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文档简介
本文格式为Word版下载后可任意编辑和复制第第页写信落款格式
一、现代书信的基本格式
按通行的习惯,现代书信格式上主要涉及称呼、正文(包括问候语、主体文、祝颂语)、落款(包括署名和日期)、附注、封发(包括折信、信封书写、邮票张贴)等五个方面。
以俗体书信为例,就各部分特点、要求分述如下:
(一)称呼
称呼也称“起首语”,是古代书信“抬头”传统的连续。从信纸第一行顶格写起,后加“:”,冒号后不再写字。称呼要和署名对应,明确自己和收信人的关系,可用姓名、称谓,还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。需要说明的几条细则是:
1、给长辈的信,若是近亲,就只写称谓,不写名字,如“爸”、“妈”、“大哥”、“二嫂”等;亲戚关系的,就写关系的称谓,如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈,可在称谓前加名或姓,如“赵叔叔”、“月亮姐姐”等。
2、给平辈的信,夫妻或恋爱关系,可直接用对方名字,爱称加修饰语或直接用修饰语,如“丽”、“敏华”、“友爱的”等;同学、同乡、同事、伴侣的信,可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”,如“瑞生”、“老张”、“小李”、“三毛”等。
3、给晚辈的信,一般直呼其名,如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓,如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼,如“孙女”、“儿子”等。
4、给师长的信,通常只写其姓或名,再加“老师”二字,如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于非常熟识的师长,也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓(笔名除外),在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”,就显得不大自然且欠尊敬。对于学有专长、德高望重的师长,往往在姓后加一“老”字,以示敬重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名后加“先生”二字。为严肃起见,也有以职务相称的,如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
5、给一个单位或几个人的信,又不指定姓名的,可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信,可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或职务作称呼,亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负
责同志”、“总经理”、“厂长”等。假如信是同时写给两个人的,两个称呼应上下并排在一起,也可一前一后,尊长者在前。
上述五种场合,有时还可按特别对象,视状况加上“敬重的”、“尊敬的”、“友爱的”等形容词,以表示敬重或亲热之情。当然,这要用得相宜,如对好友称“敬重的”,反而显得见外,对无特别关系的年轻女性贸然称呼“友爱的”,那就有失检点了。
(二)正文
1、问候语
问候语是书信正文的开头,最常见的是“您好!”“近好!”“你们好”(留意不能用“您们好”),也可以依时令节气不同有所变化,如以“新年好!”“春节开心!”“圣诞欢乐!”等代之。
此外,问候语后面还可以视状况加上几句启始语,如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“近来身体是否安康?”“久未通信,甚念!”之类。问候语在称呼下一行空两格书写。应独立成段,不行直接接转下文,否则,就会违反意义单一的构段要求,变成多义段了。
2、主体文
主体文是书信正文的主体部分,系交代正事,可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等,有事说事,可长可短,没有什么套路。
这一部分,动笔之前,就应当成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要留意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一事一段,不要把多件事情混为一谈。
3、祝颂语
祝颂语也叫颂候语、致敬语,是正文最终表示敬意、祝福或勉励的话,也是整个书信的结尾。
俗体书信祝颂语最常用的是“祝??”这一格式,如“祝你(您)健康、祝你学习进步、祝你(您)万事顺意、祝你(您)全家幸福”等,前一半(“祝+第二人称代词”)可接在正文之后写,也可另起一行空两格写;后一半(详细祝
福内容)必需另起一行,顶格写,以示敬重。也可省略前一半,另起一行后空两格,直接写“安好”、“健康”、“平安”等词,表示祝愿。
另有“此致敬礼”这个套语,其习惯写法有两种:一是不另起段,紧接着正文之后写“此致”二字,不加标点,转一行顶格写“敬礼”;二是在正文之下另起一行空两格书写“此致”,不加标点,再下一行顶格书写“敬礼”,后加赞叹号,表明祝颂的诚意和强度。需要说明的是,这一套语带有过去时代较浓的政治颜色,已经离开了作为私人书信祝颂语的固有含义,除了一些专用书信(如申请书)保留了这一格式,已被大多数人摈弃不用。假如要用于私人信件,可以实行变通的做法,不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”二字,后加感叹号或句号,表示敬意。
(三)落款
1、署名
署名与称呼首尾呼应,是对受信人的一种敬重,无论出于结构完整性的考虑还是礼节上的考虑,均不应省略。
假如是写给亲人或伴侣的信,署名最好能反映与受信人的关系,在姓名之前加上自我称谓(如儿、弟、兄、侄等),后边写名字,不必写姓。假如是写给组织的信,则肯定要把姓名写全,并可依据详细状况于姓名前加注身份标识,如“XX(单位名称)职工”。上述自称,都要和信首的称谓相互吻合。此外,在署名之后,有时还可加上“恭呈”、“谨上”等启告语(又称具名语,是信函署名之后的谦词),以示敬重。
署名位于祝颂语下方右侧。如祝颂语后空格较多,其下方空出半行即可;如祝颂语后空格较少,与落款之间则需空出一至二行的位置。
2、日期
日期一项,用以注明写完信的时间,写在署名之后或下边一行,以后者较为常见。日期往往详细到年、月、日,甚至更小的时间单位,如“夜”、“凌晨”、“正午”等。有时需要写信人加上自己所在的地点,尤其是在旅途中写的信,更应如此。有时还可顺带交代一下写信时的天气状况,如“寒冷中”、“溽暑中”等。
(四)附注
附注位于日期下空一行位置,用于书信写完后依据需要补充交代一些内容,如附告通信地址(或电子邮箱、联系电话),补充正文遗漏的内容(以“又及”等领起),问候其他人(如“代问某某好”)或受托向收信人问候(如“某某附笔问候”),附件说明或其他(如“随信附照片一张”、“另有包裹一件,请查收”)。也可空两格写上“又附”,再另起行书写未尽事宜。
(五)封发
封发属于书信的外在格式,主要包括折信、信封书写、邮票张贴等环节。信封有横、竖两种形式,目前通用的是横式信封,邮政编码和邮票位置都相对固定,按要求填写、张贴即可;需要留意的是地址和收、发信人姓名的写法:
受信者地址应写于信封上方邮政编码之下,左端可与邮编第一个字符对齐;发信者地址应写于信封下方邮政编码之上,右端尽量与邮编最终一个字符对齐。收、发人地址均应从左到右书写清晰、具体,省名一般不要省略,如“XX省XX市XX区XX街XX大厦名XX楼XX号房间”。
受信者名称要居正中,基本格式为“收信人全名+写信人对收信人的称呼+开启语”。受信者若为亲人,称呼可按平常叫法或其书面语填写,如“阿姨”、“父亲”;若为同学、伴侣,可简称为“友”;若为上司或生意伙伴,可用其职衔,职衔过长时可将职衔提至姓名之前,后加“先生”、“小姐”、“女士”等泛称,如“陈大文总经理”、“营业部主任陈大文先生”;受信者若非亲非故,可称“先生”、“小姐”、“女士”;若很难找到合适的称谓,则最好省掉。至于开启语,又称为启封语,是附在受信者名称后表示敬重的词语,并非必备项目,一般写“收”或“启”即可。也可视受信者身份等选择使用雅体书信的开启语,如“陈大文总经理台启”。假如信件需要别人收转,可写“XXX烦转XXX收”。
若非挂号信,写信人只须写姓氏,后加“缄”、“付”表示发出,如“陈缄”。如用印有自己机构地址的信封,写信者姓氏则可略去。
另外,借鉴传统书信做法,为了表示对受信人的敬重,折信不仅要有规章,还要留意让文字及受信者名称向外。
二、雅体与俗体的区分
雅体和俗体是现代书信在实际运用中渐渐演化形成的两种体式,前者是对旧体书信某种程度上的继承,后者则是文化普及的结果。二者区分主要体现在五个方面:
一是称呼格式不同。俗体书信用口语,平常怎么叫,信上就怎么写,或在平常称呼前加上一些表达感情的用语;而雅体书信用书面语,在名字(一般姓和名不对举)后面加“君、兄、先生”(此三者都不分性别)、“贤弟”或“老师”、“经理”、“局长”等职衔,有时还需按受信人身份在称谓之后加提称知照语(即表敬语),如“陈懂事长钧鉴”、“李主任台鉴”等,参见下表:
二是祝颂用语不同。虽然二者都讲究因人、因详细状况选用适当的词表示祝颂,但俗体书信常用“祝??”格式,雅体书信则以“颂安”为其基本模式,分为“颂”(即请候语)、“安”(即安好语)两部分。“颂”有“请、问、
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