得税：根据《国家税务总局关于发布<企业所得税税前扣除凭证管理办法>的公告》（国家税务总局公告2018年第28号）第十二条规定，企业取得私自印制、伪造、变造、作废、开票方非法取得、虚开、填写不规范等不符合规定的发票，以及取得不符合国家法律、法规等相关规定的其他外部凭证，不得作为税前扣除凭证。备注栏一定不能随意了。大家一定要注意！符合条件但未按规定填写备注栏信息的增值税发票，将不能作为有效税收凭证哦！3、发票盖章的引起的废票（1）以盖财务专用章代替盖发票专用章；（2）同时盖财务专用章和发票专用章；（3）盖的发票专用章看不清晰；（4）发现发票专用章后不清晰，重新盖一次；（5）盖旧版的发票专用章，或同时盖新版、旧版发票专用章。有这些问题的发票都是废票。四、费用报销的注意事项1、费用报销单、差旅费报销单上签字不齐全，如部门负责人没有签字或财务负责人没有签字。要求：费用报销单或差旅费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字。2、报销单填写不规范的事项（1）

不得使用圆珠笔填写（2）

小写金额与人民币符号之间不得有空格（3）

大写金额无数字部分没有用零或ⓧ补齐；（4）

报销单上字迹有涂改和勾抹；（5）大写金额书写有误；（6）大写金额与小写金额不一致；（7）项目填写不完整，报销部门、报销日期、附件张数有漏填写的；3、报销原始单据的不规范问题（1）取得发票不合规（2）取得收据上没有加盖销售方财务章；（3）

出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销；（4）报销的手撕非机打车票上没有国税监制章；或虽有国税监制章，但是没有防伪识别码或水印；4、报销单粘贴的不规范问题（1）

票据粘贴杂乱无章；（2）票据使用订书机装订、固体胶粘贴；（3）火车票上日期、票价重要信息，被胶水粘住，无法查看；五、哪些费用可以没有发票？1、

国外消费：人家只有消费水单。根据国家税务总局2018年28号公告规定：企业从境外购进货物或者劳务发生的支出，以对方开具的发票或者具有发票性质的收款凭证、相关税费缴纳凭证作为税前扣除凭证。《中华人民共和国发票管理办法》第三十四条单位和个人从中国境外取得的与纳税有关的发票或者凭证，税务机关在纳税审查时有疑义的，可以要求其提供境外公证机构或者注册会计师的确认证明，经税务机关审核认可后，方可作为计账核算的凭证。2.支付给个人小额零星费用。根据国家税务总局2018年28号公告规定：企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目的，对方为已办理税务登记的增值税纳税人，其支出以发票作为税前扣除凭证；对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证，收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。六、没有发票怎么规范费用发生了且能提供证据证明的（如，员工出差丢失了火车票，但能证明发生事实）√可以报销，必须由相关领导签字证明。√不得在所得税前扣除02实务中对费用如何进行控制

私车公用旅游费通讯费会务费

一、私车公用案例：

员工开自己的车为公司办事，公司会报销部分交通费。这样做可行吗？有没有税务风险？1、私车公用处理方式（1）发放固定补贴的形式或费用实报实销的形式补贴员工，均应该视为个人取得公务用车补贴收入，按照工资薪金计算缴纳个人所得税。（2）公司和员工签订车辆租赁协议，公司租用员工车辆并支付租赁费用。员工需代开发票，企业获得合法合规的发票及凭证才可以做税前扣除。2、私车公用涉税风险风险1：私车公用发生的进项税额能否抵扣？风险2：租车发生的费用可否在所得税前列支？风险3:员工取得租车收入如何缴纳个人所得税？私车公用的费用报销容易和企业发放车补搞混，能否在所得税前扣除，一直存在争议。从各地税务部门的解释看，对此问题的操作原则是，不完全认可，不完全否定。风险1：私车公用发生的进项税额能否抵扣？满足以下条件，进项税额可以抵扣：（1）员工与公司签订租赁协议；（2）用于抵扣的进项税属于实际在公务使用中发生的费用；（3）取得经过认证的、有公司抬头的专用发票。风险2：租车发生的费用可否在所得税前列支？（1）租车发生的相关费用，可以在企业所得税前扣除全部费用吗？实务争议：《中华人民共和国企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。《所得税法实施条例》第三十条规定，企业所得税法第八条所称费用，是指企业在生产经营活动中发生的销售费用、管理费用和财务费用，已经计入成本的有关费用除外。实务中应用，需要满足两个条件：（1）、员工与公司签订租赁协议，而且协议中约定使用员工个人车辆发生的相关费用由企业承担；相关的费用支出能够取得正规发票。（2）哪些具体的费用可以税前扣除，哪些不可以呢？可税前扣除：油费、过桥过路费、停车费、汽车修理费（公务使用发生的修理费）；不可税前扣除：车船税、年检费、车辆保险费、车辆购置税。注意：未签订租赁合同的，一律不得在企业所得税税前扣除！风险3：员工取得租车收入如何缴纳个人所得税？实务处理：（1）公司以发放车补、报销的方式支付给员工租赁费，需要并入工资按照“工资、薪金所得”来交个税；（2）按租赁合同约定的金额，固定支付租车费，应按照“财产租赁所得”税目按20%的税率交个人所得税；建议：

1、公司与员工签订用车协议；

2、在协议中约定使用私车所发生的费用由公司承担；

3、承担的费用能取得发票；

4、费用支出属于使用汽车发生的，对应该由员工个人负担的费用不能在企业所得税前列支；

5、每次出车做好信息登记，可备查。项目税费单位（使用方）个人（车主）备注租车合同(免费使用核定)增值税

√3%

城市维护建设税√最高7%教育费附加

√3%

地方教育附加

√2%个人所得税

√20%

印花税(租赁金额1‰）√√1‰

车辆使用企业所得税加油费、过路过桥费、停车费车款、车购税、车险、维修、车船税、折旧等

增值税进项抵扣加油费、过路过桥费、停车费车款、车购税、车险、维修、车船税、折旧等

私车公用纳税总结二、旅游费用某公司员工80人，年底公司组织全体员工去旅游，每人收费2000元，如何开发票？方式一：按人头开发票，80*2000=160000，开旅游费。方式二：打包开票，包车费20000，住宿费50000，伙食费40000，门票50000，合计160000元。对于企业组织员工旅游，如果企业是按车费、餐费、住宿费、服务费等项目集体打包和旅行社结算的情况下，可以不征收个人所得税；如果是按人头和旅行社进行结算的话，则需缴纳个人所得税。（不可分割、集体性、非现金）三、通讯费与经营相关的移动电话、固定电话及其他通讯费用。税前扣除凭证规范（1）企业名下的通讯费（2）个人名下的通讯费发票没有公司抬头，很多地方的税局不予认可。解决思路：单位统一购买充值卡，按制定的报销标准发放给员工。购买充值卡，运营商是可以开具公司抬头发票的。四、会议费地点、时间、议题、参与人、会议通知、通知上加盖公章、组织单位与开票单位一直。不能仅仅是一张发票哦。03费用报销涉税风险与制度设计关键点

费用报销涉税风险制度设计关键点一、费用报销涉税风险潜在税务风险点包括：①发票审核不严，导致假票、废票入账，少交所得税；②将薪酬类支出当作费用处理，如出差补贴，节日福利、服装费等少交个税；③将不能全额在税前扣除的费用计入其他科目，如将旅游费计入差旅费，少交所得税；④将赠送行为当做费用报销，如购礼品用于客户维护，少交增值税、个税、所得税。结论：降低涉税风险，费用报销需做到四个统一，即会计分录、凭证摘要、审批单据、发票应保持一致。二、费用报销管理制度制定的关键点

1、订立符合企业组织框架、授权结构的报销流程。

2、按照组织分工、授权范围明确审批权限和人员。

3、审批人失责的后果。

1、费用报销的流程40部门员工发生费用本部门主管审核部门经理审核财务审核票据是否有误总经理审核签字到财务部报销领款审核未通过返回报销人业务经办人业务审核人审批人责任人财务审核人对所办理经济业务的真实性、正确性，对所填写的各类报销凭证的真实性、准确性、完整性负责。部门负责人。对所审核业务的真实性、合理性负直接责任。财务人员。对费用报销的合法性、合规性、金额的准确性负直接责任。总经理或副